AI do faktur kosztowych: czterysta plików z dysku sieciowego i miejsce, gdzie firma traci

Czterysta trzydzieści siedem faktur kosztowych za dwa ostatnie kwartały. Wszystkie w PDF, wszystkie na dysku sieciowym księgowości, wszystkie nieprzeanalizowane. Bo żeby je przeanalizować, ktoś musiałby je stamtąd ściągnąć i przepisać do arkusza.

Rzecz, na której stoi to nagranie: w poleceniu nie ma ani jednej ścieżki. Nie mówimy, w którym folderze leżą faktury, bo sami tego nie wiemy. Nie mówimy, jakie są kategorie kosztów, bo mają wyjść z treści dokumentów. Raport produkcji leży w zupełnie innym udziale tego samego dysku i też ma go znaleźć sam. Dostaje dane dostępu w pliku obok i tyle.

Co się dzieje dalej: obchodzi udziały, sam odrzuca sprzedaż, którą firma wystawiła komuś, wyciągi bankowe i archiwum z zeszłego roku. Zostaje jeden folder i 437 plików. Trzy różne układy faktur, czternaście dokumentów to skany bez warstwy tekstowej, czyta je tak samo jak resztę. I czyta wszystkie 437, nie próbkę i nie pierwsze pięćdziesiąt, dlatego liczba na końcu jest liczbą, a nie oszacowaniem.

Wynik: transport i spedycja w górę o 22,7 procent, koszt transportu na tonę wyrobu o 16, przy produkcji rosnącej o 6,1. To 115 tysięcy złotych wydane ponad to, co uzasadnia większa produkcja. Pięciu z siedmiu przewoźników ma w drugim kwartale rachunki niższe niż w pierwszym, cały wzrost robią dwaj. Z rozróżnieniem, na które sami byśmy nie wpadli: jeden podniósł stawki w kwartale, w którym dostał więcej pracy, drugi cen nie ruszył i po prostu dostał prawie dwa razy więcej zleceń.

Rachunek: ręcznie, przy czterech minutach na fakturę, to około tygodnia pracy jednej osoby, więc realnie nigdy. Tutaj: trzynaście minut i jedno polecenie.

Cała praca na nagraniu jest prawdziwa. Fragment czytania faktur jest przyspieszony, ile trwał naprawdę, widać na plakietce w rogu ekranu.

JAK ZROBIĆ TO SAMO U SIEBIE
Podłączamy asystenta do programów, w których już pracujecie, i do plików, które już macie. Dane zostają u Was, a asystent pyta o zgodę, zanim cokolwiek zapisze albo wyśle.