Jak AI podłączone do Navireo (InsERT) odpowiada na pytania o stany, zaległości i dokumenty w firmie?

Navireo to ERP z prawdziwego zdarzenia: baza Microsoft SQL Server, osobna baza na każdą firmę, kilkanaście modułów pod jednym dachem. AI można do niego podłączyć przez bezpośrednie zapytania do bazy z uprawnieniami tylko do odczytu, bez ingerencji w sam program InsERT. Efekt jest taki, że handlowiec, magazynier albo właściciel firmy zadają pytanie po polsku i dostają odpowiedź wprost z ERP: bez klikania raportów, bez eksportu i bez proszenia kogoś z biura o wyciągnięcie danych.

Navireo to nie Subiekt GT z większą liczbą ekranów

Firmy, które przeszły z Subiekta GT albo Subiekta nexo na Navireo, często mówią to samo: program jest lepszy, ale danych mamy teraz tyle, że i tak wszystko ląduje w Excelu. To typowa sytuacja po migracji na system wyższej półki.

Navireo pilnuje marż na pozycjach FS, śledzi partie magazynowe z datami ważności, ma własny moduł CRM ze zdarzeniami i zadaniami dla handlowców, obsługuje zlecenia produkcyjne w produkcji prostej, a rozrachunki trzyma w osobnych kartach dla każdego kontrahenta razem z indywidualnym limitem kupieckim. Subiekt GT tego nie miał albo miał w bardzo ograniczonej formie.

Problem polega na tym, że bogatsza baza danych nie oznacza automatycznie łatwiejszego dostępu do informacji. Żeby sprawdzić, czy klient ma zaległości powyżej swojego limitu, trzeba otworzyć kartę kontrahenta, przejść do rozrachunków, przefiltrować po statusie. Albo poprosić kogoś, kto to zrobi. AI robi to bez żadnego klikania, w odpowiedzi na jedno pytanie.

Co siedzi w bazie Navireo i co wyciągamy do AI

Baza działa na Microsoft SQL Server. Tabele, które najczęściej używamy przy integracjach AI:

• sr_Dokument i sr_PozycjaDokumentu: wszystkie dokumenty handlowe i magazynowe: FS, FZ, PZ, WZ, ZS, ZZ, MM, RW, PW, ZW i inne. Każdy dokument ma status, datę wystawienia, datę płatności, symbol i powiązanie z kontrahentem.
• sr_Kontrahent: pełna karta klienta lub dostawcy razem z limitem kupieckim, grupą kontrahentów i przypisanym opiekunem handlowym.
• sr_Stan i tabele partii: stany magazynowe na każdym magazynie z podziałem na partie, daty ważności i numery seryjne, jeśli firma je śledzi.
• sr_Rozrachunki: należności i zobowiązania z datami wymagalności, kwotami i statusami rozliczenia.
• Tabele modułu CRM: zdarzenia, zadania, szanse sprzedaży powiązane z kontrahentami.
• Tabele produkcji prostej: zlecenia produkcyjne (ZP) z recepturami i statusami realizacji.

Przy każdej integracji AI dostaje uprawnienia tylko do odczytu. Nie zmienia żadnego dokumentu, nie kasuje, nie modyfikuje stanów. Czyta i odpowiada.

Co AI robi z magazynem, partiami i zamówieniami na co dzień

Magazyn w Navireo bywa skomplikowany. Firma może prowadzić kilka magazynów, śledzić partie z datami ważności i osobno pilnować towaru zarezerwowanego przez ZS (zamówienia sprzedaży) od towaru fizycznie dostępnego do sprzedaży. Handlowiec, który chce odpowiedzieć klientowi na pytanie o dostępność, potrzebuje zwykle dwóch informacji: stan wolny na konkretnym magazynie i czy jest jakieś otwarte ZZ od dostawcy, które uzupełni braki.

AI zestawia to w jednej chwili. Pytanie "ile mamy wolnego towaru Zawiasy typ B80 na magazynie Warszawa i kiedy ma przyjść dostawa" kończy się odpowiedzią pobraną ze stanu wolnego (po odjęciu rezerwacji z ZS) oraz z otwartych ZZ z kolumną terminu dostawy. Handlowiec dostaje gotową informację, zanim klient zdąży zapytać drugi raz.

Przy partiach z datami ważności AI potrafi wylistować towary, których termin kończy się za mniej niż kilka dni, wskazując konkretne partie, magazyn i ilość. Zamiast ręcznego przeglądania w module magazynowym dostaje się gotową listę. To szczególnie ważne w branżach spożywczych, kosmetycznych albo farmaceutycznych, gdzie przegapienie przeterminowanej partii ma konsekwencje.

Rozrachunki i limity kupieckie: gdzie AI pilnuje za handlowca

To jeden z obszarów, gdzie integracja z Navireo przynosi najbardziej odczuwalną zmianę. Handlowiec wystawia FS i nie zawsze sprawdza, czy klient nie ma przeterminowanych należności z poprzednich miesięcy. Limit kupiecki siedzi w karcie kontrahenta, rozrachunki w tabeli sr_Rozrachunki z datą wymagalności i statusem rozliczenia.

AI zapytana "czy mogę wystawić fakturę dla Kowalski i Syn na 15 000 zł" sprawdza trzy rzeczy naraz: bieżące saldo należności, liczbę dni przeterminowania najstarszej niezapłaconej faktury i limit kupiecki. Odpowiedź nie brzmi "system wykrył przekroczenie". Brzmi konkretnie: "Kowalski i Syn ma 18 500 zł otwartych należności, najstarsza faktura FS/2024/0312 czeka 47 dni, limit kupiecki wynosi 20 000 zł. Nowa faktura przekroczyłaby limit."

Podobnie działa pilnowanie zobowiązań. Pytanie "co mamy zapłacić w tym tygodniu" generuje listę FZ z terminem płatności do końca tygodnia, uszeregowaną według kwoty lub dostawcy. Bez otwierania modułu rozrachunków i bez eksportu.

Dokumenty bez dekretu i inne rzeczy, które umykają w księgowości

Navireo ma moduł Księgi Rachunkowej i potrafi automatycznie dekretować dokumenty, ale tylko jeśli schemat dekretacji jest poprawnie skonfigurowany i dokument spełnia jego warunki. W praktyce trafiają się dokumenty, które nie dostały dekretu: brakujące MPK, niezgodna stawka VAT, ręcznie wystawiony dokument spoza standardowego schematu.

U jednego z naszych klientów takie poszukiwania przed zamknięciem miesiąca były robione przez księgową "z pamięci" i zajmowały kilka godzin. Teraz pytanie do AI "które dokumenty z tego miesiąca nie mają dekretu" zajmuje kilkanaście sekund. AI sprawdza w tabeli sr_Dokument, które pozycje z modułu FK powinny mieć przypisany dekret, ale go nie mają, i zwraca listę z symbolami dokumentów i datami wystawienia.

Podobnie działa kontrola ZS bez powiązanego WZ: zamówienia sprzedaży, które są otwarte, a towar nie wyszedł. Albo PZ bez powiązanej FZ od dostawcy. To sytuacje, gdzie coś utknęło w procesie i nikt nie wie, że czeka na działanie.

Zestawienia dla zarządu bez eksportu do Excela

Właściciel albo prezes firmy chce wiedzieć, jak idzie sprzedaż, kto jest największym dłużnikiem i czy marża na konkretnej grupie towarowej nie spada. W Navireo te dane są. Żeby je wyciągnąć, trzeba znać moduły albo wiedzieć, których zestawień wbudowanych szukać.

AI działa tutaj jako warstwa dostępu. Pytanie "pokaż mi sprzedaż top 10 kontrahentów za ostatnie trzy miesiące z marżą" trafia do zapytania na tabele sr_Dokument i sr_PozycjaDokumentu, AI agreguje wyniki i zwraca czytelne zestawienie. Bez Excela, bez PDFów generowanych przez program, bez logowania do systemu przez właściciela, który na co dzień z Navireo nie pracuje.

Zestawienia, o które firmy najczęściej pytają przez AI podłączone do Navireo:

• Sprzedaż w podziale na handlowców lub grupy towarowe w wybranym okresie.
• Porównanie bieżącego miesiąca do analogicznego okresu poprzedniego roku.
• Należności przeterminowane powyżej określonej liczby dni z podziałem na przedziały wiekowania.
• Towary z ujemnym stanem magazynowym (możliwe przy pewnych konfiguracjach Navireo).
• Otwarte zlecenia produkcyjne ZP z terminem realizacji przypadającym w bieżącym tygodniu.
• Zdarzenia CRM, które nikt nie zamknął od ponad określonego czasu.
• Dostawcy z największą sumą otwartych ZZ oczekujących na realizację.

Od czego zaczynamy integrację AI z Navireo

Pierwszy krok to dostęp do bazy SQL z uprawnieniami tylko do odczytu. Navireo pracuje na Microsoft SQL Server, więc tworzymy konto bazodanowe z rolą db_datareader na konkretnej bazie firmy. To zmiana, którą robi informatyk lub osoba wdrażająca Navireo. Zajmuje zwykle kilka minut.

Drugi krok: ustalamy, które moduły są aktywnie używane i jakie pytania firma zadaje najczęściej. Nie ma sensu budować zapytań do modułu produkcji prostej, jeśli firma go nie uruchomiła. Robimy krótki wywiad: co sprawdzacie ręcznie każdego dnia, co kopiujecie do Excela, o co pytacie kolegów zamiast samodzielnie sprawdzać w systemie.

Na tej podstawie przygotowujemy zestaw zapytań SQL odpowiadających na konkretne pytania biznesowe i wgrywamy je jako kontekst dla modelu językowego. AI rozumie, które tabele i pola odpowiadają za jakie informacje w tej konfiguracji. Wdrożenie obejmuje też reguły dostępu: AI widzi tylko to, co powinna widzieć dana osoba lub rola w firmie.

Jeśli chcesz sprawdzić, które obszary pracy z Navireo da się objąć bez naruszania pracy w samym programie, możemy to ocenić razem. Umów się na bezpłatny audyt albo zajrzyj wcześniej na stronę realne wdrożenia, żeby zobaczyć, jak podobne integracje działają u innych firm.