Jak AI przypisuje koszty e-TOLL do zleceń i pilnuje salda floty?

AI podłączone do e-TOLL pobiera historię przejazdów dla całej floty i przypisuje każdy odcinek do konkretnego zlecenia transportowego oraz klienta. Firma dostaje zestawienie kosztów drogowych gotowe do refaktury, bez ręcznego przeglądania raportów CSV z portalu e-toll.pl. To działa, jeśli firma prowadzi zlecenia w systemie TMS lub ERP i ma konto flotowe w e-TOLL z dostępem do API.

Co tak naprawdę siedzi w raporcie e-TOLL i co z tego możemy wyciągnąć?

Na koncie flotowym w portalu e-toll.pl historia przejazdów daje dla każdego wpisu: datę i godzinę wjazdu na płatny odcinek, datę i godzinę wyjazdu, nazwę odcinka (np. "A1 Łódź Południe: Piotrków Trybunalski Północ"), numer rejestracyjny pojazdu, klasę pojazdu, kwotę opłaty i identyfikator urządzenia OBU, które zarejestrowało przejazd. To tyle.

Czego tam nie ma: nazwiska kierowcy, numeru zlecenia, nazwy klienta. Sam raport to suche dane: pojazd, czas, odcinek, kwota. Tę lukę właśnie wypełnia integracja z AI, która łączy przejazdy ze zleceniami z systemu TMS.

Poza historią przejazdów konto flotowe udostępnia: bieżące saldo prepaid, listę urządzeń OBU z numerami seryjnymi i datami ważności, statusem każdego urządzenia (aktywne, nieaktywne, zablokowane), a raz w miesiącu generuje notę obciążeniową, która podsumowuje wszystkie pobrania z konta. Na tę notę czeka większość dysponentów i przez długi czas jest to jedyny moment, kiedy ktoś w biurze widzi całościowy obraz kosztów drogowych. AI zmienia ten rytm: dane są widoczne na bieżąco, nie tylko na koniec miesiąca.

Jak AI dopasowuje każdy przejazd z e-TOLL do zlecenia transportowego?

Każde zlecenie w TMS ma przypisany pojazd (numer rejestracyjny), datę i godzinę załadunku, datę i godzinę rozładunku oraz trasę. AI bierze te dane i porównuje je z historią przejazdów z e-TOLL, szukając dopasowania po trzech kryteriach: numer rejestracyjny się zgadza, czas przejazdu mieści się w oknie czasowym zlecenia, kierunek trasy jest zgodny.

Konkretny przykład: ciągnik o rejestracji KR4587X jedzie A4 z Wrocławia do Krakowa, ma otwarte zlecenie ZT/2026/4412 dla klienta Y z załadunkiem o 6:00 i rozładunkiem planowanym o 11:30. AI widzi w raporcie e-TOLL przejazd odcinka A4 Wrocław Wschód tym samym autem o godzinie 6:51 i przypisuje kwotę opłaty do zlecenia ZT/2026/4412. Dyspozytor nic nie wpisuje ręcznie.

Jeśli w tym samym oknie czasowym pojazd ma dwa zlecenia (rzadko, ale bywa przy krótkich kursach dostawczych), AI nie zgaduje. Zgłasza konflikt do ręcznej weryfikacji przez dyspozytora, zamiast losowo przypisać koszt do jednego z nich.

Co AI robi z przejazdami, których nie potrafi dopasować do żadnego zlecenia?

Trafiają na osobną listę. Codziennie rano. Z pytaniem: skąd ten ruch?

Powody są różne. Kierowca jechał po pustym samochodzie na załadunek i dyspozytor nie otworzył jeszcze zlecenia w TMS. Ktoś wziął firmowy pojazd poza godzinami pracy. Naczepę przepięto do innego ciągnika, ale OBU zostało w poprzednim pojeździe. Albo zlecenie było w systemie pod innym numerem rejestracyjnym, bo operator zrobił błąd przy podstawianiu auta.

U jednego z naszych klientów, firma transportowa z kilkunastoma pojazdami, po uruchomieniu integracji okazało się, że co miesiąc kilkanaście przejazdów nie miało żadnego zlecenia. Spora część to były dojazdy po pusty samochód na załadunek, których dyspozytor nie rejestrował w TMS, bo "i tak wiadomo". Kilka przypadków wymagało rozmowy z kierowcą. Wcześniej te sytuacje ginęły w raporcie miesięcznym i nikt ich nie wyłapywał na bieżąco.

Jak wygląda zestawienie do refaktury, które przygotowuje AI?

Na koniec miesiąca albo po każdym zamkniętym zleceniu AI generuje zestawienie kosztów drogowych pogrupowane według:

• numer zlecenia i klient
• pojazd (numer rejestracyjny)
• suma opłat e-TOLL na trasach krajowych
• suma opłat z systemów zagranicznych, jeśli trasa wychodziła za granicę
• lista odcinków z datami, godzinami i kwotami jednostkowymi

Zestawienie trafia do systemu fakturowania albo jako plik CSV do biura rachunkowego. Jeśli klient kwestionuje naliczone opłaty drogowe na fakturze, firma ma pełną historię: konkretny odcinek, konkretna data, konkretna kwota z e-TOLL. Nie ma miejsca na "wyszło nam tyle, nie wiemy dokładnie".

Przy trasach zagranicznych AI normalizuje dane z różnych formatów do jednej tabeli. Mautabrechnung z Toll Collect (Niemcy) ma inną strukturę niż raport CSV z e-toll.pl albo plik rozliczeniowy z ASFINAG (Austria) czy CzechToll (Czechy). Po przetworzeniu jest jeden wspólny format: jeden wiersz na przejazd, przypisany do zlecenia, z kwotą po przeliczeniu do jednej waluty. Firmy korzystające z kart paliwowych dostawców takich jak DKV czy UTA, które obejmują opłaty w wielu krajach jednocześnie, mogą podłączyć te raporty do tego samego przepływu.

Jak AI pilnuje salda i terminów ważności urządzeń OBU?

Konto flotowe w e-TOLL działa w modelu prepaid. Gdy saldo zeruje się, pojazdy przestają być obsługiwane przez system elektronicznego poboru opłat i mogą dostać kary na bramkach lub przy kontroli drogowej. AI monitoruje saldo raz dziennie i wysyła alert, gdy zbliża się do progu ustalonego przez firmę. Ten próg ustawia firma, nie system: zależy od liczby pojazdów i intensywności ruchu w danym tygodniu.

Urządzenia OBU mają datę ważności widoczną w portalu e-toll.pl w zakładce z listą urządzeń. Każde urządzenie ma numer seryjny, przypisany pojazd i datę ważności. AI przegląda tę listę i zgłasza te OBU, którym do wygaśnięcia zostało mniej niż 30 dni (albo inny ustalony próg). W flocie kilkunastu lub więcej pojazdów bardzo łatwo przeoczyć wygaśnięcie jednego urządzenia, szczególnie gdy do tej pory ktoś sprawdzał to "raz na jakiś czas" przy okazji logowania do portalu.

Alerty trafiają mailem, na Slacka albo do systemu zgłoszeń, w zależności od tego, jak firma ma skonfigurowane powiadomienia. Ktoś musi reagować: AI wskazuje problem, decyzja o zasileniu konta albo wymianie urządzenia zawsze leży po stronie człowieka.

Od czego zaczynamy integrację e-TOLL z AI?

Trzy pytania na start, zanim cokolwiek technicznego.

Pierwsze: czy firma ma konto flotowe w e-TOLL z dostępem do API? Konta indywidualne (jedno OBU, logowanie osobiste przez portal) nie dają dostępu do API w takim zakresie jak konta flotowe. Jeśli firma ma kilka lub więcej pojazdów w e-TOLL, warto sprawdzić typ konta i uprawnienia w ustawieniach portalu.

Drugie: gdzie są zlecenia transportowe? W fireTMS, Trans.eu, Webfleet, własnym ERP, a może w arkuszu Excel? AI musi mieć dostęp do obu źródeł jednocześnie: do przejazdów z e-TOLL i do zleceń z TMS. Bez jednego z nich przypisywanie kosztów nie zadziała. Przy Excelu jest możliwe, ale każda zmiana układu arkusza może popsuć dopasowanie.

Trzecie: kto odpowiada za saldo i urządzenia OBU? Zazwyczaj dyspozytor albo biuro. Trzeba ustalić, kto dostaje alerty i kto ma uprawnienia do działania w portalu e-TOLL.

Po zebraniu tych odpowiedzi możemy pokazać, jak przepływ danych wyglądałby konkretnie w Waszej firmie i co AI faktycznie widzi w pierwszym tygodniu działania. Jeśli chcesz to sprawdzić, zapraszamy na bezpłatny audyt. Jak podobne projekty wyglądają u firm, które już to wdrożyły, można zobaczyć w realnych wdrożeniach.