Jak dostać dofinansowanie na wdrożenie AI dla firmy w województwie podlaskim?

Tak, firmy z województwa podlaskiego mają teraz dostęp do kilku konkretnych programów. Regionalnie: bon na cyfryzację z Funduszy Europejskich dla Podlaskiego, do 150 000 zł, prowadzony przez Podlaską Fundację Rozwoju Regionalnego. Obecna edycja bonu się kończy, ale zmieniony harmonogram FEdP zapowiada kontynuację. Ogólnopolsko właśnie otwierają się dwa duże nabory: Dig.IT (2-30 listopada 2026) oraz Ścieżka SMART (do 29 grudnia 2026). Mamy więc jesienią 2026 kilka okien naraz.

Bon na cyfryzację z FEdP: co to jest i kiedy złożyć wniosek?

Bon na cyfryzację prowadzi Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego (PFRR) w ramach Działania 1.2 „Rozwój przez cyfryzację" z Funduszy Europejskich dla Podlaskiego 2021-2027. Maksymalna kwota bonu to 150 000 zł dla jednej firmy.

Obecny projekt trwał od 1 marca 2024 do 31 lipca 2026. Podzielony był na trzy rundy naboru. Wszystkie się zamknęły.

Co dalej? Zaktualizowany harmonogram FEdP, przyjęty uchwałą 176/3617/2026 z 23 czerwca 2026 i zmieniony 28 września 2026, zwiększa alokację na cyfryzację w Priorytecie I i zapowiada kontynuację bonu na cyfryzację dla MŚP. Konkretna data kolejnego naboru nie jest jednak jeszcze potwierdzona. Nie planujcie budżetu na podstawie cudzych podsumowań, w tym tego artykułu. Aktualne informacje sprawdzajcie bezpośrednio na stronie funduszeuepodlaskie.pl/harmonogram-1 oraz na pfrr.pl/projekt/bon-na-cyfryzacje/.

W tym samym harmonogramie FEdP pojawia się też osobny instrument: bon na cyberbezpieczeństwo w trybie konkurencyjnym. Planowany nabór: 13 listopada do 30 grudnia 2026. Numer działania nie jest jeszcze potwierdzony, więc go tu nie podajemy. Jeśli wdrożenie AI w Waszej firmie wiąże się z przetwarzaniem danych klientów, połączeniem z zewnętrznymi systemami albo zdalnym dostępem, ten bon może być naturalnym uzupełnieniem projektu cyfryzacyjnego.

Bon na cyfryzację jest dostępny dla firm z całego województwa, bez podziału na Białystok i resztę regionu. Przedsiębiorcy z Augustowa, Grajewa, Mońk, Hajnówki, Bielska Podlaskiego czy Supraśla składają wnioski na tych samych zasadach co firmy z Białegostoku.

Ogólnopolskie dotacje dostępne już teraz: Dig.IT i Ścieżka SMART

Nie musicie czekać na kolejną edycję bonu regionalnego. Jesienią 2026 działają dwa duże programy ogólnopolskie, i to z otwartymi albo właśnie otwierającymi się naborami.

Dig.IT (Agencja Rozwoju Przemysłu, finansowany z KPO):

• II nabór: 2-30 listopada 2026
• Alokacja w naborze: 40 mln zł
• Zakres grantu: od 150 000 do 850 000 zł na transformację cyfrową MŚP, w tym automatyzację procesów, wdrożenia oprogramowania i AI
• Warunek: minimum 5 zamkniętych lat obrotowych i dodatni wynik finansowy w co najmniej 2 z 3 ostatnich lat, przy czym rok 2025 jest obowiązkowy

Intensywność dofinansowania różni się między źródłami, więc nie podajemy tu procentu. Zanim cokolwiek policzycie, przeczytajcie regulamin na digit.arp.pl. Pomyłka przy tym założeniu może wywrócić cały kosztorys.

Ścieżka SMART (PARP, program FENG):

• Nabór II/2026: od 29 października do 29 grudnia 2026
• Budżet naboru: 500 mln zł
• Maksymalna wartość projektu: do 50 mln zł
• Skierowana wyłącznie do pojedynczych MŚP, bez konsorcjów

Ścieżka SMART wymaga, żeby projekt zawierał prace badawczo-rozwojowe albo wdrożeniowe z realnym elementem nowości. Samo kupienie gotowego oprogramowania SaaS i uruchomienie go w firmie to zazwyczaj za mało. Za to projekty, w których AI jest konfigurowane i integrowane pod specyficzny, nieoczywisty proces firmy, mają tu dobre argumenty. Szczegóły na parp.gov.pl w zakładce Ścieżka SMART.

Krótkie porównanie: firma, która nie spełnia warunku pięciu lat dla Dig.IT, może poczekać na kolejną edycję bonu regionalnego z PFRR. Firma z dłuższą historią i dobrymi wynikami finansowymi ma teraz trzy okna naraz. To luksusowy problem, ale wymaga szybkiej decyzji.

Co wchodzi w koszty kwalifikowane przy wdrożeniu AI?

Każdy program ma własny katalog kosztów kwalifikowanych i zawsze to sprawdzajcie w regulaminie. Przy wdrożeniach AI dla MŚP typowo kwalifikują się jednak te same kategorie:

• Infrastruktura serwerowa lub zasoby chmurowe przeznaczone do obsługi projektu: serwery, storage, konfiguracja sieci, wirtualizacja pod wdrożenie
• Oprogramowanie i licencje bezpośrednio związane z projektem: system AI, platforma do automatyzacji procesów, narzędzie analityczne
• Integracja z istniejącymi programami firmy: podłączenie asystenta AI do systemu ERP, programu fakturowania, CRM, platformy magazynowej. Jak wygląda to technicznie od strony firmy, opisujemy w osobnym materiale: jak łączymy AI z programami firmy
• Usługi wdrożeniowe: mapowanie procesów, konfiguracja, testy, uruchomienie produkcyjne, czyli praca godzinowa wykonawcy
• Szkolenie pracowników z obsługi nowego narzędzia, zazwyczaj do pewnego procentu wartości całości. Sprawdźcie ten limit w regulaminie.
• Doradztwo bezpośrednio związane z projektem: audyt procesów przed wdrożeniem, przygotowanie specyfikacji

Czego zwykle nie wpisuje się w koszty kwalifikowane: bieżąca obsługa IT niezwiązana bezpośrednio z projektem, sprzęt komputerowy na ogólne potrzeby biura, koszty zarządzania projektem powyżej limitu z regulaminu.

Typowy skład wniosku, jaki widzieliśmy u firmy produkcyjnej: serwer z kartą GPU do lokalnego modelu AI, licencja platformy do automatyzacji, 80 godzin integracji z programem magazynowym i dwa dni szkolenia dla trzech pracowników. Wszystkie pozycje przeszły jako kwalifikowane. Każda wymagała jednak osobnej, szczegółowej oferty od dostawcy z wykazem zakresu prac, stawek i terminów.

Co przygotować, zanim ruszy nabór?

Nabory trwają krótko. Dig.IT daje niecały miesiąc. Bon na cyberbezpieczeństwo z FEdP: 7 tygodni. Kto zaczyna przygotowania po ogłoszeniu naboru, zazwyczaj nie zdąży zebrać porządnej dokumentacji albo pisze wniosek nocami i widać to w jakości opisów.

Co warto mieć gotowe z wyprzedzeniem:

• Diagnoza cyfrowa firmy. Większość programów wymaga opisu stanu obecnego: jakie systemy używacie, gdzie są procesy ręczne, co chcecie zmienić. Zróbcie to spokojnie, z konkretnymi nazwami systemów, stanowisk i dokumentów. Diagnoza pisana na kolanie w tygodniu naboru zawsze to widać.
• Zakres wdrożenia z mierzalnym celem. Nie "wdrożenie AI w firmie". Tylko coś w stylu: "asystent AI podłączony do naszego systemu zamówień, który przygotowuje odpowiedź na zapytanie klienta w 5 minut zamiast 40, bez angażowania handlowca". Im konkretniejszy opis procesu, tym lepsza ocena wniosku.
• Co najmniej dwie oferty od dostawców. Z rozbiciem na pozycje: oprogramowanie lub licencje, prace wdrożeniowe z zakresem godzinowym, szkolenie. Bez ofert nie ma kosztorysu, a bez kosztorysu wniosku nie złożycie.
• Dokumenty finansowe firmy. Sprawozdania za ostatnie lata, zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS i US. W Dig.IT warunki finansowe są weryfikowane bardzo dokładnie i z każdym rokiem z osobna.
• Weryfikacja statusu MŚP. Zatrudnienie, obroty lub suma bilansowa muszą mieścić się w unijnych progach. Gdy firma ma udziałowców lub należy do grupy kapitałowej, sprawdźcie, czy powiązania nie wypchnęłyby Was poza definicję mikro-, małego lub średniego przedsiębiorcy. To błąd, który wychodzi późno i boli.

Dobrym ćwiczeniem jest przejrzenie formularza wniosku z poprzedniej edycji bonu. PFRR udostępnia archiwalne dokumenty. Zaznaczcie, których danych Wam brakuje. To pokaże dokładnie, co zebrać, zanim ruszy nowy nabór. Godzina spędzona teraz oszczędza nerwów przez cały tydzień składania.

Na co uważać: błędy, które cofają wniosek lub kończą się zwrotem dotacji

Kilka rzeczy powtarza się regularnie jako przyczyna odrzuceń albo konieczności zwrotu:

• Wydatki przed datą kwalifikowalności. Każdy regulamin określa, od kiedy koszty można wliczyć do projektu. Często to dzień złożenia wniosku, czasem dzień podpisania umowy o dofinansowanie. Faktura wystawiona tydzień wcześniej odpada. Sprawdźcie ten punkt, zanim podpiszecie cokolwiek z wykonawcą.
• Wykonawca powiązany kapitałowo z wnioskodawcą. Faktura od spółki siostry albo własnej spółki córki jest zwykle niekwalifikowalna. To częsty problem w grupach firm i w rodzinnych strukturach kapitałowych.
• Ogólnikowy opis projektu. "Chcemy wdrożyć AI, żeby usprawnić pracę" to za mało. Opis musi wskazywać konkretny proces, konkretne stanowisko i mierzalny efekt. Oceniający czytają wiele wniosków i widać, który napisał ktoś, kto rzeczywiście zna swój proces.
• Stare dane z harmonogramu. Harmonogram FEdP zmieniał się kilka razy. Uchwała z 28 września 2026 zmieniła wcześniejszą wersję. Nie opierajcie planów na danych sprzed pół roku ani na artykułach z sieci. Aktualne harmonogramy czytajcie bezpośrednio na stronie instytucji.
• Brak realnej nowości w Ścieżce SMART. Sam zakup gotowego oprogramowania i konfiguracja pod firmę to za mało dla tego programu. Projekt musi pokazywać, co firma robi lub tworzy w sposób, który wyróżnia ją na tle standardowych wdrożeń rynkowych.

Jeden scenariusz, który zdarza się częściej niż się wydaje: firma zbiera oferty, wybiera wykonawcę, wpłaca zaliczkę na poczet umowy. Potem odkrywa, że regulamin wyklucza koszty poniesione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Zaliczka przepada. Regulamin przed każdym podpisem. Serio, każdym.

Kto jeszcze pomaga w Podlaskiem: lokalne wsparcie dla firm

Poza programami finansowymi macie w województwie kilka miejsc z bezpłatnym wsparciem.

• Białostocki Park Naukowo-Technologiczny: skupia ok. 70 firm i oferuje bezpłatne doradztwo w zakresie cyfryzacji i wdrożeń technologicznych. Dobry punkt startowy, gdy nie wiecie, jak zdefiniować zakres projektu albo jak opisać go we wniosku.
• Politechnika Białostocka: we wrześniu 2026 uruchomiła centrum CESAR zajmujące się AI w automatyce i robotyce. Dla firm produkcyjnych szukających współpracy badawczo-wdrożeniowej to naturalne pierwsze miejsce do rozmowy.
• Evoluma Klaster Przemysłowy: Krajowy Klaster Kluczowy skupiający 145 podmiotów. Przynależność do klastra może ułatwiać dostęp do niektórych instrumentów finansowania i daje dostęp do sieci kontaktów z dostawcami technologii.
• Podstrefa Białystok Suwalskiej SSE: jeśli planujecie większą inwestycję, specjalna strefa ekonomiczna ma własne ulgi, które mogą się łączyć lub wykluczać z dotacjami unijnymi. Sprawdźcie to z doradcą podatkowym przed złożeniem wniosku.

Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich w Białymstoku to pierwsza linia odpowiedzi na pytania o programy regionalne. Bezpłatnie:

• Adres: ul. Poleska 89, 15-874 Białystok
• E-mail: PIFE.bialystok@podlaskie.eu
• Telefon: 85 66 54 599

Tam powiedzą Wam, jakie nabory są otwarte, kiedy ruszy kolejna edycja bonu na cyfryzację i czy Wasza firma wstępnie spełnia warunki. Nie zgadujcie, gdy można zadzwonić.

Od czego zaczynamy: praktyczny plan na kolejne tygodnie

Koniec października i cały listopad 2026 to naprawdę gęsty okres. Ścieżka SMART startuje 29 października. Dig.IT otwiera się 2 listopada. Bon na cyberbezpieczeństwo z FEdP: 13 listopada. Trzy okna, różne wymagania, różne kwoty.

Konkretny plan:

• Ten tydzień: sprawdźcie aktualny harmonogram FEdP na funduszeuepodlaskie.pl/harmonogram-1 i zadzwońcie do GPI. Zapytajcie wprost, czy bon na cyfryzację dla MŚP ma już datę kolejnego naboru i jak zapisać się na listę informacyjną PFRR.
• Przed 2 listopada: jeśli firma ma minimum 5 zamkniętych lat obrotowych i dodatni wynik za 2025, sprawdźcie warunki Dig.IT na digit.arp.pl. Nabór trwa tylko do 30 listopada, decyzję trzeba podjąć szybko.
• Równolegle: zbierzcie oferty od co najmniej dwóch dostawców technologii AI, z rozbiciem na oprogramowanie, integrację i szkolenie. Bez ofert nie ma kosztorysu.
• Przy większym projekcie: zajrzyjcie na parp.gov.pl po dokumenty Ścieżki SMART. Nabór trwa do 29 grudnia 2026, ale dokumentacja jest obszerna. Im wcześniej zaczynacie, tym lepszy wniosek.
• Przed każdym podpisem z wykonawcą: przeczytajcie punkt regulaminu o kwalifikowalności kosztów. Jeden akapit, który może zaoszczędzić Wam niemałą kwotę.

Firmy z Hajnówki, Supraśla czy Bielska Podlaskiego czasem nie wiedzą, że mają dostęp do tych samych instrumentów co firmy z centrum Białegostoku. Warunki terytorialne to całe województwo podlaskie.

Jeśli chcecie ocenić, czy Wasz pomysł na wdrożenie AI pasuje pod konkretny wniosek i jak go opisać, żeby rzeczywiście przeszedł ocenę, zapraszamy na 15 minut rozmowy. Pokazujemy też realne wdrożenia, które zrobiliśmy z firmami o podobnym profilu, żebyście widzieli, czego realnie oczekiwać, zanim wpiszecie cokolwiek we wniosek.