Integracje / Excel i pliki firmy
Integracja AI z Excel i pliki firmy
Wciągamy skoroszyty, na których stoi pół firmy, razem z plikami z dysku. Pytacie o nie po ludzku, bez szukania właściwej wersji.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Excel i pliki firmy. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Excel i pliki firmy
Program to zbiór plików firmowych: arkusze Excel, pliki CSV, PDF i dokumenty Word, przechowywane na dysku sieciowym, w SharePoint albo Google Drive. Większość firm ma te dane porozrzucane po wielu plikach jednocześnie: cenniki w kolejnych wersjach, zestawienia sprzedaży z ERP, rabaty klientów w oddzielnych zakładkach, kartoteki dostawców, oferty historyczne. Żeby wyciągnąć jedną informację, pracownik musi otworzyć kilka plików i złożyć dane ręcznie.
AI nie wpisuje tu danych do arkuszy. Czyta wskazane pliki i odpowiada na pytania przez czat w języku naturalnym, podając przy tym, z którego pliku pochodzi informacja. Najlepiej działa na tabelach z nagłówkami kolumn. Dane wklejone jako obraz w Excelu wymagają dodatkowego kroku OCR. Każde pytanie to przeszukanie zaindeksowanych źródeł i połączenie danych z kilku plików jednocześnie, bez ręcznego VLOOKUP-a.
Co podłączamy w Excel i pliki firmy
- Skoroszyty Excel
- Pliki na dysku firmowym
- Umowy i dokumenty PDF
- Wersjonowanie
- Uprawnienia do folderów
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Która wersja tego zestawienia jest aktualna?"
„Co jest w umowie z tym klientem w sprawie terminów?"
„Zestaw dane z tych trzech arkuszy w jedną tabelę."
„Znajdź wszystkie dokumenty dotyczące tego projektu."
Co dokładnie podłączamy w Excel i pliki firmy
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyCeny produktów, grupy cenowe, wersje cennika z różnymi datami w nazwie pliku
AsystentPorównuje wersje cenników, sygnalizuje rozbieżności między cennikiem głównym, eksportowym i hurtowym zanim handlowiec wyśle ofertę z błędną ceną
CzytamyDane sprzedaży eksportowane z ERP do arkuszy, wyniki miesięczne i kwartalne z podziałem na produkty
AsystentTworzy zestawienia z podziałem na grupy produktowe za wskazany okres, bez angażowania osoby, która umie w Excela
CzytamyRabaty negocjowane indywidualnie, warunki handlowe dla klientów, często w oddzielnych zakładkach lub plikach
AsystentOdpowiada, czy rabat kontraktowy dla danego klienta jest aktywny, i podaje jego warunki bez otwierania kolejnych plików
CzytamyWarunki dostaw, minimalne ilości zamówień, ceny zakupu, dane kontaktowe dostawców
AsystentZestawia warunki kilku dostawców i podaje dane potrzebne do złożenia zamówienia na konkretny produkt
CzytamyStany magazynowe i koszty zakupu eksportowane cyklicznie do arkuszy
AsystentŁączy dane sprzedaży, stanów magazynowych i kosztów zakupu w jeden widok bez ręcznego zestawiania arkuszy
CzytamyOferty dostawców, specyfikacje techniczne, protokoły odbioru, faktury w formacie PDF
AsystentWyciąga dane z dokumentów PDF i łączy je z danymi z arkuszy Excel, odpowiadając na pytania z obu źródeł jednocześnie
Co się zmienia
Wiedza z arkuszy, na których stoi pół firmy, przestaje być dostępna tylko dla ich autorów.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Excel i pliki firmy na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Excel i pliki firmy zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Excel i pliki firmy
Jeśli pliki siedzą na dysku sieciowym albo lokalnym, stawiamy komponent, który indeksuje wskazane foldery. Pliki są przetwarzane i trafiają do bazy wektorowej. Przy każdym pytaniu asystent przeszukuje tę bazę. Jeśli firma korzysta z SharePoint albo Google Drive, podpinamy integrację bezpośrednio do tych usług i asystent ma dostęp do aktualnych wersji plików bez ręcznego eksportu.
Asystent stoi na serwerze klienta. Czytamy pliki wyłącznie w trybie odczytu, dane nie opuszczają infrastruktury Waszej firmy. Obsługiwane formaty to .xlsx, .xls, .csv, .pdf oraz .docx. Pliki z danymi wklejonymi jako obrazki w arkuszu wymagają osobnego kroku OCR przed indeksowaniem.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do folderów z plikami: dysk sieciowy, SharePoint albo Google Drive
- Pliki w formatach .xlsx, .xls, .csv, .pdf lub .docx z tabelami i nagłówkami kolumn
- Jedna osoba po stronie firmy do wskazania, które pliki są aktualne i regularnie używane
- Porządek w nazewnictwie plików, szczególnie cenników, żeby jasne było, która wersja obowiązuje
- Brak haseł blokujących otwarcie wskazanych plików albo zgoda na ich tymczasowe zdjęcie
Gdzie to działa najlepiej
Handlowiec w terenie
Klient pyta przez telefon, jaka jest cena produktu X z rabatem 15% dla jego grupy. Cennik główny i tabela rabatów siedzą w dwóch różnych plikach na dysku, a handlowiec ma przy sobie tylko laptop.
Z asystentem: Asystent łączy dane z obu arkuszy i zwraca gotową cenę sprzedaży w kilkanaście sekund. Handlowiec odpowiada klientowi od razu, bez odkładania słuchawki i szukania pliku.
Kierownik działu sprzedaży
Przed spotkaniem zarządu potrzebuje zestawienia przychodów z podziałem na grupy produktowe za ostatni kwartał. Osoba, która zwykle skleja taki raport w Excelu, jest na urlopie.
Z asystentem: Asystent sięga do arkuszy źródłowych i zwraca gotowe zestawienie. Kierownik dostaje dane bez czekania na powrót kolegi i bez angażowania działu IT.
Pracownik zaopatrzenia
Chce sprawdzić minimalne ilości zamówień i ceny zakupu dla dwóch dostawców, których warunki siedzą w oddzielnych plikach i być może w PDF-ach przesłanych e-mailem kilka miesięcy temu.
Z asystentem: Asystent czyta kartoteki dostawców i dokumenty PDF jednocześnie, zestawia warunki obu dostawców i podaje, który ma niższy próg zamówienia dla konkretnego produktu.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Excel i pliki firmy →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie wpisuje danych do arkuszy ani nie zmienia plików bez wyraźnego potwierdzenia użytkownika
- Nie rozpoznaje danych wklejonych jako obraz w Excelu bez dodatkowego kroku OCR
- Nie ocenia samodzielnie, która wersja cennika jest aktualna, jeśli pliki nie mają jasnego nazewnictwa
- Nie zastępuje analizy finansowej ani decyzji handlowych, podaje dane i zestawienia, wnioski wyciąga człowiek
Pytania o integrację z Excel i pliki firmy
Czy AI dostanie od razu dostęp do wszystkich naszych plików?
Nie. Na początku projektu razem wskazujemy konkretne foldery albo pliki, które mają być dostępne dla asystenta. Zwykle zaczynamy od cennika i zestawień sprzedaży. To pliki, na których pytania padają codziennie. Kolejne źródła dołączamy stopniowo, gdy pierwsze wdrożenie działa dobrze.
Co jeśli ten sam cennik mamy w kilku wersjach i nie wiadomo, która obowiązuje?
To jeden z częstszych problemów przed wdrożeniem. Na początku projektu robimy krótki przegląd tego, jak pliki są nazwane i przechowywane. Jeśli ten sam cennik istnieje w czterech wersjach z datą w nazwie, asystent może się pomylić co do aktualnej. Porządek w plikach przekłada się bezpośrednio na jakość odpowiedzi.
Czy nasze pliki trafią na zewnętrzne serwery albo do chmury?
Asystent stoi na serwerze klienta. Pliki są indeksowane lokalnie i dane nie opuszczają infrastruktury Waszej firmy. Integracja z SharePoint albo Google Drive też odbywa się w kontrolowanym środowisku, bez przekazywania plików do zewnętrznych usług.
Jak długo trwa uruchomienie integracji dla pierwszego zestawu plików?
Czas zależy głównie od stanu plików i liczby wskazanych źródeł. Omawiamy to szczegółowo na pierwszym spotkaniu, po przeglądzie tego, jak pliki są nazwane i zorganizowane. Jeśli pliki są czytelnie ułożone, pierwsze zestawy pytań działają szybko po konfiguracji.
Piętnaście minut o Excel i pliki firmy
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Excel i pliki firmy, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Excel i pliki firmy jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.