Integracja AI z InsERT Rewizor i Rachmistrz nexo: co wyciągamy i co z tego ma biuro

Biuro rachunkowe prowadzi dziesiątki firm. Część jest na pełnych księgach w Rewizorze nexo, część na KPiR albo ryczałcie w Rachmistrzu nexo. Każda ma swoje terminy, swoje rejestry VAT, swoje pytania na początku miesiąca. Telefony i mejle od klientów z pytaniem "ile mam VAT do zapłaty do 25.?" to standard. Księgowa otwiera program, sprawdza, odpisuje. Powtórzone kilkadziesiąt razy w miesiącu, przez kilkanaście lat.

AI może to zmienić. Nie przez zastąpienie księgowej, ale przez odciążenie jej od powtarzalnych czynności. Pokazujemy konkretnie: co wyciągamy z Rewizora i Rachmistrza, jak te dane trafiają do AI i co z tego ma biuro albo jego klient.

Rewizor nexo i Rachmistrz nexo: z czym mamy do czynienia

Rewizor nexo to program do pełnych ksiąg handlowych. Obsługuje plan kont, dziennik, zestawienie obrotów i sald, rejestry VAT zakupu i sprzedaży, rozrachunki z kontrahentami. Typowy klient na Rewizorze to spółka z o.o. albo spółka jawna, która musi prowadzić pełną księgowość.

Rachmistrz nexo działa inaczej: obsługuje KPiR i ewidencję ryczałtową. Mamy tutaj kolumny KPiR, rejestry VAT (jeśli klient jest vatowcem), rozrachunki uproszczone. Klientem biura jest zazwyczaj jednoosobowa działalność albo mała spółka cywilna.

Oba programy współdzielą bazę technologiczną InsERT nexo. To ważna informacja, bo oznacza podobne możliwości integracji i zbliżoną strukturę danych pod spodem.

Jakie dane wyciągamy i w jaki sposób

InsERT nie udostępnia publicznego REST API do Rewizora ani Rachmistrza. Ale to nie zamyka drogi. Sprawdzają się tu cztery podejścia:

• Bezpośredni odczyt bazy SQL: Rewizor i Rachmistrz nexo korzystają z Microsoft SQL Server lub SQL Server Express. Po ustawieniu odpowiednich uprawnień czytamy tabele przez ODBC albo sterownik SQL. Dane z dziennika, rejestru VAT czy rozrachunków są dostępne w znanych tabelach.
• Eksport JPK: Rewizor generuje JPK_KH (pełne księgi handlowe) i JPK_V7M lub JPK_V7K (rejestr VAT). Rachmistrz tworzy analogicznie JPK_PKPiR i JPK_V7. To pliki XML z ustrukturyzowanymi danymi, które można przetwarzać automatycznie.
• Eksport do CSV lub Excel: oba programy mają wbudowane funkcje eksportu zestawień. Zestawienie obrotów i sald, lista rozrachunków, wydruk rejestru VAT. Można to oskryptować albo obsłużyć narzędziem RPA.
• Sfera nexo: InsERT udostępnia SDK w postaci bibliotek .NET do integracji programowej. Bardziej rozbudowane, ale daje dostęp do danych bez bezpośredniego operowania na bazie.

W praktyce u większości biur zaczynamy od kombinacji dwóch pierwszych: regularny eksport JPK plus odczyt wybranych tabel przez SQL. Proste, niezawodne i działa bez modyfikowania samego programu.

Co AI robi z danymi z Rewizora nexo

Pełne księgi to bogate źródło. Z Rewizora nexo wyciągamy głównie:

• zapisy dziennika z numerami dokumentów, datami, kwotami i numerami kont
• plan kont z przypisanymi nazwami i typami (bilansowe, wynikowe, pozabilansowe)
• rejestr VAT zakupu i sprzedaży: stawki, kwoty netto i VAT, kontrahenci, numery faktur
• zestawienie obrotów i sald na dowolny dzień okresu
• rozrachunki z kontrahentami, czyli kto nam winien i od kiedy

Podpowiedź dekretu. Nowa faktura kosztowa wpływa do biura. AI patrzy na kontrahenta, opis, kwotę i historię podobnych dokumentów z ostatnich miesięcy. Proponuje dekret: konto kosztowe (np. 402 usługi obce albo 404 podatki i opłaty, zależnie od rodzaju wydatku) i konto VAT naliczonego (220-1). Księgowa może przyjąć sugestię jednym kliknięciem albo zmienić. Przy powtarzalnych dokumentach, fakturach od stałych dostawców, trafność jest wysoka, bo AI opiera się na realnym planie kont tej konkretnej firmy.

Sprawdzenie przed zamknięciem miesiąca. To jeden z bardziej przydatnych przypadków użycia. Przed zamknięciem okresu AI przegląda rejestr VAT i dziennik, sprawdza czy dla każdej faktury z rejestru VAT zakupu istnieje odpowiedni zapis w dekretach. Wychwytuje sytuacje, gdzie faktura weszła do rejestru VAT, ale nie ma dekretu. Albo odwrotnie. U jednego klienta biura, z którym pracowaliśmy, taki przegląd ujawnił kilka faktur z poprzedniego miesiąca: były w rejestrze VAT, ale nigdy nie trafiły do dziennika. Gdyby nie to, poszłyby do deklaracji VAT-u, a w kosztach by ich brakowało.

Analiza rozrachunków. AI odpowiada na pytanie "kto nam zalega z płatnościami i od kiedy" bez konieczności otwierania programu. Dane z rozrachunków trafiają do asystenta i klient albo sama księgowa może zadać pytanie w języku naturalnym. Dostaje gotową odpowiedź z kwotami, datami i nazwami kontrahentów, prosto z Rewizora.

Co AI robi z danymi z Rachmistrza nexo

W Rachmistrzu nexo dane są inaczej zorganizowane, ale logika działania AI jest podobna. Wyciągamy:

• wpisy KPiR z podziałem na kolumny: kolumna 7 i 8 to przychód ze sprzedaży towarów i usług, kolumna 13 to pozostałe przychody, kolumny 10 do 15 to koszty według rodzaju
• ewidencję ryczałtową z przychodami przypisanymi do konkretnych stawek: 2%, 3%, 5,5%, 8,5% i wyższe
• rejestr VAT dla klientów będących płatnikami
• rozrachunki uproszczone

Kontrola kompletności dokumentów. Typowy problem: klient przesyła faktury za marzec w połowie kwietnia, ale brakuje kilku. AI porównuje kwoty z wyciągu bankowego z dokumentami zaksięgowanymi w KPiR. Tam gdzie jest płatność, a nie ma faktury, system sygnalizuje brak. Przy stałych kontrahentach działa to szczególnie dobrze, bo AI uczy się wzorców. Wie, że co miesiąc powinna pojawić się faktura od konkretnego dostawcy usług i jeśli jej nie ma, wysyła alert do biura lub do klienta.

Odpowiedź na pytania klienta. Właściciel działalności na KPiR pyta: "ile mam przychodu za pierwsze półrocze?" albo "czy zbliżam się do progu VAT?". Asystent AI odpowiada na podstawie realnych danych z Rachmistrza. Nie trzeba dzwonić do biura.

Dla klientów na ryczałcie asystent może też pilnować stawek. Jeśli klient prowadzi kilka rodzajów działalności z różnymi PKD i różnymi stawkami ryczałtu, AI sprawdza czy przychody są przypisane do właściwych stawek. Pomyłka tu to błąd bezpośrednio w deklaracji PIT-28.

Asystent dla klientów biura: jak to wygląda w praktyce

Biuro rachunkowe może udostępnić swoim klientom prostego asystenta. Klient loguje się, albo pisze przez komunikator który biuro mu udostępnia, i pyta o swoje dane. Asystent widzi tylko dane tej jednej firmy. Nie innych klientów, nie żadnych zbiorczych zestawień. Odpowiada w języku naturalnym.

Pytania, które najczęściej spływają do biur i które asystent obsługuje bez angażowania księgowej:

• "Ile VAT-u muszę zapłacić do 25. i na jakie konto?"
• "Ile mam kosztów za ten miesiąc?"
• "Czy firma X mi już zapłaciła za fakturę z marca?"
• "Jaki był mój przychód w tym kwartale w porównaniu do poprzedniego?"
• "Kiedy muszę złożyć JPK_V7?"

Proste pytania. Ale każde wymaga otwarcia programu, sprawdzenia, odpisania. Przy 30 klientach to realnie kilka godzin miesięcznie. Asystent skraca tę pętlę do zera po stronie biura.

Od czego zaczynamy wdrożenie

Integracja z Rewizorem lub Rachmistrczem nie zaczyna się od programowania. Zaczyna się od decyzji: co chcemy osiągnąć najpierw. Jedno konkretne zastosowanie jest lepsze niż pięć połowicznych.

Najczęściej wybieramy jeden z trzech punktów startowych:

• Asystent odpowiadający na pytania klientów: szybko widoczny efekt, łatwy do pokazania właścicielom klientów biura
• Automatyczna kontrola kompletności dokumentów przed zamknięciem miesiąca: oszczędza czas w najgorętszym momencie, wyłapuje błędy zanim trafią do JPK
• Podpowiedzi dekretów dla powtarzalnych faktur: redukcja ręcznej pracy przy wprowadzaniu, szczególnie przy dużej liczbie klientów z podobną strukturą kosztów

Zanim cokolwiek podłączymy, robimy przegląd środowiska: wersja Rewizora lub Rachmistrza nexo, gdzie stoi baza danych, czy biuro korzysta z programu lokalnie czy na serwerze terminalowym, ilu klientów dotyczy pierwsze wdrożenie. To trwa kilka godzin, nie tygodni. Na tej podstawie planujemy architekturę integracji i zakres pierwszego etapu.

Jeśli biuro chce zobaczyć jak taka integracja wyglądałaby konkretnie u nich, zapraszamy na bezpłatny audyt. Sprawdzamy środowisko, rozmawiamy o priorytetach i mówimy wprost co jest realne w danym przypadku. Przykłady z podobnych projektów znajdziesz w realnych wdrożeniach.