Integracje / Zoom i Google Meet
Integracja AI z Zoom i Google Meet
Podłączamy Cloud Recording i transkrypty ze spotkań w Zoom oraz pliki z Google Drive, by asystent wyciągał ustalenia, action items i listę uczestników. Na tej podstawie tworzy notatki, pilnuje otwartych zadań i odpowiada na pytania o historię rozmów z klientem.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Zoom i Google Meet. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Zoom i Google Meet
Zoom i Google Meet to platformy wideokonferencyjne używane przez firmy prowadzące regularne spotkania z klientami, przeglądy projektowe i rozmowy handlowe. Na co dzień każde spotkanie można nagrać w chmurze, a platforma automatycznie tworzy plik transkryptu dostępny po kilku minutach od zakończenia rozmowy.
Integracja obejmuje nagrania i transkrypty ze spotkań, listy uczestników z Zoom Reports API lub Google Calendar, opisy eventów z przypisanym klientem lub projektem oraz bazę wektorową historii notatek. Dane surowe trzymane są w chmurze platformy (Zoom Cloud lub Google Drive), po przetworzeniu lądują na serwerze firmy i w wybranym narzędziu projektowym.
Co podłączamy w Zoom i Google Meet
- Cloud Recording i Audio Transcript: transkrypt każdego spotkania jako baza do analizy
- Meeting Participants (Zoom Reports API): lista uczestników z potwierdzeniem udziału
- Google Calendar: tytuł eventu, opis i przypisany klient lub projekt
- Baza wektorowa notatek: przeszukiwalna historia spotkań posortowana po kliencie i dacie
- Integracja z Asaną, Jirą, Monday.com: tworzenie zadań przez API po zatwierdzeniu przez organizatora
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Co ustalono z firmą Kowalski i Wspólnicy w trzecim kwartale na temat harmonogramu dostaw?"
„Które zadania ze spotkań sprzedażowych z tego miesiąca są nadal otwarte?"
„Kto był na spotkaniu wdrożeniowym z klientem ABC w lipcu i co wtedy zdecydowaliśmy?"
„Czy notatka z wczorajszego spotkania trafiła już do tablicy w Monday.com?"
Co dokładnie podłączamy w Zoom i Google Meet
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyPlik wideo i audio ze spotkania zapisywany automatycznie w chmurze Zoom po zakończeniu rozmowy
AsystentPobiera nagranie jako źródło do dalszego przetwarzania, bez ręcznego pobierania pliku przez użytkownika
CzytamyPlik tekstowy transkrypcji dołączony do nagrania, dostępny przez zakładkę Recording > Cloud Recording > Audio Transcript
AsystentAnalizuje pełny tekst rozmowy i wyciąga podsumowanie, listę ustaleń oraz action items z przypisanymi osobami
CzytamyDokument Google z transkryptem spotkania Meet, tworzony automatycznie przez Google Workspace i zapisywany na Google Drive
AsystentOdczytuje treść dokumentu przez Google Drive API i przetwarza go identycznie jak transkrypt Zoom
CzytamyLista uczestników spotkania z potwierdzeniem udziału, pobierana przez raport Meeting Participants po zakończeniu sesji
AsystentPrzypisuje action items do konkretnych osób z listy i wpisuje ich jako właścicieli zadań w narzędziu projektowym
CzytamyTytuł spotkania, opis eventu, lista zaproszonych z informacją o akceptacji, przypisany klient lub projekt
AsystentOdczytuje kontekst spotkania i kieruje notatki oraz zadania do właściwej tablicy na podstawie tytułu eventu i reguł nazewnictwa
CzytamyIndeksowane notatki ze spotkań posortowane po kliencie, dacie i projekcie, przechowywane na serwerze firmy
AsystentOdpowiada na pytania o historię spotkań z cytatem z notatki, datą i listą uczestników konkretnej rozmowy
CzytamyZadania tworzone w Asanie, Jirze, Monday.com lub ClickUp z tytułem, opisem, przypisaną osobą i linkiem do notatki
AsystentTworzy zadania po zatwierdzeniu przez organizatora i dołącza fragment transkryptu, z którego wynikało dane ustalenie
Co się zmienia
Ustalenia ze spotkań przestają przepadać między rozmową a mailem z pytaniem, bo notatka z zadaniami trafia do zespołu i narzędzia projektowego automatycznie.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Zoom i Google Meet na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Zoom i Google Meet zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Zoom i Google Meet
Łączymy się z Zoom przez Zoom Cloud Recording API i Zoom Reports API, z Google Meet przez Google Drive API. Oba połączenia działają wyłącznie w trybie odczytu: asystent pobiera nagrania, transkrypty i listy uczestników, ale nie zmienia żadnych danych w platformie.
Asystent działa na serwerze firmy lub w chmurze klienta. Transkrypty nie trafiają do zewnętrznych usług AI. Zapis zadań do narzędzia projektowego następuje przez API wyłącznie po ręcznym zatwierdzeniu przez organizatora spotkania, nigdy automatycznie.
Czego potrzebujemy od Was
- Zoom Pro lub wyższy albo Google Workspace Business Standard z aktywną transkrypcją w chmurze
- Włączona funkcja Audio Transcript w ustawieniach konta Zoom lub transkrypcja aktywna w konsoli Google Admin
- Wewnętrzny dokument opisujący sposób informowania uczestników zewnętrznych o nagrywaniu
- Dostęp do API wybranego narzędzia projektowego (Asana, Jira, Monday.com lub ClickUp)
- Ustalona konwencja nazewnictwa eventów w kalendarzu, żeby asystent wiązał spotkanie z klientem lub projektem
Gdzie to działa najlepiej
Handlowiec po spotkaniu
Po godzinnym spotkaniu sprzedażowym z klientem handlowiec zamknął Zoom i wraca do innych zadań. Żadna notatka nie istnieje jeszcze w systemie, ustalenia są tylko w głowach uczestników.
Z asystentem: Asystent wysyła e-mail z podsumowaniem, listą ustaleń i zadaniami do zatwierdzenia około 10 minut po zakończeniu. Handlowiec jednym kliknięciem zatwierdza action items, które trafiają do tablicy w Monday.com.
Menedżer projektu
Menedżer ma dziś kolejne spotkanie z klientem i nie pamięta, co dokładnie ustalono dwa miesiące temu na temat harmonogramu dostaw. Sprawdzenie maili zajęłoby pół godziny.
Z asystentem: Pyta asystenta przed rozmową i dostaje odpowiedź z cytatem z notatki, datą spotkania i listą uczestników. Wchodzi na rozmowę z pełnym kontekstem, bez przeszukiwania skrzynki mailowej.
Nowy pracownik sprzedaży
Pracownik przejął opiekę nad klientem po osobie, która odeszła z firmy. Nie zna historii rozmów, a klient wraca do ustaleń sprzed roku.
Z asystentem: Pyta asystenta o wszystkie spotkania z tym klientem z ostatnich 12 miesięcy i dostaje przegląd głównych ustaleń z każdej rozmowy, bez przeglądania archiwum mailowego ani Notiona.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Zoom i Google Meet →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie tworzy zadań w narzędziu projektowym bez zatwierdzenia przez organizatora spotkania.
- Nie włącza nagrywania ani transkrypcji w Zoom lub Meet, robi to platforma na podstawie ustawień konta.
- Nie rozstrzyga samodzielnie, które fragmenty rozmowy są wiążącymi ustaleniami, a które luźnym komentarzem.
- Nie zastępuje prawnej dokumentacji spotkań: notatka AI to pomoc operacyjna, nie dokument z mocą umowy.
Pytania o integrację z Zoom i Google Meet
Co się dzieje, gdy uczestnik nie wyraził zgody na nagrywanie?
Jeśli zgoda nie była kompletna, transkrypt danego spotkania nie trafia do analizy. Na etapie konfiguracji ustalamy regułę, że przetwarzamy tylko nagrania oznaczone jako zatwierdzone. Spotkanie bez potwierdzenia zgód jest pomijane, żeby nie naruszać wymogów RODO.
Czy asystent rozpoznaje, kto konkretnie mówił w transkrypcie?
Zoom i Google Meet oznaczają wypowiedzi imieniem uczestnika, o ile dołączył do spotkania na zalogowane konto. Asystent korzysta z tych oznaczeń przy przypisywaniu action items. Jeśli ktoś dołączył bez logowania, jego wypowiedzi trafiają bez przypisania właściciela zadania.
Czy możemy wybrać, które spotkania są przetwarzane przez asystenta?
Tak. Na etapie konfiguracji ustalamy reguły filtrowania: np. przetwarza tylko spotkania z konkretnym tagiem w tytule lub z kalendarza wybranych pracowników. Spotkania prywatne czy rekrutacyjne można wyłączyć przez brak tagu lub oddzielny kalendarz. Nic nie trafia do analizy bez wpasowania w ustalone reguły.
Co z historią notatek, gdy pracownik odpowiedzialny za rozmowy z klientem odchodzi z firmy?
Historia notatek zostaje w bazie wektorowej i jest dostępna dla nowej osoby od razu. Asystent odpowiada na pytania o spotkania bez względu na to, kto był ich organizatorem. Nowy pracownik nie zaczyna od zera, tylko od pytania: pokaż spotkania z klientem X z ostatnich 12 miesięcy.
Piętnaście minut o Zoom i Google Meet
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Zoom i Google Meet, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Komunikacja, projekty i biuro
Zoom i Google Meet jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.