Integracje / iFirma
Integracja AI z iFirma
Podłączamy iFirma przez REST API i pobieramy Księgę Przychodów i Rozchodów, rejestr VAT oraz faktury sprzedaży i kosztowe. Asystent przelicza narastający dochód, szacuje zaliczki PIT i pilnuje terminów ZUS, VAT i JPK bez otwierania panelu.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod iFirma. Bez umowy i bez karty.
Czym jest iFirma
iFirma to program księgowy w chmurze przeznaczony dla jednoosobowych działalności gospodarczych i małych firm. Właściciel prowadzi w nim Księgę Przychodów i Rozchodów, wystawia i rejestruje faktury sprzedaży oraz kosztowe, rozlicza VAT i pilnuje konfiguracji firmy. Wszystkie dane trzymane są na serwerach iFirma i dostępne przez przeglądarkę bez instalacji.
Na co dzień praca w iFirma wygląda tak: właściciel wpisuje faktury kosztowe z podziałem na kategorie KPiR, wystawia faktury sprzedaży, a system sam aktualizuje KPiR i rejestr VAT. W konfiguracji konta ustawia się formę opodatkowania: podatek liniowy, skala podatkowa albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. To ustawienie decyduje o całej logice liczenia zaliczek PIT.
Co podłączamy w iFirma
- KPiR: przychody i koszty narastająco, dochód miesięczny i roczny
- Faktury sprzedaży: kwoty, terminy płatności, status opłacenia
- Faktury kosztowe: kategorie KPiR, kwoty, NIP wystawcy
- Rejestr VAT: VAT należny i naliczony za każdy okres rozliczeniowy
- Konfiguracja konta: forma opodatkowania (liniowy, skala, ryczałt)
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Ile powinienem teraz odłożyć na zaliczkę PIT za ten miesiąc?"
„Które faktury sprzedażowe są jeszcze nieopłacone i kiedy mijają terminy?"
„Kiedy i ile muszę zapłacić ZUS oraz złożyć JPK_VAT7?"
„Czy w tym miesiącu nie brakuje mi jakichś kosztów w KPiR?"
Co dokładnie podłączamy w iFirma
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyPrzychody i koszty narastająco od początku roku, dochód miesięczny i narastająco, z podziałem na kategorie wpisów.
AsystentWylicza orientacyjną zaliczkę PIT za bieżący okres na podstawie dochodu narastającego i wcześniej zapłaconych zaliczek.
CzytamyNumer dokumentu, data wystawienia, termin płatności, kwota netto/VAT/brutto, status opłacenia, NIP i nazwa nabywcy.
AsystentWysyła przypomnienie o niezapłaconej fakturze z numerem dokumentu i kwotą trzy dni przed terminem płatności.
CzytamyKategoria KPiR (Towary handlowe, Usługi obce, Usługi telekomunikacyjne, Paliwo), kwota, data wystawienia, NIP wystawcy.
AsystentWykrywa przerwę w regularnych kategoriach kosztów i pyta, czy dany wpis został zaksięgowany w bieżącym miesiącu.
CzytamyPodstawa opodatkowania, kwota VAT należnego i naliczonego za każdy okres rozliczeniowy.
AsystentPodaje kwotę VAT do zapłaty za dany miesiąc i przypomina o zbliżającym się terminie złożenia JPK_VAT7.
CzytamyForma opodatkowania: podatek liniowy, skala podatkowa albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
AsystentDobiera właściwą logikę obliczania zaliczki PIT i składki zdrowotnej do formy opodatkowania ustawionej na koncie.
CzytamyStałe terminy: 10., 20. i 25. dzień miesiąca dla składek ZUS, zaliczek PIT i VAT/JPK_VAT7.
AsystentŁączy termin z aktualną kwotą z KPiR lub rejestru VAT i dostarcza konkretne zadanie zamiast pustej daty w kalendarzu.
CzytamyZagregowane przychody, koszty, dochód, VAT do zapłaty i lista niezapłaconych faktur za zamknięty miesiąc.
AsystentGeneruje podsumowanie poprzedniego miesiąca pierwszego dnia nowego okresu i dostarcza je przez e-mail, Teams lub Slack.
Co się zmienia
Właściciel zna swoje liczby bez otwierania iFirma i nie przegapia terminów ZUS, VAT ani zaległych faktur od kontrahentów.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z iFirma na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. iFirma zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z iFirma
Łączymy się z iFirma przez REST API. Token dostępu generujecie w panelu iFirma w zakładce Ustawienia > API. Asystent używa tokenu wyłącznie w trybie odczytu: pobiera dane z Waszego konta, nie tworzy ani nie zmienia żadnych wpisów. Nie ma ręcznych eksportów do pliku ani zrzutów bazy danych.
Asystent działa na serwerze zgodnym z RODO. Dane finansowe z iFirma nie trafiają do zewnętrznych serwisów bez Waszej kontroli. Token możecie odwołać w każdej chwili w panelu iFirma, co natychmiast odcina dostęp asystenta do konta.
Czego potrzebujemy od Was
- Token API wygenerowany w panelu iFirma: Ustawienia > API.
- Uzupełniona forma opodatkowania w konfiguracji konta iFirma.
- Faktury i wpisy KPiR wprowadzane na bieżąco: asystent widzi tylko dane, które są w systemie.
- Przy ryczałcie: lista stawek podatkowych przypisanych do kodów PKD firmy do ręcznej konfiguracji przy starcie.
- Przy spółce z o.o.: wcześniejsza weryfikacja zakresu danych dostępnych przez API dla tego typu konta.
Gdzie to działa najlepiej
Właściciel JDG
W połowie miesiąca wpłynął duży przelew od klienta. Właściciel chce wiedzieć, ile odłożyć na zaliczkę PIT, ale nie chce otwierać deklaracji ani liczyć kolumn w Excelu.
Z asystentem: Asystent podaje dochód narastający z KPiR, wcześniej zapłacone zaliczki i szacowaną kwotę do odłożenia. Właściciel wie, ile zarezerwować na koncie, w ciągu kilku sekund.
Właściciel firmy usługowej
Pierwszego dnia miesiąca właściciel dostaje podsumowanie poprzedniego miesiąca na maila, zanim wejdzie do panelu iFirma. W treści widzi trzy faktury sprzedażowe z niezapłaconymi kwotami i konkretnymi terminami płatności.
Z asystentem: Asystent wymienia numery dokumentów i terminy. Właściciel wie, kogo ponaglić, bez przeszukiwania listy faktur w iFirma.
Właściciel prowadzący iFirma samodzielnie
Przez ostatnie kilka miesięcy co miesiąc pojawiał się wpis w kategorii Usługi telekomunikacyjne. W tym miesiącu nie ma żadnego, a właściciel nie pamięta, czy zaksięgował fakturę za firmową subskrypcję.
Z asystentem: Asystent zauważa przerwę w regularnej kategorii i pyta, czy wpis kosztowy jest wprowadzony. Właściciel sprawdza i uzupełnia brak, zanim miesiąc zostanie zamknięty.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z iFirma →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie księguje za Was: żaden wpis w KPiR ani faktura nie powstają bez Waszego działania.
- Nie weryfikuje poprawności kategorii KPiR ani zgodności wpisów z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
- Kwoty zaliczek PIT i składki zdrowotnej to szacunki na podstawie danych z systemu, nie gotowe deklaracje do złożenia.
- Nie widzi faktur ani kosztów, które nie zostały wcześniej wprowadzone do iFirma przez właściciela lub biuro rachunkowe.
Pytania o integrację z iFirma
Jak asystent dobiera terminy płatności do mojej konkretnej firmy?
Czyta formę opodatkowania i typ rozliczenia z konfiguracji konta w iFirma. Na tej podstawie przypisuje właściwe daty: 10., 20. albo 25. każdego miesiąca dla składek ZUS, zaliczek PIT i VAT. Jeśli rozliczacie VAT kwartalnie, terminy są inne niż przy miesięcznym JPK_VAT7.
Czy asystent może wysyłać podsumowania na maila albo w Microsoft Teams?
Tak. Przed wdrożeniem wybieracie kanał dostarczania: e-mail, Microsoft Teams, Slack albo kilka naraz. Podsumowania miesięczne i przypomnienia o terminach trafiają tam automatycznie, bez konieczności wchodzenia do panelu iFirma.
Co widzi asystent, jeśli zaległe faktury kosztowe nie są wprowadzone do iFirma?
Widzi tylko to, co faktycznie jest w systemie. Brakujące wpisy nie pojawią się w obliczeniach zaliczki ani w podsumowaniu miesiąca. Asystent może jednak zauważyć przerwę w regularnych kategoriach kosztów i zapytać, czy dany wpis został zaksięgowany.
Czy integracja działa dla spółki z o.o. prowadzącej konto w iFirma?
Zakres danych dostępnych przez iFirma API może się różnić między JDG a spółką z o.o. To konkretna kwestia do weryfikacji przed startem projektu. Na etapie audytu sprawdzamy, jakie dane są dostępne dla Waszego typu konta i czy zakres wystarcza do realizacji celów wdrożenia.
Piętnaście minut o iFirma
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod iFirma, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Programy księgowe i ERP
iFirma jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.