Jak AI przygotuje kartę produktu pod wymagania sieci handlowej z danych ERP i kodów GS1?

AI może przygotować kartę produktu pod wymagania konkretnej sieci handlowej bezpośrednio z danych w ERP: pobiera kartotekę towarów, sprawdza kompletność i poprawność kodów GTIN, weryfikuje hierarchię opakowań i generuje plik gotowy do wgrania do portalu dostawcy. Dla producenta spożywczego wchodzącego do dwóch sieci naraz oznacza to koniec przepisywania danych między arkuszami i koniec sytuacji, gdy kupiec czeka na kartę, bo ktoś zapomniał uzupełnić wymiary kartonu.

Co sieć handlowa sprawdza, zanim przyjmie nowy produkt na półkę

Każda duża sieć ma własną kartę dostawcy i własną listę wymaganych pól. Biedronka (JMP SA) wymaga między innymi kodu EAN-13 na jednostce konsumenckiej, kodu GTIN-14 na kartonie zbiorczym, wymiarów logistycznych (długość, szerokość, wysokość w milimetrach), masy netto i brutto w gramach, warunków przechowywania, okresu trwałości, składu i alergenów według rozporządzenia UE 1169/2011, a do tego zdjęć: frontu, tyłu i każdego boku opakowania. Lidl Polska dorzuca wymagania dotyczące etykiety GS1-128 na palecie, hierarchii opakowań z dokładną liczbą sztuk w kartonie i kartonów na palecie oraz aktualnych certyfikatów jakości.

Typowy problem wygląda tak. Firma produkuje 40 indeksów, 30 ma numery EAN w ERP, ale 10 to nowości, które dostały numer EAN od działu handlowego z głowy, bez rejestracji w GS1 Polska. Kupiec z sieci wyłapie to od razu w systemie weryfikacji i karta wróci do nadawcy. Bez AI producent dowiaduje się o tym tygodnie po wysłaniu dokumentów.

Zanim AI cokolwiek przygotuje, potrzebuje audytu kartoteki towarów w ERP pod kątem:

• czy każdy artykuł ma przypisany zarejestrowany GTIN-13 (EAN-13),
• czy kartony zbiorcze mają GTIN-14 z poprawną cyfrą kontrolną,
• czy palety mają przypisany algorytm SSCC oparty na numerze GLN firmy,
• czy wymiary logistyczne są wypełnione i w milimetrach, a nie centymetrach,
• czy alergeny wpisane są w ustrukturyzowanej tabeli czy w wolnym polu tekstowym.

Skąd AI bierze dane: kartoteka ERP, GS1 Sync i portale dostawców

Dane produktowe żyją w kilku miejscach naraz i rzadko w jednym. W ERP jest kartoteka towaru: indeks, nazwa handlowa, jednostka miary, masa, wymiary, cena, numer EAN. Ale ERP rzadko przechowuje pełne dane wymagane przez sieć: skład, wartości odżywcze na 100 g, alergeny, zdjęcia, certyfikaty. Te informacje siedzą zwykle w plikach Word, PDF albo w arkuszach wysyłanych ręcznie do kupca.

GS1 Sync to polska platforma GS1 Polska do synchronizacji danych produktowych z sieciami. Producent zakłada konto w ramach członkostwa GS1, uzupełnia dane produktów i publikuje je jako strumień CIN (Catalogue Item Notification) w formacie XML. Sieć, która jest subskrybentem, pobiera aktualizacje automatycznie. W praktyce jednak wiele sieci w Polsce nadal przyjmuje kartę produktu swoim własnym szablonem Excel lub przez własny portal dostawcy, a nie przez GS1 Sync. Dlatego AI musi umieć pracować z oboma kanałami.

Jedno z wdrożeń u producenta wędlin wyglądało tak: ERP to Comarch ERP XL, konto GS1 Sync założone, ale nieużywane od roku, zdjęcia produktów w folderze sieciowym, karty dla Biedronki w arkuszu Excel z 2021 roku, z którego handlowiec kopiuje dane do nowego szablonu przy każdym nowym indeksie. AI podłączyło się do bazy Comarch przez widoki SQL tylko do odczytu i do folderu ze zdjęciami, a karty produktów odczytało z archiwum. Na tej podstawie zbudowało bazę referencyjną: spośród 40 indeksów 32 miały kompletne dane, 6 brakowało wymiarów opakowania zbiorczego, a 2 nie miały zarejestrowanego GTIN.

Co AI przygotowuje dla handlowca przy wchodzeniu do sieci

Gdy handlowiec dostaje od kupca template karty produktu (Excel lub formularz w portalu dostawcy), AI porównuje kolumny z template'u z bazą danych i generuje:

• Uzupełnioną kartę produktu pod konkretny szablon sieci: nazwy pól w szablonie Biedronki różnią się od nazw w szablonie Lidla, AI mapuje dane między nimi automatycznie.
• Listę braków: których pól AI nie znalazło w ERP ani w archiwach i które handlowiec musi uzupełnić ręcznie lub zamówić u technologa żywności.
• Weryfikację GTIN: czy numer jest zarejestrowany w GS1 Polska i czy prefiks należy do tej firmy, a nie do kogoś innego.
• Sprawdzenie hierarchii opakowań: czy liczba sztuk w kartonie w ERP zgadza się z kartą produktu, czy GTIN-14 kartonu jest poprawnie zbudowany z GTIN-13 jednostki konsumenckiej.

Handlowiec zamiast spędzać dzień na przepisywaniu dostaje gotowy plik z zaznaczonymi brakami. Technolog uzupełnia skład i alergeny, dział graficzny dodaje zdjęcia. AI regeneruje kartę po każdej aktualizacji.

Przy dwóch sieciach naraz: Biedronka i Lidl mają różne szablony i różne wymagania. Lidl wymaga kodów alergenów według klasyfikacji, Biedronka akceptuje listę tekstową. Format wymiarów też bywa różny. AI mapuje dane raz i generuje dwa oddzielne pliki. Bez AI to były dwa osobne arkusze uzupełniane oddzielnie, z pełnym ryzykiem, że po zmianie składu technolog zaktualizuje jeden plik, a drugiego nie.

Hierarchia opakowań i SSCC: gdzie najczęściej są błędy

Hierarchia opakowań to jeden z najczęstszych powodów odrzucenia karty przez sieć. Producent rejestruje EAN-13 na jednostkę konsumencką: słoik dżemu 250 g. W ERP ma też karton po 12 sztuk, ale GTIN-14 kartonu albo nie istnieje, albo jest wpisany ręcznie bez sprawdzenia cyfry kontrolnej. Paleta z 60 kartonami nie ma przypisanego SSCC. Sieć nie przyjmie takiego produktu do magazynu, bo jej WMS nie będzie mógł zidentyfikować palety przy rozładunku.

AI sprawdza tę hierarchię automatycznie:

• Czy GTIN-14 kartonu wynika poprawnie z GTIN-13 jednostki konsumenckiej (algorytm budowania GTIN-14 jest deterministyczny, cyfra kontrolna musi się zgadzać).
• Czy liczba sztuk w kartonie w ERP zgadza się z liczbą podaną w karcie produktu wysłanej do sieci.
• Czy jednostka miary jest spójna: kilogramy czy sztuki? Sieć wymaga masy netto w gramach, ERP może mieć kg z czterema miejscami po przecinku.
• Czy liczba kartonów na palecie jest wpisana i czy zgadza się z danymi logistycznymi dla danego magazynu.

SSCC to 18-cyfrowy numer palety, generowany z numeru GLN firmy i kolejnego numeru seryjnego. AI może generować dane do etykiety SSCC dla konkretnej dostawy: pobiera GLN z rejestru GS1 firmy, generuje numer seryjny, weryfikuje cyfrę kontrolną i oddaje dane w formacie gotowym do wydruku na etykiecie GS1-128. Etykieta SSCC zawiera też GTIN kartonu i liczbę kartonów na palecie. Czy magazyn drukuje ją z WMS, z ERP, czy z arkusza: AI może zasilać każdy z tych procesów tymi samymi, spójnymi danymi.

Jak fizycznie wygląda podłączenie: ERP, GS1 Sync i portale sieci

Każdy system wygląda inaczej, więc przejdę przez to konkretnie.

Comarch ERP XL i Comarch ERP Optima: Comarch udostępnia zestaw widoków SQL tylko do odczytu (prefiksy CDN_ w bazie danych, dokumentacja na portalu Comarch dla partnerów). AI może przez nie czytać kartotekę towarów, jednostki miary, kody EAN i wymiary opakowań. Comarch XL od wersji 2022 ma też REST API, ale dostęp wymaga konfiguracji przez lokalnego wdrożeniowca i licencji na moduł integracyjny. Eksport do pliku CSV lub XML z poziomu menu Comarch jest zawsze dostępny jako plan awaryjny i sprawdza się przy mniejszych wolumenach.

GS1 Sync (gs1sync.pl): GS1 Polska nie udostępnia publicznego REST API do automatycznego publikowania danych z zewnętrznego systemu. GS1 Sync działa przez interfejs webowy, do którego producent loguje się przez konto członkowskie. Wymiana danych z sieciami odbywa się przez pliki CIN w formacie XML według standardu GDSN. Praktyczna droga dla AI: generuje plik CIN XML z danymi produktów, a operator wgrywa go przez portal. Automatyzacja pełna jest możliwa przez certyfikowanego operatora GDSN (przykłady to 1WorldSync albo Stibo Systems), ale to dodatkowy kontrakt, który ma sens przy dużym wolumenie indeksów. Dla producenta z kilkudziesięcioma artykułami zwykle wystarczy półautomat: AI przygotowuje plik, człowiek wgrywa.

Portale dostawców sieci: Lidl Polska używa własnego portalu dla dostawców. Biedronka (JMP) ma własny system wymiany danych produktowych. Żaden z tych portali nie oferuje publicznego API dla zewnętrznych systemów dostawcy. Dane idą przez upload pliku Excel lub ręczne wypełnienie formularza. AI przygotowuje te pliki w dokładnie wymaganym formacie, bo nagłówki kolumn muszą się zgadzać co do litery, a pracownik wgrywa.

Co trzeba mieć po stronie firmy, żeby to ruszyło:

• Numer członkowski GS1 Polska i aktywne konto w portalu producenta (rejestracja przez GS1 Polska).
• Dostęp do bazy danych ERP lub eksport z kartoteką towarów (minimum: indeks, EAN, masa netto, masa brutto, wymiary, jednostka miary).
• Login do portalu dostawcy konkretnej sieci, uzyskiwany przy nawiązaniu współpracy handlowej.
• Zdjęcia produktów w rozdzielczości i formacie wymaganym przez daną sieć (specyfikacje różnią się: inne wymagania dotyczące tła, rozdzielczości i widoków).

Czego GS1 Polska nie udostępnia zewnętrznie: pełna baza GTIN innych firm nie jest dostępna przez API. GEPIR (Global Electronic Party Information Registry) pozwala sprawdzić właściciela prefiksu przez interfejs webowy, ale nie jest to interfejs do masowego pobierania danych. Weryfikację konkretnego GTIN można zrobić przez narzędzie weryfikacyjne na stronie GS1 Polska.

Od czego zaczyna producent wchodzący do dwóch sieci naraz

Konkretna kolejność dla producenta spożywczego:

• Audyt kartoteki. AI przechodzi przez całą kartotekę ERP i wyciąga listę artykułów bez GTIN, bez wymiarów logistycznych i bez danych żywieniowych. Wynik w ciągu godziny, nie tygodnia.
• Uzupełnienie GTIN w GS1 Polska. Produkty bez zarejestrowanego numeru idą do GS1 przez portal producenta. AI przygotowuje listę z danymi potrzebnymi do rejestracji.
• Mapowanie wymagań sieci. AI porównuje pola w szablonie Biedronki i Lidla z danymi, które firma ma w ERP i archiwach. Powstaje tabela: pole sieci, źródło danych, status (wypełnione / brakuje / wymaga weryfikacji).
• Uzupełnienie braków przez technologa i marketing. AI wie, czego brakuje i gdzie, ludzie to uzupełniają. AI regeneruje karty po każdym uzupełnieniu.
• Sprawdzenie hierarchii opakowań. Każdy artykuł, karton zbiorczy i paleta muszą być spójne przed wysyłką do sieci.
• Generowanie plików do wgrania. Dla każdej sieci osobno, w wymaganym szablonie, z gotowym zestawieniem, co jeszcze czeka na zdjęcia albo certyfikat.

Utrzymanie na bieżąco też ma swoją logikę. Gdy technolog zmieni skład produktu po zmianie dostawcy składnika, AI porównuje nową kartę z tym, co sieć ma w systemie, i generuje plik aktualizacji. Bez tego ryzyko, że sieć dysponuje nieaktualnymi danymi dotyczącymi składu albo alergenów. Przy audycie żywnościowym lub reklamacji konsumenckiej to jest bardzo konkretny problem, nie teoretyczny.

Jeśli Wasza firma ma ERP z kartoteką towarów i numery w GS1 Polska, podłączenie AI do tego procesu trwa kilka tygodni. Sprawdźcie realne wdrożenia albo umówcie się na 15 minut rozmowy, żebyśmy zobaczyli, jak wyglądają Wasze dane i od czego najlepiej zacząć.