Integracje / Perfectgym
Integracja AI z Perfectgym
Podłączamy kartotekę członka, historię wejść i dane o płatnościach z Perfectgym przez API. Asystent typuje ryzyko rezygnacji, przypomina o wygasających karnetach i odpowiada na pytania o grafik zajęć grupowych.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Perfectgym. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Perfectgym
Perfectgym to oprogramowanie dla klubów fitness, siłowni i centrów sportowych, które obsługuje sprzedaż karnetów, rejestrację wejść przez bramki dostępowe, grafik zajęć grupowych i rozliczenia z członkami. Korzystają z niego zarówno pojedyncze obiekty, jak i sieci wielu lokalizacji. Na co dzień przez system przepływają dane o każdym wejściu, zapisach na zajęcia, wysłanych wiadomościach i statusach płatności.
Dane przechowywane są w bazie systemowej producenta, dostępnej przez panel webowy i aplikację mobilną dla członków. System trzyma kartoteki z typami karnetów, historię wejść z oznaczeniem bramki i godziny, historię transakcji oraz logi komunikacji e-mail i SMS. Dostęp z zewnątrz możliwy jest przez API lub webhooki, co pozwala podłączyć AI bez wymiany oprogramowania w klubie.
Co podłączamy w Perfectgym
- Kartoteka członka: typ karnetu, data ważności i aktualny status
- Historia wejść: częstotliwość wizyt w rozbiciu na dni i tygodnie
- Grafik zajęć grupowych: instruktor, pojemność sali i liczba zapisanych
- Płatności i zaległości: status transakcji i historia obciążeń konta
- Zapisy i odwołania: no-show na zajęciach i aktywność rezerwacji
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Kto z członków ma karnet wygasający w ciągu 14 dni?"
„Które zajęcia grupowe mają najniższe obłożenie w tym tygodniu?"
„Ile płatności czeka na rozliczenie i od kiedy są zaległe?"
„Kto nie pojawił się w klubie od ponad trzech tygodni?"
Co dokładnie podłączamy w Perfectgym
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyImię, typ karnetu (np. Open Standard, 2x w tygodniu, Semestr Junior), data rejestracji, data ważności umowy, aktualny status.
AsystentWykrywa osoby z rosnącym ryzykiem rezygnacji i zestawia je z datą wygaśnięcia umowy, żeby recepcja wiedziała, do kogo zadzwonić w pierwszej kolejności.
CzytamyZnacznik czasu wizyty, bramka lub punkt dostępu, częstotliwość w rozbiciu na konkretne dni i godziny.
AsystentŚledzi zmiany rytmu każdego członka i sygnalizuje, gdy regularny bywalec nagle ogranicza wizyty, zanim sam wypisze się z karnetu.
CzytamyNazwa zajęć, instruktor, termin, pojemność sali, liczba zapisanych i liczba faktycznie obecnych.
AsystentOdpowiada na pytania o dostępność miejsc w czasie rzeczywistym i wskazuje najbliższy wolny termin tego samego instruktora, gdy sala jest pełna.
CzytamyData obciążenia, status transakcji (opłacona, oczekująca, zaległa), metoda płatności, historia operacji na koncie.
AsystentWyłapuje odrzucone polecenia zapłaty i statusy oczekujące powyżej kilku dni, buduje posortowaną listę zaległości z nazwiskami i kwotami na każdy ranek.
CzytamyKto zapisał się na zajęcia, kto odwołał przed terminem, kto nie przyszedł mimo aktywnego zapisu.
AsystentMierzy wskaźnik no-show per zajęcia i per członek, sygnalizuje powtarzające się wzorce wpływające na planowanie pojemności sal.
CzytamyHistoria wysłanych e-maili i SMS-ów do członka, data ostatniego otwarcia wiadomości od klubu.
AsystentUwzględnia aktywność komunikacyjną przy ocenie ryzyka rezygnacji i dobiera moment wysłania przypomnienia tak, żeby nie trafiło do osoby, która właśnie otworzyła poprzednie.
Co się zmienia
Recepcja przestaje ręcznie przeklikiwać listy zaległości i wygasających karnetów, bo manager dostaje gotowe zestawienia z nazwiskami i datami każdego ranka.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Perfectgym na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Perfectgym zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Perfectgym
Łączymy się z Perfectgym przez API lub webhooki. Webhooki przesyłają do nas automatyczne powiadomienia przy każdej zmianie w danych, bez potrzeby odpytywania systemu w kółko. Tam gdzie dany pakiet nie udostępnia API ani webhooków, możemy pracować na cyklicznych eksportach, choć ta metoda jest mniej elastyczna i wprowadza opóźnienie w dostępie do aktualnych informacji.
Asystent pracuje w trybie odczytu. Żadne dane w Perfectgym nie są zmieniane bez potwierdzenia z Waszej strony: wysłanie przypomnienia czy zmiana statusu wymagają akceptacji operatora. Może stać na Waszym serwerze, żeby dane osobowe nie wychodziły poza infrastrukturę klubu. Przy architekturze chmurowej przechodzimy przez kwestie RODO i aktualizujemy klauzule informacyjne dla członków.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do API lub webhooków w Waszym pakiecie Perfectgym, potwierdzony przez dostawcę przed startem.
- Historia wejść i płatności sięgająca przynajmniej roku wstecz w systemie.
- Osoba po Waszej stronie do zatwierdzenia treści przypomnień i reguł wysyłki.
- Aktualne klauzule informacyjne dla członków zgodne z RODO, jeśli AI przetwarza dane w zewnętrznej chmurze.
- Dostęp do panelu Perfectgym dla osoby odpowiedzialnej za konfigurację techniczną integracji.
Gdzie to działa najlepiej
Manager klubu
Poniedziałkowy poranek, manager zamiast otwierać kolejne zakładki w Perfectgym sprawdza gotowy raport od asystenta: które zajęcia miały najniższe obłożenie, ile karnetów wygasa w ciągu siedmiu dni i ile płatności czeka na rozliczenie.
Z asystentem: Dostaje zestawienie z nazwiskami i datami w kilka sekund. Może od razu zadzwonić do trzech osób z listy ryzyka zamiast tracić rano pół godziny na ręczne przeszukiwanie raportów.
Pracownik recepcji
Czwartkowe popołudnie: przy kontuarze stoi nowy klient, a przez czat na stronie przychodzi pytanie, czy jest miejsce na piątkowy spinning o 18:00 i czy prowadzi go Kamil. Recepcja jest zajęta.
Z asystentem: Asystent czyta grafik z Perfectgym na bieżąco i odpowiada: jedno miejsce wolne, instruktor Kamil, sala 2. Recepcja nie przerywa rozmowy przy kontuarze.
Właściciel sieci fitness
Piątkowy wieczór, właściciel chce wiedzieć, w której z trzech lokalizacji wskaźnik no-show był najwyższy w tym tygodniu i gdzie Perfectgym notuje największy spadek liczby wejść.
Z asystentem: Asystent porównuje dane z historii wejść i zapisów we wszystkich lokalizacjach, wskazuje konkretną salę i dzień bez otwierania trzech paneli osobno.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Perfectgym →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Asystent nie zmienia żadnych danych w Perfectgym bez wyraźnego potwierdzenia operatora.
- Nie wysyła przypomnień o płatnościach niezgodnych z treścią umowy lub polityką Waszego klubu.
- Nie zastępuje prawnika ani księgowej przy weryfikacji zapisów w umowach z członkami.
- Nie podejmuje decyzji sprzedażowych: nie odnawia karnetów ani nie zmienia pakietów bez zgody człowieka.
Pytania o integrację z Perfectgym
Czy asystent obsługuje jednocześnie kilka lokalizacji?
Tak. Podłączamy każdą lokalizację osobno i asystent widzi dane ze wszystkich naraz. Manager może porównać obłożenie, wskaźnik no-show i zaległości między obiektami w jednym miejscu. Czas konfiguracji rośnie przy wielu lokalizacjach, ale sama architektura to bez problemu obsługuje.
Czy wiadomości do członków mogą wychodzić automatycznie, czy musi to zatwierdzać recepcja?
Oba tryby są możliwe. Automatyczne SMS-y i e-maile o wygasającym karnecie mogą wychodzić bez ręcznej akceptacji, jeśli treść jest wcześniej zatwierdzona. Wiadomości do osób z listy ryzyka rezygnacji lepiej zostawić recepcji z gotową propozycją tekstu do ewentualnej korekty.
Co się dzieje, gdy członek zawiesi karnet w Perfectgym?
Asystent odczytuje aktualny status przy każdym sprawdzeniu. Zawieszone członkostwo nie jest traktowane jako sygnał ryzyka rezygnacji: asystent widzi status zawieszony i pomija takie osoby w listach zaległości i alertach wygaśnięcia, dopóki zawieszenie trwa.
Jak asystent radzi sobie z sezonowym spadkiem frekwencji latem?
Jeśli historia w Perfectgym sięga przynajmniej roku wstecz, asystent widzi, że część osób co roku wyhamowuje latem i wraca we wrześniu. Letni spadek wejść nie jest wtedy traktowany jako alarm rezygnacji. Bez danych z co najmniej jednego pełnego sezonu model nie ma punktu odniesienia dla bieżących wzorców.
Piętnaście minut o Perfectgym
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Perfectgym, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Programy branżowe
Perfectgym jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.