Integracja AI z Firmao: CRM, faktury i projekty w jednym asystencie

Firmao to jeden z niewielu polskich systemów, który trzyma w jednym miejscu kontrahentów, szanse sprzedaży, faktury VAT i projekty. Brzmi jak marzenie. W praktyce dane są, ale rozrzucone po zakładkach, a nikt nie ma czasu ich spinać. Handlowiec widzi otwartą szansę, ale nie wie, czy poprzednia faktura dla tego klienta jest opłacona. Księgowa widzi zaległość, ale nie zna statusu rozmów. AI może to połączyć. I to jest dokładnie ten przypadek, gdzie integracja ma sens.

Co wyciągamy z Firmao przez API

Firmao udostępnia REST API, które pozwala pobierać dane ze wszystkich głównych modułów. W praktyce korzystamy z kilku źródeł naraz:

• Kontrahenci (nazwa firmy, NIP, opiekun handlowy, data ostatniego kontaktu, notatki)
• Szanse sprzedaży (nazwa szansy, wartość, prawdopodobieństwo, etap lejka, termin zamknięcia, przypisany handlowiec)
• Faktury VAT i proforma (numer, kontrahent, wartość netto i brutto, termin płatności, status: opłacona / nieopłacona / częściowo opłacona)
• Projekty (nazwa, status, budżet, termin, przypisany zespół)
• Zadania (treść, priorytet, termin, osoba odpowiedzialna, powiązany kontrahent lub projekt)

To nie są ogólne tabele. Każde pole ma nazwę i wartość, którą asystent może odczytać, porównać i na tej podstawie coś zasugerować. Różnica między "mamy dane w systemie" a "asystent na nich pracuje" jest właśnie tutaj.

Spinanie sprzedaży z płatnościami, na co dzień nikt na to nie ma czasu

U jednego z naszych klientów sytuacja wyglądała tak: handlowiec otworzył nową szansę sprzedaży dla firmy X, wyceniał kolejne zlecenie i pisał ofertę. Tymczasem w module faktur siedziały dwie nieopłacone faktury VAT dla tego samego kontrahenta, łącznie przeterminowane o ponad 60 dni. Handlowiec o tym nie wiedział, bo nie zagląda do faktur. Sprzedaż szła dalej, ryzyko rosło.

AI potrafi to wykryć zanim ktoś wyśle ofertę. Asystent dostaje zapytanie: "przygotuj ofertę dla firmy X" i zanim cokolwiek napisze, sprawdza stan rozrachunków tego kontrahenta. Jeśli widzi nieopłacone faktury z przeterminowanym terminem płatności, informuje o tym handlowca. Nie blokuje. Tylko mówi wprost, żeby człowiek podjął świadomą decyzję.

To jedno konkretne zachowanie asystenta potrafi uchronić firmę przed pogłębianiem złego długu.

Follow-upy, których nikt nie pilnuje

W Firmao każda szansa sprzedaży ma pole "termin zamknięcia" i etap lejka. Asystent może codziennie rano przeglądać szanse, które nie były aktualizowane od tygodnia lub dłużej, i wystawiać listę do przejrzenia. Bez klikania po zakładkach.

Przykładowe pytanie do asystenta: "Które szanse sprzedaży u Marka nie miały żadnej aktywności od 10 dni?" Asystent pobiera dane, porównuje datę ostatniej modyfikacji z dzisiejszą i zwraca gotową listę. Marek dostaje ją rano na komunikator i wie, co robić przed kawą.

Można pójść dalej. Asystent może sam napisać szkic wiadomości follow-up, korzystając z historii kontaktu zapisanej w karcie kontrahenta. Nie generyczny "Jak tam?" tylko coś konkretnego: nawiązanie do poprzedniej rozmowy, do wyceny, do etapu projektu. Handlowiec poprawia, wysyła. Oszczędność: kilka minut na wiadomość, pomnożona przez liczbę kontaktów.

Pisanie ofert na podstawie danych z systemu

Firmao przechowuje historię transakcji z kontrahentem. AI może to wykorzystać przy pisaniu nowej oferty. Zamiast zaczynać od zera, asystent wyciąga poprzednie pozycje faktur dla danego klienta, sprawdza co kupował, w jakich ilościach i cenach, i na tej podstawie proponuje wstępny zakres nowej oferty.

Typowo wygląda to tak: handlowiec mówi asystentowi "przygotuj ofertę dla Kowalski sp. z o.o. na serwis IT". Asystent sprawdza kartę kontrahenta w Firmao, widzi poprzednie faktury VAT z pozycjami usług, notatki z poprzednich rozmów, ewentualne zadania powiązane z tym klientem. Na tej podstawie generuje wstępny szkic z odpowiednim tonem i zakresem. Nie idealne od razu, ale 80% drogi za handlowca.

To nie zastępuje wiedzy handlowca o kliencie. Uzupełnia ją o dane, które są w systemie, ale nikt nie ma czasu ich przeglądać przed każdym kontaktem.

Status projektu bez pytania kierownika

Moduł projektów w Firmao trzyma zadania, terminy, budżet i przypisane osoby. Przy większych projektach kierownik co tydzień zbiera się z zespołem, żeby ustalić co jest zrobione, co się opóźnia i gdzie jest problem. Duża część tej rozmowy to zbieranie informacji, które i tak są już w systemie.

Asystent może skrócić ten etap. Pytanie: "Jak idzie projekt Wdrożenie ERP u klienta ABC?" Asystent pobiera dane projektu z Firmao: zadania ukończone, zadania otwarte, przeterminowane, budżet wykorzystany do tej chwili. Zwraca zwięzłe podsumowanie w języku polskim, bez tabel i bez raportów do generowania. Kierownik widzi stan w 30 sekund.

Przy projektach rozliczanych godzinowo asystent może też zestawić zadania ukończone z fakturami wystawionymi dla tego projektu. Widać od razu, czy zafakturowaliśmy wszystko co wykonaliśmy, albo odwrotnie, czy nie zafakturowaliśmy czegoś, co powinniśmy.

Gdzie to się realnie przydaje, a gdzie nie ma sensu

Integracja AI z Firmao sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie dane z kilku modułów muszą trafić do jednej osoby naraz. Handlowiec potrzebuje wiedzieć o fakturach. Kierownik projektu potrzebuje widzieć zadania i budżet razem. Właściciel chce znać status szans i zaległości bez otwierania czterech zakładek.

Nie ma sensu tam, gdzie chodzi o jednorazowe operacje, na które i tak jest pięć sekund. Asystent nie zastępuje klikania w formularz przy wystawianiu faktury. Zastępuje analizę i wnioskowanie na danych, które już tam są.

Warto też wiedzieć, że API Firmao ma swoje ograniczenia dotyczące liczby zapytań i dostępnych endpointów. Przy integracji sprawdzamy to na początku, żeby nie projektować czegoś, co potem nie działa tak jak powinno.

Od czego zaczynamy przy integracji

Pierwsze spotkanie to zawsze przegląd tego, co firma ma w Firmao i jak naprawdę używa systemu. Część firm trzyma tam wszystko. Inne mają tylko faktury, a CRM prowadzą w Excelu obok. Zakres integracji zależy od tego, co faktycznie jest w systemie.

Typowe pierwsze kroki:

• dostęp do API Firmao z odpowiednimi uprawnieniami do odczytu danych
• ustalenie, które dane chcemy udostępnić asystentowi (nie musimy dawać wszystkiego od razu)
• określenie dwóch, trzech konkretnych sytuacji z biura, w których asystent ma pomagać
• testy na realnych danych, zanim wdrożymy cokolwiek szerzej

Nie zaczynamy od integrowania wszystkiego ze wszystkim. Jeden dobrze działający przypadek użycia wart jest więcej niż dziesięć niedokończonych.

Jeśli chcesz sprawdzić, co konkretnie miałoby sens w Twojej firmie, zapraszamy na bezpłatny audyt. Pokażemy, co da się zrobić z danymi, które już masz w Firmao, bez dodatkowych systemów. Możesz też zajrzeć na realne wdrożenia, żeby zobaczyć jak to wygląda u innych polskich firm, zanim zdecydujesz się na cokolwiek.