Jak AI korzysta z danych ISOF (Heuthes) i Madar: faktury, obieg dokumentów i wyniki sprzedaży bez otwierania ERP

AI da się podłączyć do ISOF od Heuthes i do Madar przez ich API i od razu zbudować asystenta, który odpowiada właścicielowi na pytania o faktury, stany magazynowe, zaległości i wyniki sprzedaży. Oba systemy działają w przeglądarce, mają centralne repozytoria danych i udostępniają interfejsy do integracji. Zamiast klikać po zakładkach, właściciel pisze pytanie i dostaje odpowiedź opartą na danych z dzisiaj.

ISOF i Madar w przeglądarce: co to zmienia dla integracji z AI

Starsze systemy ERP zainstalowane lokalnie na komputerach wymagały bezpośredniego dostępu do plików bazy danych albo połączenia z serwerem w sieci wewnętrznej. ISOF i Madar działają inaczej. Dane są na serwerze producenta lub własnym, a cały dostęp odbywa się przez HTTPS. Integracja z AI przebiega więc tak samo jak podłączenie dowolnej innej aplikacji: przez API z tokenem autoryzacyjnym, bez instalowania czegokolwiek na komputerach pracowników.

ISOF od Heuthes ma REST API obsługujące pobieranie dokumentów sprzedaży i zakupów, operacje na kartotece kontrahentów, dane z modułu CRM i statusy dokumentów w obiegu. Madar podobnie udostępnia interfejsy do odczytu danych, choć zakres zależy od wersji i konfiguracji. Na pierwszym spotkaniu z klientem zawsze sprawdzamy, które moduły są aktywne i jakie uprawnienia ma konto API, bo nie każda firma korzysta ze wszystkich części systemu.

Jakie dane wyciągamy i z których modułów

Zanim postawisz asystenta, trzeba wiedzieć, co właściwie chcesz z tych systemów wyciągnąć. Z doświadczenia najczęściej pracujemy z pięcioma obszarami:

• Faktury i rozrachunki: numer dokumentu FS lub FZ, data wystawienia, termin płatności, kwota brutto, kontrahent, status zapłaty. W ISOF pole "status rozrachunku" od razu mówi, czy faktura jest otwarta, częściowo zapłacona czy zamknięta. W Madar rejestr należności i zobowiązań daje pełny obraz bez przeliczania czegokolwiek ręcznie.
• Magazyn: bieżące stany towarów, dokumenty WZ (wydanie zewnętrzne) i PZ (przyjęcie zewnętrzne), historia ruchów na indeksach towarowych. Przydatne, gdy właściciel pyta: "ile jeszcze mamy towaru X?" albo "kiedy ostatnio przyjęliśmy dostawę od tego kontrahenta?"
• CRM i kontrahenci: kartoteka klientów z przypisanym opiekunem, historia działań, szanse sprzedaży z etapem i szacowaną wartością. W ISOF te dane są w module CRM, w Madar w kartotece kontrahentów i powiązanych dokumentach.
• Kadry i HR: karty urlopowe, nieobecności, umowy. Dostęp do tych danych ograniczamy z reguły do konkretnych ról.
• Obieg dokumentów (workflow): który dokument jest na jakim etapie, kto jest akceptantem, od kiedy czeka. To moduł szczególnie rozbudowany w ISOF i tu AI potrafi zrobić dużo dobrego.

Nie trzeba brać wszystkiego naraz. U jednego klienta zaczęliśmy wyłącznie od należności i modułu sprzedaży, bo właściciel miał konkretny problem: nie wiedział na bieżąco, kto ma przeterminowane płatności. Kadry i workflow doszły dopiero trzy miesiące później, gdy zobaczył, że to naprawdę działa.

Jak AI odpowiada właścicielowi na pytania o bieżące wyniki

Asystent podłączony do ISOF lub Madar nie generuje raportów w tradycyjnym sensie. Właściciel pisze pytanie w języku polskim i dostaje odpowiedź ze świeżych danych. Bez otwierania systemu, bez filtrowania dat, bez eksportu do Excela.

Pytania, które realnie padają:

• "Które faktury od klientów są przeterminowane powyżej 14 dni?"
• "Co sprzedał Kowalski w tym miesiącu i jak to wygląda w porównaniu do poprzedniego?"
• "Który klient ma największą zaległość i od kiedy?"
• "Ile mamy niezapłaconych zobowiązań do końca tygodnia?"
• "Jaki jest stan magazynowy towaru o indeksie ABC-001?"

AI tłumaczy pytanie na zapytanie do API, pobiera odpowiednie rekordy i formułuje odpowiedź. Jeśli dane wymagają zestawienia, grupuje je: sprzedaż po handlowcach z sumaryczną wartością faktur, liczbą transakcji i listą obsługiwanych klientów. Typowo wygląda to tak, że właściciel dostaje odpowiedź w kilka sekund, zamiast kilkunastu minut szukania po zakładkach systemu.

Niezaakceptowane dokumenty w obiegu: gdzie AI pilnuje najlepiej

Moduł workflow w ISOF obsługuje obieg dokumentów: faktury zakupowe, zamówienia, umowy i inne przechodzą przez zdefiniowane etapy z przypisanymi akceptantami. Problem znany każdej firmie: dokument trafi na etap "weryfikacja merytoryczna" i stoi tam cztery dni, bo opiekun zapomniał, był na urlopie albo po prostu tego dnia nie wszedł do systemu.

AI podłączone do ISOF monitoruje te statusy i może działać na dwa sposoby. Pierwszy: odpowiada na pytanie właściciela "co teraz utknęło w obiegu?" z listą dokumentów, etapem i czasem oczekiwania. Drugi: działa proaktywnie i wysyła przypomnienie do konkretnej osoby przez e-mail lub komunikator, gdy dokument czeka dłużej niż ustalony próg.

U klienta z branży handlowej ustawiliśmy próg na 48 godzin. Co dzień rano właściciel dostaje listę: które FZ-ki czekają na akceptację, na jakim etapie i przez kogo. Zniknął problem "zapomniałem zaakceptować", bo kierownik widzi to bez wchodzenia do ISOF.

W Madar obieg dokumentów jest prostszy, ale i tu AI może pilnować terminów płatności zobowiązań: trzy dni przed terminem wysyła alert do osoby odpowiedzialnej za przelewy. Drobna rzecz, a eliminuje spóźnienia, które psują relacje z dostawcami.

Zestawienia sprzedaży po handlowcach: co AI naprawdę robi z tymi danymi

ISOF i Madar przypisują dokumenty sprzedaży do konkretnego opiekuna lub handlowca. To oznacza, że z każdej faktury FS można wyciągnąć nie tylko kwotę i klienta, ale też kto obsługiwał dane konto. AI grupuje te dane i odpowiada na pytania porównawcze: jak wypadł każdy handlowiec w bieżącym miesiącu, kto realizuje założenia, kto ma przestój.

Ale to nie wszystko. Asystent może wyłapać anomalie, których nie widać w tabelce. Klient, który regularnie kupował co dwa tygodnie, milczy od pięciu tygodni. Handlowiec, który wystawia dużo faktur, ale o małej wartości, podczas gdy miesiąc wcześniej było odwrotnie. Te wzorce trudno zauważyć przeglądając raporty ręcznie, bo wymagają porównania z poprzednim okresem. AI robi to przy każdym pytaniu, bez dodatkowego klikania.

Kadry w ISOF i Madar: co ma sens, a co wymaga ostrożności

AI może odpowiadać na pytania takie jak "kto jest na urlopie w tym tygodniu?", "kiedy wraca Jankowski z L4?" albo "ilu pracowników ma umowy kończące się w następnym kwartale?". To przydatne dla kierowników zarządzających kilkunastoma lub kilkudziesięcioma osobami.

Dane o wynagrodzeniach, składkach i szczegółach umów to osobna kategoria. Dostęp do nich w AI przyznajemy wyłącznie wskazanym rolom i nie wchodzi to do wspólnego asystenta firmowego. Warto ustalić to na początku wdrożenia, bo poprawienie uprawnień po fakcie jest możliwe, ale wymaga ponownego testowania całości.

Od czego zaczynamy wdrożenie w ISOF lub Madar

Pierwsze spotkanie to zawsze audyt: sprawdzamy, jakie moduły są aktywne, czy API jest dostępne i z jakimi uprawnieniami oraz jakie pytania właściciel chce zadawać asystentowi. Bez tego możemy zbudować integrację, która odpowiada na pytania, których nikt nie zadaje.

Kolejne kroki:

• Ustawiamy połączenie read-only do wybranych modułów (sprzedaż i rozrachunki to zwykle punkt startowy)
• Definiujemy zakres pytań i testujemy na realnych danych z systemu klienta
• Uruchamiamy pilota z właścicielem lub wybraną osobą przez 2-4 tygodnie
• Rozszerzamy o kolejne moduły: workflow, CRM, kadry, w zależności od potrzeb

Ważna zasada, którą stosujemy zawsze: AI nie pisze do systemów, nie wystawia faktur i nie akceptuje dokumentów. Czyta i odpowiada. To celowe ograniczenie, które eliminuje ryzyko pomyłek i ułatwia uzyskanie zgody na wdrożenie od wszystkich zainteresowanych w firmie.

Jeśli korzystasz z ISOF lub Madar i chcesz sprawdzić, jakie pytania asystent mógłby za Ciebie odpowiadać, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też zobaczyć, jak działało to u innych firm: realne wdrożenia pokazują konkretne przypadki z polskich przedsiębiorstw.