Jak AI połączone z Weles, Mieszczanin lub ADA odpowiada mieszkańcom na pytania o saldo i pilnuje zaległości za zarządcę?

AI połączone z programem zarządzania wspólnotami, takim jak Weles, Mieszczanin czy ADA, potrafi samodzielnie odpowiadać mieszkańcom na pytania o saldo konta, wysokość zaliczki i wynik rozliczenia mediów, bo czyta na bieżąco dane z kartoteki lokalu. Zarządca przestaje obsługiwać kilkanaście telefonów tygodniowo w sprawie "ile mam zaległości" albo "kiedy wychodzi moje rozliczenie wody". Tę samą integrację można rozszerzyć o automatyczne alerty przy zaległościach, pilnowanie terminów przeglądów budynku i przygotowywanie projektów pism dla właścicieli lokali.

Jakie dane wyciągamy z Weles, Mieszczanin i ADA

Każdy z tych programów trzyma dane w trochę inny sposób, ale zestaw informacji, który nas interesuje, jest zbliżony. Przy wdrożeniu zawsze zaczynamy od inwentaryzacji tego, co jest dostępne przez API lub eksport.

Z Weles wyciągamy przede wszystkim: kartoteki lokali z przypisanymi właścicielami i najemcami, plan zaliczkowy na bieżący rok z kwotami składek, rozliczenia mediów (ciepło, woda zimna i ciepła, wywóz śmieci), odczyty liczników za poszczególne okresy, listę zaległości z datą ostatniej wpłaty, zgłoszenia usterek z aktualnym statusem, uchwały wspólnoty z datami głosowania oraz protokoły przeglądów budynku.

Mieszczanin nazywa część obiektów inaczej. Tam pracujemy na kartotece właściciela, naliczeniach miesięcznych powiązanych z konkretnym lokalem, historii wpłat oraz dokumencie "Zawiadomienie o wysokości opłat" z danego miesiąca. ADA (Asseco Data Systems) to system częściej spotykany u zarządców obsługujących wiele wspólnot jednocześnie: ma moduł planu remontowego, raport zaległości z podziałem według wieku długu i protokoły odczytów liczników jako osobny obiekt z własnym numerem dokumentu.

Domus działa nieco inaczej, bo plan finansowy wspólnoty i rozliczenie roczne to tam odrębne dokumenty. AI musi umieć powiązać je ze sobą, żeby sensownie odpowiedzieć na pytanie "czy moje rozliczenie za ciepło jest już zatwierdzone przez zarząd".

Jak AI odpowiada mieszkańcowi na pytanie o saldo i rozliczenie

Mieszkaniec pisze o godzinie 21:00: "Ile mam do zapłaty za ten miesiąc i kiedy minął termin?" AI sprawdza kartotekę lokalu w Weles, odczytuje bieżące saldo z planu zaliczkowego, datę wymagalności z naliczenia miesięcznego i odpowiada konkretnie. Bez udziału człowieka po stronie biura.

AI nie podaje tylko liczby. Potrafi wyjaśnić z czego składa się opłata w tym miesiącu: jaka część to zaliczka na fundusz remontowy, jaka to rozliczenie ciepła, a jaka opłata eksploatacyjna. Mieszkańcy bardzo często nie rozumieją swoich naliczeń i właśnie dlatego dzwonią. To pochłania poważną część czasu biura, szczególnie po wysyłce zawiadomień o zmianie opłat.

Jeśli pada pytanie o rozliczenie roczne wody albo ciepła, AI sprawdza czy dokument "Rozliczenie mediów za rok..." jest już w systemie i jaki jest wynik: niedopłata czy nadpłata. Jeśli rozliczenie nie zostało jeszcze zatwierdzone przez zarząd wspólnoty, AI informuje o tym wprost i podaje orientacyjny termin na podstawie ostatniej uchwały w systemie. Mieszkaniec dostaje odpowiedź, zamiast słyszeć sygnał zajętości.

Zaległości i przeglądy budynku: co AI monitoruje każdego dnia

Ręczne pilnowanie zaległości w dużej wspólnocie to praca bez końca. Lista dłużników w Weles zmienia się codziennie: jedni wpłacają, inni się spóźniają, jeszcze inni mają rozłożone zaległości na raty na podstawie indywidualnych ustaleń.

AI może codziennie rano przeglądać listę zaległości i wykonywać kilka rzeczy jednocześnie:

• wysyłać automatyczne przypomnienie e-mail lub SMS do lokali, które przekroczyły ustalony próg dni zwłoki (np. 14 albo 30 dni)
• generować dla zarządcy poranne zestawienie: ilu właścicieli jest w zwłoce ponad 30 dni, ilu ponad 60, co nowego pojawiło się od poprzedniego dnia
• flagować lokale, gdzie zaległość przekroczyła równowartość kilku miesięcznych naliczeń, żeby zarządca mógł podjąć decyzję o dalszych krokach
• weryfikować, czy właściciel z ratami spłaca je zgodnie z ustalonym harmonogramem

Przeglądy budynku to osobna historia. W księdze budynku i protokołach przeglądów mamy konkretne daty: ostatni przegląd kominiarski, ostatni przegląd instalacji elektrycznej, ostatni przegląd gazowy. Przepisy wymagają regularności. AI czyta te daty i na, powiedzmy, 60 dni przed terminem wysyła zarządcy informację z prośbą o zlecenie przeglądu.

U jednego z klientów, zarządu obsługującego kilkanaście wspólnot naraz, ta funkcja okazała się najbardziej ceniona ze wszystkich. W natłoku bieżących spraw terminy przeglądów łatwo przeoczyć, a konsekwencje administracyjne i ubezpieczeniowe potrafią być przykre.

Zgłoszenia usterek: klasyfikacja i streszczenie zanim zarządca rano usiądzie do komputera

Mieszkańcy zgłaszają usterki różnymi kanałami: telefon, e-mail, formularz na portalu wspólnoty, a bywa że wiadomość na Messengerze prywatnie do zarządcy. AI może odbierać te zgłoszenia z różnych źródeł, klasyfikować i zapisywać do modułu zgłoszeń w programie.

Typowo wygląda to tak, że mieszkaniec opisuje problem własnymi słowami: "cieknie rura przy wodomierzu na klatce pierwszej". AI rozpoznaje kategorię (instalacja wod-kan, część wspólna), przypisuje do właściwego budynku i klatki na podstawie danych nadawcy, nadaje priorytet (awaria wymagająca natychmiastowej reakcji kontra usterka do zaplanowania) i tworzy zgłoszenie w Weles z wypełnionymi polami. Zarządca rano widzi gotową listę, posortowaną według pilności, a nie nieuporządkowaną skrzynkę e-mail.

Do tego AI może przygotować codzienne streszczenie zgłoszeń: ile nowych wpłynęło, ile jest w toku, ile zamkniętych, co wymaga decyzji zarządcy dzisiaj. Zamiast czytać każde zgłoszenie osobno i szukać co ważne, zarządca dostaje kilka zdań z tym, co ma znaczenie.

Projekty pism do wspólnoty: co AI pisze, co człowiek podpisuje

Zarządca spędza dużo czasu na pisaniu powtarzalnych dokumentów: zawiadomień o zebraniu, informacji o zmianie zaliczek, pism wzywających do zapłaty, odpowiedzi na pytania właścicieli. Każde pismo wymaga aktualnych danych z systemu i jest w gruncie rzeczy podobne do poprzedniego.

AI na podstawie danych z programu potrafi przygotować draft:

• zawiadomienia o zebraniu z aktualną datą, miejscem i propozycją porządku obrad wynikającą z otwartych spraw w systemie
• pisma wzywającego konkretnego właściciela do zapłaty, z aktualną kwotą zaległości i wykazem nieuregulowanych naliczeń z kartoteki
• informacji o zmianie wysokości zaliczek, z wyjaśnieniem jakie składniki wzrosły i na podstawie której uchwały zarządu
• odpowiedzi na e-mail od właściciela pytającego o szczegóły rozliczenia rocznego, z konkretnymi liczbami z jego kartoteki lokalu

Zarządca dostaje gotowy draft, nanosi poprawki jeśli trzeba, zatwierdza i wysyła. Pisanie od zera zajmuje zwykle więcej czasu niż korekta gotowego tekstu. Przy obsłudze kilkudziesięciu wspólnot i setkach lokali robi to wyraźną różnicę w rytmie tygodnia pracy.

Od czego zaczynamy wdrożenie

Pierwsze pytanie zawsze brzmi: czy mój program ma dostępne API lub eksport danych w ustrukturyzowanym formacie? Weles i ADA w nowszych wersjach mają interfejsy programistyczne do odczytu danych. Mieszczanin w zależności od wersji też. Domus bywa różny w zależności od tego, kto i w jakiej wersji go wdrożył. Jeśli API jest niedostępne, można pracować na cyklicznych eksportach plików, choć to mniej elastyczne i wymaga dodatkowego kroku synchronizacji.

Drugie pytanie: jaki proces boli najbardziej? Nie podłączamy wszystkiego naraz. Zaczynamy od jednego, konkretnego miejsca: najczęściej obsługi pytań mieszkańców o saldo albo pilnowania zaległości. Kiedy to działa, dokładamy kolejny moduł.

Trzecia rzecz, która pada na każdym pierwszym spotkaniu: RODO. Dane mieszkańców to dane osobowe. Model AI powinien działać na serwerze w Polsce lub UE, bez wysyłania zapytań do zewnętrznych serwisów w chmurze poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. To warunek konieczny, który ustalamy zanim cokolwiek zostanie zaprojektowane.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy i jak AI może odciążyć Twoje biuro zarządzania nieruchomościami, zapraszamy na bezpłatny audyt. Mamy też realne wdrożenia z firm, które przez to już przeszły i wiedzą, gdzie jest sens, a gdzie nie.