AI w księgowości: codzienny raport należności z systemu, bez księgowej i bez Excela

Zarząd czeka do piętnastego na dane, które w systemie księgowym są od pierwszego. Pokazujemy, jak spiąć asystenta z księgowością i mieć stan należności każdego ranka, z przeterminowanymi wyciągniętymi osobno.

Zaczyna się od jednego zdania po polsku. Nie podajemy ścieżek ani haseł, tylko zdanie, że dostępy leżą w konfiguracji tej maszyny. Asystent sam je znajduje, sam czyta strukturę bazy i sam rozpoznaje, gdzie są faktury, terminy i kwoty.

Zanim cokolwiek odczyta, zatrzymuje się i pyta. Mówi wprost, co zamierza zrobić: księgowość wyłącznie do odczytu, poczta tylko po to, żeby ustalić datę ostatniego kontaktu z kontrahentem. Mówi też, czego nie da rady zrobić, bo w tej firmie nie ma CRM-u ani telefonii, więc „ostatni kontakt" oprze wyłącznie na mailu. Kładzie na stół trzy warianty zakresu i czeka na decyzję. Jedno zdanie od nas i rusza dalej.

Wynik to gotowe zestawienie: należności i zobowiązania w trzech przedziałach terminów, przeterminowane powyżej trzydziestu dni osobno na górze, a przy każdej pozycji data ostatniego kontaktu i to, czego dotyczył. Widać od razu rzecz, której nie widać w żadnym raporcie z systemu księgowego: przy trzech największych dłużnikach ostatni kontakt to monit sprzed sześciu tygodni i cisza, a z dwoma innymi rozmawiacie na bieżąco, tylko o nowych zleceniach, a nie o zaległościach sprzed pięciu miesięcy.

Po drodze asystent zgłasza coś, o co nikt nie pytał. W skrzynce leżał mail o zmianie rachunku bankowego i prośbą o przelew tego samego dnia, wysłany z domeny łudząco podobnej do domeny kontrahenta. Asystent pisze to wprost i radzi potwierdzić telefonicznie pod numerem z umowy.

Na koniec zostaje zadanie codzienne: o siódmej rano czasu polskiego, z uwzględnieniem zmiany czasu na zimowy, zestawienie idzie mailem do zarządu i ląduje w Plikach. Bez logowania się gdziekolwiek i bez proszenia kogokolwiek o cokolwiek.

JAK ZROBIĆ TO SAMO U SIEBIE
Podłączamy asystenta do programów, w których już pracujecie, i do plików, które już macie. Dane zostają u Was, a asystent pyta o zgodę, zanim cokolwiek zapisze albo wyśle.