Czy AI może napisać ofertę przetargową za Waszą firmę?

AI nie napisze oferty przetargowej za Was w takim sensie, że nie ustali ceny, nie złoży kwalifikowanego podpisu i nie weźmie odpowiedzialności za spełnienie warunków. To zawsze zostaje po Waszej stronie. Ale AI przejmie solidną część pracy dokumentacyjnej: przeanalizuje całą SWZ strona po stronie, wyciągnie listę wymaganych dokumentów z odniesieniami do konkretnych rozdziałów, sprawdzi spójność danych między załącznikami i przygotuje pierwszą wersję opisowych fragmentów oferty na podstawie Waszych referencji i danych o firmie.

Co AI robi z SWZ, zanim Wy ją otworzycie?

Specyfikacja Warunków Zamówienia ma często kilkadziesiąt stron. Bywa, że ponad sto. Duże postępowania unijne to nierzadko kilkaset stron łącznie z załącznikami. Większość firm czyta ją "z grubsza" i szuka tego, co zna: warunków cenowych i terminów. Warunki techniczne w rozdziale 7, klauzule karne w rozdziale 14, szczegóły dotyczące wykazu osób w rozdziale 9. Coś zawsze gdzieś gubi.

AI przerabia cały dokument bez pomijania i wyciąga:

• Listę wymaganych dokumentów podmiotowych i przedmiotowych - oświadczenie JEDZ, referencje potwierdzające doświadczenie, polisa OC o określonej sumie ubezpieczenia, zaświadczenia z ZUS i US, aktualny odpis z KRS lub CEIDG, wykaz zrealizowanych zamówień w formacie tabeli
• Warunki udziału w postępowaniu - minimalny roczny obrót za ostatnie lata obrachunkowe, wymagana liczba podobnych kontraktów, kadra z konkretnymi uprawnieniami, np. uprawnienia budowlane w danej specjalności albo certyfikaty ISO
• Kryteria oceny ofert i ich wagi - cena, termin realizacji, długość gwarancji, metodologia lub koncepcja realizacji, doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji
• Terminy postępowania - termin zadawania pytań, złożenia oferty, otwarcia ofert, związania ofertą
• Wymogi formalne złożenia - platforma (miniPortal, e-Zamówienia, własna platforma zamawiającego), wymagany format pliku, podpis kwalifikowany lub zaufany, konieczność wniesienia wadium i dopuszczalne formy

Typowo wygląda to tak: wgrywacie PDF ze specyfikacją, zadajecie jedno pytanie i dostajecie listę z odniesieniami do konkretnych rozdziałów. Od razu widzicie, czego brakuje i co trzeba przygotować. Zamiast samodzielnego czytania dokumentu na kilka podejść, macie gotową mapę w kilka minut.

Jakie fragmenty oferty AI napisze za Was?

To zależy od tego, co mu dacie do pracy. AI działa na Waszych danych, nie z powietrza. Im więcej mu podacie - wcześniejszych ofert, referencji, CV specjalistów - tym lepsza pierwsza wersja.

Fragmenty, gdzie AI przydaje się najbardziej:

• Opis zrealizowanych zamówień - na podstawie listy referencji, które mu przekażecie, napisze tekst do sekcji "wykaz dostaw/usług/robót". Zamawiający wymaga opisu zakresu, wartości, daty realizacji i danych zamawiającego. AI składa to w wymagany format zamiast przepisywania z arkusza do DOCX-a.
• Wykaz osób wyznaczonych do realizacji - wypełni tabele z CV: funkcja w projekcie, posiadane uprawnienia, lata doświadczenia zawodowego, zrealizowane kontrakty na danym stanowisku. Przy postępowaniach z kilkoma specjalistami to godziny pracy ręcznej.
• Harmonogram realizacji - przekształci Wasz plan prac w tabelę zgodną z formatem wymaganym przez SWZ: etapy, terminy, produkty lub kamienie milowe.
• Koncepcja lub metodologia realizacji - jeśli zamawiający ocenia to jako kryterium, AI przygotuje pierwszą wersję na podstawie Waszych wskazówek dotyczących sposobu pracy. Ta część wymaga Waszej weryfikacji i uzupełnienia. Ogólniki nie zdobędą punktów, a specyfika Waszego podejścia jest w Waszej głowie.
• Oświadczenia własne - część oświadczeń to standardowe formularze do wypełnienia. AI wypełni pola danymi firmy, Wy weryfikujecie i podpisujecie.

U jednego klienta, firmy serwisowej z kilkoma specjalistami, cały wykaz osób z tabelkami kompetencji i wykazem kontraktów AI złożył w kwadrans. Wcześniej zajmowało to pół dnia przepisywania z CV do arkusza Excel do pliku DOCX wymaganego przez zamawiającego. Trzy postępowania miesięcznie, każde z wykazem kilku osób - to robi różnicę.

Czego AI nie zrobi przy ofercie przetargowej

Wyceny nie ustali. Kalkulacja ceny ofertowej to decyzja biznesowa: znacie swoje koszty, marże, ryzyko kontraktu i to, na ile możecie sobie pozwolić przy ewentualnym przekroczeniu zakresu. AI może sprawdzić, czy podana kwota mieści się w budżecie zamawiającego (jeśli go ujawnił), albo pokazać, jak wyglądały ceny wygrywające w podobnych postępowaniach z bazy Urzędu Zamówień Publicznych. Ale kwota jest Wasza.

Podpisu nie złoży. Oferta wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby uprawnionej do reprezentacji lub pełnomocnika z odpowiednim dokumentem. To zostaje po Waszej stronie.

Nie zastąpi wiedzy o specyfice branżowej. Gdy SWZ dotyczy robót elektrycznych wysokiego napięcia, sieci gazowych albo usług medycznych z konkretnymi wymogami regulacyjnymi, AI może nie znać wszystkich szczegółów żargonu branżowego. Sprawdzajcie to, co generuje, szczególnie w częściach technicznych i przy wymaganiach dotyczących posiadanych uprawnień.

Na wizję lokalną też nie pójdzie za Was. Jeśli postępowanie przewiduje obligatoryjną wizję miejsca realizacji, to Wasza praca. Podobnie ze spotkaniami wyjaśniającymi organizowanymi przez zamawiającego.

Sprawdzenie oferty zanim ją złożycie

To bywa najważniejszy etap w całym procesie. Ofertę pisze jedna osoba, przegląda druga, składa trzecia. Gdzieś po drodze coś ginie. Albo nikt drugiego nie sprawdza, bo "na pewno jest dobrze".

AI przejrzy skompletowaną ofertę i wyłapie:

• Rozbieżność kwot - czy suma w formularzu ofertowym zgadza się z kosztorysem lub zestawieniem cenowym, czy kwota podana cyfrowo zgadza się z kwotą słownie
• Brakujące załączniki - czy dołączono każdy dokument wymieniony w SWZ jako wymagany, bo brak jednego oświadczenia z kilkunastu wymaganych to podstawa do odrzucenia oferty bez wzywania do uzupełnienia
• Ważność dokumentów - czy polisa OC, zaświadczenia z ZUS i US są ważne nie tylko w dniu złożenia, ale przez cały okres, którego wymaga zamawiający
• Poprawność JEDZ - czy wypełniono wszystkie sekcje, które postępowanie wymaga. JEDZ ma kilkadziesiąt pól, z których część wypełnia się "nie dotyczy", ale musi być tam wpisane, nie puste
• Spójność danych identyfikacyjnych - NIP, numer KRS, adres firmy, pełna nazwa, numer postępowania we wszystkich dokumentach. Niezgodność między JEDZ a formularzem ofertowym to błąd formalny
• Pełnomocnictwa - czy osoba podpisująca jest ujawniona w KRS jako uprawniona do reprezentacji lub czy dołączono pełnomocnictwo z odpowiednim zakresem

Brzmi jak lista rzeczy oczywistych. Ale rozbieżność między kwotą cyfrową a słowną w formularzu albo brak jednego zaświadczenia z kilkunastu wymaganych to błędy, które kosztują firmy odrzucenie oferty. AI sprawdza to w kilka sekund, a Wy macie czas na poprawkę zanim upłynie termin.

Jak wpiąć AI w codzienny proces przetargowy

Nie ma jednego gotowego "systemu do przetargów". Firmy różnią się tym, jak często startują w postępowaniach i na jaką skalę.

Najprostsze wejście, działające od razu: wgrywacie SWZ do czatu AI i rozmawiacie z dokumentem. Wyciągacie to, co potrzeba, zapisujecie w swoim szablonie. Sprawdza się, gdy startujecie w kilku postępowaniach miesięcznie i chcecie mieć szybki przegląd wymagań bez konfigurowania czegokolwiek.

Krok dalej: narzędzie, które co rano pobiera nowe ogłoszenia z portali (e-Zamówienia, BZP, TED lub własna platforma zamawiającego) po słowach kluczowych z Waszej branży i wysyła Wam zestawienie. Nie przeglądacie setek ogłoszeń, dostajecie gotową selekcję z listą wymaganych dokumentów i ważnymi terminami.

Najbardziej oszczędzające czas: biblioteka Waszych poprzednich ofert, referencji, CV specjalistów i szablonów dokumentów jako baza wiedzy dostępna dla AI. Gdy przychodzi nowe postępowanie, AI sięga do tej bazy i składa pierwszą wersję z gotowych części. Zamiast pisać opis doświadczenia od zera dla każdej oferty, dostajecie wersję roboczą do dopasowania.

Te trzy podejścia można stosować niezależnie albo łączyć. Zaczyna się od tego, gdzie Wam ucieka najwięcej czasu: przy analizie SWZ, przy kompletowaniu dokumentów czy przy samym pisaniu.

Od czego zaczniemy w Waszej firmie

Zaczynamy od konkretnego postępowania. Bierzemy SWZ, którą właśnie analizujecie albo złożyliście ofertę w ostatnim miesiącu, i pokazujemy, co AI wyciągnie w kilka minut. Potem patrzymy razem: gdzie był ból, co przegapiliście, co pisaliście od zera zamiast z gotowych szablonów.

Na tej podstawie projektujemy narzędzie dopasowane do tego, jak Wasza firma startuje w przetargach. Ile postępowań miesięcznie, ile osób przygotowuje dokumenty, jakie branże i rodzaje zamówień, z jakich portali bierzecie ogłoszenia.

Chcecie zobaczyć, jak to wygląda w praktyce? Umówcie się na 15 minut rozmowy i przyjdźcie z jedną SWZ. Możecie też wcześniej sprawdzić, jak podobne narzędzia działają w polskich firmach: realne wdrożenia pokazują, gdzie firmy zyskują najwięcej czasu.