Jak dostać dofinansowanie na AI dla firmy z województwa mazowieckiego w 2026 i 2027?

Firma z województwa mazowieckiego ma w tej chwili dostęp do trzech programów dofinansowania wdrożeń AI i automatyzacji: regionalnego FEM, ogólnopolskiego Dig.IT z KPO oraz Ścieżki SMART przez PARP. Na szkolenia pracowników działa osobna ścieżka przez FERS, gdzie firmy z Mazowsza mają pierwszeństwo w rekrutacji. Dwa nabory mają konkretne terminy jeszcze w tym roku: Dig.IT przyjmuje wnioski od 2 do 30 listopada 2026, Ścieżka SMART od 29 października do 29 grudnia 2026.

Co teraz oferuje program regionalny FEM i czego jeszcze nie potwierdzono?

Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021–2027 (FEM) obsługuje Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU). Dla firm zainteresowanych cyfryzacją i wdrożeniem AI najbliższe jest Działanie 1.3 „Innowacyjność i konkurencyjność MŚP", typ „Wdrożenie wyników prac B+R i innowacji, w tym z wykorzystaniem nowoczesnych rozwiązań TIK". Ostatni nabór w tym działaniu (FEMA.01.03-IP.01-015/24) jest już zamknięty.

Harmonogram FEM był aktualizowany uchwałą 1136/187/26 z 24 czerwca 2026. Na październik 2026 nie potwierdzono dat ani warunków kolejnych naborów na cyfryzację MŚP. Nie potwierdzono też odrębnego bonu na cyfryzację dla mazowieckich firm.

Co robić? Śledzić aktualny harmonogram bezpośrednio na stronie funduszeuedlamazowsza.eu. MJWPU publikuje tam wykaz planowanych naborów z orientacyjnymi datami i alokacjami. Nowe terminy pojawiają się często bez dużego wyprzedzenia. Nabór potrafi otworzyć się i zamknąć w ciągu kilku tygodni, a firmy, które mają już gotowy opis projektu, reagują szybciej.

FERS: do 83% dofinansowania na szkolenia z automatyzacji, Mazowsze na pierwszym miejscu

Jest jeden program, który dla mazowieckich firm działa już teraz. Projekt „Kompetencje z automatyzacji dla transformacji cyfrowej" realizowany jest w ramach Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego (FERS). Rekrutacja ruszyła 1 września 2026, a w pierwszej kolejności przyjmowane są firmy właśnie z Mazowsza.

Co warto wiedzieć przed przystąpieniem do rekrutacji:

• Dofinansowanie sięga do 83% kosztów szkolenia.
• Limit to 16 185 zł na jednego pracownika.
• Program finansuje szkolenia i budowanie kompetencji, nie zakup sprzętu ani oprogramowania.
• Uczestniczyć mogą pracownicy, których obowiązki obejmuje lub wkrótce obejmie automatyzacja.

Praktyczny sens tej ścieżki dla firm planujących wdrożenie AI jest konkretny: szkolacie ludzi teraz ze środków FERS, a zakup i uruchomienie systemu finansujecie z Dig.IT albo Ścieżki SMART. To nie jest jedna wielka dotacja na wszystko, ale dwie mniejsze z różnych źródeł, które dobrze się uzupełniają. Typowy błąd, który widzimy: firmy szukają jednego programu pokrywającego cały projekt, od szkoleń po serwer. Taki program zwykle nie istnieje.

Dig.IT: od 150 000 do 850 000 zł na projekt AI z KPO, nabór zamyka się 30 listopada 2026

Dig.IT to program Agencji Rozwoju Przemysłu, finansowany z Krajowego Planu Odbudowy. II nabór trwa od 2 do 30 listopada 2026. Na tę edycję przeznaczono 40 mln zł. Wysokość grantu wynosi od 150 000 do 850 000 zł na projekt transformacji cyfrowej MŚP.

Co można sfinansować w projekcie:

• automatyzację procesów biznesowych: obieg dokumentów, obsługa zamówień, fakturowanie, komunikacja z klientami
• zakup oprogramowania do automatyzacji lub systemy klasy ERP i CRM z modułami AI
• integrację nowych systemów z programami, których firma używa na co dzień
• sprzęt serwerowy i infrastrukturę niezbędną do uruchomienia systemu
• usługi wdrożeniowe i konfiguracyjne od zewnętrznego wykonawcy

Warunki kwalifikacji dla firmy są precyzyjne: minimum 5 zamkniętych lat obrotowych i dodatni wynik finansowy w co najmniej 2 z 3 ostatnich lat obrotowych, przy czym rok 2025 musi być jednym z tych z wynikiem na plusie.

Firma działająca od roku albo dwie? Ten nabór odpada. Ale firma handlowa, produkcyjna albo usługowa z kilkuletnim stażem i dobrymi wynikami jest tutaj dobrze ustawiona. Intensywność dofinansowania (jaki procent kosztów pokryje grant) różni się między źródłami, dlatego nie podajemy go tutaj jako pewnej liczby. Koniecznie sprawdźcie aktualny regulamin na stronie digit.arp.pl.

Ścieżka SMART przez PARP: większe projekty AI z własnym komponentem twórczym

Ścieżka SMART to program Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w ramach Funduszy Europejskich dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG). II nabór 2026 trwa od 29 października do 29 grudnia 2026. Budżet tej edycji to 500 mln zł, a jednorazowy projekt może dostać do 50 mln zł.

W tym naborze aplikować może tylko pojedyncze MŚP, nie konsorcjum. To zmiana wobec poprzednich edycji, na którą warto zwrócić uwagę przy planowaniu.

Ścieżka SMART jest bardziej wymagająca niż Dig.IT. Projekt powinien zawierać komponent badawczo-rozwojowy lub opisywać nowe procesy i produkty opracowywane przez firmę. Jeśli chcecie wdrożyć gotowy system AI dostępny na rynku bez żadnych modyfikacji, ten program może nie pasować. Natomiast jeśli planujecie zbudować własne narzędzie, wytrenować model na danych firmy albo zaprojektować od podstaw automatyzację procesu specyficznego dla Waszej branży, Ścieżka SMART warta jest przeanalizowania.

Dokumentację naborową i kryteria oceny znajdziecie na stronie parp.gov.pl.

Jak zaplanować zakres wdrożenia, żeby koszty były kwalifikowane

Wniosek o dotację to nie deklaracja chęci. To dokument opisujący konkretne wydatki i uzasadniający ich związek z celami programu. Komisja oceniająca nie sprawdza, czy kupiliście „coś związanego z AI", tylko czy każda pozycja budżetowa logicznie wynika z opisu projektu i pasuje do listy kosztów kwalifikowanych w regulaminie.

Co zwykle wchodzi w koszty kwalifikowane przy wdrożeniu AI (zawsze weryfikujcie w regulaminie konkretnego naboru):

• Zakup licencji na oprogramowanie: platformy automatyzacji, narzędzia do przetwarzania dokumentów, systemy CRM lub ERP z modułami AI
• Usługi zewnętrzne: wdrożenie, konfiguracja, integracja z istniejącymi programami firmy
• Sprzęt serwerowy zakupiony lub wynajęty wyłącznie na potrzeby projektu
• Szkolenia pracowników bezpośrednio związane z wdrożoną technologią
• Wynagrodzenia własnych pracowników zaangażowanych w projekt, zwykle w ograniczonym zakresie określonym regulaminem

Co zwykle nie jest kwalifikowane:

• ogólny sprzęt biurowy dokupiony przy okazji
• bieżące koszty utrzymania systemu po zakończeniu projektu
• wydatki poniesione przed datą kwalifikowalności

Typowo projekt wdrożenia AI we wniosku wygląda tak: analiza procesów do automatyzacji (usługa doradcza), zakup systemu do automatyzacji obiegu dokumentów, integracja z programem księgowym i systemem sprzedażowym, szkolenie dwóch lub trzech pracowników z działów, które na tym systemie będą pracować. Każda pozycja ma swoje uzasadnienie w opisie procesu i mierzalny wskaźnik rezultatu. Taki projekt ma czym się bronić przed komisją oceniającą.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak AI działa w konkretnych procesach biznesowych, sprawdźcie nasze integracje z systemami firmy. Firmy z Mazowsza wdrażają podobne projekty już teraz.

Na co uważać, żeby nie stracić dofinansowania przy rozliczeniu

Kilka miejsc, w których firmy popełniają błędy kosztujące je całą dotację albo jej część przy kontroli.

Nie zaczynajcie wydatków przed złożeniem wniosku, jeśli regulamin tego zabrania. W większości programów data kwalifikowalności wydatków zaczyna się od dnia złożenia wniosku albo późniejszej daty wskazanej w umowie o dofinansowanie. Faktura wystawiona dzień wcześniej potrafi wypaść z projektu w całości. Ten punkt sprawdźcie w regulaminie jako pierwszy, zanim cokolwiek zamówicie.

Naborы zmieniają się między edycjami. Daty, budżety, kryteria oceny, listy kosztów kwalifikowanych: wszystko może wyglądać inaczej niż rok temu. Artykuły z poprzednich edycji mogą wprowadzać w błąd. Zawsze czytajcie regulamin tej konkretnej edycji, na którą składacie wniosek.

Przed złożeniem wniosku dobrze mieć przygotowane:

• opis procesów do automatyzacji: co teraz zajmuje ludziom czas, gdzie pojawiają się powtarzalne czynności i ręczne przepisywanie danych między programami
• listę systemów firmy, z którymi nowe narzędzie ma się połączyć (program magazynowy, księgowy, sprzedażowy, platforma e-commerce)
• wycenę od co najmniej jednego wykonawcy z rozpisaniem na poszczególne pozycje
• wskaźniki projektu: mierzalne liczby, które pokażą po zakończeniu, że projekt osiągnął cel

Ten ostatni punkt to częsty problem. Komisja oceniająca nie przyjmie „wdrożymy AI i będzie lepiej". Przyjmie: „skrócimy czas obsługi jednego zlecenia z 45 do 20 minut" albo „automatyzujemy wystawianie 300 faktur miesięcznie". Te liczby trafią do umowy i będą sprawdzane przy rozliczeniu projektu. Warto je dobrze przemyśleć przed złożeniem, a nie wpisywać na ostatnią chwilę.

Doradca przy dużym wniosku to często dobra inwestycja. Wniosek do Dig.IT albo Ścieżki SMART to kilkadziesiąt stron dokumentacji. Firmy doradcze, które znają te programy od środka, pomagają unikać formalnych błędów i lepiej opisać projekt pod kątem kryteriów oceny. Koszt takiego wsparcia warto wkalkulować w budżet przygotowania projektu.

Od czego zacząć, jeśli firma jest z Mazowsza

Dwa pierwsze kroki można robić równolegle: rozpoznać, co w firmie można zautomatyzować, i sprawdzić, który program pasuje do Waszej sytuacji finansowej i skali projektu.

Jeśli firma spełnia warunki Dig.IT (5 i więcej lat działalności, dobry rok 2025), nabór zamyka się 30 listopada 2026. Zostało mało czasu. Ścieżka SMART trwa do 29 grudnia 2026 i jest ścieżką dla projektów, w których firma buduje coś własnego albo przetwarza własne dane w niestandarowy sposób. FERS na szkolenia jest dostępny teraz i dobrze działa jako uzupełnienie każdego z pozostałych programów.

Na aktualny harmonogram naborów regionalnych FEM warto zaglądać regularnie na stronie funduszeuedlamazowsza.eu. Nowe nabory w programie mogą pojawić się w każdej chwili, a firmy z gotowym opisem projektu są w stanie zareagować szybko.

Prowadzimy wdrożenia AI dla firm z całego Mazowsza: z Warszawy, z Piaseczna, z Pruszkowa i z Mińska Mazowieckiego. Jeśli chcecie wiedzieć, które procesy w Waszej firmie najlepiej nadają się pod projekt dofinansowany i który program ma dla Was sens, wystarczy 15 minut rozmowy. Pokażemy Wam też realne wdrożenia z firm o podobnym profilu, żebyście wiedzieli, czego się spodziewać po takim projekcie.