Integracje / Nieruchomości / Weles
Programy branżowe
Integracja AI: Weles
Podłączamy kartotekę lokali, plan zaliczkowy, rozliczenia mediów i listę zaległości z Weles lub Mieszczanin. Asystent odpowiada mieszkańcom na pytania o saldo i naliczenia, pilnuje terminów przeglądów budynku i przygotowuje drafty pism dla zarządcy.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Weles?
Łączymy się z Weles przez API dostępne w nowszych wersjach programu, wyłącznie w trybie odczytu. Jeśli wasza instalacja nie udostępnia API, synchronizujemy dane z cyklicznych eksportów plików, choć to mniej elastyczny tryb i wymaga dodatkowego kroku przy każdej aktualizacji danych.
- Na start potrzebujemy
- Dostęp do API Weles lub możliwość ustawienia cyklicznego eksportu danych w ustrukturyzowanym formacie
- Czego asystent nie robi
- Asystent nie księguje wpłat ani nie zmienia sald w Weles. Każdy zapis wymaga potwierdzenia przez pracownika biura.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Weles w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Zgłoszenia usterek z Weles. W portalu budujemy ekran, który pobiera wszystkie otwarte zgłoszenia usterek z Weles i pokazuje je zarządcy posortowane według priorytetu i czasu oczekiwania. Pracownik biura widzi w jednym miejscu, które klatki czekają na firmę serwisową, które zgłoszenia są po terminie i co zamknięto w tym tygodniu.
- Pobiera zgłoszenia z Weles z priorytetem, kategorią i aktualnym statusem realizacji
- Wyróżnia zgłoszenia po terminie i bez odpowiedzi zleceniobiorcy powyżej 2 dni
- Kliknięcie wiersza otwiera kartę z historią i podpowiedzią asystenta
- Asystent proponuje projekt pisma do firmy serwisowej po Waszym zatwierdzeniu
- Zestawienie zakończonych zgłoszeń w danym tygodniu na żądanie zarządcy
Pytanie w czacie
Asystent odpytuje moduł protokołów przeglądów w Weles i zwraca konkretne budynki z terminami. Projekt zlecenia przygotowuje po Waszym zatwierdzeniu.
Które budynki mają przegląd kominiarski lub gazowy w ciągu najbliższych 60 dni? Sprawdź w Weles, chcę wiedzieć, co muszę zlecić.
Karta w narzędziu
Karta zgłoszenia łączy dane z Weles z historią działań w portalu i podpowiedzią asystenta. Pismo zarządca wysyła po zatwierdzeniu.
Zarządca widzi stan wszystkich otwartych zgłoszeń ze wszystkich budynków bez otwierania Weles. Kliknięcie wiersza otwiera kartę z historią i gotową podpowiedzią asystenta.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Weles włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamywłaściciel lub najemca, bieżące naliczenia, historia wpłat, saldo konta
AsystentOdpowiada mieszkańcowi na pytanie o saldo, termin wymagalności i skład opłaty miesięcznej
Czytamykwoty składek na bieżący rok z podziałem na fundusz remontowy, eksploatację i inne składniki
AsystentWyjaśnia, z czego składa się opłata w danym miesiącu: jaka część to fundusz remontowy, jaka eksploatacja, jaka inne pozycje
Czytamywynik rozliczenia za ciepło, wodę zimną i ciepłą, wywóz śmieci, status zatwierdzenia przez zarząd wspólnoty
AsystentInformuje o kwocie niedopłaty lub nadpłaty, a jeśli dokument nie jest jeszcze zatwierdzony, podaje orientacyjny termin na podstawie uchwał w systemie
Czytamydata ostatniej wpłaty, wiek długu, lokale z harmonogramem spłat ratalnych
AsystentGeneruje poranne zestawienie dla zarządcy i wysyła przypomnienia do lokali, które przekroczyły ustalony próg dni zwłoki
Czytamydaty ostatnich przeglądów kominiarskiego, elektrycznego i gazowego oraz terminy kolejnych kontroli wymaganych przepisami
AsystentAlarmuje zarządcę na 60 dni przed terminem przeglądu, żeby zdążył zlecić kontrolę odpowiedniej firmie serwisowej
Czytamyopis usterki, kategoria, status, przypisanie do budynku i klatki, priorytet zgłoszenia
AsystentKlasyfikuje zgłoszenie, przypisuje do właściwego budynku i klatki, tworzy rekord w module Weles z wypełnionymi polami i sortuje według pilności
Czytamydaty głosowania, treść uchwał, powiązanie ze zmianami opłat i naliczeniami miesięcznymi
AsystentPrzywołuje właściwą uchwałę przy przygotowaniu pisma o zmianie zaliczek lub przy odpowiedzi na pytanie mieszkańca o podstawę decyzji
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Ile mam do zapłaty za ten miesiąc i kiedy mija termin?”
- „Z czego składa się moja zaliczka i jaka część to fundusz remontowy?”
- „Czy moje rozliczenie wody za zeszły rok jest już zatwierdzone przez zarząd?”
- „Który właściciel zalega ponad 30 dni i ile wynosi jego zaległość?”
Co się zmienia
Zarządca przestaje odbierać powtarzalne telefony o saldo i naliczenia, a terminy przeglądów budynku są pilnowane automatycznie.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Weles to program do zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi i spółdzielniami, używany przez biura zarządcze obsługujące od kilku do kilkudziesięciu nieruchomości. Gromadzi w jednym miejscu kartoteki lokali, plany zaliczkowe, rozliczenia mediów, listę zaległości i dokumentację budynku.
Na co dzień pracownik biura otwiera kartotekę konkretnego lokalu, sprawdza naliczenia miesięczne, historię wpłat i odczyty liczników. Protokoły przeglądów budynku, zgłoszenia usterek i uchwały wspólnoty działają jako osobne moduły. Dane trzymane są na serwerze klienta lub u dostawcy programu, a nowsze wersje Weles udostępniają API do odczytu przez zewnętrzne systemy.
Gdzie to działa najlepiej
Właściciel lokalu
Wieczorem, po godzinach pracy biura, właściciel pisze do asystenta: chce wiedzieć, czy rozliczenie wody za poprzedni rok jest już w systemie i jaki jest wynik. Biuro dawno zamknięte, nikt nie odbierze telefonu.
Z asystentem: Asystent sprawdza moduł rozliczeń mediów w Weles, odczytuje wynik i status zatwierdzenia przez zarząd, odpowiada konkretną kwotą niedopłaty lub nadpłaty. Właściciel nie czeka do rana.
Zarządca nieruchomości
Zarządca obsługuje kilkanaście wspólnot naraz. W natłoku bieżących spraw nie przegląda ręcznie protokołów przeglądów, a termin przeglądu gazowego jednego z budynków zbliża się za sześć tygodni.
Z asystentem: Asystent wysyła alert z datą i nazwą budynku. Zarządca od razu zleca kontrolę firmie serwisowej, unika konsekwencji administracyjnych i ubezpieczeniowych wynikających z przekroczonego terminu.
Pracownik biura zarządcy
Rano, zanim zacznie odbierać telefony, pracownik chce wiedzieć, które lokale mają zaległości ponad 30 dni i czy ktoś nowy dołączył do listy od wczoraj. Zamiast otwierać Weles i sortować ręcznie, pyta asystenta.
Z asystentem: Asystent przygotował zestawienie z listy zaległości: ilu właścicieli jest po terminie, kto spłaca raty zgodnie z harmonogramem, co się zmieniło od poprzedniego dnia. Pracownik zaczyna dzień od gotowych danych.
Jak się łączymy
Łączymy się z Weles przez API dostępne w nowszych wersjach programu, wyłącznie w trybie odczytu. Jeśli wasza instalacja nie udostępnia API, synchronizujemy dane z cyklicznych eksportów plików, choć to mniej elastyczny tryb i wymaga dodatkowego kroku przy każdej aktualizacji danych.
Pliki i bazy zostają na serwerze firmy, a do modelu AI trafia tylko to, co potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta. Zapis do Weles, na przykład dodanie zgłoszenia usterki, odbywa się po potwierdzeniu przez pracownika biura. Dostęp techniczny konfigurujemy razem z waszym administratorem systemu przy starcie wdrożenia.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do API Weles lub możliwość ustawienia cyklicznego eksportu danych w ustrukturyzowanym formacie
- Wersja Weles obsługująca API do odczytu albo eksport pliku z kartotekami, naliczeniami i zaległościami
- Osoba po stronie klienta z uprawnieniami administratora do konfiguracji dostępu do danych
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych mieszkańców zgodna z RODO, asystent działa na serwerze w Polsce lub EOG
- Ustalona lista wspólnot i kolejność wdrożenia: od którego modułu lub budynku zaczynamy
Czego asystent nie robi
- Asystent nie księguje wpłat ani nie zmienia sald w Weles. Każdy zapis wymaga potwierdzenia przez pracownika biura.
- Nie podejmuje decyzji o windykacji ani nie wystawia wezwań do zapłaty bez akceptacji zarządcy.
- Nie ocenia zasadności reklamacji mieszkańca ani nie rozstrzyga sporów o metodologię rozliczenia mediów.
- Nie zastępuje rocznego rozliczenia wspólnoty: czyta gotowe dokumenty z Weles, nie przelicza ich od zera.
Częste pytania
Ile czasu trwa wdrożenie integracji z Weles?
Pierwszy moduł, najczęściej obsługę pytań o saldo, uruchamiamy w ciągu kilku tygodni od uzyskania dostępu do danych. Kolejne obszary dokładamy stopniowo. Czas zależy głównie od dostępności API w waszej wersji Weles i złożoności konfiguracji dostępu.
Czy asystent działa też przez e-mail, nie tylko przez czat?
Asystent może odbierać zapytania przez różne kanały: czat na portalu wspólnoty, formularz kontaktowy i e-mail. Obsługa rozmów telefonicznych to osobna konfiguracja wymagająca integracji z systemem VoIP. Przy wdrożeniu ustalamy razem, które kanały chcecie otworzyć jako pierwsze.
Co się dzieje, gdy Weles jest niedostępny lub trwa aktualizacja systemu?
Asystent pracuje na ostatnich zsynchronizowanych danych. Gdy połączenie z Weles jest zerwane, informuje rozmówcę, że dane mogą być nieaktualne, i nie podaje liczb, które mogłyby wprowadzić w błąd. Zarządca dostaje osobne powiadomienie o przerwie w synchronizacji.
Czy asystent może wysyłać pisma do mieszkańców bez zgody zarządcy?
To zależy od tego, co ustalimy przy wdrożeniu. Odpowiedzi na pytania o saldo mogą działać automatycznie, bo to odczyt danych bez żadnej decyzji. Pisma wzywające do zapłaty i informacje o zmianach opłat asystent przygotowuje jako draft do zatwierdzenia przez zarządcę, zanim cokolwiek trafi do mieszkańca.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy branżowe
Weles jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.