Integracje / System kadrowo-płacowy
Integracja AI z System kadrowo-płacowy
Urlopy, umowy i płace. Asystent odpowiada pracownikom na powtarzalne pytania, a kadry odzyskują dzień w tygodniu.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod System kadrowo-płacowy. Bez umowy i bez karty.
Czym jest System kadrowo-płacowy
System kadrowo-płacowy to oprogramowanie do zarządzania zatrudnieniem w firmie. Na polskim rynku dominuje kilka produktów: enova365 Kadry i Płace, Symfonia Kadry i Płace oraz Gratyfikant GT i Gratyfikant nexo od InsERT. Używają ich firmy od kilkunastu do kilkuset pracowników, najczęściej tam, gdzie kadry obsługuje jedna lub kilka osób.
Codziennie w takim systemie żyją kartoteki pracowników, umowy, zestawienia urlopów, listy płac i kalendarze badań lekarskich. Enova365 i Symfonia udostępniają API do pobierania danych na bieżąco. Gratyfikant GT eksportuje dane do pliku CSV lub XLSX co noc do wskazanego katalogu sieciowego. Dane trafiają na serwer firmy lub do środowiska dostawcy, zależnie od konfiguracji wdrożenia systemu.
Co podłączamy w System kadrowo-płacowy
- Ewidencja czasu pracy
- Urlopy i nieobecności
- Umowy i aneksy
- Listy płac
- Badania i szkolenia BHP
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Ile mam jeszcze dni urlopu?"
„Komu kończy się umowa w przyszłym miesiącu?"
„Kto ma przeterminowane badania okresowe?"
„Ile wyniosły koszty pracy w tym dziale w tym kwartale?"
Co dokładnie podłączamy w System kadrowo-płacowy
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
Czytamystanowisko, wymiar etatu, data zatrudnienia i forma zatrudnienia (UoP, zlecenie, B2B)
AsystentOdpowiada na pytania o formę zatrudnienia i staż pracy konkretnej osoby bez angażowania kadrowej.
Czytamylimit roczny, dni wykorzystane i dni pozostałe z podziałem na urlop bieżący i zaległy
AsystentInformuje pracownika o aktualnym stanie urlopu w kilka sekund przez firmowy czat lub formularz na intranecie.
Czytamydata ważności badania wstępnego i każdego badania okresowego z kartoteki pracownika
AsystentWysyła alert do HR, gdy badanie traci ważność za 30, 60 lub 90 dni, bez ręcznego sprawdzania kalendarza.
Czytamyterminy ważności szkoleń BHP z modułu dokumentów w kartotece pracownika
AsystentOstrzega kadry z wyprzedzeniem, zanim pracownik straci ważne uprawnienia do pracy na stanowisku.
Czytamydaty końców umów o pracę na czas określony dla każdego pracownika w systemie
AsystentGeneruje codzienną listę umów kończących się w ciągu 30, 60 i 90 dni i wysyła powiadomienie do HR.
Czytamyłączne koszty zatrudnienia na poziomie wydziału lub działu, bez indywidualnych kwot wynagrodzeń
AsystentOdpowiada zarządowi na pytania o koszt działu bez tworzenia osobnego raportu i bez czekania na HR.
Czytamyzakładki Zatrudnienie, Nieobecności i Dokumenty z aktualnym stanem danych w Symfonii KiP
AsystentPobiera bieżący stan przez API Symfonii bez ręcznego eksportu i odpowiada na pytania HR o zatrudnienie.
Co się zmienia
Kadry odzyskują dzień w tygodniu, bo powtarzalne pytania pracowników nie idą już do nich.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z System kadrowo-płacowy na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. System kadrowo-płacowy zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z System kadrowo-płacowy
Łączymy się z systemem przez API (enova365, Symfonia) albo przez pliki eksportowe (Gratyfikant GT). W przypadku API dane są pobierane na bieżąco. Przy eksportach plik CSV lub XLSX trafia co noc do wskazanego folderu sieciowego, a asystent go pobiera z opóźnieniem do 24 godzin.
Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu i nie zapisuje nic do systemu kadrowego. Stoi na serwerze klienta, dane nie opuszczają infrastruktury firmy. Przed uruchomieniem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Każde zapytanie jest logowane: kto pytał, kiedy i o co.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do eksportu danych lub API systemu kadrowego (enova365, Symfonia, Gratyfikant).
- Uzupełnione kartoteki: daty badań, terminy umów i salda urlopów wprowadzone w systemie.
- Wyznaczona osoba po stronie firmy do przeglądu uprawnień i aktualizacji danych.
- Podpisana umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (wymóg RODO).
- Aktualna informacja RODO dla pracowników uwzględniająca przetwarzanie przez asystenta.
Gdzie to działa najlepiej
Referentka kadr
Przed wyjazdem pracownika na budowę kierownik pyta, czy Kowalski ma ważne badanie lekarskie. Referentka otwiera kartotekę w Gratyfikancie, szuka w datach, porównuje z dzisiejszym terminem.
Z asystentem: Asystent sprawdza datę ważności badania z kartoteki w kilka sekund i odpowiada kierownikowi wprost. Referentka nie traci kwadransa na szukanie w plikach.
Pracownik produkcji
Pracownik pisze na firmowym czacie w środku dnia: ile zostało mi urlopu na ten rok? Kadrowa jest na spotkaniu, pytanie czeka w kolejce do odpowiedzi.
Z asystentem: Asystent pobiera zestawienie urlopów z enova365 i podaje stan na dziś: dni bieżące i zaległe. Pracownik dostaje odpowiedź w minutę, bez angażowania kadrowej.
Menedżer działu logistyki
Przed spotkaniem zarządu menedżer potrzebuje wiedzieć, ilu pracowników ma umowy kończące się w tym kwartale i ile kosztuje zatrudnienie w jego dziale.
Z asystentem: Asystent agreguje dane z systemu kadrowego i odpowiada bez tworzenia raportu. Menedżer ma zestawienie w kilka sekund, bez czekania na wolną chwilę HR.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z System kadrowo-płacowy →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie zmienia danych w systemie kadrowym bez potwierdzenia, nie wprowadza urlopów ani nie przedłuża umów.
- Nie pokazuje indywidualnych wynagrodzeń pracowników. Listy płac widzi wyłącznie jako zestawienia zbiorcze.
- Nie interpretuje przepisów prawa pracy ani nie doradza w sporach pracowniczych.
- Nie uruchamia się bez umowy powierzenia danych i zaktualizowanej informacji RODO dla pracowników.
Pytania o integrację z System kadrowo-płacowy
Czy asystent może wystawiać zaświadczenia o zatrudnieniu?
Nie. Asystent odczytuje dane z kartoteki i odpowiada na pytania, ale nie generuje ani nie podpisuje żadnych dokumentów. Zaświadczenie o zatrudnieniu wystawia kadrowa jak dotychczas. Asystent może podpowiedzieć, jakie dane są w kartotece, ale dokument tworzą Wasze kadry.
Co się stanie z danymi pracowników, gdy rozwiążemy umowę?
Po zakończeniu współpracy trwale usuwamy klucze dostępu do Waszego systemu i wszystkie przetworzone kopie danych. Szczegóły opisuje umowa powierzenia, którą podpisujemy przed wdrożeniem. Nie przechowujemy danych pracowników dłużej, niż wynika to z celu usługi.
Czy pracownicy mogą pytać asystenta z telefonu?
Zależy to od tego, jak zbudujecie kanał komunikacji. Asystent może działać przez firmowy czat, intranet albo formularz webowy, do których pracownicy mają dostęp z telefonu. Sam asystent nie wymaga osobnej aplikacji mobilnej po stronie pracownika.
Czy nasz system kadrowy musi stać na serwerze w firmie?
Nie. Obie konfiguracje działają. Przy systemie na serwerze klienta łączymy się przez API lub eksport w sieci wewnętrznej. Przy systemie w chmurze dostawcy korzystamy z API chmurowego. Asystent zawsze przetwarza dane w Waszej infrastrukturze lub w uzgodnionym środowisku.
Piętnaście minut o System kadrowo-płacowy
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod System kadrowo-płacowy, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
System kadrowo-płacowy jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.