Jak AI może obsługiwać oferty i klientów z EasySolar w firmie fotowoltaicznej?

EasySolar prowadzi Waszą firmę przez cały proces sprzedaży PV: od pierwszego zapytania przez projekt techniczny i kalkulację opłacalności aż po gotową ofertę wysłaną do klienta. Asystent AI podłączony przez API lub Zapier może czytać statusy ofert, dane projektów i wyniki kalkulacji bez otwierania programu, a następnie odpowiadać handlowcowi w kilka sekund lub przygotowywać gotowe wiadomości do klientów. Na start wystarczy odczyt: żadnych zmian w danych, tylko pytania i raporty.

Gdzie w firmie instalatorskiej PV ucieka czas, zanim klient powie „tak"?

Firma fotowoltaiczna żyje z ofert. Problem w tym, że między wysłaniem oferty a podpisaniem umowy dzieje się mnóstwo rzeczy, które pochłaniają czas handlowców bez widocznego efektu.

Typowo wygląda to tak: klient dzwoni dwa tygodnie po otrzymaniu oferty i pyta, czy można coś zmienić w projekcie. Handlowiec musi otworzyć EasySolar, znaleźć właściwego klienta, przejrzeć projekt, sprawdzić, co zostało wycenione, i dopiero wtedy odpowiedzieć. Kilka minut pracy na jedno takie zapytanie. Jeśli macie kilkudziesięciu klientów w różnych etapach, te kilka minut szybko się zbiera do kilku godzin w tygodniu.

Kolejny problem: oferty, które zostały wysłane tydzień temu, ale klient milczy. Ktoś musi pamiętać, żeby zadzwonić. Albo nie pamięta i oferta przepada. W EasySolar da się to śledzić, ale ktoś musi regularnie zaglądać do systemu i ręcznie wyciągać taką listę.

Do tego dochodzą pytania, które wracają przy każdej instalacji: jak długo potrwa montaż, kiedy będzie odbiór, jak wypełnić wniosek do OSD, co to znaczy net-billing, ile wyprodukuje instalacja w grudniu. Te pytania zadaje trzydzieści różnych klientów, a każdy dostaje odpowiedź od nowa.

Co czyta asystent AI z EasySolar: moduły, pola i dokumenty

EasySolar trzyma dane w kilku miejscach, do których asystent AI może sięgnąć po podłączeniu przez API:

• Moduł klientów (CRM): imię i nazwisko, firma, numer telefonu, adres instalacji, źródło pozyskania, data dodania i ostatniego kontaktu, przypisany handlowiec, notatki.
• Moduł ofert: numer oferty, data wystawienia, data ważności, status (w przygotowaniu, wysłana, zaakceptowana, odrzucona), wartość netto i brutto, powiązany projekt.
• Moduł projektów instalacji: moc instalacji w kWp, liczba i model paneli PV, typ i moc falownika, orientacja dachu, kąt nachylenia, rodzaj konstrukcji montażowej, roczne zużycie energii klienta podane w kWh.
• Kalkulacja opłacalności: szacowana roczna produkcja w kWh, przewidywany czas zwrotu inwestycji, roczne oszczędności na rachunkach, udział autokonsumpcji, bilans sprzedaży energii w modelu net-billing.
• Etap w lejku sprzedażowym: bieżący status klienta, daty planowanych kontaktów i notatki ze spotkań, o ile były uzupełniane przez handlowca.

Gdy handlowiec pyta: „co wyceniliśmy dla Kowalskiego z Wrocławia i na jakim etapie jest sprawa?", asystent sięga do tych danych i odpowiada w ciągu kilku sekund. Bez otwierania programu, bez przełączania zakładek.

Ważna uwaga: nazwy konkretnych zakładek i pól w interfejsie EasySolar mogą się różnić między wersjami konta. Przed wdrożeniem warto przejrzeć dokumentację API dostępną po zalogowaniu, żeby sprawdzić, które zasoby zwracają jakie dane w Waszej wersji.

Jak fizycznie podłączyć EasySolar do asystenta AI

EasySolar udostępnia API oraz webhooki. Producent opisuje też integrację przez Zapier. To trzy realne drogi do podłączenia asystenta, różniące się stopniem złożoności i tym, co możecie z nimi zrobić.

Bezpośrednie API (REST). EasySolar ma REST API z kluczem dostępowym, który generujecie w ustawieniach konta. Po stronie asystenta ustawiacie odczyt wybranych zasobów: klientów, projektów, ofert. API zwraca dane w formacie JSON, które asystent przetwarza i prezentuje w odpowiedziach. Na start ustawiacie dostęp wyłącznie do odczytu (żądania GET), bez uprawnień do zapisywania ani usuwania czegokolwiek w systemie.

Webhooki. EasySolar może wysyłać powiadomienia do Waszego systemu, gdy coś się zmieni: klient dodany, status oferty zmieniony na „zaakceptowana", projekt zaktualizowany. Asystent odbiera taki sygnał i reaguje od razu: wysyła alert do handlowca, dorzuca zadanie w kalendarzu, aktualizuje raport dzienny. To działa bez odpytywania programu co kilka minut.

Zapier. Jeśli wolicie unikać konfiguracji po stronie serwera, Zapier pozwala połączyć EasySolar z innymi narzędziami bez pisania kodu. Nowy klient w EasySolar trafia do arkusza Google albo do kanału w komunikatorze zespołu, skąd asystent może go odczytać. To opcja wolniejsza niż bezpośrednie API, ale prostsza na start, szczególnie gdy chcecie przetestować jeden scenariusz zanim zaangażujecie programistę.

Czego będziecie potrzebować: aktywne konto w EasySolar z uprawnieniami administratora, klucz API wygenerowany w ustawieniach i adres URL Waszego serwera lub narzędzia, które odbierze dane. Producent nie opisuje publicznego środowiska testowego (sandbox), więc pierwsze próby robi się na danych z konta, najlepiej zaczynając od klientów sprzed kilku miesięcy.

Jednej rzeczy EasySolar przez API prawdopodobnie nie udostępnia: pełnych archiwów usuniętych projektów ani szczegółowej historii zmian w polach oferty krok po kroku. Zanim zaplanujecie scenariusz oparty na takich danych, sprawdźcie w dokumentacji, które endpointy faktycznie to zwracają.

Pięć scenariuszy z codziennej pracy firmy fotowoltaicznej

Poranek handlowca. Handlowiec zaczyna dzień i pyta asystenta: „Co mam dziś na tapecie?" Asystent pobiera z EasySolar listę ofert ze statusem „wysłana", których status nie zmienił się od ponad pięciu dni, i wypisuje je z imieniem klienta, wartością oferty i datą wysłania. Dorzuca listę klientów, do których zaplanowano kontakt, a notatka w systemie nie została zaktualizowana. Dwie minuty i handlowiec wie, do kogo dzwonić, bez przeglądania widoków w programie.

Klient pyta o czas zwrotu przez telefon. Klient dzwoni: „Byliście u mnie trzy tygodnie temu, coś liczyliście, ale nie pamiętam szczegółów. Ile to miało kosztować i kiedy mi się zwróci?" Handlowiec wpisuje w asystenta: „Pokaż kalkulację dla Józefa Nowakowskiego z Gdańska." Asystent zwraca dane z projektu: moc instalacji, szacowana produkcja w kWh, przewidywany czas zwrotu inwestycji, udział autokonsumpcji. Handlowiec czyta to klientowi przez telefon w ciągu kilkudziesięciu sekund. Bez pauzy, bez „proszę chwilę poczekać".

Raport tygodniowy dla właściciela. Właściciel firmy pyta w piątek: „Jak wygląda lejek w tym tygodniu?" Asystent zbiera dane z EasySolar: liczba nowych klientów dodanych w tym tygodniu, liczba wysłanych ofert, łączna wartość ofert oczekujących na decyzję, liczba zaakceptowanych umów od poniedziałku. Podaje to w kilku zdaniach lub jako krótką listę. Nie jest to system BI z wykresami, ale na potrzeby szybkiej rozmowy przy kawie w zupełności wystarczy.

Przekazanie projektu ekipie montażowej. Zlecenie poszło do realizacji. Majster pyta z terenu: „Jaką moc ma instalacja u Kowalskich i jaki falownik mamy wziąć na auto?" Asystent odpowiada z karty projektu w EasySolar: panele, model i moc falownika, łączna moc instalacji w kWp, adres montażu. Bez konieczności logowania do programu na telefonie w trasie.

Powiadomienie o zaakceptowanej ofercie. Klient oznaczył ofertę w EasySolar jako zaakceptowaną. Webhook od EasySolar trafia do systemu asystenta, który od razu wysyła powiadomienie do handlowca na kanale firmowym: „Nowakowski z Gdańska właśnie zaakceptował ofertę na instalację. Kolejny krok: umowa." Handlowiec reaguje, zanim klient zdąży zadzwonić do innej firmy z pytaniem, czy może jednak zejdą z ceny.

Co zostaje po stronie człowieka i gdzie są granice

Asystent AI czyta dane i odpowiada na pytania. Nie decyduje i nie zastępuje oceny technicznej. W pracy firmy fotowoltaicznej po stronie człowieka zostaje:

• Ocena techniczna dachu i otoczenia: zacienienie od drzew i kominów, rodzaj pokrycia dachowego, nośność, kierunek ekspozycji. To wymaga wizyty i doświadczenia, żaden system tego nie zrobi zdalnie.
• Negocjacja ceny i warunków: asystent pokaże, co zostało wycenione i jaka jest wartość oferty, ale decyzja o upuście należy do handlowca lub właściciela.
• Dobór sprzętu przy niestandardowych instalacjach: magazyny energii, duże systemy trójfazowe, instalacje komercyjne z nieregularnym profilem zużycia w zakładzie. Tu doświadczenie inżyniera jest nie do zastąpienia.
• Kontakt z OSD (operatorem sieci dystrybucyjnej): wnioski o przyłączenie, zgłoszenia prosumenta, korespondencja techniczna z zakładem energetycznym. Asystent może przygotować wersję roboczą, ale weryfikacja i wysyłka należy do pracownika.
• Uruchomienie i szkolenie klienta po montażu: pierwsze odczyty z falownika, konfiguracja aplikacji monitorującej, odpowiedź na pytania o dane produkcyjne z wczoraj. To praca człowieka, który był na miejscu i zna tę konkretną instalację.

Granica jest prosta: wszędzie tam, gdzie błędna odpowiedź może wywołać roszczenie prawne albo gdzie brak danych z systemu może prowadzić do błędu technicznego na dachu, człowiek musi sprawdzić zanim cokolwiek pójdzie dalej.

Od czego zacząć wdrożenie w firmie fotowoltaicznej

Wdrożenie zaczyna się od pytania: który problem boli najbardziej? Zazwyczaj pada odpowiedź: „handlowcy tracą czas na szukanie informacji" albo „nie wiemy, które oferty czekają na podbicie i nikt nie dzwoni". Stąd wynikają pierwsze kroki:

• Określcie jeden konkretny scenariusz startowy: poranny raport z listą ofert do podbicia albo odpowiedź na pytanie o kalkulację konkretnego klienta. Zamknięty cel, dający się sprawdzić w tydzień.
• Wygenerujcie klucz API w ustawieniach konta EasySolar. Sprawdźcie, do których zasobów macie dostęp i w jakim formacie dane są zwracane. To godzina pracy, zanim cokolwiek skonfigurujecie.
• Uruchomcie asystenta w trybie odczytu. Żadnych zapisów ani automatycznych akcji, tylko odpowiedzi na pytania. Testujcie na realnych danych przez dwa tygodnie.
• Zbierzcie od handlowców feedback: jakie pytania zadają najczęściej, jakich danych brakuje, gdzie odpowiedź asystenta była myląca albo niekompletna.
• Rozszerzcie o webhooki, jeśli zależy Wam na powiadomieniach w czasie rzeczywistym: nowy klient w systemie, zaakceptowana oferta, zmiana statusu projektu na „do realizacji".

U jednego z naszych klientów z branży PV pierwsze wdrożenie trwało kilka dni roboczych: konfiguracja API, jeden asystent z dostępem do ofert i klientów, test na danych z ostatnich trzech miesięcy. Handlowcy zaczęli korzystać już w pierwszym tygodniu, bo asystent odpowiadał na pytanie „pokaż ofertę dla X" szybciej niż otwarcie EasySolar i szukanie w wyszukiwarce programu. Kolejne scenariusze dochodzą stopniowo, w miarę jak zespół przekonuje się, że dane w systemie faktycznie są aktualne.

Jeśli Wasza firma pracuje w EasySolar i chcecie sprawdzić, od czego zaczęlibyście u siebie, umówcie się na 15 minut rozmowy. Możecie też zajrzeć do realnych wdrożeń z podobnych firm, żeby zobaczyć, jak to wygląda w praktyce.