Integracje / SmartPZP
Integracja AI ze SmartPZP
Podłączamy SmartPZP: AI pobiera SWZ z załącznikami, ogłoszenie o zamówieniu i wyjaśnienia zamawiającego, wypisuje warunki udziału, kryteria oceny ofert i terminy. Z checklisty podmiotowych środków dowodowych firma wie, co dołączyć do oferty i kiedy złożyć pytania do zamawiającego.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod SmartPZP. Bez umowy i bez karty.
Czym jest SmartPZP
SmartPZP to platforma do obsługi zamówień publicznych, z której korzystają wykonawcy startujący w przetargach. Umożliwia śledzenie dokumentów postępowania, składanie ofert i korespondencję z zamawiającym. Używają jej firmy budowlane, IT, dostawcy usług i każda inna, która regularnie stara się o kontrakty publiczne w Polsce.
W widoku postępowania wykonawca znajdzie kilka zakładek: Dokumenty z SWZ i załącznikami, zakładkę Wyjaśnienia i modyfikacje SWZ z odpowiedziami zamawiającego oraz ogłoszenie z kodami CPV, trybem i terminem. Pliki trzymane są na serwerach platformy dostępnych przez przeglądarkę i API, bez instalacji po stronie wykonawcy.
Co podłączamy w SmartPZP
- SWZ z załącznikami: warunki udziału i kryteria oceny ofert
- Ogłoszenie o zamówieniu: termin składania ofert i kody CPV
- Zakładka Wyjaśnienia i modyfikacje SWZ: nowe dokumenty zamawiającego
- Formularz oferty: szablon DOCX z wymaganymi polami
- Podmiotowe środki dowodowe: checklista JEDZ, wykazów i referencji
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Jakie warunki udziału musimy spełnić w tym przetargu?"
„Kiedy upływa termin składania pytań do SWZ?"
„Co zmieniło się w nowych Wyjaśnieniach nr 2?"
„Których dokumentów brakuje w folderze z ofertą?"
Co dokładnie podłączamy w SmartPZP
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyRozdziały o sytuacji finansowej, zdolności technicznej i doświadczeniu, PDF lub DOCX od 30 do 100 stron
AsystentWypisuje każdy warunek dosłownie z numerem rozdziału, żeby handlowiec od razu wiedział, czy firma go spełnia
CzytamySekcja z nazwami kryteriów, wagami punktowymi i opisem sposobu obliczenia ceny: ryczałt, kosztorys, VAT
AsystentSporządza tabelę kryteriów z wagami i wyjaśnia, co wchodzi w cenę ryczałtową i czy VAT podaje się osobno
CzytamyPola z terminem składania ofert, terminem pytań, terminem związania ofertą, kodami CPV, trybem i szacunkową wartością
AsystentWpisuje wszystkie trzy terminy do harmonogramu postępowania i ustawia wieloetapowe przypomnienia przed każdym z nich
CzytamyKolejno numerowane pliki publikowane przez zamawiającego w trakcie postępowania, PDF lub DOCX
AsystentWykrywa nowe dokumenty cyklicznie, czyta je i wysyła streszczenie ze wskazaniem konkretnych zmian, w tym przesuniętych terminów
CzytamyRozdział SWZ z listą wymaganych dokumentów, z rozróżnieniem postępowań powyżej i poniżej progu unijnego
AsystentBuduje checklistę dopasowaną do wartości i trybu postępowania i sygnalizuje brakujące pliki z wyprzedzeniem
CzytamySzablon DOCX dołączony do dokumentów postępowania z polami do uzupełnienia przez wykonawcę
AsystentIdentyfikuje wymagane pola i sposób wyceny, żeby osoba przygotowująca ofertę wiedziała, co wypełnić i w jakiej formie
Co się zmienia
Firma śledzi kilkanaście postępowań naraz bez arkusza Excela: AI pilnuje terminów, wykrywa zmiany SWZ i sygnalizuje braki w dokumentach z wyprzedzeniem.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z SmartPZP na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. SmartPZP zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z SmartPZP
Podłączamy się do SmartPZP przez API platformy albo przez automatyczne pobieranie plików z listy dokumentów postępowania. AI nie porusza się po ekranie i nie udaje pracownika w przeglądarce: dostaje pobrane pliki PDF i DOCX do przeczytania i przetwarza je lokalnie. Integracja pracuje wyłącznie w trybie odczytu.
Asystent stoi na serwerze klienta w ramach portalu redAi. Pobrane dokumenty postępowania nie trafiają do zewnętrznych systemów ani nie są przesyłane poza środowisko firmy. Do SmartPZP nie wprowadzamy żadnych zmian: platforma pozostaje wyłącznie źródłem dokumentów.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto wykonawcy w SmartPZP z dostępem do dokumentów śledzonych postępowań
- Lista numerów lub linków do postępowań, które firma chce śledzić na starcie
- Dostęp do API SmartPZP albo uprawnienie do automatycznego pobierania plików z platformy
- Wskazanie, kto w firmie dostaje powiadomienia o zmianach SWZ i brakach w dokumentach
- Decyzja, czy jeden wspólny panel dla wszystkich postępowań, czy osobne widoki dla każdego specjalisty
Gdzie to działa najlepiej
Specjalista od przetargów
Poniedziałek rano: wpływa informacja o postępowaniu na wdrożenie systemu. Specjalista wkleja link do postępowania w SmartPZP, żeby sprawdzić, czy firma w ogóle spełnia warunki udziału, zanim ktokolwiek otworzy SWZ.
Z asystentem: AI czyta SWZ, wypisuje warunki dosłownie z numerem rozdziału i zwraca gotową listę: firma spełnia warunek doświadczenia, brakuje referencji na projekt o wartości powyżej progu.
Kierownik działu ofertowania
Firma śledzi jednocześnie kilkanaście postępowań. Kierownik sprawdza poranny przegląd, nie otwierając SmartPZP w żadnym z nich.
Z asystentem: AI zgłasza, że zamawiający opublikował Wyjaśnienia nr 3 w jednym postępowaniu: zmieniony próg wartości projektów w kryterium doświadczenia. Kierownik od razu wie, które referencje sprawdzić.
Pracownik przygotowujący ofertę
Dwa dni przed terminem składania ofert pracownik kompletuje dokumenty. Dostaje wiadomość od AI: w folderze brakuje Wykazu osób z kwalifikacjami kierownika projektu.
Z asystentem: AI podaje numer rozdziału SWZ z wymaganymi kwalifikacjami i wzorem wykazu. Pracownik dopina brakujący plik i składa ofertę na czas.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z SmartPZP →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie składa oferty ani korespondencji w SmartPZP: złożenie oferty wymaga kwalifikowanego podpisu uprawnionej osoby
- Nie sprawdza, czy dokumenty są aktualne i prawomocne: ważność KRS, referencji i zaświadczeń ZUS ocenia człowiek
- Nie zmienia żadnych danych w SmartPZP ani nie działa w imieniu firmy na platformie zamówień
- Nie ocenia szans na wygranie przetargu: dostarcza fakty z dokumentów, decyzję podejmuje firma
Pytania o integrację z SmartPZP
Czy dokumenty postępowań opuszczają serwer naszej firmy podczas analizy?
Nie. AI przetwarza pobrane pliki lokalnie, na serwerze klienta w ramach portalu redAi. Dokumenty postępowania nie trafiają do żadnego zewnętrznego systemu. Integracja pracuje wyłącznie w trybie odczytu i nie przesyła plików poza środowisko firmy.
Kto odpowiada, jeśli AI niepoprawnie odczyta warunek z SWZ i firma złoży złą ofertę?
AI wypisuje to, co dosłownie stoi w dokumencie, z numerem rozdziału, żeby można było sprawdzić w oryginale. Ostateczną decyzję o złożeniu oferty podejmuje uprawniona osoba w firmie. Przy pierwszych postępowaniach po wdrożeniu zachęcamy do porównania listy warunków wypisanej przez AI z oryginalną SWZ.
Ile czasu zajmuje wdrożenie i kogo po naszej stronie potrzebujecie?
Integrację budujemy my. Potrzebujemy jednego spotkania: omawiamy, ile postępowań firma śledzi, kto jest za nie odpowiedzialny i jak chce dostawać powiadomienia. Testy przeprowadzamy na kilku zamkniętych postępowaniach, gotowe narzędzie trafia do portalu firmy bez instalacji po stronie klienta.
Co, jeśli SmartPZP zmieni układ pliku albo nazwy zakładek w platformie?
AI czyta treść pobranych plików PDF i DOCX, a nie układ ekranu platformy. Gdy SmartPZP zmieni interfejs, adaptujemy sposób pobierania plików od naszej strony. Odporność na różne struktury SWZ jest wbudowana: AI szuka właściwych sekcji po treści i logice dokumentu, nie po numerach stron ani stałych nagłówkach.
Piętnaście minut o SmartPZP
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod SmartPZP, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Urzędy, rejestry i zgodność
SmartPZP jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.