Numer KSeF w tytule przelewu od 2027 roku. Co to zmienia dla firm

Od 2027 roku firmy rozliczające się między sobą będą miały nowy obowiązek: w tytule przelewu bankowego trzeba podać numer KSeF faktury, której przelew dotyczy. Zmiana obejmuje płatności między przedsiębiorcami. Przelew bez tego numeru będzie niezgodny z przepisami.

Co to oznacza dla firm pracujących na KSeF

Numer KSeF pojawia się na fakturze dopiero po jej przyjęciu przez system Ministerstwa Finansów. Żeby wpisać go w tytuł przelewu, musicie mieć pewność, że trafił już do Waszego systemu finansowo-księgowego – zanim zlecicie płatność. To zmienia kolejność kroków w procesie, który dla wielu firm działa dziś w dużej mierze z przyzwyczajenia.

• Co sprawdzić: czy Wasz program do fakturowania i system bankowy (lub interfejs do zleceń zbiorczych) obsługują pole z numerem KSeF i czy da się go automatycznie przenieść do tytułu przelewu.
• Co zyskujecie: każda faktura dostaje unikalny identyfikator powiązany z przelewem. Łatwiej dopasować płatność do dokumentu, szybciej wychwycić niezapłacone faktury i pomyłki w rozliczeniach.
• Na co uważać: przy płatnościach zbiorczych – jeden przelew za kilka faktur – sposób podawania numerów KSeF może wymagać dodatkowych ustaleń z bankiem lub systemem ERP. Ten przypadek warto sprawdzić zawczasu, nie w lutym 2027.

Co to zmienia w integracji z AI

Asystent AI podłączony do KSeF może już teraz pobierać numery faktur z systemu i zestawiać je z historią płatności. Nowy obowiązek daje temu praktyczny sens: AI może automatycznie sprawdzać, czy każdy wychodzący przelew ma wpisany właściwy numer KSeF, i oznaczać zlecenia, w których go brakuje – zanim trafią do banku. To jeden z tych przypadków, gdzie kontrola wykonana przez program jest pewniejsza niż ręczne sprawdzenie w natłoku faktur.

Jeśli planujecie integrację albo macie już asystenta AI przy KSeF, teraz jest dobry moment, żeby upewnić się, że dane płyną spójnie między KSeF, systemem księgowym i modułem płatności. Numer KSeF musi być dostępny w chwili tworzenia przelewu. AI może pilnować tej kolejności i sygnalizować, gdy dokument jeszcze nie przeszedł przez system.

Więcej o tym, jak wygląda taka praca od strony technicznej, znajdziecie tutaj: jak wygląda integracja AI z KSeF. Jeśli chcecie porozmawiać o tym, co warto dostosować w Waszym przypadku, zapraszamy na piętnaście minut rozmowy o Waszym wdrożeniu.