Integracje / Firmao
Integracja AI z Firmao
CRM, faktury i projekty razem. Asystent widzi, czy klient, z którym rozmawiacie, ma zaległą płatność.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Firmao. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Firmao
Firmao to polskie oprogramowanie, które łączy CRM, faktury VAT i zarządzanie projektami w jednym panelu. Pracują w nim firmy usługowe i handlowe, które jednocześnie sprzedają, fakturują i pilnują terminów projektów. Na co dzień handlowiec otwiera kartę kontrahenta, widzi szanse sprzedaży i historię kontaktu, a księgowa przechodzi do modułu faktur bez zmiany systemu.
Dane trzymane są w chmurze Firmao. Główne obszary to kartoteka kontrahentów z NIP-ami i notatkami, moduł szans sprzedaży z lejkiem, faktury VAT i proforma ze statusami płatności, moduł projektów z zadaniami i budżetem oraz magazyn. Każdy moduł ma osobne zakładki, a rekordy powiązane są przez identyfikator lub NIP kontrahenta.
Co podłączamy w Firmao
- CRM i szanse
- Faktury i płatności
- Projekty i zadania
- Kontrahenci
- Magazyn
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Czy ten klient ma u nas zaległą płatność?"
„Które projekty przekraczają zaplanowany czas?"
„Co zostało uzgodnione z tym kontrahentem w zeszłym miesiącu?"
„Wystaw fakturę na podstawie tego zamówienia."
Co dokładnie podłączamy w Firmao
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyNazwa firmy, NIP, opiekun handlowy, data ostatniego kontaktu, notatki z rozmów
AsystentPokazuje profil klienta przed rozmową: kto prowadzi kontakt, kiedy ostatnio i co zapisano w notatkach
CzytamyNazwa szansy, wartość, etap lejka, prawdopodobieństwo, termin zamknięcia, przypisany handlowiec
AsystentWyświetla szanse bez aktywności od wskazanej liczby dni i wskazuje, którymi handlowiec powinien zająć się w pierwszej kolejności
CzytamyNumer, kontrahent, wartość netto i brutto, termin płatności, status: opłacona, nieopłacona lub częściowo opłacona
AsystentSprawdza rozrachunki klienta zanim handlowiec wyśle ofertę i informuje wprost o fakturach przeterminowanych, nie blokując pracy
CzytamyNazwa projektu, status realizacji, budżet całkowity, termin zakończenia, przypisany zespół
AsystentZestawia ukończone zadania z budżetem i fakturami projektu, żeby pokazać czy wszystkie wykonane prace zostały już zafakturowane
CzytamyTreść zadania, priorytet, termin, osoba odpowiedzialna, powiązany kontrahent lub projekt
AsystentWyciąga zadania przeterminowane lub bez przypisanej osoby i grupuje je według projektu albo kontrahenta
CzytamyPoprzednie pozycje faktur VAT dla danego kontrahenta: rodzaj usług, ilości, ceny jednostkowe, daty
AsystentProponuje wstępny zakres nowej oferty na podstawie tego, co klient kupował wcześniej, bez zaczynania od zera za każdym razem
Co się zmienia
Handlowiec widzi zaległość klienta zanim zaproponuje mu kolejny kredyt kupiecki.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Firmao na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Firmao zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Firmao
Łączymy się z Firmao przez REST API udostępniane przez producenta. Pracujemy wyłącznie w trybie odczytu: asystent pobiera dane, ale nic nie zapisuje bez Waszego potwierdzenia. Klucz API konfigurujemy z uprawnieniami ograniczonymi do wybranych modułów, bez dostępu do ustawień systemu ani danych kadrowych.
Asystent działa na serwerze po Waszej stronie albo w naszej infrastrukturze, zależnie od ustaleń. Dane z Firmao są filtrowane przed każdym zapytaniem do modelu językowego. API Firmao ma limity liczby zapytań na przedział czasowy: sprawdzamy je na początku, żeby integracja działała stabilnie na produkcji.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne konto Firmao z dostępem do API i uprawnieniami odczytu wybranych modułów
- Kontakt z osobą w firmie, która zna układ danych w systemie i może potwierdzić zakres
- Lista dwóch, trzech konkretnych sytuacji z biura, w których asystent ma pomagać
- Dane w Firmao uzupełniane na bieżąco: NIP-y, statusy faktur, etapy lejka, notatki
- Czas na testy na realnych danych przed wdrożeniem produkcyjnym
Gdzie to działa najlepiej
Handlowiec w terenie
Handlowiec pisze ofertę dla firmy Kowalski sp. z o.o. i pyta asystenta o historię współpracy z tym klientem przed wysłaniem wyceny za kolejne zlecenie.
Z asystentem: Asystent wyciąga faktury z Firmao, widzi dwie nieopłacone od 60 dni i informuje handlowca. Decyzja należy do człowieka, asystent podaje sam fakt.
Kierownik projektu
Przed cotygodniowym spotkaniem kierownik pyta asystenta o stan projektu wdrożeniowego, żeby nie zbierać statusów od każdego z osobna przez komunikator.
Z asystentem: Asystent pobiera z Firmao zadania ukończone i przeterminowane, budżet wykorzystany i zestawia to z fakturami. Kierownik ma podsumowanie w 30 sekund.
Właściciel firmy
Właściciel rano pyta asystenta, które szanse sprzedaży w lejku nie miały żadnej aktywności od ponad tygodnia, bez logowania do Firmao i klikania po zakładkach.
Z asystentem: Asystent porównuje daty modyfikacji szans z dniem dzisiejszym i zwraca listę z imionami handlowców. Właściciel od razu wie, gdzie ponaglić.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Firmao →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Asystent nie wystawia faktur VAT ani nie zapisuje danych w Firmao bez potwierdzenia człowieka.
- Nie zastępuje pracy księgowej: nie księguje, nie rozlicza podatku VAT i nie składa deklaracji.
- Nie działa na pustych polach: jeśli dane w Firmao są nieuzupełnione, asystent tego nie uzupełni z domysłu.
- Nie omija limitów API Firmao: przy zbyt dużej liczbie zapytań naraz asystent zgłosi błąd zamiast milczeć.
Pytania o integrację z Firmao
Czy asystent może sam aktualizować etapy lejka zamiast handlowca?
Asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu. Może podpowiedzieć, że dana szansa od tygodnia stoi na tym samym etapie, ale zmianę wprowadza handlowiec sam w Firmao. Taka kolejność nie jest ograniczeniem technicznym, to świadoma decyzja: człowiek decyduje, system wykonuje.
Co jeśli trzymamy CRM w Excelu, a w Firmao mamy tylko faktury?
Integracja działa na tym, co faktycznie jest w Firmao. Jeśli macie tam tylko faktury, asystent sprawdza płatności i historię rozrachunków, ale nie dotrze do szans sprzedaży z Excela. Zakres ustalamy na pierwszym spotkaniu, żeby nie projektować czegoś bez danych do pracy.
Jak długo trwa uruchomienie integracji z Firmao?
Pierwsze działające zapytania do API konfigurujemy zwykle w ciągu kilku dni od otrzymania dostępu. Pełne uruchomienie zależy od liczby scenariuszy i kompletności danych w Waszym Firmao. Zaczynamy od jednego przypadku użycia, testujemy na realnych danych, dopiero potem rozszerzamy zakres.
Czy integracja działa z każdym planem abonamentowym Firmao?
Integracja korzysta z REST API Firmao, a dostępność konkretnych endpointów zależy od Waszego planu. Sprawdzamy to na etapie audytu, zanim zaproponujemy zakres integracji. Nie zakładamy z góry, że wszystkie moduły są dostępne, bo różne plany mają różny zakres API.
Piętnaście minut o Firmao
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Firmao, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Firmao jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.