Jak AI pobiera dane firm z GUS REGON, CEIDG i KRS i co z tego ma Twoja firma?

Podajesz NIP nowego kontrahenta i po chwili masz wypełnioną kartotekę: pełna nazwa, adres siedziby, kody PKD, forma prawna, aktualny status działalności i lista osób uprawnionych do podpisywania umów. Tak działa integracja AI z publicznymi rejestrami GUS REGON, CEIDG i KRS. Dostęp do tych danych jest bezpłatny, bo każdy z rejestrów udostępnia otwarte API, z których AI może korzystać bez pośredników.

Skąd AI bierze dane i czym różni się każdy rejestr?

To trzy oddzielne bazy. Każda ma inny zakres podmiotów i inne dane. Warto wiedzieć, co skąd pochodzi, bo to przekłada się na to, które rejestry odpytujemy w konkretnej sytuacji.

GUS REGON (interfejs API BIR) obejmuje wszystkich przedsiębiorców: jednoosobowe działalności, spółki, stowarzyszenia, spółdzielnie. Z tego rejestru wyciągamy pełną nazwę podmiotu, REGON 9-cyfrowy i 14-cyfrowy, NIP, adres siedziby z podziałem na ulicę, numer domu i lokalu, kod pocztowy i miejscowość, formę prawną, datę powstania oraz pełną listę kodów PKD z oznaczeniem, który jest przeważający. Przy firmach zawieszonych widać datę zawieszenia działalności.

CEIDG to rejestr wyłącznie dla jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólników spółek cywilnych. Jego API zwraca status jako konkretną wartość: ACT (aktywna), ZAWIESZONA lub WYKRESLONA. To proste pole, które robi dużą robotę. Wiele firm ma w swoich bazach kontrahentów, których działalność jest wykreślona od kilku lat, a kartoteka w CRM nadal wygląda jak aktywna.

KRS (API Krajowego Rejestru Sądowego) dotyczy spółek: z o.o., akcyjnych, jawnych, komandytowych i innych podmiotów rejestrowych. Tu jest coś, czego REGON nie ma: dane o zarządzie, prokurentach i sposobie reprezentacji. Z odpowiedzi API wyciągamy pole sposób reprezentacji, np. "każdy członek zarządu samodzielnie" albo "dwóch członków zarządu łącznie". Dostajemy też informacje o postępowaniach upadłościowych i aktualny status podmiotu: aktywna, w likwidacji, wykreślona.

Jak AI uzupełnia kartotekę kontrahenta bez ręcznego przepisywania?

Typowo wygląda to tak: handlowiec wchodzi do CRM, zakłada nowego kontrahenta, wpisuje NIP. AI wywołuje API wszystkich trzech rejestrów, zbiera odpowiedzi i automatycznie wypełnia pola w formularzu: Nazwa firmy, Adres siedziby, Forma prawna, REGON, Numer KRS (jeśli jest), PKD przeważające i lista pozostałych kodów działalności.

U jednego klienta, który obsługuje kilkuset dostawców, handlowcy wcześniej przepisywali te dane ręcznie z wydruków z CEIDG albo ze strony GUS. Kilka minut przy każdym nowym kontrahencie, i zdarzały się literówki w nazwie albo błędny adres, który lądował potem na fakturze. Po integracji jedynym polem, które człowiek wpisuje, jest NIP. Reszta pojawia się sama i pochodzi wprost z rejestru, nie z pamięci handlowca.

Ważny szczegół: AI nie pobiera danych raz i nie trzyma ich na zawsze. Można skonfigurować odświeżanie przy każdym otwarciu kartoteki albo zaplanowane sprawdzenie raz na tydzień lub miesiąc. Dzięki temu zmiana adresu siedziby albo forma prawna po podziale spółki trafia do systemu bez ręcznej aktualizacji.

Co AI wyłapuje zanim firma trafi na listę zatwierdzonych dostawców?

Status firmy to coś, czego dział zakupów zazwyczaj nie sprawdza regularnie. Kontrakt podpisali trzy lata temu, firma wtedy działała, wszystko wyglądało porządnie. Nikt nie wrócił do tematu.

AI przy każdym odpytaniu API CEIDG i KRS pobiera aktualny status i oznacza go w kartotece. Jeśli dostawca jest w likwidacji, dostaje etykietę W LIKWIDACJI widoczną w widoku listy kontrahentów. Jeśli działalność jest wykreślona, pojawia się flaga NIEAKTYWNA. Nie trzeba szukać ręcznie, system sam wyróżnia wpisy, które wymagają uwagi.

Przy dużych bazach AI może przejść przez całą listę kontrahentów i wygenerować raport: ile firm zmieniło status w ostatnich 30 dniach, kto ma otwarte postępowanie rejestrowe, kto zawiesił działalność. To standardowe wywołanie API z odpytaniem statusu dla każdego NIP-u z listy. Nic skomplikowanego technicznie, a wynik jest konkretny: lista do weryfikacji na biurko kierownika działu zakupów.

Weryfikacja reprezentacji: kto naprawdę może podpisać umowę?

Podpisali umowę z pełnomocnikiem, który nie miał umocowania. Albo jeden członek zarządu podpisał kontrakt, a statut wymagał dwóch podpisów. Takie sytuacje zdarzają się częściej niż można by sądzić, szczególnie przy umowach zawieranych w pośpiechu albo przez nowe osoby w zespole, które nie znają kontrahenta.

Z API KRS wyciągamy pole sposób reprezentacji wprost z aktualnego wpisu w rejestrze. AI wyświetla tę informację w karcie kontrahenta w CRM lub w systemie obiegu dokumentów przy każdej generowanej umowie. Pracownik, który wystawia dokument do podpisu, od razu widzi: "reprezentacja łączna: dwóch członków zarządu" albo "prezes zarządu samodzielnie".

Można pójść krok dalej: AI porównuje osobę, która ma podpisać dokument, z aktualną listą członków zarządu z KRS. Jeśli coś się nie zgadza, na przykład osoba już nie figuruje w rejestrze albo tytuł nie pasuje do sposobu reprezentacji, AI zgłasza rozbieżność przed wysłaniem umowy do podpisu. To nie eliminuje potrzeby weryfikacji prawnej przy dużych kontraktach, ale wyłapuje oczywiste błędy zanim cokolwiek trafi pod parafkę.

Z jakimi systemami to się spina?

Integracja z rejestrami publicznymi działa jako warstwa między źródłem danych a systemem docelowym. Podłączamy ją do:

• CRM: Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM, Firmao, Livespace, lokalne polskie systemy. Dane kontrahenta uzupełniają się przy tworzeniu lub aktualizacji rekordu.
• ERP: Comarch ERP Optima, Subiekt GT, Sage, SAP, systemy własne. Kartoteka dostawcy lub odbiorcy jest gotowa po wpisaniu NIP-u, bez odrębnego okna przeglądarki z GUS-em.
• Systemy obiegu dokumentów i podpisu elektronicznego: przed wygenerowaniem umowy AI pobiera aktualne dane reprezentacji z KRS i pokazuje je przy formularzu.
• Platformy automatyzacji: n8n, Make, Zapier jako warstwa spinająca API rejestrów z dowolnym systemem firmowym, który ma własne API lub webhooki.

API GUS BIR i API KRS wymagają klucza dostępowego. Uzyskujesz go bezpłatnie przez formularz na stronach tych instytucji. CEIDG ma otwarte API bez rejestracji. Limity zapytań są wystarczające dla potrzeb większości firm MŚP przy normalnej pracy operacyjnej.

Od czego zaczynamy?

Najpierw audyt tego, co masz w bazie. Ile firm jest w kartotekach? Jak wyglądają dane: czy widać literówki w nazwach, różne formaty adresów, brakujące numery REGON, firmy bez statusu? Ten przegląd sam w sobie często pokazuje skalę bałaganu, który narastał latami.

Drugi krok: wybór systemu docelowego. Integracja wygląda inaczej w Comarch Optimie, inaczej w HubSpocie, inaczej w środowisku własnym. Dobieramy narzędzie do tego, co firma już używa.

Trzeci krok: zakres. Czy chcemy tylko uzupełniać nowe kartoteki, czy też masowo zweryfikować istniejące? Czy włączamy monitoring statusu? Czy dodajemy weryfikację reprezentacji przy umowach? Nie ma jednego schematu dla wszystkich. Firma z kilkudziesięcioma stałymi dostawcami ma inne potrzeby niż hurtownia z tysiącem aktywnych kontrahentów.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak to mogłoby wyglądać w Twojej firmie, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też zobaczyć, jak podobne integracje działają u innych, w realnych wdrożeniach.