Jak AI czyta oferty i klientów z Galactica Virgo i co zyska Wasze biuro nieruchomości?

Biuro nieruchomości korzystające z Galactica Virgo może podłączyć asystenta AI do swoich danych i obsługi klientów. Asystent czyta bazę ofert, historię kontaktu z klientami i dane agentów, a potem przygotowuje odpowiedzi, dopasowuje propozycje i pilnuje terminów umów pośrednictwa. Decyzje, negocjacje i finalizacja transakcji zostają przy agencie, ale czas spędzony na rutynowej korespondencji i szukaniu informacji w systemie wyraźnie się skraca.

Jak wygląda dzień w biurze, które pracuje na Virgo

Virgo to środek ciężkości pracy w biurze nieruchomości. Tu wchodzą nowe oferty, tu zapisują się klienci z zapytaniami, stąd idą eksporty na Otodom, Morizon, Gratka i kilkaset innych portali. Producent podaje ponad 1700 serwisów w eksporcie, ponad 11,5 tysiąca agentów i 1,4 miliona ofert w systemie.

W praktyce dzień agenta wygląda tak: rano przegląda nowe zapytania z portali, sprawdza, które oferty pasują do konkretnego klienta, i siada do odpowiedzi. Jedno zapytanie zajmuje kilka minut. Przy kilkunastu dziennie dochodzi do kilku godzin tygodniowo na samą korespondencję. Do tego dochodzą pytania telefoniczne o szczegóły oferty, prośby o materiały zdjęciowe i informacje o tym, kiedy można obejrzeć mieszkanie.

Zarządcy i właściciele biur dorzucają własne pytania: który agent zamknął ile transakcji, jakie oferty czekają najdłużej na kupca, kiedy kończą się umowy pośrednictwa z właścicielami. Wszystko jest w systemie. Ale żeby odpowiedzieć, ktoś musi usiąść i poszukać. I właśnie tu AI robi różnicę, nie przez zastąpienie agenta, ale przez skrócenie czasu, który idzie na szukanie i pisanie.

Jakie dane z Virgo asystent AI może czytać

Galactica Virgo przechowuje kilka typów danych, które są bezpośrednio przydatne asystentowi:

• Oferty: typ nieruchomości, powierzchnia, liczba pokoi, piętro, stan techniczny, opis, cena, zdjęcia, adres, status (aktywna, zarezerwowana, sprzedana). To podstawa do dopasowywania propozycji dla klientów i do odpowiadania na pytania z portali.
• Klienci i preferencje: historia kontaktu, zapisane kryteria wyszukiwania, notatki agenta z rozmów, etap w procesie (nowy kontakt, oglądał ofertę, negocjuje, zrezygnował). Im lepiej prowadzone karty klientów, tym trafniejsze odpowiedzi asystenta.
• Agenci: przypisanie do ofert i klientów, obciążenie pracą, zamknięte transakcje. Przydatne przy rozdzielaniu nowych zapytań albo przy raporcie dla właściciela biura.
• Strony www biura: Virgo ma kreator stron, który wyświetla oferty z tej samej bazy. Ta sama pula danych zasila zarówno wewnętrzne narzędzia biura, jak i stronę widoczną dla klientów z zewnątrz.

Typowo wygląda to tak, że klient pisze maila: "szukam mieszkania trójpokojowego na Mokotowie, do 800 tysięcy, z miejscem parkingowym". Agent wie, gdzie sprawdzić, ale przejrzenie bazy i napisanie odpowiedzi z konkretnymi propozycjami zajmuje czas. Asystent robi to w sekundy, korzystając z tych samych danych, do których agent ma dostęp w Virgo.

Jak fizycznie podłączyć AI do Galactica Virgo

To pytanie, na które warto odpowiedzieć uczciwie. Galactica Virgo nie opisuje publicznie udokumentowanego REST API dla zewnętrznych integracji na swojej stronie. Nie wiadomo też, czy taki interfejs istnieje w ramach umowy enterprise lub wsparcia technicznego producenta. Zanim cokolwiek zbudujemy, warto zapytać Galactikę wprost.

Co natomiast wiadomo z dokumentacji producenta: Virgo eksportuje oferty w czasie rzeczywistym do ponad 1700 serwisów. Żeby to działało, dane muszą być dostępne w ustrukturyzowanej formie, prawdopodobnie jako plik XML lub feed, który portal odbiera i wyświetla. Taki feed, o ile biuro ma do niego dostęp lub może go wygenerować, jest pierwszym legalnym wejściem dla AI.

Legalne drogi dostępu do danych wyglądają następująco:

• Eksport ofert z systemu: jeśli Virgo pozwala wygenerować plik z bazą ofert w formacie XML, CSV lub Excel, asystent AI może go czytać i odświeżać cyklicznie. Dane mają kilka minut lub godzin opóźnienia, ale do większości scenariuszy to wystarczy.
• Konto użytkownika z uprawnieniami do odczytu: asystent loguje się do Virgo na wydzielonym koncie i pobiera dane przez interfejs, do którego ma dostęp. Na start tylko odczyt, bez jakiejkolwiek możliwości edycji bazy.
• Bezpośrednia baza danych: jeśli Virgo jest zainstalowane na serwerze biura, a nie tylko w chmurze producenta, integracja może iść przez bazę SQL. Wymaga rozmowy z dostawcą o strukturę bazy i wyraźnej zgody na taki dostęp.
• Zapytanie do producenta: warto spytać Galactikę wprost o możliwości API lub integracji partnerskiej. Producenci oprogramowania dla biur nieruchomości coraz częściej udostępniają interfejsy integratorom, zwłaszcza gdy wdrożenie dotyczy kilku biur naraz.

Na start uruchamiamy tylko odczyt. Asystent czyta dane i przygotowuje materiały. Agent decyduje, czy wysłać, zatwierdza zmiany w systemie i zamyka transakcje sam. Żadnej automatycznej edycji bazy w pierwszej fazie.

Cztery scenariusze, które realnie odciążają agentów

Zapytanie o ofertę z portalu. Klient pisze przez Otodom albo bezpośrednio na maila biura: "Czy mieszkanie przy Wiślanej jest dostępne? Kiedy można obejrzeć?". Agent ma kilkanaście takich wiadomości dziennie. Asystent sprawdza status oferty w Virgo, sprawdza kalendarz agenta przypisanego do tej oferty i przygotowuje gotową wiadomość z potwierdzeniem dostępności i propozycją terminu. Agent przegląda, klika "wyślij". Zamiast pisać od nowa, zatwierdza gotowe.

Dopasowanie ofert do klienta z konkretnymi kryteriami. Klient dzwoni: "szukamy dwójki albo trójki, Kraków Podgórze, do 650 tysięcy, może być do remontu". Agent wprowadza lub już ma w Virgo zapisane preferencje. Asystent przegląda aktywne oferty i przygotowuje zestawienie tych, które pasują. Trzy, cztery propozycje z kluczowymi parametrami i linkami do kart w systemie. Agent wybiera, które pokazać klientowi, i umawia prezentację.

Raport dla właściciela biura. Właściciel pyta w poniedziałek rano: "ile ofert zeszło w zeszłym tygodniu, które zalegają powyżej 90 dni, kto ma najwyższe obciążenie?". Bez asystenta ktoś siada i przegląda system albo eksportuje do Excela i liczy. Z asystentem: pytanie pada w rozmowie, asystent czyta dane z Virgo i odpowiada zestawieniem. Bez liczb z głowy, z danymi z systemu za konkretny okres.

Pilnowanie terminów umów pośrednictwa. Umowy pośrednictwa mają datę końcową. Gdy mija, biuro traci wyłączność albo konieczne jest odnowienie kontaktu z właścicielem nieruchomości. W biurze z kilkudziesięcioma ofertami trudno to śledzić ręcznie. Asystent czyta daty z Virgo i co tydzień generuje listę umów, którym zostało mniej niż 30 dni. Agent kontaktuje się z właścicielem z wyprzedzeniem, nie w ostatniej chwili. To drobna rzecz, która potrafi uratować relację z klientem wystawiającym.

Co zostaje przy agencie i gdzie asystent się zatrzymuje

To ważna rozmowa do przeprowadzenia przed wdrożeniem. Asystent AI czyta dane i przygotowuje materiały. Nie zastępuje agenta w rzeczach, które wymagają oceny i relacji.

Zostają przy agencie:

• Negocjacje ceny i warunków transakcji
• Ocena, czy oferta jest wyceniona uczciwie w stosunku do aktualnego rynku w danej lokalizacji
• Budowanie relacji z klientem, który kupuje mieszkanie po raz pierwszy i potrzebuje prowadzenia przez cały proces, od umowy przedwstępnej po akt notarialny
• Decyzja o tym, któremu klientowi zaproponować daną ofertę jako pierwszemu
• Kontakt z właścicielem nieruchomości w trudnych momentach, na przykład gdy oferta stoi długo albo klient wycofuje się z transakcji
• Zatwierdzenie każdej wiadomości, którą asystent przygotował do wysłania

Asystent się myli, gdy dane w Virgo są niekompletne lub nieaktualne. Jeśli agent nie zaktualizował statusu oferty po rezerwacji, asystent będzie pisał klientom o "dostępnym" mieszkaniu, które już nie jest dostępne. U jednego z klientów, z którym pracowaliśmy, pierwsze tygodnie wdrożenia pokazały właśnie to: kilka ofert bez opisów, daty umów pośrednictwa wpisywane nieregularnie, notatki z rozmów telefonicznych tylko w głowach agentów. Wdrożenie AI ujawniło luki i jednocześnie zmotywowało biuro do zasypania ich. Efekt uboczny, ale przydatny.

Jeden schemat powtarza się zawsze: notatki z rozmów telefonicznych z klientami. Jeśli agent prowadzi je na kartce albo nie wpisuje do Virgo, asystent nie ma do nich dostępu i nie może uwzględnić tych informacji przy dopasowywaniu ofert. Im lepiej wypełnione karty klientów w CRM, tym trafniejsze propozycje asystenta.

Od czego zaczyna się wdrożenie w biurze nieruchomości

Poniżej kroki, które sprawdzają się przy pierwszym uruchomieniu:

• Przejrzenie bazy w Virgo. Sprawdzamy, jak kompletne są dane ofert i klientów. Oferty bez opisów, z jednym zdjęciem albo bez statusu to miejsca, gdzie asystent będzie dawał słabe odpowiedzi. Nie trzeba naprawiać wszystkiego naraz, ale warto wiedzieć, z czym startujemy.
• Ustalenie drogi dostępu do danych. Eksport XML, konto użytkownika czy pytanie do producenta o API. To zależy od umowy z Galactiką i rodzaju hostingu Virgo: chmura producenta daje mniej swobody niż instalacja na własnym serwerze biura.
• Wybór dwóch, trzech scenariuszy na start. Nie robimy wszystkiego naraz. Najczęściej zaczynamy od dopasowywania ofert do zapytań i od raportów tygodniowych dla właściciela. To daje efekt szybko i bez ryzyka.
• Uruchomienie na odczycie. Asystent czyta, przygotowuje, agent zatwierdza i wysyła. Przez pierwsze tygodnie sprawdzamy jakość dopasowań i poprawiamy instrukcje.
• Ocena i rozszerzenie. Po kilku tygodniach wiadomo, które scenariusze działają i gdzie warto dołożyć kolejne. Pilnowanie terminów umów albo obsługa zapytań posprzedażowych to naturalne kolejne kroki.

Zanim zaczniemy, warto sprawdzić jedną rzecz: czy Wasza umowa z Galactiką pozwala na dostęp do danych przez zewnętrzne narzędzia. Większość producentów tego nie zabrania, ale dobrze to potwierdzić wcześniej, nie w połowie wdrożenia.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak taki asystent pracuje na realnych danych z biura nieruchomości, zapraszamy na 15 minut rozmowy. Możecie też zajrzeć do realnych wdrożeń, żeby zobaczyć, co zrobiliśmy w podobnych branżach.