Integracje / AutoFlota
Integracja AI z AutoFlota
Podłączamy karty pojazdów z terminami OC, AC i przeglądów STK, historię serwisową, dane umów leasingowych i eksporty z kart paliwowych DKV czy Orlen Card. Asystent codziennie sprawdza zbliżające się terminy, zestawia koszty na pojazd i kierowcę oraz wyłapuje podejrzane transakcje paliwowe.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod AutoFlota. Bez umowy i bez karty.
Czym jest AutoFlota
AutoFlota to program do zarządzania pojazdami, z którego korzystają firmy prowadzące własną flotę: przewoźnicy, firmy z pracownikami w terenie, wypożyczalnie i leasingobiorcy. Każdemu pojazdowi odpowiada karta z numerem rejestracyjnym i VIN-em jako kluczami, do której przypisane są polisy, umowy, historia serwisowa i kierowca albo dział odpowiedzialny za pojazd.
Na co dzień praca w programie polega na otwieraniu kolejnych kart i ręcznym sprawdzaniu, czy terminy są aktualne. Dane o kosztach siedzą w kilku miejscach: faktury w historii serwisowej, tankowania w eksporcie z karty paliwowej, raty w harmonogramie umowy leasingowej. AutoFlota udostępnia dane przez własne API, co pozwala asystentowi czytać je na bieżąco bez ręcznego eksportowania.
Co podłączamy w AutoFlota
- Karty pojazdów: terminy OC, AC i przeglądów STK z datami wygaśnięcia
- Historia serwisowa: daty napraw, przebieg przy serwisie i kwoty faktur
- Umowy leasingowe: daty ostatniej raty i miesięczny limit kilometrów
- Eksporty kart paliwowych DKV i Orlen Card: data, litry, kwota, stacja
- Protokoły zdawczo-odbiorcze przy wydaniu i zwrocie wynajętego pojazdu
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Które pojazdy mają OC kończące się w ciągu najbliższych 30 dni?"
„Ile kosztowało w tym miesiącu utrzymanie samochodu WA 12345 C?"
„Czy w ostatnim miesiącu były podejrzane tankowania na kartach paliwowych?"
„Który pojazd zbliża się do limitu kilometrów z umowy leasingowej?"
Co dokładnie podłączamy w AutoFlota
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyImię i nazwisko kierowcy lub dział przypisany do pojazdu w danym miesiącu, zapis w polu użytkownika pojazdu.
AsystentPrzypisuje miesięczne koszty pojazdu do konkretnej osoby lub działu i buduje zestawienie kosztów na kierowcę obok zestawienia na pojazd.
CzytamyNumer polisy, towarzystwo ubezpieczeniowe (PZU, Warta, Allianz, Ergo Hestia), roczna kwota składki, daty początku i końca ochrony.
AsystentSygnalizuje wygaśnięcie OC 45, 14 i 3 dni przed terminem, przelicza roczną składkę na miesięczny udział w koszcie utrzymania pojazdu.
CzytamyNazwa leasingodawcy, numer umowy, wymagany termin powiadomienia przy szkodzie, miesięczny limit kilometrów i data ostatniej raty.
AsystentSprawdza, czy bieżące tempo przejazdu grozi przekroczeniem limitu przed końcem umowy, i dociąga dane leasingodawcy do wersji roboczej zgłoszenia szkody.
CzytamyData, numer rejestracyjny, stacja, litry, kwota brutto i typ dystrybutora (benzyna lub ON) z pliku CSV karty paliwowej.
AsystentWykrywa podwójne tankowania w ciągu kilku godzin, odchylenia od średniego zużycia, transakcje niezgodne z typem silnika i tankowania w dni wolne.
CzytamyZeskanowany druk zgłoszenia szkody, zdjęcia uszkodzeń, numer polisy i dane towarzystwa z karty pojazdu, VIN i rok produkcji.
AsystentUzupełnia wersję roboczą pisma do ubezpieczyciela danymi pojazdu i polisy, przy wynajmie porównuje aktualny protokół z poprzednim, żeby oddzielić stare uszkodzenia od nowych.
CzytamyMandat GITD, opłata za przekroczenie limitu kilometrów, mandat drogowy przypisany do tablicy rejestracyjnej pojazdu.
AsystentDolicza koszty kar do miesięcznego zestawienia obok paliwa, serwisu i leasingu, żeby łączny koszt utrzymania pojazdu był kompletny.
Co się zmienia
Kierownik floty dostaje codzienne alarmy o terminach i miesięczne zestawienie kosztów na pojazd, bez ręcznego przeglądania kart w programie.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z AutoFlota na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. AutoFlota zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z AutoFlota
AutoFlota ma własne API, przez które czytamy karty pojazdów, historię serwisową i umowy leasingowe. Starsze wersje lub konfiguracje bez aktywnego API obsługujemy przez regularny eksport: plik CSV lub XLSX generowany przez program i odkładany do wspólnego folderu. Oba sposoby działają w trybie odczytu: asystent nie zmienia żadnych danych w programie bez potwierdzenia użytkownika.
Asystent pracuje na serwerze klienta, dane nie wychodzą poza jego infrastrukturę. Połączenie z AutoFlota wymaga konta z uprawnieniami wyłącznie do odczytu lub klucza API z ograniczonym zakresem. Eksporty z kart paliwowych wgrywamy do wyznaczonego folderu, skąd asystent pobiera je i przetwarza. Po przetworzeniu pliki pozostają w folderze bez modyfikacji.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do API AutoFloty lub możliwość cyklicznego eksportu danych do pliku CSV lub XLSX.
- Uzupełnione karty pojazdów: terminy OC, AC, przeglądów STK i dane umów leasingowych dla każdego auta w flocie.
- Miesięczne eksporty z kart paliwowych (DKV, Orlen Card lub innej) odkładane do wskazanego folderu.
- Osoba po stronie klienta (kierownik floty lub administrator), która przejdzie audyt uzupełnienia kart przed wdrożeniem.
- Zeskanowane polisy i umowy leasingowe do uzupełnienia dat w kartach, jeśli część pól stoi pusta.
Gdzie to działa najlepiej
Kierownik floty
Otwiera skrzynkę rano i widzi alert: dwa pojazdy mają OC ważne do końca tygodnia. W AutoFlota pola terminów były wypełnione, ale nikt ich regularnie nie czytał, a mail od ubezpieczyciela trafił do spamu.
Z asystentem: Asystent wyłapał zbliżające się wygaśnięcia 14 i 3 dni wcześniej, wysłał alert z numerami rejestracyjnymi i numerami polis. Kierownik od razu dzwoni do brokera, zamiast odkrywać problem po fakcie.
Właściciel firmy transportowej
Na początku miesiąca dostaje zestawienie kosztów za poprzedni miesiąc. Jedno z aut ma łączny koszt dwukrotnie wyższy niż pozostałe z tej samej klasy: paliwo na poziomie normy, ale dwie faktury serwisowe i mandat GITD.
Z asystentem: Asystent zestawił paliwo z eksportu DKV, faktury z historii serwisowej w AutoFlota i karę z pola mandatów w jednej tabeli. Właściciel widzi, że pojazd wymaga decyzji o wymianie, bez szukania danych w trzech miejscach.
Pracownik biura wypożyczalni
Klient zwraca auto i zgłasza rysę na zderzaku. Pracownik musi szybko sprawdzić, czy uszkodzenie było już przy wydaniu, żeby nie obciążać klienta za wadę sprzed jego najmu.
Z asystentem: Asystent porównuje aktualny protokół z protokołem wydania z AutoFlota i wskazuje, które uszkodzenia były odnotowane przy wydaniu, a które są nowe. Decyzja zapada w kilkanaście sekund.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z AutoFlota →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie rezerwuje terminów w stacji diagnostycznej ani nie kontaktuje się z ubezpieczycielem: przygotowuje dane i wersję roboczą, dalej działa człowiek.
- Nie zmienia żadnych pól w kartach pojazdów w AutoFlota bez potwierdzenia: czyta dane, ale nie nadpisuje ich z własnej inicjatywy.
- Nie blokuje kart paliwowych ani nie zgłasza podejrzanych transakcji do banku: oznacza je flagą do ręcznego sprawdzenia przez kierownika floty.
- Nie zastępuje księgowej: miesięczne zestawienie kosztów to dane do analizy, nie dokument księgowy ani podstawa do rozliczeń z kierowcami.
Pytania o integrację z AutoFlota
Czy możemy ustawić własne progi alarmowe, na przykład 60 dni dla OC zamiast 45?
Tak. Przed uruchomieniem integracji ustalamy, z jakim wyprzedzeniem mają trafiać kolejne alerty dla OC, AC i przeglądów STK. Domyślnie pilnujemy trzech progów dla OC: 45, 14 i 3 dni przed wygaśnięciem. Każdy z nich przestawiamy pod rytm, w jakim firma odnawia polisy u swojego brokera.
Kto w firmie dostaje powiadomienia i czy można podzielić je między kilka osób?
Konfigurujemy to przed wdrożeniem: który alert trafia do kierownika floty, który do właściciela, a który do osoby zajmującej się leasingami. Alert o zbliżającym się końcu umowy leasingowej może iść do innej osoby niż alert o przeglądzie, jeśli tak jest wygodniej w Waszej firmie.
Czy asystent ma dostęp do całego AutoFlota, czy tylko do wybranych danych?
Dostęp ograniczamy do konkretnych zasobów: karty pojazdów, historia serwisowa, umowy leasingowe i pole użytkownika pojazdu. Asystent nie widzi danych, które nie są potrzebne do monitorowania terminów i kosztów. Przy połączeniu przez API konfigurujemy klucz z wąskim zakresem uprawnień.
Co się dzieje, gdy eksport z karty paliwowej ma inny format kolumn niż wcześniej?
DKV i Orlen Card zmieniają od czasu do czasu układ kolumn w pliku eksportu. Asystent sprawdza nagłówki i sygnalizuje, gdy coś się nie zgadza, zamiast cicho liczyć na błędnych danych. Mapowanie kolumn dostosowujemy przy okazji, co zajmuje kilkanaście minut.
Piętnaście minut o AutoFlota
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod AutoFlota, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Programy branżowe
AutoFlota jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.