Jak AI może pilnować dostaw w Rabenie, Geisie i Pekaesie: palety, opóźnienia i reklamacje

AI podpinamy do myRaben, portalu Geis Online i eBOK Pekaes przez REST API albo pliki eksportu i od tej chwili regularnie, co kilkanaście minut, pobiera statusy przesyłek, numery listów przewozowych i dokumenty dostawy. Efekt praktyczny: zamiast ktoś z biura logistyki rano klikał po kolei w każde zlecenie, AI robi to samo i od razu pisze do klienta, gdy widzi opóźnienie albo brak potwierdzenia odbioru. Przy większym wolumenie, powiedzmy kilkudziesięciu palet tygodniowo u trzech różnych przewoźników, ta zmiana realnie odciąża logistykę.

Co wyciągamy z systemów Rabena, Geisa i Pekaesa

Każdy z tych trzech przewoźników gromadzi w swoim portalu podobny zestaw danych, choć interfejsy wyglądają inaczej. Z myRaben, Geis Online i eBOK Pekaes wyciągamy:

• Numer zlecenia i numer listu przewozowego (AWB): to para, która łączy Wasze wewnętrzne zlecenie z przesyłką po stronie przewoźnika. Bez AWB nie da się sprawdzić statusu ani pobrać dokumentów.
• Statusy przesyłki: typowe to "Przyjęto do realizacji", "W tranzycie", "W doręczeniu", "Dostarczono", "Próba doręczenia" i różne kody problemów jak "Nieobecny odbiorca", "Wymagana awizacja" albo "Towar uszkodzony". Każdy przewoźnik ma własne kody, ale treść jest zbliżona. AI normalizuje je do jednego formatu, niezależnie od tego, z którego portalu przyszły.
• Planowana data dostawy i rzeczywista data dostawy: właśnie te dwa pola pozwalają AI obliczyć opóźnienie i uruchomić powiadomienie.
• POD (Proof of Delivery): skan dokumentu z podpisem odbiorcy. Raben, Geis i Pekaes udostępniają go jako PDF po zamknięciu dostawy. Niektórzy klienci wymuszają POD jako warunek rozliczenia usługi. AI pobiera go automatycznie i dołącza do zamówienia w Waszym systemie.
• Dane przesyłki: ilość palet albo kolis, masa brutto, objętość. Przy drobnicy paletowej pojawia się też LDM (metry ładunkowe), który wpływa na cenę.
• Referencja własna: pole, które wypełniacie przy nadaniu przesyłki, zwykle numerem Waszego zamówienia lub faktury sprzedaży. Bez dobrze wypełnionego pola referencji własnej trudno automatycznie powiązać przesyłkę z zamówieniem w Waszym ERP albo WMS. To drobna rzecz technicznie, ale bez niej cała reszta wymaga ręcznej pracy.
• Protokół szkody: dokument sporządzany przez kierowcę na miejscu, gdy odbiorca zgłosi uszkodzenie przy dostawie. Bez tego dokumentu reklamacja jest znacznie trudniejsza do przeprowadzenia.

Faktury za transport to osobny strumień. Raben i Geis wysyłają faktury elektronicznie, do pobrania z portalu albo na maila, z rozbiciem na pozycje: fracht podstawowy, dopłata paliwowa, dopłata za ponadgabaryt, dopłata za termin ekspresowy. Pekaes działa podobnie. Te pozycje potem porównujemy ze zleceniami. Ale o tym za chwilę.

Jak fizycznie wygląda podłączenie do myRaben, Geis i Pekaes

Raben i myRaben API: Raben udostępnia REST API do integracji dla klientów biznesowych. Interfejs działa przez HTTPS z autoryzacją tokenem lub kluczem API. Żeby go dostać, trzeba odezwać się do Waszego opiekuna handlowego w Rabenie i złożyć wniosek do ich działu IT. To nie jest publiczne API z dokumentacją na stronie. Dają je klientom z odpowiednim wolumenem albo na wniosek, z podpisanym aneksem do umowy. API pozwala tworzyć zlecenia, pobierać statusy, generować etykiety i ściągać POD jako PDF.

Geis: Ma podobne podejście. Geis Online to ich portal klienta, a do integracji udostępniają REST API po kontakcie z działem obsługi klienta. Dostajecie dane dostępowe i dokumentację. Możliwości są zbliżone: tworzenie zleceń, śledzenie przesyłek, pobieranie dokumentów.

Pekaes: eBOK to ich portal klienta. Dostęp do danych przez API też wymaga osobnego wniosku. Pekaes obsługuje też wymianę plików EDI (XML lub CSV) dla firm, które wolą prostsze podejście bez pełnej integracji API. Jeśli wysyłacie kilkadziesiąt zleceń miesięcznie, często wystarczy automatyczny eksport z eBOK do folderu SFTP, a AI czyta stamtąd pliki bez potrzeby negocjowania pełnego dostępu API.

Jeśli Wasz wolumen jest za niski, żeby dostać API od któregoś z tych przewoźników, legalna alternatywa to regularny eksport ręczny albo półautomatyczny z portalu do pliku CSV. AI przetwarza ten plik co rano. Wolniejsze niż API w czasie rzeczywistym, ale daje te same dane i jest dobrym punktem startowym, zanim wolumen uzasadni pełną integrację.

Czego producenci nie udostępniają przez API: historycznych skanów z czytników, wewnętrznych notatek dyspozytorów i danych o trasach innych klientów. Zdjęcia szkód dostajecie zwykle przez portal w przeglądarce, nie zawsze przez API. Przy budowaniu integracji trzeba to sprawdzić konkretnie z danym przewoźnikiem.

Awizacje i alerty o opóźnieniach: co AI robi zamiast pracownika

Awizacja to powiadomienie do odbiorcy o planowanej dostawie z oknem czasowym. W myRaben, Geis Online i eBOK Pekaes awizacja bywa wymagana przy dostawie do magazynu z bramką albo do klienta końcowego, który musi być na miejscu. Gdy ktoś zapomni ją zarejestrować, kierowca zawraca i dostawa przepada. Nowy termin, dodatkowy koszt, sfrustrowany odbiorca.

AI podłączone do portalu przewoźnika wykrywa, gdy status zmienił się na "W doręczeniu", i wysyła automatyczną awizację do odbiorcy z szacowanym oknem dostawy. Jednocześnie sprawdza, czy zlecenie miało flagę "wymagana awizacja" i czy była zarejestrowana. Gdy jej nie ma, alertuje Waszego pracownika logistyki, zanim kierowca wyjedzie z magazynu przeładunkowego.

Typowy przypadek z biura: firma wysyła palety z komponentami do odbiorców produkcyjnych. Odbiorca potrzebuje dostawy przed uruchomieniem linii. Paleta wychodzi w poniedziałek z Rabena, planowana dostawa wtorek do 12:00. W środę rano nikt w biurze nie sprawdził, że status od poniedziałku wieczoru brzmi "Podjazd niemożliwy: brak awizacji". Odbiorca dzwoni zły, linia stała przez kilka godzin. AI pobiera statusy co 15 minut. Gdy pojawia się taki kod, natychmiast wysyła alert do pracownika logistyki i do odbiorcy z numerem AWB i informacją, co się dzieje.

Wiadomość do klienta nie jest generyczna. AI składa ją z konkretnych danych przesyłki: "Wasza paleta z zamówienia ZAM/2024/1183, list przewozowy [AWB], jest od wczoraj 18:30 ze statusem: próba dostawy nieudana. Kierowca nie zastał nikogo na magazynie. Prosimy o kontakt z Rabenem pod numerem podanym w portalu albo odpiszcie nam, uzgodnimy nowy termin." Klient dostaje coś konkretnego, nie "skontaktuj się z przewoźnikiem".

Przy pracy z kilkoma przewoźnikami naraz, powiedzmy Raben na trasach zachodnich, Geis na wschodzie i Pekaes do odbiorców hurtowych, AI normalizuje statusy z trzech różnych formatów do jednego widoku. Jedno miejsce, jeden zestaw reguł dla opóźnienia i jeden punkt powiadamiania.

Jak AI sprawdza faktury przewoźnika ze zleceniami

Faktura transportowa od Rabena, Geisa czy Pekaesa bywa długa. Kilkanaście pozycji, kody dopłat, niekiedy zbiorcze rozliczenie za miesiąc z setkami wierszy. Większość firm płaci te faktury bez szczegółowej weryfikacji, bo ręczne porównywanie każdej pozycji ze zleceniem to godziny pracy kogoś z biura.

AI robi to inaczej. Pobiera fakturę jako PDF lub XML, wyciąga pozycje i dla każdej szuka pasującego zlecenia po numerze AWB albo referencji własnej. Potem porównuje:

• Masę brutto: czy faktura nalicza masę zgodną z tym, co wpisaliście w zleceniu. Raben i Geis mierzą palety sami przy załadunku i mogą naliczyć korektę masy. AI wyłapuje, kiedy ta korekta przekracza tolerancję z umowy.
• Ilość palet lub kolis: czy liczba na fakturze zgadza się ze zleceniem.
• Dopłaty: awizacja, ponadgabaryt, dostawa do piętra, opłata za niezaładowanie na czas, korekta strefy. Każda dopłata ma swój kod w cenniku. AI sprawdza, czy ta dopłata była przewidziana w zleceniu lub umowie, czy pojawiła się bez podstawy.
• Strefa cenowa: czy naliczono właściwą strefę dla kodu pocztowego odbiorcy. Bywa, że system przewoźnika przypisuje adres do droższej strefy przez błąd w danych adresowych.

Wynik to zestawienie rozbieżności z komentarzem: "Pozycja 14, AWB 123456, naliczono dopłatę za awizację, brak awizacji w zleceniu. Pozycja 21, AWB 234567, masa na fakturze 1240 kg, masa w zleceniu 1180 kg, różnica 60 kg powyżej tolerancji z umowy." Pracownik logistyki dostaje gotową listę do weryfikacji, a nie surowy plik z setkami wierszy. U jednego klienta przy regularnym sprawdzaniu znaleźliśmy kilka takich pozycji miesięcznie. Nie jest to reguła, ale warto pilnować.

Jak AI przygotowuje reklamację szkodową z dokumentami

Uszkodzona paleta to sytuacja, w której goni czas. Raben, Geis i Pekaes mają własne regulaminy z terminami na złożenie reklamacji. Szkodę jawną, widoczną przy odbiorze, trzeba zwykle zgłosić w kilka dni roboczych od dostawy. Szkodę ukrytą, stwierdzoną po rozpakowaniu, w krótszym oknie. Żeby dotrzymać terminu, potrzeba komplet dokumentów zebrany szybko.

Lista tego, co zbieramy do reklamacji szkodowej:

• Protokół szkody sporządzony przez kierowcę przy odbiorze, z numerem z portalu przewoźnika.
• Zdjęcia uszkodzonego towaru i opakowania.
• List przewozowy (CMR lub AWB).
• Dowód wartości towaru: faktura zakupu albo sprzedaży.
• Opis szkody i kwota żądanego odszkodowania.

AI skraca etap przygotowania tak: pobiera z portalu przewoźnika numer protokołu szkody i dostępne zdjęcia, łączy te dane z Waszym zleceniem po AWB, pyta pracownika o wartość uszkodzonego towaru i opis szkody, a potem kompletuje formularz reklamacyjny. Raben, Geis i Pekaes mają własne formularze w swoich portalach, ale struktura jest zbliżona: dane przesyłki, opis zdarzenia, wartość roszczenia, załączniki.

AI przygotowuje gotowy formularz do złożenia z listą załączników i checklistą: "mam protokół szkody, mam zdjęcia, brakuje faktury towaru, proszę ją dodać przed wysłaniem". Zamiast kilkugodzinnego zbierania i składania, to jest kilkanaście minut pracy pracownika, który tylko uzupełnia brakujące dane i zatwierdza wysyłkę.

Przy okazji AI pilnuje terminów. Gdy status wskazuje na uszkodzenie, ustawia licznik i alertuje: "macie jeszcze trzy dni robocze na złożenie reklamacji z AWB 789012 u Rabena."

Od czego zacząć, żeby to działało u Was

Zacznijcie od jednego przewoźnika z największym wolumenem. Zwykle to Raben albo Geis dla firm z zachodnią Polską lub eksportem.

• Skontaktujcie się z opiekunem handlowym u przewoźnika i zapytajcie wprost o dostęp do API albo integrację EDI. Powiedzcie, że budujecie automatyczny monitoring statusów. Większość opiekunów zna ten temat i wie, do kogo w IT skierować wniosek.
• Sprawdźcie, czy Wasze zlecenia mają wypełnione pole referencji własnej. Bez tego automatyczne powiązanie przesyłki z zamówieniem w systemie będzie trudne i ręczna praca wróci bocznym wejściem.
• Zdecydujcie, komu AI ma wysyłać alerty o opóźnieniach: do klienta bezpośrednio, do pracownika logistyki, czy do obu. To decyzja procesowa, nie techniczna. Warto ją podjąć przed budowaniem integracji, a nie w jej trakcie.
• Zbierzcie kilka faktur z ostatnich miesięcy i sprawdźcie, jakie dopłaty się pojawiają i jakie mają kody. To daje podstawę do zbudowania reguł weryfikacji i oceny, co warto pilnować.

Na początku nie musicie spinać wszystkich trzech przewoźników naraz. Lepiej jeden porządnie niż trzy na pół gwizdka.

Chcecie wiedzieć, jak taka integracja wyglądałaby konkretnie u Was, przy Waszych przewoźnikach i wolumenie? 15 minut rozmowy wystarczy, żeby ocenić, od czego zacząć. Albo zobaczcie, jak podeszliśmy do podobnych tematów w realnych wdrożeniach.