Integracje / Microsoft Dynamics 365 Sales & CS
CRM i sprzedaż
Integracja AI: Microsoft Dynamics 365 Sales & CS
Podłączamy encje Opportunity, Account, Case i Activity z Dataverse przez Web API, żeby asystent czytał dane handlowe i zgłoszenia serwisowe bez ręcznego klikania. Asystent streszcza klientów przed rozmową, pilnuje szans bez ruchu i alarmuje o Case zbliżającym się do granicy SLA.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem Microsoft Dynamics 365 Sales & CS?
Łączymy się z Dataverse przez Web API, używając aplikacji zarejestrowanej w Azure Active Directory z dostępem tylko do wskazanych encji. Alternatywą jest Power Automate, jeśli firma ma już gotowe przepływy.
- Na start potrzebujemy
- Aktywna licencja Dynamics 365 Sales lub Customer Service (wersja online, Dataverse w chmurze)
- Czego asystent nie robi
- Asystent nie zmienia statusów rekordów Opportunity ani Case samodzielnie, każda modyfikacja wymaga decyzji człowieka
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z Microsoft Dynamics 365 Sales & CS w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Szanse sprzedaży z Dynamics 365. Moduł łączy Opportunity, Quote i Activity z Dynamics 365 Sales w jeden ekran w portalu. Widzicie etap każdej szansy, termin zamknięcia i datę ostatniego kontaktu bez przełączania widoków w CRM.
- Wyświetla otwarte Opportunity z etapem Develop, Proposal/Price Quote i Finalize
- Oznacza rekordy bez aktywności powyżej ustalonego progu dni
- Pokazuje właściciela szansy i szacowany termin zamknięcia (względnie)
- Alarmuje o szansach po terminie Est. Close Date lub zagrożonych brakiem ruchu
- Po kliknięciu rekordu otwiera kartę z powiązanymi Quote, Activity i Case
Pytanie w czacie
Handlowiec dostaje gotowy brief z Dynamics 365 przed każdą rozmową: etap szansy, stan oferty i historia kontaktów bez klikania w CRM.
Za dwadzieścia minut mam rozmowę z klientem z Gradbit Budownictwo. Przygotuj mi brief z Dynamics 365: otwarte szanse, ostatnie aktywności i zgłoszenia serwisowe.
Karta w narzędziu
Karta szansy zbiera Opportunity, Quote i Activity w jednym widoku: widzicie pełną historię rekordu bez przełączania zakładek w Dynamics 365.
Jeden ekran zamiast czterech widoków CRM: widzicie pełny lejek, zaległości i rekordy gotowe do zamknięcia bez klikania w Dynamics 365.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Microsoft Dynamics 365 Sales & CS włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyEtap sprzedaży (Develop, Proposal/Price Quote, Finalize), Est. Close Date, wartość, właściciel i Last Activity Date
AsystentWykrywa szanse bez ruchu (Last Activity Date starszy niż ustalona liczba dni) i informuje menedżera o wartości oraz właścicielu każdej z nich
CzytamyNumer oferty, lista pozycji, status oferty: Draft, Active, Won lub Lost
AsystentWłącza status oferty do briefingu przed rozmową, żeby handlowiec wiedział, czy klient ma aktywną wersję dokumentu czy tylko wersję roboczą
CzytamyTyp aktywności (Email, Phone Call, Task, Appointment), autor, data, wynik i treść pola Description z notatkami
AsystentStreszcza ostatnie kontakty z klientem w kilku zdaniach i wskazuje, ile dni minęło od ostatniej reakcji po stronie klienta
CzytamyNumer zgłoszenia (format CAS-00123-ABCD), kategoria problemu, przypisany agent, status oraz daty First Response By i Resolve By
AsystentWysyła alert do przypisanego agenta i jego przełożonego, gdy do upłynięcia Resolve By zostają mniej niż dwie godziny, a sprawa jest nadal otwarta
CzytamyIdentyfikator umowy SLA przypisanej do zgłoszenia i stan timera (aktywny lub wstrzymany)
AsystentWeryfikuje, która umowa obowiązuje dane zgłoszenie, żeby próg alertu był zgodny z warunkami konkretnego klienta, nie ogólnym ustawieniem
CzytamyBranża, NIP (jeśli zapisany w polach konta), historia otwartych i zamkniętych szans oraz powiązane kontakty
AsystentBuduje profil klienta na potrzeby briefingu: sektor, aktywność zakupowa i lista osób, z którymi firma miała wcześniej kontakt
CzytamyTytuł, treść i status artykułów w bazie wiedzy Customer Service
AsystentPrzeszukuje bazę podczas obsługi zgłoszenia i podpowiada konsultantowi gotowe fragmenty odpowiedzi dopasowane do kategorii Case
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Przygotuj brief na rozmowę z tym klientem przed moim spotkaniem”
- „Które szanse sprzedaży nie miały żadnej aktywności od tygodnia?”
- „Ile zgłoszeń serwisowych zbliża się do limitu Resolve By dziś?”
- „Jak wygląda lejek sprzedaży na ten kwartał według etapów?”
Co się zmienia
Handlowcy wchodzą na rozmowy z gotowym briefingiem, a menedżerowie dostają alert o porzuconych szansach i przekroczonych SLA zanim problem urośnie.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Microsoft Dynamics 365 Sales i Customer Service to dwa moduły platformy Microsoft połączone wspólną warstwą danych zwaną Dataverse. Sales obsługuje proces sprzedaży: szanse, oferty, konta i kontakty. Customer Service pilnuje zgłoszeń serwisowych, umów SLA i bazy wiedzy. Z obu korzystają głównie firmy B2B zatrudniające handlowców i konsultantów obsługi, które śledzą dziesiątki lub setki relacji jednocześnie.
Na co dzień handlowiec przegląda widoki Opportunity i Account, loguje aktywności i aktualizuje etapy szans sprzedaży. Konsultant otwiera Case, sprawdza timer SLA i szuka odpowiedzi w Knowledge Article. Wszystkie dane siedzą w Dataverse, chmurowej bazie Microsoftu dostępnej przez Web API, co pozwala agentowi AI odpytywać te same rekordy, z którymi pracują ludzie w CRM.
Gdzie to działa najlepiej
Handlowiec przed rozmową
Za dwadzieścia minut rozmowa z klientem. Handlowiec pyta agenta o brief. W CRM jest kilkanaście rekordów: otwarte szanse, stara oferta, kilka aktywności.
Z asystentem: Agent ściąga dane z Account, Opportunity, Quote i Activity i zwraca streszczenie: etap szansy, data zamknięcia, ostatni kontakt i otwarte zgłoszenia. Handlowiec wchodzi przygotowany bez przeglądania czterech widoków CRM.
Menedżer sprzedaży
Poranek, menedżer chce wiedzieć, które szanse wymagają interwencji przed końcem kwartału. Nie ma czasu przeglądać każdego rekordu w CRM.
Z asystentem: Agent przesyła na Teams listę Opportunity bez aktywności od ponad dziesięciu dni wraz z właścicielem, wartością i datą Est. Close Date. Menedżer od razu widzi, do kogo dzwonić.
Konsultant obsługi klienta
Konsultant pracuje nad kilkunastoma otwartymi Case jednocześnie. Jedno zgłoszenie zbliża się do granicy Resolve By, ale licznik w CRM jest poza głównym widokiem.
Z asystentem: Dwie godziny przed upływem SLA agent wysyła alert do konsultanta i jego przełożonego z numerem sprawy i aktualnym statusem. Sprawa dostaje priorytet zanim naruszenie SLA stanie się faktem.
Jak się łączymy
Łączymy się z Dataverse przez Web API, używając aplikacji zarejestrowanej w Azure Active Directory z dostępem tylko do wskazanych encji. Alternatywą jest Power Automate, jeśli firma ma już gotowe przepływy. Agent pracuje domyślnie w trybie odczytu. Zapis rekordów, np. Activity po wygenerowanym follow-upie, włączamy tylko po decyzji klienta i z potwierdzeniem użytkownika.
Dane klientów w Dynamics 365 podlegają RODO. Jeśli firma lub jej DPO wymaga, żeby dane nie opuszczały ustalonej granicy, wdrażamy model AI na własnej infrastrukturze Azure klienta albo na serwerze firmy. W takim wariancie żadne zapytanie do Dataverse nie przechodzi przez zewnętrzne środowisko.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywna licencja Dynamics 365 Sales lub Customer Service (wersja online, Dataverse w chmurze)
- Uprawnienia administratora Azure AD do rejestracji aplikacji i nadania dostępu do encji
- Wyznaczona osoba po stronie klienta znająca strukturę pól i procesy w CRM
- Dane w CRM w akceptowalnym stanie: Opportunity z wypełnionym Est. Close Date i powiązanymi aktywnościami
- Ustalony kanał dostarczania alertów: Microsoft Teams, email lub bramka SMS
Czego asystent nie robi
- Asystent nie zmienia statusów rekordów Opportunity ani Case samodzielnie, każda modyfikacja wymaga decyzji człowieka
- Asystent nie wysyła maili do klientów: generuje projekt wiadomości, ale wysyłkę zatwierdza i wykonuje handlowiec
- Asystent nie zastępuje modułu prognozowania Dynamics 365 ani nie zakłada, że szansa w danym etapie zakończy się sukcesem
- Asystent nie działa na danych, których nie ma w CRM: jeśli handlowcy nie logują aktywności, briefing będzie niekompletny
Częste pytania
Czy integracja działa też, gdy mamy Dynamics 365 on-premise?
Wersja on-premise ma inne API niż Dynamics 365 online i nie korzysta z Dataverse w chmurze. Integrację można zbudować, ale wymaga osobnej ścieżki technicznej. Przed wyceną musimy wiedzieć, na jakiej wersji i jakiej infrastrukturze stoi Wasze środowisko.
Co z bezpieczeństwem, skoro AI czyta dane naszych klientów?
Aplikacja w Azure AD dostaje dostęp wyłącznie do wskazanych encji, nie do całego CRM. Jeśli Wasz DPO wymaga, żeby dane nie wychodziły poza firmową infrastrukturę, wdrażamy model AI na Waszym serwerze lub w Waszym tenantcie Azure. Zakres przetwarzania danych ustalamy przed startem, nie po.
Czy musimy kupować dodatkową licencję Microsoftu do tej integracji?
Nie. Agent łączy się z Dataverse przez Web API w ramach istniejącej licencji Dynamics 365. Nie wymaga zakupu Microsoft Copilot for Sales ani żadnego innego dodatku od Microsoftu. Jedyne koszty to nasza integracja i infrastruktura, na której stoi agent.
Ile szans i zgłoszeń musi mieć firma, żeby integracja miała sens?
Nie ma twardej dolnej granicy, ale sens pojawia się, gdy handlowcy tracą realny czas na przeglądanie CRM. Przy kilkudziesięciu aktywnych szansach i kilkudziesięciu Case miesięcznie efekt jest wyraźny. Audyt danych sprawdzi, czy Wasze rekordy są na tyle kompletne, żeby agent miał z czego korzystać.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: crm i sprzedaż
Microsoft Dynamics 365 Sales & CS jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.