Jak AI podłączone do Kadromierza pilnuje grafiku, proponuje zastępstwa i liczy koszt zmian przed zatwierdzeniem?

AI podłączone do Kadromierza potrafi w kilka sekund wskazać dostępną osobę na opuszczoną zmianę, sprawdzić czy przydzielenie jej nie złamie przepisu o jedenastogodzinnym odpoczynku dobowym i pokazać planowany koszt całego grafiku jeszcze przed jego zatwierdzeniem. Nie trzeba do tego żadnych zmian w samym Kadromierzu ani udziału programisty na co dzień. Czytamy dane przez API, a AI robi z nimi to, na co zwykle nie ma czasu: pilnuje logistyki kadrowej za kierownika. Ten sam schemat działa z każdym narzędziem do grafików, które udostępnia API lub pozwala na eksport danych.

Jakie dane wyciągamy z Kadromierza i w jakiej formie je dostajemy?

Kadromierz udostępnia API REST. To znaczy, że AI może zapytać system: "pokaż mi grafik na ten tydzień" albo "jakie nieobecności są aktywne dzisiaj" i dostać odpowiedź w ustrukturyzowanym formacie. Nie potrzebujemy do tego ręcznych eksportów ani codziennego klikania.

Z API pobieramy kilka typów danych. Struktura zmian: pola zaczyna_o, konczy_o, stanowisko, pracownik_id oraz status (obsadzona, nieobsadzona, zaproponowana do zamiany). Nieobecności: typ (L4, urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, opieka nad dzieckiem), daty, czy nieobecność jest zatwierdzona czy tylko zgłoszona. Wnioski o zmianę zmiany: kto składa, na kiedy, czy wniosek dotyczy zamiany ze wskazaniem innej osoby. Historia czasu pracy: ile godzin dany pracownik przepracował w bieżącym okresie rozliczeniowym i ile z tego to nadgodziny.

Do tego dokładamy dane, których Kadromierz może nie mieć albo ma niepełne: stawki godzinowe i uprawnienia pracownicze. Te informacje często siedzą w programie kadrowym albo w arkuszu. Trzeba je zsynchronizować raz, a potem aktualizować gdy coś się zmienia.

Synchronizację danych ustawiamy co kilka minut albo uruchamiamy automatycznie przy konkretnym zdarzeniu, np. gdy pracownik zgłasza nieobecność przez aplikację mobilną Kadromierza.

Pracownik nie przychodzi na zmianę: jak AI szuka zastępstwa w kilka minut?

Typowy scenariusz wygląda tak. Jest szósta rano. Kasjer z porannej zmiany dzwoni z L4. Zmiana zaczyna się o siódmej. Kierownik ma godzinę, żeby coś zorganizować.

Po zarejestrowaniu nieobecności w Kadromierzu AI dostaje sygnał, że zmiana jest nieobsadzona. Zaczyna szukać kandydatów. Sprawdza kolejno:

• kto tego dnia nie ma zaplanowanej zmiany
• kto ma uprawnienia do obsługi kasy na tym konkretnym stanowisku
• czy dana osoba nie przekroczy po przyjęciu tej zmiany dopuszczalnego limitu nadgodzin w okresie rozliczeniowym
• czy od zakończenia poprzedniej zmiany tej osoby minęło co najmniej jedenaście godzin (wymóg z art. 132 § 1 Kodeksu pracy)

Z tych, którzy przejdą przez wszystkie warunki, AI buduje listę i szereguje ją według tego, kto ma najmniej przepracowanych godzin w tym miesiącu. Kierownik dostaje gotową propozycję na telefon, przez Teams albo SMS, bez otwierania systemu. Sam decyduje, do kogo dzwoni.

U jednego z naszych klientów prowadzących kilka sklepów spożywczych w obrębie jednego miasta AI okazała się ważna nie wtedy, gdy nie było komu pracować, tylko wtedy gdy kandydatów było kilku. Szybkie sprawdzenie, kto komu "jest winny" godziny za poprzednie zastępstwa, skróciło czas decyzji z dwudziestu minut do dwóch.

Co AI wychwytuje, zanim kierownik zatwierdzi grafik?

Przed zatwierdzeniem grafiku na następny miesiąc AI przegląda całość i przygotowuje raport problemów. Nie wszystkie są jednakowo poważne, dlatego dzielimy je na blokujące i ostrzegawcze.

Blokujące:

• zmiana bez obsady: stanowisko zaplanowane, pracownik nieprzypisany
• naruszenie odpoczynku dobowego: przerwa między końcem jednej zmiany a początkiem następnej krótsza niż jedenaście godzin
• podwójne przypisanie: ta sama osoba wpisana na dwie nakładające się zmiany (zdarza się przy kopiowaniu grafiku z poprzedniego miesiąca)

Ostrzegawcze:

• wniosek o urlop złożony przez pracownika nie jest jeszcze rozpatrzony, a grafik zakłada jego obecność na tej zmianie
• pracownik zbliża się do limitu nadgodzin i jedna dodatkowa zmiana przekroczyłaby ten limit
• zmiana przypada na datę, kiedy pracownik miał zaplanowane szkolenie wpisane do kalendarza HR

AI nie blokuje zatwierdzenia. Pokazuje listę z dokładnym adresem: "Marek Wiśniewski, piątek 17.10, zmiana 22:00-6:00: odpoczynek dobowy od poprzedniej zmiany wynosi 9 godzin 15 minut, wymagane 11 godzin." Kierownik poprawia albo zostawia świadomie, jeśli ma pisemną zgodę pracownika na skrócony odpoczynek, co Kodeks pracy dopuszcza w określonych sytuacjach.

Jak AI liczy planowany koszt grafiku, zanim ktoś go podpisze?

To pytanie, które rzadko ktoś zadaje przed miesiącem. Po miesiącu wszyscy je zadają.

Kadromierz przechowuje stawki godzinowe przypisane do pracownika lub stanowiska. AI pobiera te stawki, przegląda cały przygotowany grafik i liczy: ile godzin zaplanowano dla każdej osoby, ile z tego to godziny normalne a ile nadliczbowe, i po jakiej stawce się je rozlicza. Nadgodziny w dzień powszedni wiążą się z dodatkiem 50%, w niedzielę lub święto 100%, choć dokładna stawka zależy od warunków zapisanych w umowie.

Wynik to planowany koszt brutto obsady przed zatwierdzeniem grafiku. Nie zamienia się to automatycznie w pełny kosztorys z narzutami ZUS i podatkami, bo to wymaga danych z modułu płacowego. Ale daje liczbę, której wcześniej nie było: ile będzie kosztować ten konkretny grafik, zanim miesiąc się zacznie.

Przy kolejnym miesiącu AI pokaże też różnicę w stosunku do poprzedniego i skąd ta różnica pochodzi. Więcej nadgodzin w weekendy, nowa osoba z wyższą stawką, zmiana obsady na stanowisku kierownika zmiany. Jeden menedżer sieci gastronomicznej powiedział po pierwszym zestawieniu, że przez trzy lata nie wiedział ile kosztuje go obsada weekendowa osobno od tygodniowej. Teraz wie to przed podpisaniem grafiku.

Handel to jeden przypadek, ale co z gastronomią, produkcją i ochroną?

Kadromierz jest używany w wielu branżach i logika AI dostosowuje się do kontekstu. Zmieniają się szczegóły, nie zasada.

W produkcji liczą się uprawnienia: operator wózka widłowego, certyfikat obsługi maszyny, odbycie szkolenia stanowiskowego. AI sprawdza czy kandydat do zastępstwa ma wymagane dokumenty zanim go zaproponuje. Te dane trzymamy w kartotece pracownika lub w osobnym rejestrze zsynchronizowanym z AI.

W gastronomii ważna jest liczba osób na zmianie na danym stanowisku, a nie konkretna twarz. Restauracja potrzebuje co najmniej trzech kucharzy na lunchowy serwis i dwóch osób na sali. AI monitoruje obsadę per rola, nie per imię.

W firmach ochroniarskich dochodzi posiadana licencja pracownika ochrony, przypisany rejon i czasem wymóg, żeby na konkretnym obiekcie stała zawsze ta sama osoba, bo tak mówi umowa z klientem. AI weryfikuje te warunki przed każdą propozycją zastępstwa.

Część tych danych jest w Kadromierzu od razu, część trzeba donieść z zewnątrz. Integracja jest prostsza jeśli firma zadbała wcześniej o spójną kartotekę pracowników, trudniejsza jeśli te informacje siedzą w głowach lub w kilku różnych arkuszach.

Od czego zaczynamy i co jest potrzebne?

Integracja nie wymaga wymiany Kadromierza ani nowego programu kadrowego. Potrzebujemy czterech rzeczy.

• Klucz API Kadromierza. Generuje się go w ustawieniach konta w kilka minut. Uprawnienia ustawiamy tylko na odczyt.
• Lista pracowników ze stawkami i uprawnieniami. Albo z modułu kadrowego, albo z arkusza, który potem synchronizujemy przy zmianach.
• Definicja reguł do pilnowania. Ile godzin to norma dla poszczególnych typów umów, jakie uprawnienia są wymagane na jakim stanowisku, co traktujemy jako blokujące a co tylko ostrzegawcze.
• Kanał do alertów. Teams, Slack, e-mail albo SMS. AI nie pomaga jeśli kierownik nie zobaczy ostrzeżenia na czas.

Pierwsze uruchomienie z podstawowymi alertami robimy zwykle w jeden do trzech dni roboczych. Pełna konfiguracja z propozycjami zastępstw i kosztorysem grafiku zajmuje tydzień do dwóch, zależnie od tego jak ustandaryzowane są dane w systemie.

Jeśli chcesz sprawdzić czy ma to sens w Twojej firmie, zapraszamy na bezpłatny audyt: ocenimy co siedzi w Twoim Kadromierzu i ile czasu miesięcznie pochłania obsługa grafiku, zanim cokolwiek wdrożymy. Realne przypadki z handlu, gastronomii i produkcji znajdziesz w opisach wdrożeń.