Jak AI może rozliczać przejazdy służbowe z Bolt Business i FreeNow i wykrywać wydatki poza polityką firmową?

Tak, da się to zautomatyzować. Bolt Business i FreeNow for Business mają konta firmowe z osobnymi centrami kosztów, limitami na pracownika i fakturami zbiorczymi, z których AI może wyciągnąć: kto jeździł, kiedy, dokąd i za ile. Na tej podstawie AI przypisuje przejazdy do projektów i klientów, wyłapuje te niezgodne z polityką firmową i przygotowuje gotowe zestawienie dla księgowej na koniec miesiąca. Zamiast kilku godzin ręcznego przeglądania PDF-ów i pytania pracowników, skąd wziął się przejazd w sobotę wieczór.

Co dają konta firmowe w Bolt Business i FreeNow for Business

Bolt Business i FreeNow for Business to nie tylko wspólna faktura dla wszystkich pracowników. Każde z tych kont daje dość rozbudowany panel zarządzania, z kilkoma funkcjami, które potem naprawdę ułatwiają pracę z AI.

W Bolt Business zakładacie konto na business.bolt.eu. Każdy pracownik dostaje profil w ramach konta firmowego. Możecie ustawić centrum kosztów (cost center) dla każdego pracownika albo pozwolić mu wybierać centrum przy każdym przejeździe. Każdy przejazd ma w danych: imię i nazwisko pracownika, datę i godzinę, adres odbioru, adres docelowy, długość trasy, czas przejazdu, kwotę brutto i netto oraz pole centrum kosztów. Do tego możecie ustawiać limit wydatków miesięczny na pracownika albo limit na pojedynczy przejazd. Gdy pracownik przekroczy limit, Bolt blokuje kolejne zlecenie.

FreeNow for Business działa na podobnej zasadzie, panel to business.free-now.com. Tu też macie profile pracowników, centra kosztów, limity. Różnica jest taka, że FreeNow obejmuje nie tylko taksówki, ale też inne środki transportu dostępne w aplikacji, na przykład hulajnogi czy rowery. W raporcie możecie więc trafić na pozycje, które wyglądają inaczej niż standardowy przejazd taksówką, i warto je osobno kategoryzować.

Obie platformy wystawiają fakturę zbiorczą raz w miesiącu. Ta faktura to jeden dokument na wszystkie przejazdy wszystkich pracowników w danym miesiącu, z NIP-em firmy, VAT-em i możliwością odliczenia. Do faktury dołączony jest szczegółowy załącznik z rozbiciem na poszczególne przejazdy, bo sama faktura zbiorcza tego rozbicia nie pokazuje. I właśnie ten załącznik jest surowcem do pracy AI.

Jak fizycznie wyciągnąć dane z Bolt Business i FreeNow: REST API, eksport CSV i SFTP

Bolt Business udostępnia REST API dla kont biznesowych. Żeby z niego korzystać, potrzebujecie: konta Business z aktywną subskrypcją, klucza API (generujecie go w panelu Bolt Business w ustawieniach konta, sekcja Integracje lub API Access) oraz uprawnień administratora konta. API pozwala pobierać historię przejazdów, listę pracowników, centra kosztów i faktury. Dane przychodzą w formacie JSON, z paginacją po dacie lub pracowniku. Pole ride_id to unikalny identyfikator każdego przejazdu. Obok są pola: employee_id, cost_center, pickup_address, dropoff_address, trip_date, amount_net, amount_gross.

Jeśli nie chcecie od razu wchodzić w integrację przez API, Bolt Business ma też ręczny eksport CSV z panelu: Raporty, Przejazdy, Eksportuj. Możecie wybrać zakres dat i pracowników. Plik CSV ma te same kolumny co odpowiedź z API, więc niezależnie od drogi dostajecie ten sam zestaw danych do dalszej pracy.

FreeNow for Business nie ma tak samo otwartego REST API jak Bolt. W panelu business.free-now.com dostępny jest eksport raportów do CSV lub Excel, z zakresem miesięcznym lub własnym. Plik zawiera: datę, pracownika, adres odbioru, adres docelowy, cenę, VAT i numer centrum kosztów. Jeśli macie dużą flotę i potrzebujecie automatycznego pobierania, FreeNow oferuje integrację przez SFTP: raz dziennie na serwer SFTP trafia plik z przejazdami poprzedniego dnia. Żeby to uruchomić, trzeba złożyć wniosek do FreeNow Business Support. Nie jest to publiczne API w pełnym sensie, ale działa stabilnie i nadaje się do automatyzacji.

Czego producenci nie udostępniają: Bolt nie da Wam danych GPS w pełnym kształcie trasy, tylko adresy odbioru i docelowy. FreeNow nie ma otwartego webhooka, który powiadamiałby Wasz system natychmiast po zakończeniu przejazdu. Oba systemy nadają się więc do przetwarzania danych historycznych (koniec dnia, koniec miesiąca), nie do monitorowania w czasie rzeczywistym.

Co przypisuje AI: projekt, klient, kategoria wydatku

Gdy macie już dane w formacie CSV lub przez API, AI dostaje do pracy listę przejazdów z polami opisanymi wyżej. Zadanie AI to przypisanie każdego przejazdu do konkretnego projektu albo klienta z Waszej listy.

Skąd AI wie, do którego projektu przypisać przejazd Jana Kowalskiego z wtorku o 9:15, z biura na Mokotowie na ulicę Wiśniową w Wilanowie? Bo zna kilka rzeczy jednocześnie: adres docelowy (siedziba klienta Wilanów Logistics), godzinę (środek tygodnia, godziny robocze), centrum kosztów ustawione przez Jana (Projekty, Obsługa klientów) i kontekst z listy aktywnych projektów, do której ma dostęp. Gdy wszystko się zgadza, przypisanie idzie automatycznie. Gdy coś jest niejednoznaczne, AI oznacza przejazd jako wymagający ręcznego potwierdzenia.

U jednego z klientów, który prowadzi firmę doradczą w Warszawie, AI przez pierwsze dwa tygodnie pracy na danych dobrze radziło sobie z przejazdami między stałymi adresami klientów, a wątpliwe zostawiało do ręcznej weryfikacji. Najwięcej do sprawdzenia było przy przejazdach na lotnisko (mogły dotyczyć kilku projektów jednocześnie) i przy pracownikach, którzy rzadko korzystali z Bolta i nie mieli historii. Po miesiącu, gdy AI już znało wzorce każdego pracownika, liczba przejazdów wymagających ręcznego potwierdzenia wyraźnie spadła.

Poza projektami AI może przypisywać przejazdy do kategorii kosztowej: podróż do klienta, dojazd na lotnisko albo dworzec, transport na wydarzenie, inne. To przydaje się, gdy księgowa chce mieć podział nie tylko według projektu, ale też według charakteru wydatku. Inaczej wygląda to w polityce delegacyjnej, inaczej przy refakturowaniu kosztów na klienta.

Jak AI wyłapuje przejazdy poza polityką firmową

Polityka flotowa w większości firm wygląda tak: przejazdy służbowe w godzinach pracy, do i od klientów lub na lotnisko, maksymalna kwota na pojedynczy przejazd ustalona wewnętrznie, bez przejazdów w weekendy bez wcześniejszego zgłoszenia. AI czyta każdy wiersz raportu i sprawdza go pod kątem kilku reguł jednocześnie:

• Dzień i godzina: przejazd w sobotę o 23:40 wymaga wyjaśnienia. Przejazd w piątek o 18:00 z centrum miasta może być normalny, ale może też nie.
• Adres docelowy: adres restauracji, hotelu albo centrum handlowego w godzinach innych niż standardowe spotkania to sygnał. AI może mieć podaną listę znanych adresów klientów i partnerów, i porównuje z nią każdy przejazd.
• Centrum kosztów nieprzypisane: pracownik nie wybrał centrum kosztów przy zleceniu. To nie zawsze naruszenie, ale warto oznaczyć i zapytać.
• Kwota przejazdu: AI porównuje kwotę z limitem ustawionym dla danego centrum kosztów albo pracownika.
• Bardzo krótka trasa z wysoką kwotą: zdarza się przy przejazdach z opłatą za oczekiwanie albo przy anulowaniach z naliczoną opłatą startową.

AI nie wydaje werdyktów. Oznacza wiersz jako wymagający sprawdzenia i dodaje krótki komentarz: "Przejazd w sobotę, centrum kosztów: brak, adres docelowy: centrum Warszawy". Menedżer dostaje przefiltrowaną listę tylko tych przejazdów, zamiast przeglądać cały raport z dziesiątkami wierszy i szukać anomalii wzrokiem.

Typowo wygląda to tak: firma z kilkunastoma pracownikami korzystającymi z Bolt Business ma co miesiąc kilkadziesiąt przejazdów do przejrzenia. AI oznacza do weryfikacji tylko tę mniejszość, która odchyla się od zasad. Ile to dokładnie, zależy od polityki i od tego, jak regularnie pracownicy ustawiają centrum kosztów. Bez AI menedżer albo tego nie sprawdza wcale, albo poświęca na to sporą część dnia.

Miesięczne zestawienie dla księgowej: co dostaje na wejście, co wychodzi

Księgowa dostaje co miesiąc fakturę zbiorczą od Bolta i od FreeNow. Faktura ma jedną kwotę i informację, że dotyczy usług transportowych. Do rozliczenia projektowego i do zatwierdzenia przez menedżera to zdecydowanie za mało.

AI przygotowuje zestawienie, które łączy dane z obu platform w jeden dokument. Format, który sprawdza się w praktyce, to tabela Excel lub CSV z kolumnami:

• Data przejazdu
• Pracownik: imię, nazwisko, dział
• Centrum kosztów
• Projekt albo klient
• Adres odbioru i docelowy
• Kwota netto, kwota VAT
• Platforma: Bolt albo FreeNow
• Numer faktury zbiorczej, do której należy pozycja
• Status: zatwierdzony albo do weryfikacji

To zestawienie trafia do menedżera do zatwierdzenia, a po zatwierdzeniu idzie do księgowej razem z fakturami zbiorczymi. Księgowa widzi, które pozycje na fakturze zbiorczej odpowiadają którym projektom i może je poprawnie zaksięgować na MPK (miejsca powstawania kosztów). Bez tego zestawienia ta praca ląduje albo na biurku pracownika kadr, albo nie jest robiona wcale i wszystkie przejazdy jadą na jedno konto kosztowe.

Dodatkowy plik wynikowy, który AI może przygotować: raport dla konkretnego projektu, do załączenia do rozliczenia z klientem, gdy koszty transportu refakturujecie. Pole cost_center z Bolta staje się tu podstawą do filtrowania i wyliczenia sumy do refaktury.

Połączenie z CRM albo listą projektów

Samo zestawienie przejazdów ma większą wartość, gdy AI wie, które projekty są aktywne i gdzie mają siedzibę ich klienci. Dlatego podpinamy dane z Bolta i FreeNow do prostego słownika projektów, który może wyglądać jak tabela w bazie danych: projekt, lista adresów klientów powiązanych z projektem, przypisani pracownicy.

Gdy macie CRM, na przykład HubSpot, Pipedrive albo cokolwiek innego z dostępnym API, AI może pobierać z niego aktywne projekty i adresy klientów. Gdy nie macie CRM albo nie chcecie tej integracji na start, wystarczy plik Excel z projektami i adresami, który raz w miesiącu aktualizuje asystent lub office manager. Prosta droga, niezawodna, bez synchronizacji w czasie rzeczywistym.

Warto przy tym zadbać o spójność nazewnictwa już na etapie konfiguracji kont w Bolt i FreeNow. Gdy Bolt ma centrum kosztów o nazwie "Sprzedaż", a Wy w systemie projektowym piszecie "Dział handlowy", AI poradzi sobie z mapowaniem, ale im spójniej, tym mniej pracy przy ustawianiu słownika.

Od czego zaczyna się wdrożenie

Zanim AI cokolwiek przypisze, potrzebujecie kilku rzeczy po swojej stronie:

• Konto Bolt Business z aktywnym API albo skonfigurowanym eksportem CSV. W panelu Bolt Business sprawdźcie, czy macie sekcję z kluczem API w ustawieniach. Jeśli nie, napiszcie do wsparcia Bolt Business o dostęp dla administratorów.
• Konto FreeNow for Business z dostępem do raportów lub skonfigurowanym SFTP. Eksport ręczny wystarczy na start.
• Ustalone centra kosztów w obu platformach, spójne z podziałem projektów w firmie.
• Polityka flotowa w formie pisemnej. Choćby prosty dokument z odpowiedziami na: jakie przejazdy są dozwolone, kiedy, do jakich celów, czy jest limit kwotowy na przejazd. AI musi z czegoś odczytać reguły, zamiast je zgadywać.
• Lista aktywnych projektów z adresami klientów. Może być Excel. To podstawa do przypisywania.

Wdrożenie zaczynamy od pobrania danych z jednego miesiąca wstecz. AI przetwarza je, a Wy weryfikujecie wyniki z osobą, która zna kontekst: czy przejazd Anny do Wilanowa to rzeczywiście projekt Wilanów Logistics. Przez pierwsze kilka tygodni są korekty. Potem przypisywanie stabilizuje się i miesięczne zestawienie robi się prawie bez ingerencji. Czy Wasza firma korzysta z Bolta albo FreeNow i przejazdy rozliczacie jeszcze ręcznie? Umówcie się na 15 minut rozmowy, a pokażemy Wam konkretny przepływ danych z podobnej firmy, bez ogólników. Możecie też zajrzeć do realnych wdrożeń, żeby zobaczyć, co firmy z podobnym wyzwaniem faktycznie z tego wyciągają.