Jak AI może dobierać części z TecDoc Catalogue po numerze VIN i co zyska Wasz warsztat?

AI może czytać dane z TecDoc Catalogue i dobierać części do konkretnych pojazdów po numerze VIN, sprawdzać zamienniki po numerze OE producenta oraz pilnować zleceń warsztatowych czekających na dostawę. Wymaga to podłączenia przez TecDoc Web Service (usługa SOAP firmy TecAlliance) albo pracy na danych z DMS lub programu hurtowni, który już ma licencję TecDoc i udostępnia te dane w ustrukturyzowanej formie. Na starcie asystent tylko czyta: zamawia i zatwierdza człowiek.

Gdzie w warsztacie i hurtowni ucieka czas przez katalog?

Każdy warsztat i każda hurtownia motoryzacyjna w Polsce zna ten widok. Sprzedawca trzyma słuchawkę przy uchu, obok otwarte okno TecDoc, wpisuje numer VIN albo tablicę rejestracyjną, przełącza między zakładkami, sprawdza, czy ta sama część nie jest pod innym numerem u drugiego producenta, a klient na drugiej linii czeka.

Przy intensywnym ruchu telefon dzwoni co kilka minut. Jeden klient pyta o klocki hamulcowe do Golfa VII 1.6 TDI rocznik 2015, inny czeka na filtr kabinowy do Focusa ST, mechanik z warsztatu obok pyta o zamiennik do numeru OE, bo oryginał jest za drogi albo niedostępny u żadnego z dostawców.

Gdzie konkretnie ucieka czas:

• Wyszukiwanie po VIN, gdy klient podaje go przez telefon z ulicy i nie jest pewien, czy odczytał dobrze siódmą cyfrę
• Sprawdzanie, czy dana część (np. tarcza hamulcowa Zimmermann) pasuje do konkretnej wersji silnikowej pojazdu, nie tylko do ogólnego modelu
• Porównywanie numerów OE z numerami katalogowymi zamienników (Febi, Bosch, Valeo, TRW) i weryfikacja, czy to rzeczywiście ta sama funkcja i te same wymiary montażowe
• Śledzenie zleceń warsztatowych, gdzie auto stoi na podnośniku, a część jeszcze nie dotarła albo zamówienie wisi bez potwierdzenia
• Odpowiadanie klientom na pytania o status naprawy, bo recepcja nie widzi na bieżąco, co dzieje się w hali

Typowo wygląda to tak, że sprzedawca jest jednocześnie konsultantem telefonicznym, operatorem katalogu i kontrolerem zamówień. AI może wziąć z tego sporo, zwłaszcza tę pierwszą warstwę: szybkie wyciąganie danych z katalogu i odpowiadanie na pytania o status.

Co AI może odczytać z TecDoc Catalogue?

TecDoc Catalogue to standard branżowy, nie jeden plik ani jedna baza. Dane dzielą się na kilka warstw, z których każda daje asystentowi inny zakres możliwości.

Dane pojazdu (Vehicle Data): Każdy pojazd ma swój identyfikator w TecDoc. Pod nim siedzą: marka (np. Volkswagen), model (Golf), typ nadwozia, zakres lat produkcji, pojemność i moc silnika, rodzaj paliwa, szczegółowy typ silnika (kod silnika). Gdy ktoś poda Wam numer VIN, AI rozkodowuje z niego dane pojazdu i dopasowuje właściwy identyfikator TecDoc do konkretnej wersji, nie tylko do ogólnego modelu.

Katalog artykułów (Article Data): Każda część ma numer katalogowy producenta (np. Bosch 0 986 494 436), numer OE producenta pojazdu i opis funkcji. W TecDoc te połączenia są opisane jako cross-references: z numeru OE możecie dojść do zamienników różnych producentów aftermarketowych, sprawdzić ich numery katalogowe i producenta.

Przypisania do pojazdu (Vehicle Linkages): To serce całego katalogu. Linkage mówi wprost: ta konkretna część pasuje do tego konkretnego pojazdu, od danego roku, do danego roku, z tymi atrybutami montażowymi (np. oś przednia, z ABS, średnica 300 mm, piasty z 5 otworami). Bez sprawdzenia linkage'u możecie sprzedać część, która pasuje do modelu, ale nie do tej konkretnej wersji silnikowej.

Atrybuty i kryteria wyszukiwania (Criteria / Attributes): Każda kategoria części (klocki hamulcowe, filtry oleju, amortyzatory) ma swoje kryteria: średnica, grubość minimalna, liczba tłoczków, typ mocowania. AI może filtrować po kryteriach, żeby zawęzić wyniki do faktycznie pasującej części, nie tylko do grupy artykułów z tej samej kategorii dla tego pojazdu.

Jak fizycznie podłączyć AI do TecDoc Catalogue?

TecDoc Catalogue nie jest otwartym serwisem, do którego każda firma może się podłączyć po rejestracji na stronie. Dostęp do danych kontroluje TecAlliance i wymaga formalnej umowy.

TecDoc Web Service (SOAP): Główna droga to usługa SOAP. TecAlliance udostępnia specyfikację WSDL i zestaw metod do odpytywania danych o pojazdach, artykułach, przypisaniach do pojazdów (linkages), numerach OE i zamiennikach (cross-references). Każde zapytanie wymaga autentykacji: provider key (klucz nadany przez TecAlliance) i danych logowania konta. Usługa zwraca dane w formacie XML. AI wywołuje te metody przez warstwę integracyjną, przetwarza wyniki i daje odpowiedź w ludzkim języku.

Co jest potrzebne, żeby to ruszyło:

• Aktywna umowa z TecAlliance na dostęp do TecDoc Web Service
• Provider key i dane dostępowe do serwisu
• Serwer z warstwą pośredniczącą (parser SOAP, opcjonalnie lokalny bufor dla najczęstszych zapytań)
• Uprawnienia do konkretnych endpointów, bo nie wszystkie zakresy danych są dostępne w każdym wariancie licencji

Pliki offline (Data Packages): TecAlliance udostępnia też paczki danych offline: eksportowane bazy w formacie własnym TecDoc, aktualizowane cyklicznie zgodnie z warunkami umowy. AI odpytuje wtedy lokalną kopię bazy na Waszym serwerze. Zaletą jest brak zależności od dostępności serwisu zewnętrznego i szybkość odpowiedzi. Wadą: nowe numery artykułów i nowe pojazdy pojawiają się w Waszej bazie z opóźnieniem wynikającym z częstotliwości aktualizacji.

Droga przez DMS lub hurtownię: Jeśli Wasz DMS (systemy klasy CDK, Kerridge, SAP dla dealerów, programy hurtowniane z wbudowanym katalogiem TecDoc) już ma licencję TecDoc i wystawia własne API, eksport albo raport z danymi katalogowymi, AI może korzystać z tej drogi zamiast bezpośredniego dostępu do TecAlliance. To często szybciej do uruchomienia, bo umowa jest już opłacona. Sprawdzacie z dostawcą programu, co udostępnia i w jakiej formie.

Czego TecAlliance nie udostępnia publicznie: Pełne dane katalogowe, w tym przypisania do pojazdów, nie są dostępne w żadnym otwartym endpoincie ani darmowym planie. Scraping stron z katalogiem TecDoc jest niezgodny z warunkami użytkowania. Jeśli chcecie korzystać z danych TecDoc w asystencie AI dla Waszej firmy, zaczynacie od rozmowy z TecAlliance albo od sprawdzenia, co Wasz DMS lub hurtownia już udostępnia. Na starcie cała konfiguracja działa w trybie wyłącznie do odczytu.

Pięć scenariuszy z warsztatu i hurtowni motoryzacyjnej

Klient dzwoni z numerem VIN i pyta o klocki hamulcowe. Sprzedawca przekazuje numer VIN asystentowi. AI rozkodowuje VIN: Volkswagen Golf VII, 1.6 TDI, 85 kW, rok produkcji 2016. Następnie odpytuje TecDoc: pobiera identyfikator pojazdu, szuka klocków hamulcowych pasujących do tego linkage, filtruje po osi przedniej. W kilka sekund zwraca sprzedawcy listę pasujących numerów katalogowych z producentami (Bosch, TRW, Jurid, Textar), numerem OE i atrybutami (np. z czujnikiem zużycia albo bez). Sprzedawca nie musi przeklikiwać okien.

Mechanik podaje numer OE i pyta o zamienniki. W zleceniu warsztatowym jest numer OE z rozkładówki fabrycznej: np. numer tarczy od producenta pojazdu. Mechanik pyta, co jest dostępne jako zamiennik i szybsze do zdobycia. AI wywołuje cross-references dla tego numeru OE, zwraca listę zamienników aftermarketowych z numerami katalogowymi i producentami. Mechanik wybiera, sprzedawca sprawdza dostępność w programie magazynowym.

Asystent pilnuje zleceń czekających na części. Każdego rana asystent przegląda otwarte zlecenia w DMS, wyłapuje te ze statusem "oczekuje na części" i sprawdza, które czekają ponad dwa dni. Dla każdego z nich weryfikuje, czy zamówienie do hurtowni zostało złożone i czy jest potwierdzenie dostawy. Kierownik warsztatu dostaje zestawienie rano: "3 pojazdy czekają na części ponad 48 godzin, zlecenie nr 2847 od 4 dni bez potwierdzenia". Nikt tego ręcznie nie zbiera.

Hurtownia, klient pyta czy część pasuje do jego auta. Warsztat wysyła zapytanie przez formularz albo e-mail: "Czy macie Febi 23583 i czy pasuje do Audi A4 B8 2.0 TDI rocznik 2011?". Asystent sprawdza w TecDoc linkage dla tego numeru katalogowego i dla tego identyfikatora pojazdu, zwraca odpowiedź: pasuje albo nie pasuje, z podaniem zakresu lat i typów silnikowych, do których jest przypisanie. Handlowiec dostaje gotową odpowiedź w kilka sekund.

Klient pyta przez formularz o status naprawy. Klient pisze: "Kiedy odbiorę mojego Passata, zlecenie 2851?". Asystent sprawdza zlecenie w DMS, widzi status (np. "oczekuje na akceptację kosztorysu przez klienta") i odpowiada. Jeśli kosztorys jest gotowy, a klient jeszcze nie zatwierdził, asystent sam o tym przypomina. Recepcja nie musi odbierać telefonu w tej sprawie.

Co zostaje po stronie człowieka i gdzie są granice?

AI przyspiesza wyszukiwanie i eliminuje ręczne przeklikiwanie katalogów. Ale kilka rzeczy zostaje tam, gdzie powinny być.

Ocena jakości zamiennika: AI poda Wam listę zamienników spełniających specyfikację TecDoc. Decyzja, czy polecić Ferodo premium czy tańszy zamiennik marki X konkretnemu klientowi, zależy od Waszej wiedzy o tym kliencie, jego oczekiwaniach i historii pojazdu.

Weryfikacja przy nietypowych pojazdach: Importy z USA, auta po lifcie, specjalne serie i modyfikacje fabryczne mogą mieć niezgodności w danych TecDoc. Doświadczony sprzedawca wyłapie to tam, gdzie AI zwróci wynik "brak dopasowania" albo zbyt szeroką listę artykułów.

Negocjacje i obsługa reklamacji: Klient, który wrócił z nieodpowiednią częścią, potrzebuje rozmowy z człowiekiem, nie z asystentem.

Zatwierdzanie zamówień: Na starcie żadne zamówienie nie idzie automatycznie. AI przygotowuje rekomendację, człowiek zatwierdza. To świadoma decyzja, nie ograniczenie techniczne, żeby zanim asystent dostanie więcej autonomii, Waszy pracownicy zobaczyli, jak odpowiada na realnych zapytaniach.

Od czego zaczynamy wdrożenie?

Konkretne kroki, bez skakania na głęboką wodę od razu:

• Sprawdzacie, skąd macie dane TecDoc. Czy macie bezpośredni dostęp do TecDoc Web Service przez TecAlliance, czy dane idą przez DMS albo program hurtowni? Zbieracie dane dostępowe i sprawdzacie, jakie zakresy danych są objęte Waszą licencją.
• Wybieracie jeden obszar na start. Albo dobieranie części po VIN, albo sprawdzanie zamienników po OE. Jeden scenariusz, który będzie testowany na realnych zapytaniach.
• Uruchamiacie warstwę integracyjną na Waszym serwerze. Parser SOAP do TecDoc Web Service (albo połączenie z bazą offline). Na tym etapie wyłącznie odczyt, żadne dane nie są modyfikowane.
• Podłączacie asystenta do jednego stanowiska. Sprzedawca testuje na realnych zapytaniach przez tydzień. Liczycie, ile razy AI dał właściwą odpowiedź za pierwszym razem i gdzie wymagał korekty.
• Rozszerzacie o dane zleceń z DMS. Gdy dobieranie części działa, dołączacie zlecenia warsztatowe: asystent widzi zlecenie i dobiera część w kontekście konkretnego pojazdu ze zlecenia, nie abstrakcyjnego VIN podanego przez telefon.
• Definiujecie granice dla komunikacji z klientem. Zanim asystent odpowiada klientowi bezpośrednio (formularz, SMS, chat), ustaliliście, co mówi sam, a co trafia do człowieka: reklamacje, kosztorysy powyżej określonej wartości, specjalne zamówienia importowe.

Realne wdrożenia pokazują, że pierwsze wyniki widać po kilku tygodniach od uruchomienia pierwszego scenariusza. Nie po roku projektowania. Sprawdźcie realne wdrożenia u firm z branży motoryzacyjnej, które już testują takie podejście, albo porozmawiajcie z nami przez 15 minut, żeby ocenić, czy Wasz DMS i dostęp do TecDoc pozwolą uruchomić asystenta szybko.