Integracje / Weles
Integracja AI z Weles
Podłączamy kartotekę lokali, plan zaliczkowy, rozliczenia mediów i listę zaległości z Weles lub Mieszczanin. Asystent odpowiada mieszkańcom na pytania o saldo i naliczenia, pilnuje terminów przeglądów budynku i przygotowuje drafty pism dla zarządcy.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Weles. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Weles
Weles to program do zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi i spółdzielniami, używany przez biura zarządcze obsługujące od kilku do kilkudziesięciu nieruchomości. Gromadzi w jednym miejscu kartoteki lokali, plany zaliczkowe, rozliczenia mediów, listę zaległości i dokumentację budynku.
Na co dzień pracownik biura otwiera kartotekę konkretnego lokalu, sprawdza naliczenia miesięczne, historię wpłat i odczyty liczników. Protokoły przeglądów budynku, zgłoszenia usterek i uchwały wspólnoty działają jako osobne moduły. Dane trzymane są na serwerze klienta lub u dostawcy programu, a nowsze wersje Weles udostępniają API do odczytu przez zewnętrzne systemy.
Co podłączamy w Weles
- Kartoteka lokalu: właściciel, naliczenia i historia wpłat
- Plan zaliczkowy ze składowymi opłat na bieżący rok
- Rozliczenia mediów: wynik za ciepło, wodę i wywóz śmieci
- Lista zaległości z datą ostatniej wpłaty i wiekiem długu
- Protokoły przeglądów budynku z terminami kolejnych kontroli
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Ile mam do zapłaty za ten miesiąc i kiedy mija termin?"
„Z czego składa się moja zaliczka i jaka część to fundusz remontowy?"
„Czy moje rozliczenie wody za zeszły rok jest już zatwierdzone przez zarząd?"
„Który właściciel zalega ponad 30 dni i ile wynosi jego zaległość?"
Co dokładnie podłączamy w Weles
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamywłaściciel lub najemca, bieżące naliczenia, historia wpłat, saldo konta
AsystentOdpowiada mieszkańcowi na pytanie o saldo, termin wymagalności i skład opłaty miesięcznej
Czytamykwoty składek na bieżący rok z podziałem na fundusz remontowy, eksploatację i inne składniki
AsystentWyjaśnia, z czego składa się opłata w danym miesiącu: jaka część to fundusz remontowy, jaka eksploatacja, jaka inne pozycje
Czytamywynik rozliczenia za ciepło, wodę zimną i ciepłą, wywóz śmieci, status zatwierdzenia przez zarząd wspólnoty
AsystentInformuje o kwocie niedopłaty lub nadpłaty, a jeśli dokument nie jest jeszcze zatwierdzony, podaje orientacyjny termin na podstawie uchwał w systemie
Czytamydata ostatniej wpłaty, wiek długu, lokale z harmonogramem spłat ratalnych
AsystentGeneruje poranne zestawienie dla zarządcy i wysyła przypomnienia do lokali, które przekroczyły ustalony próg dni zwłoki
Czytamydaty ostatnich przeglądów kominiarskiego, elektrycznego i gazowego oraz terminy kolejnych kontroli wymaganych przepisami
AsystentAlarmuje zarządcę na 60 dni przed terminem przeglądu, żeby zdążył zlecić kontrolę odpowiedniej firmie serwisowej
Czytamyopis usterki, kategoria, status, przypisanie do budynku i klatki, priorytet zgłoszenia
AsystentKlasyfikuje zgłoszenie, przypisuje do właściwego budynku i klatki, tworzy rekord w module Weles z wypełnionymi polami i sortuje według pilności
Czytamydaty głosowania, treść uchwał, powiązanie ze zmianami opłat i naliczeniami miesięcznymi
AsystentPrzywołuje właściwą uchwałę przy przygotowaniu pisma o zmianie zaliczek lub przy odpowiedzi na pytanie mieszkańca o podstawę decyzji
Co się zmienia
Zarządca przestaje odbierać powtarzalne telefony o saldo i naliczenia, a terminy przeglądów budynku są pilnowane automatycznie.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Weles na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Weles zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Weles
Łączymy się z Weles przez API dostępne w nowszych wersjach programu, wyłącznie w trybie odczytu. Jeśli wasza instalacja nie udostępnia API, synchronizujemy dane z cyklicznych eksportów plików, choć to mniej elastyczny tryb i wymaga dodatkowego kroku przy każdej aktualizacji danych.
Asystent działa na serwerze w Polsce lub w infrastrukturze w EOG i nie przesyła danych mieszkańców do serwisów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zapis do Weles, na przykład dodanie zgłoszenia usterki, odbywa się po potwierdzeniu przez pracownika biura. Dostęp techniczny konfigurujemy razem z waszym administratorem systemu przy starcie wdrożenia.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do API Weles lub możliwość ustawienia cyklicznego eksportu danych w ustrukturyzowanym formacie
- Wersja Weles obsługująca API do odczytu albo eksport pliku z kartotekami, naliczeniami i zaległościami
- Osoba po stronie klienta z uprawnieniami administratora do konfiguracji dostępu do danych
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych mieszkańców zgodna z RODO, asystent działa na serwerze w Polsce lub EOG
- Ustalona lista wspólnot i kolejność wdrożenia: od którego modułu lub budynku zaczynamy
Gdzie to działa najlepiej
Właściciel lokalu
Wieczorem, po godzinach pracy biura, właściciel pisze do asystenta: chce wiedzieć, czy rozliczenie wody za poprzedni rok jest już w systemie i jaki jest wynik. Biuro dawno zamknięte, nikt nie odbierze telefonu.
Z asystentem: Asystent sprawdza moduł rozliczeń mediów w Weles, odczytuje wynik i status zatwierdzenia przez zarząd, odpowiada konkretną kwotą niedopłaty lub nadpłaty. Właściciel nie czeka do rana.
Zarządca nieruchomości
Zarządca obsługuje kilkanaście wspólnot naraz. W natłoku bieżących spraw nie przegląda ręcznie protokołów przeglądów, a termin przeglądu gazowego jednego z budynków zbliża się za sześć tygodni.
Z asystentem: Asystent wysyła alert z datą i nazwą budynku. Zarządca od razu zleca kontrolę firmie serwisowej, unika konsekwencji administracyjnych i ubezpieczeniowych wynikających z przekroczonego terminu.
Pracownik biura zarządcy
Rano, zanim zacznie odbierać telefony, pracownik chce wiedzieć, które lokale mają zaległości ponad 30 dni i czy ktoś nowy dołączył do listy od wczoraj. Zamiast otwierać Weles i sortować ręcznie, pyta asystenta.
Z asystentem: Asystent przygotował zestawienie z listy zaległości: ilu właścicieli jest po terminie, kto spłaca raty zgodnie z harmonogramem, co się zmieniło od poprzedniego dnia. Pracownik zaczyna dzień od gotowych danych.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Weles →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Asystent nie księguje wpłat ani nie zmienia sald w Weles. Każdy zapis wymaga potwierdzenia przez pracownika biura.
- Nie podejmuje decyzji o windykacji ani nie wystawia wezwań do zapłaty bez akceptacji zarządcy.
- Nie ocenia zasadności reklamacji mieszkańca ani nie rozstrzyga sporów o metodologię rozliczenia mediów.
- Nie zastępuje rocznego rozliczenia wspólnoty: czyta gotowe dokumenty z Weles, nie przelicza ich od zera.
Pytania o integrację z Weles
Ile czasu trwa wdrożenie integracji z Weles?
Pierwszy moduł, najczęściej obsługę pytań o saldo, uruchamiamy w ciągu kilku tygodni od uzyskania dostępu do danych. Kolejne obszary dokładamy stopniowo. Czas zależy głównie od dostępności API w waszej wersji Weles i złożoności konfiguracji dostępu.
Czy asystent działa też przez e-mail, nie tylko przez czat?
Asystent może odbierać zapytania przez różne kanały: czat na portalu wspólnoty, formularz kontaktowy i e-mail. Obsługa rozmów telefonicznych to osobna konfiguracja wymagająca integracji z systemem VoIP. Przy wdrożeniu ustalamy razem, które kanały chcecie otworzyć jako pierwsze.
Co się dzieje, gdy Weles jest niedostępny lub trwa aktualizacja systemu?
Asystent pracuje na ostatnich zsynchronizowanych danych. Gdy połączenie z Weles jest zerwane, informuje rozmówcę, że dane mogą być nieaktualne, i nie podaje liczb, które mogłyby wprowadzić w błąd. Zarządca dostaje osobne powiadomienie o przerwie w synchronizacji.
Czy asystent może wysyłać pisma do mieszkańców bez zgody zarządcy?
To zależy od tego, co ustalimy przy wdrożeniu. Odpowiedzi na pytania o saldo mogą działać automatycznie, bo to odczyt danych bez żadnej decyzji. Pisma wzywające do zapłaty i informacje o zmianach opłat asystent przygotowuje jako draft do zatwierdzenia przez zarządcę, zanim cokolwiek trafi do mieszkańca.
Piętnaście minut o Weles
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Weles, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Weles jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.