Integracja AI z Comarch ERP XL: asystent na żywych danych dla producenta i dystrybutora

Zarząd pyta o marżę na zamówieniu złożonym w zeszłym tygodniu. Kierownik sprzedaży musi wejść do Comarch ERP XL, otworzyć dokument ZS, sprawdzić powiązaną fakturę, może zestawić to z kosztami zakupu. Zajmuje to kilkanaście minut, a jeśli potrzebna jest jeszcze historia rozrachunków z tym kontrahentem, to dochodzi kolejne wejście do innego modułu. Tymczasem szef produkcji czeka na odpowiedź, czy dany wyrób w ogóle wyjdzie z zakładu na czas, bo nie wie, czy komponenty są na magazynie.

Ten artykuł dotyczy konkretnie Comarch ERP XL, czyli systemu, który trafia do firm produkcyjnych i dużych dystrybutorów. To inny poziom złożoności niż Optima czy InsERT. Więcej modułów, więcej dokumentów, powiązania między zleceniami produkcyjnymi a zamówieniami klientów, warstwa WMS, wielomagazynowość. I właśnie dlatego potencjał AI jest tutaj większy: jest więcej danych, których nikt nie ogarnuje ręcznie w rozsądnym czasie.

Co siedzi w Comarch ERP XL i skąd to wyciągamy

Typowa firma produkcyjna lub handlowa korzysta z kilku modułów XL jednocześnie. Każdy z nich ma własne dokumenty i tabele. Przy integracji z AI nie podłączamy wszystkiego naraz, tylko dobieramy zakres do tego, jakie pytania mają faktyczni użytkownicy asystenta.

Ze Sprzedaży wyciągamy przede wszystkim dokumenty ZS (Zamówienia Sprzedaży) z pozycjami, terminami realizacji, statusami i przypisanymi opiekunami handlowymi. Do tego FS (Faktury Sprzedaży) z marżą na poziomie dokumentu i pozycji oraz WZ (Wydania Zewnętrzne) powiązane z zamówieniami. Historia transakcji na kartotece kontrahenta też jest dostępna i przydaje się przy pytaniach zarządu.

Z Produkcji sięgamy po ZP (Zlecenia Produkcyjne): planowany i rzeczywisty termin, status realizacji, powiązaną technologię wyrobu, raportowane operacje. Ważne jest też powiązanie ZP z ZS, czyli informacja o tym, które zamówienie klienta napędza dane zlecenie. Bez tego AI nie potrafi ocenić, czy opóźnienie produkcyjne przekłada się na realne ryzyko dla konkretnego kontrahenta.

Z Magazynu i WMS wyciągamy stany magazynowe na lokacjach, dostępność towaru po uwzględnieniu rezerwacji, dokumenty PZ (Przyjęcia Zewnętrzne), MM (Przesunięcia Magazynowe) i historię ruchów dla indeksów. To szczególnie istotne, gdy firma ma kilka magazynów lub wielopoziomową strukturę lokacji.

Z Finansów bierzemy otwarte rozrachunki: należności i zobowiązania z datami wymagalności, stany per kontrahent, powiązania z dokumentami handlowymi. Z CRM pobieramy kartoteki kontrahentów z historią kontaktów, opiekunami i segmentacją.

Zlecenia produkcyjne i opóźnienia: gdzie asystent robi różnicę

Firmy produkcyjne mają specyficzny problem z informacją. Zlecenia ZP istnieją w systemie, ale ich aktualny status zna de facto kierownik produkcji. Handlowiec dowiaduje się o opóźnieniu od klienta, a nie odwrotnie.

Asystent podłączony do modułu Produkcji może odpowiadać na pytania w czasie rzeczywistym:

• status konkretnego zlecenia ZP: co jest w realizacji, co zablokowane, co zakończone
• lista zleceń z przekroczonym planowanym terminem realizacji
• powiązanie ZP z zamówieniem klienta, czyli które ZS jest zagrożone przez dane opóźnienie
• dostępność komponentów na magazynie WMS dla otwartych zleceń

U jednego z klientów, producenta elementów metalowych, standardowa procedura wyglądała tak: handlowiec dostawał pytanie od klienta o termin dostawy, szedł do kierownika produkcji, ten sprawdzał w XL, odpisywał przez Teamsy. Cały obieg zajmował od kilku minut do kilku godzin, zależnie od dostępności ludzi. Po podłączeniu asystenta handlowiec pyta bezpośrednio, a odpowiedź zawiera status ZP, planowaną datę zakończenia i ewentualną informację o brakach komponentów na WMS. Kierownik produkcji nie obsługuje już takich pytań ręcznie.

Ważna uwaga: AI nie zmienia żadnych danych w systemie. Czyta i odpowiada. Aktualizacje statusów, raportowanie operacji, zamknięcie zlecenia: to nadal robi człowiek w Comarch ERP XL.

Zarząd pyta o marże i zaległości: bez Excela i bez czekania

To pytania, które słyszymy od właścicieli i menedżerów najczęściej:

• "Jaka jest marża na zamówieniu dla firmy X?"
• "Które faktury są przeterminowane powyżej 30 dni i na jaką kwotę?"
• "Ile obrotu zrobiliśmy z tym kontrahentem w tym roku?"
• "Kto z handlowców ma najniższą marżę w tym miesiącu?"
• "Czy firma Y ma u nas jakieś zaległości przed wysyłką kolejnego zamówienia?"

Każde z tych pytań można zadać asystentowi, który sięga po odpowiedź bezpośrednio do Comarch ERP XL. Nie do raportu sprzed tygodnia. Do aktualnych danych.

Marże dostępne w systemie pochodzą z FS i powiązanych dokumentów zakupowych. Jeśli firma ma prawidłowo skonfigurowaną metodę wyceny zapasów (FIFO albo średnia ważona), marża na pozycji dokumentu jest wiarygodna. Asystent ją czyta i prezentuje bez konieczności wchodzenia w szczegóły dokumentu przez menedżera.

Rozrachunki to osobna wartość. Wyciągamy otwarte pozycje z modułu Finansów, filtrujemy po dacie wymagalności i kontrahencie. Asystent może codziennie rano zestawiać listę przeterminowanych należności i dostarczać ją właścicielowi bez żadnego ręcznego ściągania danych. Zamiast tygodniowego raportu: codzienna, automatyczna informacja z systemu.

Magazyn WMS i zakupy: logistyka bez pośredników

W firmach z WMS w Comarch ERP XL stany magazynowe są szczegółowe. Towar jest na konkretnej lokacji, zarezerwowany pod konkretne zamówienie, może być zablokowany do kontroli jakości. Odpowiedź na pytanie "czy mamy 300 sztuk artykułu X" wymaga rozróżnienia między stanem rzeczywistym a dostępnym, czyli po odjęciu aktywnych rezerwacji.

Asystent może odpowiadać na takie pytania:

• stan dostępny na konkretnym magazynie lub łącznie
• planowane przyjęcia z otwartych ZZ (Zamówień Zakupu) powiązanych z konkretnym indeksem
• historia ruchów danego towaru w zadanym przedziale czasu
• które otwarte zlecenia produkcyjne potrzebują komponentu, którego brakuje na stanie

Po stronie zakupów asystent może sprawdzać, które ZZ czekają na realizację od dostawców i jak to przekłada się na ciągłość produkcji. Zamiast ręcznego zestawiania danych z modułu Zakupy i WMS: jedno pytanie, jedna odpowiedź złożona z danych z obu źródeł.

Kontrahent jako całość: CRM, sprzedaż i finanse w jednej odpowiedzi

W Comarch ERP XL kontrahent ma jedną kartotekę, ale dane o nim siedzą w różnych modułach. Historia zamówień jest w Sprzedaży, rozrachunki w Finansach, kontakty i notatki w CRM, historia zakupów w Zakupach. Przejście między tymi widokami w systemie to kilka kliknięć i sporo czasu.

Asystent może złożyć te informacje w jedną odpowiedź. Handlowiec przed rozmową z klientem pyta o podsumowanie kontrahenta i dostaje: ostatnie trzy zamówienia z ich statusami, aktualny stan rozrachunków (czy są zaległości, na ile dni), przypisanego opiekuna w CRM i datę ostatniego zarejestrowanego kontaktu. To działa szczególnie dobrze w firmach, gdzie handlowiec obsługuje kilkudziesięciu klientów i nie pamięta szczegółów każdego z nich bez zaglądania do systemu.

Jak technicznie spinamy AI z Comarch ERP XL

Comarch ERP XL oferuje API oraz dostęp przez warstwę bazodanową. Metoda podłączenia zależy od wersji systemu, konfiguracji IT u klienta i zakresu danych, do których chcemy sięgać. W każdym przypadku dostęp jest wyłącznie do odczytu: asystent AI nie ma możliwości modyfikowania danych w systemie. To zasada, od której nie robimy wyjątków.

Zakres danych dostępnych dla asystenta ustalamy na początku projektu i dokumentujemy. Jeśli firma ma działy z różnymi uprawnieniami, np. marże widoczne tylko dla zarządu, a stany magazynowe dla logistyki, wbudowujemy to w warstwę dostępu od pierwszego dnia. Każdy użytkownik asystenta widzi tyle, ile powinien.

Dane z XL mogą być zasilane na dwa sposoby: bezpośrednio w czasie rzeczywistym przy każdym pytaniu albo przez warstwę pośrednią, która synchronizuje dane w krótkich interwałach. Wybór zależy od wymagań co do aktualności odpowiedzi i obciążenia systemu produkcyjnego.

Od czego zaczynamy

Projekt zaczyna się od dwóch prostych pytań. Po pierwsze: kto będzie używał asystenta i po co? Zarząd potrzebuje innych danych niż handlowcy, a handlowcy innych niż kierownik produkcji. Po drugie: jakie pytania zadaje się najczęściej, a odpowiedź na nie zabiera teraz niepotrzebnie dużo czasu?

Typowy punkt startowy to jeden obszar. Najczęściej wybieramy zlecenia produkcyjne i powiązane z nimi zamówienia klientów albo rozrachunki i marże dla zarządu. Uruchamiamy asystenta, testujemy go z rzeczywistymi użytkownikami przez dwa do czterech tygodni, zbieramy informację zwrotną, potem rozbudowujemy. Firmy, które próbują podłączyć wszystkie moduły naraz, zwykle przeciągają projekt i tracą impet.

Przed startem sprawdzamy też jakość danych w XL. Asystent jest tak dobry, jak dane, z których korzysta. Jeśli zlecenia produkcyjne mają nieaktualne statusy albo kartoteki kontrahentów są niekompletne, to AI powie to samo co system: dane są nieaktualne.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak taka integracja może działać na danych z Twojego Comarch ERP XL, umów się na bezpłatny audyt. Przyglądamy się wtedy konkretnej wersji systemu, aktywnym modułom i jakości danych, żeby powiedzieć wprost, co asystent mógłby robić od pierwszego dnia. Możesz też zajrzeć do realnych wdrożeń i zobaczyć, jak to wyglądało u innych firm.