Jak AI podłączone do Comarch ERP XT odpowiada na pytania o faktury, zaległości i koszty?

Comarch ERP XT udostępnia REST API, przez które agent AI może czytać faktury sprzedaży i zakupu, rozrachunki, KPiR oraz dane kontrahentów bez żadnego eksportu do Excela ani ręcznego klikania. Właściciel firmy może zapytać: "Kto zalega mi od ponad 30 dni i ile?" i dostać konkretną listę z numerami faktur i kwotami w kilka sekund. Żaden zapis do systemu nie następuje automatycznie: AI zawsze pokazuje propozycję i czeka na Twoje potwierdzenie.

Co wyciągamy z Comarch ERP XT i z jakich modułów dokładnie

ERP XT organizuje dane w kilku miejscach. Agent AI sięga do każdego z nich i może krzyżować dane między modułami, czego sam system nie robi domyślnie.

Z Faktur sprzedaży (FS) wyciągamy: numer dokumentu (np. FS/10/2025), datę wystawienia, termin płatności, kwotę netto, VAT i brutto, NIP i nazwę kontrahenta oraz status rozrachunku. Status to jedno z trzech: nierozliczony, częściowo rozliczony, rozliczony. Właśnie ten ostatni parametr jest punktem wyjścia do pytań o zaległości.

Z Faktur zakupu (FZ): dostawca, data wpływu, kwota, kategoria kosztu, informacja czy dokument trafił do KPiR. Z Rozrachunków: otwarte należności i zobowiązania z liczbą dni po terminie i historią częściowych spłat. Z Kontrahentów: NIP, adres, forma płatności ustawiona w karcie, historia wystawionych i otrzymanych dokumentów, ewentualny limit kupiecki jeśli firma go stosuje.

Jeśli firma prowadzi magazyn, dochodzą dokumenty WZ (wydanie zewnętrzne) i PZ (przyjęcie zewnętrzne) z bieżącymi stanami. Część firm używa ERP XT wyłącznie do KPiR, część ma pełną księgowość. W obu trybach API zwraca te same struktury danych, zmienia się tylko zakres informacji, który warto raportować.

Kto mi zalega? Jak AI odpowiada na pytanie, które najczęściej wisi w powietrzu

Rozrachunki to moduł, który wielu właścicieli małych firm sprawdza rzadziej niż powinni. Wejście do systemu, filtrowanie po statusie "nierozliczony", sortowanie po dacie wystawienia... zamiast po prostu zapytać.

Po podłączeniu do ERP XT agent może w kilka sekund wyciągnąć otwarte należności i posortować je według liczby dni po terminie. Odpowiedź wygląda mniej więcej tak: "Trzy firmy przekroczyły termin płatności. Najstarsza faktura to FS/07/2025 na [kwotę], wystawiona dla ABC Sp. z o.o., po terminie od 47 dni. Dwie kolejne: XYZ Usługi z FS/09/2025, po terminie 12 dni. Czy chcesz, żebym przygotował projekt wiadomości z przypomnieniem do ABC?"

U jednego z naszych klientów, firmy świadczącej usługi projektowe, właśnie taki scenariusz odkrył zaległość, o której "wiedział, ale zapomniał, że aż tyle". Faktura była wystawiona i odebrana, ale odbiorca zmienił wewnętrzny termin przelewu i po prostu nie zapłacił w terminie. Trzy tygodnie minęły bez żadnego sygnału. AI nie wysłało przypomnienia samodzielnie. Przygotowało projekt, właściciel przejrzał treść i kliknął "wyślij".

Koszty bez faktury: zakupy, które utknęły między dostawcą a KPiR

Typowy przypadek: faktura zakupu wpłynęła mailem jako PDF, ktoś ją ściągnął, ale nie wrzucił do systemu. Albo wrzucił jako FZ, ale nie przypisał kategorii kosztu, więc nie trafiła do KPiR. Księgowa o tym nie wie, właściciel o tym nie wie, a koszt "znika".

Agent AI może pilnować tej luki na dwa sposoby. Po pierwsze: porównuje dokumenty WZ z listą FZ. Jeśli towar został przyjęty do magazynu, ale nie ma odpowiadającej faktury zakupu, AI to sygnalizuje. "Masz 2 dokumenty PZ z ubiegłego miesiąca, do których brakuje faktur zakupu. Czy mam pokazać szczegóły?" Po drugie: patrzy na FZ bez wpisu w KPiR. Dokument jest, ale kolumna kosztów w księdze jest pusta. Zgłasza rozbieżność, nie poprawia.

To szczególnie przydatne na dwa, trzy dni przed zamknięciem miesiąca. Zamiast słyszeć od biura rachunkowego "brakuje faktury od hurtowni Y", właściciel sam to wyłapuje dzień wcześniej i dzwoni do dostawcy po dokument.

Zestawienie dla księgowej bez ręcznego eksportu

Biuro rachunkowe co miesiąc czeka na dokumenty. W ERP XT można eksportować ręcznie, ale wiele firm i tak wysyła screenshoty albo "wrzuca dostęp do systemu i niech patrzą sami". Oba podejścia generują niepotrzebne pytania i czas po obu stronach.

Agent AI może przygotować zestawienie dokładnie w formacie, który biuro preferuje:

• lista FS wystawionych w danym miesiącu z kwotami netto, VAT i brutto
• lista FZ z kategorią kosztu i datą wpływu
• saldo rozrachunków na koniec okresu: ile firma ma do otrzymania, ile do zapłaty
• lista FZ bez wpisu w KPiR do wyjaśnienia przed przekazaniem

Zestawienie trafia do Ciebie jako gotowy plik lub wiadomość. Zatwierdzasz i przekazujesz. AI nie wysyła do biura bezpośrednio, chyba że wyraźnie tak skonfigurujesz i każdorazowo potwierdzasz tę akcję. Różnica w stosunku do ręcznego eksportu jest konkretna: nie musisz pamiętać, które filtry ustawić i za który miesiąc.

Sprawdzenie kontrahenta, zanim wystawisz fakturę albo wyślesz przelew

ERP XT ma kartę kontrahenta z podstawowymi danymi: NIP, adres, forma płatności. To za mało, jeśli przed wystawieniem dużej faktury chcesz wiedzieć, czy w ogóle warto dalej pracować z tym klientem albo czy numer konta bankowego jest bezpieczny.

Agent AI może zestawić dane z kilku źródeł naraz:

• Karta kontrahenta w ERP XT: historia faktur, średni czas płatności, czy mają limit kupiecki i czy go nie przekroczyli
• Biała lista VAT (API Ministerstwa Finansów): aktywność NIP jako podatnika VAT, zgłoszone numery kont bankowych
• opcjonalnie GUS REGON lub KRS, jeśli integracja obejmuje te rejestry

Wynik to krótkie podsumowanie wyświetlane przed wystawieniem: "Kontrahent ABC Sp. z o.o. jest aktywnym podatnikiem VAT. W naszym systemie ma 6 faktur, średni czas płatności 19 dni. Na Białej liście widnieje jedno konto bankowe, inne niż to, które podano w zamówieniu. Czy chcesz sprawdzić tę rozbieżność przed wystawieniem dokumentu?"

Takie pytanie, zadane przez AI zanim klikniesz "Wystaw", może uratować przed przelewem na rachunek, którego urząd skarbowy nie uznaje i który nie daje prawa do odliczenia VAT. To nie jest scenariusz rzadki, szczególnie przy kontraktorach, którzy niedawno zmienili bank.

Od czego zaczynamy i jak wygląda pierwsze podłączenie

Comarch ERP XT działa w chmurze, więc nie ma żadnej instalacji po stronie firmy do ruszania. Klucze API ustawia się w panelu administracyjnym konta, w sekcji uprawnień dla aplikacji zewnętrznych. Pierwsze połączenie odczytu można skonfigurować bez udziału Comarch.

Typowa kolejność przy wdrożeniu wygląda tak:

• audyt zakresu: które dane z ERP XT są potrzebne (samo fakturowanie, rozrachunki, KPiR, magazyn czy wszystko razem)
• podłączenie w trybie odczytu z kluczem API z ograniczonymi uprawnieniami
• testy z właścicielem: kilka pytań testowych, weryfikacja czy odpowiedzi zgadzają się z tym, co widać w systemie
• konfiguracja zapisu: jeśli firma chce, żeby AI mogło np. wprowadzać FZ po potwierdzeniu, konfigurujemy to osobno z wyraźnym ekranem zatwierdzenia
• wdrożenie w codziennym użyciu: właściciel i ewentualnie jedna osoba z biura uczą się jakie pytania zadawać

Czas podłączenia przy standardowym zakresie to zazwyczaj kilka dni roboczych. Dłużej trwa, gdy dane w samym ERP XT są poukładane niedbale: kontrahenci bez NIPów, FZ bez kategorii kosztu, dokumenty wprowadzone z datami z różnych okresów. Porządek w źródle przekłada się bezpośrednio na jakość odpowiedzi AI.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak taka integracja wyglądałaby konkretnie w Twojej firmie, zapraszamy na bezpłatny audyt, podczas którego mapujemy procesy i wskazujemy, które z nich warto przejąć bez ryzyka. Możesz też zajrzeć do realnych wdrożeń i zobaczyć, jak inne firmy korzystają z podobnych połączeń na co dzień.