Integracje / MerlinX
Programy branżowe
Integracja AI: MerlinX
Podłączamy formularz wyszukiwania MerlinX, eksport rezerwacji i skrzynkę pocztową agencji, z których AI czyta oferty touroperatorów i historię klientów. Asystent przygotowuje gotowe zestawy propozycji, pilnuje terminów dopłat i przetwarza zmiany lotów od touroperatorów.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Dane z MerlinX w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Monitorowanie rezerwacji MerlinX. Moduł pobiera co godzinę aktywne rezerwacje z MerlinX i grupuje je według pilności: opcje kończące się jutro, dopłaty w tym tygodniu i niezatwierdzone zmiany lotów. Widzicie na jednym ekranie, co wymaga działania dziś, bez ręcznego przeszukiwania systemu.
- Alerty o opcjach wygasających w ciągu 24 godzin z numerem rezerwacji
- Lista dopłat wymagalnych w tym tygodniu posortowana według pilności
- Wykrywa niezatwierdzone zmiany lotów z maili touroperatora
- Porównuje dane uczestników z potwierdzeniami touroperatora
- Gotowe drafty SMS i e-mail do klientów po Waszym zatwierdzeniu
Pytanie w czacie
Asystent czyta karty hoteli z MerlinX i wyciąga kryteria lokalizacyjne, żebyście nie musieli otwierać każdej strony osobno.
Które hotele Solaris Tours w Turcji mają plażę piaszczystą i czas transferu z lotniska poniżej 40 minut? Mam zapytanie od klienta, rodzina z dziećmi.
Karta w narzędziu
Karta rezerwacji zbiera dane z MerlinX i historię kontaktu w jednym miejscu, żebyście widzieli pełny kontekst bez przełączania się między systemami.
Moduł pokazuje rezerwacje z MerlinX posortowane według pilności, żebyście zaczęli dzień od tych, które nie mogą czekać.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie MerlinX włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyPort wylotu, kraj i termin, liczba i wiek uczestników, standard wyżywienia, typ zakwaterowania
AsystentWypełnia kryteria wyciągnięte z zapytania klienta i pobiera wyniki z ofert dostępnych touroperatorów, bez ręcznego ustawiania przez agenta
CzytamyOpis hotelu, rodzaj plaży, czas transferu z lotniska, uwagi o remontach i ograniczeniach, ocena zbiorcza od touroperatora
AsystentWyciąga konkretne informacje lokalizacyjne i infrastrukturalne do uzasadnienia propozycji: nie poprzestaje na gwiazdkach i cenie
CzytamyNumer rezerwacji, dane klienta, daty wylotu i powrotu, touroperator, numer hotelu, termin dopłaty, status (opcja/potwierdzona/anulowana)
AsystentMonitoruje terminy dopłat i wysyła agentowi alerty z gotowym draftem SMS lub e-mail do klienta na 7 i 3 dni przed upływem terminu
CzytamyRezerwacje ze statusem opcja i datą wygaśnięcia, opcje kończące się w ciągu 24 godzin
AsystentGeneruje osobny pilny alert do agenta dla każdej opcji wygasającej następnego dnia, żeby zdążył potwierdzić lub zwolnić miejsce
CzytamyDane uczestników z dokumentu touroperatora, numer lotu i hotelu z potwierdzenia versus dane wprowadzone przy zakupie
AsystentPorównuje dane z potwierdzenia z danymi rezerwacji i zgłasza rozbieżności agentowi: inna pisownia nazwiska, zmiana numeru lotu przed wylotem
CzytamyNumery rezerwacji z maila touroperatora, nowa godzina lotu, lista dotkniętych rezerwacji w bazie biura
AsystentDopasowuje numery z maila do rezerwacji biura i dla każdej układa oddzielną wiadomość do klienta z nową godziną i informacją o praktycznych skutkach
CzytamyKto, kiedy i dokąd kupił, jaki hotel i touroperator, z jakim skutkiem w poprzednich sezonach
AsystentGrupuje klientów według destynacji i terminów, przygotowuje spersonalizowane przypomnienia o nowej ofercie z nawiązaniem do poprzedniego wyjazdu tej osoby
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Jakie oferty all inclusive do Turcji w sierpniu ma teraz Itaka i Rainbow?”
- „Które rezerwacje mają termin dopłaty w tym tygodniu?”
- „Touroperator zmienił godzinę lotu dla 15 rezerwacji, co wysłać do klientów?”
- „Kto rok temu leciał do Grecji i jeszcze nie kupił na ten sezon?”
Co się zmienia
Agent zamiast 20-30 minut na jedno zapytanie przegląda gotowe propozycje i zatwierdza odpowiedzi, a terminy dopłat i zmiany lotów nie umykają między zapytaniami.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
MerlinX (platforma Merlin.Travel) to system rezerwacyjny dla agencyjnych biur podróży. Gromadzi oferty touroperatorów: Itaki, Rainbow, TUI, Coral Travel, Exim Tours, Grecos i innych. Biuro loguje się przez przeglądarkę, wypełnia formularz wyszukiwania, przegląda karty hoteli z opisami i ocenami, potwierdza rezerwację, drukuje dokumenty. W jednym miejscu: wyszukiwarka, lista aktywnych rezerwacji z terminami i statusami, archiwum klientów, potwierdzenia i zmiany od touroperatorów.
Dane rezerwacji biuro eksportuje do pliku Excel lub CSV, dokumenty podróży generuje jako PDF. Maile od touroperatorów o zmianach lotów i potwierdzeniach trafiają na skrzynkę pocztową agencji, nie bezpośrednio do systemu. Historia transakcji jest w eksportach i archiwum klientów. MerlinX nie udostępnia biurom otwartego REST API, więc dane dostępne są przez interfejs przeglądarki, pliki eksportów i skrzynkę pocztową.
Gdzie to działa najlepiej
Agent biura podróży
Wieczorami i w weekendy spłynęło kilkanaście zapytań przez Facebooka i e-mail. Każde wymaga otwarcia MerlinX, ustawienia filtrów, przejrzenia kilku kart hoteli i napisania odpowiedzi. Na jedno zapytanie idzie 20-30 minut.
Z asystentem: Asystent przygotowuje dla każdego zapytania zestaw trzech propozycji z uzasadnieniem i gotowy draft odpowiedzi. Agent rano otwiera listę, sprawdza, edytuje jeśli potrzeba i wysyła. Klienci mają odpowiedź przed południem.
Kierownik biura
Zbliża się koniec miesiąca. Kilka rezerwacji ma termin dopłaty za 3-7 dni, dwie opcje wygasają jutro. Przy kilkudziesięciu aktywnych rezerwacjach i ciągłym napływie zapytań łatwo przeoczyć termin.
Z asystentem: Asystent codziennie czyta eksport z MerlinX i wysyła alerty z gotowymi draftami SMS i e-mail do klientów. Opcje wygasające za 24 godziny dostają osobny pilny alert. Żaden termin nie umyka między zapytaniami.
Agent ds. obsługi posprzedażowej
Przychodzi mail od Rainbow z tytułem Zmiana godziny lotu i listą 18 numerów rezerwacji. Każdą trzeba dopasować do klienta w bazie i napisać oddzielną wiadomość z nową godziną i informacją, co to dla niego oznacza.
Z asystentem: Asystent czyta mail, dopasowuje numery do bazy biura i układa 18 gotowych wiadomości do klientów. Agent przegląda serię i zatwierdza jednym kliknięciem. Zamiast ponad godziny pracy: kilkanaście minut na sprawdzenie.
Jak się łączymy
Z MerlinX łączymy się trzema drogami: automatyzacja przeglądarki (Playwright) loguje się z danymi logowania agencji i wykonuje wyszukiwania tak jak agent, bez umów z Merlin.Travel i bez klucza API; codzienny eksport rezerwacji trafia jako plik CSV lub Excel do systemu asystenta; skrzynka pocztowa biura podłączona przez IMAP albo API (Gmail, Microsoft 365) dostarcza maile od touroperatorów na bieżąco.
Asystent pracuje w trybie odczytu: sam nic nie wysyła ani nie zatwierdza. Gotowe drafty, alerty i serie wiadomości trafiają do agenta, który przegląda i zatwierdza, jeden po jednym albo serię za jednym kliknięciem. Portal z plikami, bazami danych i historią rozmów stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty niezbędne do przygotowania odpowiedzi. Przed uruchomieniem wymagana jest umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą AI.
Czego potrzebujemy od Was
- Dane logowania do MerlinX z dostępem do wyszukiwania i eksportu listy rezerwacji
- Dostęp do skrzynki pocztowej agencji przez IMAP lub API (Gmail, Microsoft 365)
- Regularny eksport listy rezerwacji z MerlinX: codziennie lub po każdej zmianie statusu
- Podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych klientów z dostawcą AI
- Wyznaczona osoba po stronie biura do zatwierdzania draftów i nadzoru w pierwszych tygodniach
Czego asystent nie robi
- Asystent nie rezerwuje samodzielnie: każdą rezerwację zatwierdza agent, bo ponosi odpowiedzialność wobec klienta i touroperatora
- Nie weryfikuje dostępności miejsc w czasie rzeczywistym: dostępność sprawdza agent przy potwierdzaniu rezerwacji
- Nie wysyła żadnej wiadomości do klienta bez wcześniejszego zatwierdzenia przez agenta, także przypomnień o dopłatach
- Nie zmienia danych w MerlinX: działa wyłącznie w trybie odczytu, bez zapisu do systemu
Częste pytania
Ile czasu zajmuje pierwsze uruchomienie integracji?
Zaczynamy od jednego obszaru: albo pilnowanie terminów dopłat (efekt widoczny po tygodniu), albo przygotowanie propozycji pod zapytania (bardziej złożone, ale szybciej zdejmuje ciężar z agentów). Drugie wdrożenie zaczyna się dopiero, gdy pierwsze działa stabilnie. Pełne uruchomienie wszystkich obszarów zajmuje kilka tygodni.
Co z rezerwacjami już istniejącymi w MerlinX przed wdrożeniem?
Asystent czyta je z pierwszego eksportu i od razu zaczyna pilnować terminów dopłat i statusów dla aktualnie aktywnych rezerwacji. Historia z poprzednich sezonów wchodzi po tym, jak eksport obejmuje pełne dane. Im starszy i kompletniejszy eksport, tym trafniejsze propozycje nowych wyjazdów dla powracających klientów.
Czy kilku agentów może pracować z asystentem jednocześnie?
Alerty i drafty trafiają na wspólną kolejkę albo do konkretnego agenta, zależnie od tego, jak biuro chce to ustawić. Każdy agent zatwierdza wiadomości we własnym zakresie. Jedno konto MerlinX obsługuje całe biuro, podział na agentów konfigurujemy przy wdrożeniu według struktury biura.
Co się stanie, gdy biuro zmieni system rezerwacyjny lub touroperatorów?
Integracja działa przez trzy niezależne warstwy: logowanie do MerlinX, plik eksportu i skrzynkę pocztową. Zmiana touroperatorów niczego nie psuje, bo asystent czyta oferty obecne w systemie agencji. Przy zmianie całego systemu rezerwacyjnego integrację trzeba przepiąć od strony logowania i eksportu, ale historia rezerwacji i skrzynka zostają bez zmian.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy branżowe
MerlinX jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.