Jak AI odpowiada pracownikom na pytania o wnioski i obieg dokumentów w enova365?

AI podłączone do enova365 może odpowiadać pracownikom wprost z danych Workflow, Pulpitu Pracownika i modułów kadrowo-finansowych, bez angażowania kadrowej ani księgowości. Czyta etapy obiegu, przypisanych operatorów, salda urlopów i historię decyzji. Warunek: firma musi mieć włączone moduły Workflow i Pulpity, a dostęp do Soneta API lub bazy SQL Server skonfigurowany raz na początku wdrożenia.

Dlaczego pracownicy dzwonią do kadr, skoro mają Pulpit Pracownika?

Pulpit Pracownika pokazuje pracownikowi jego wnioski, dokumenty kadrowe i saldo urlopu. Brzmi jak kompletny kanał informacji. W praktyce wystarczy, że wniosek zmieni status na "W obiegu" i pracownik traci orientację, bo Pulpit nie mówi mu, kto teraz trzyma dokument, dlaczego minęły trzy dni i nic się nie zmieniło, ani co stanie się, gdy akceptujący go odrzuci bez komentarza.

Typowy przypadek z wdrożenia: firma kilkudziesięcioosobowa, Workflow obsługuje wnioski urlopowe i delegacje. Kadrowa dostaje kilkanaście telefonów tygodniowo z pytaniem "czy mój urlop już zatwierdzony?". Każdorazowo musi wejść do systemu, otworzyć wniosek, sprawdzić etap i powiedzieć, kto jest teraz akceptującym. Pięć minut za każdym razem, kilka razy dziennie, przez cały rok.

Ten problem nie zniknie przez skonfigurowanie kolejnego kroku w Workflow, bo tam można ustawić automatyczne powiadomienie e-mail, ale nie można powiedzieć pracownikowi kontekstu: "Twój wniosek czeka na Marka, Marek ma dziś wolne, wróci w środę, spróbuj w czwartek". AI może.

Jakie dane wyciągamy z enova365 do AI?

enova365 przechowuje wszystko, czego AI potrzebuje do odpowiedzi na pytania o bieżący stan spraw. Konkretnie pobieramy z bazy:

• Wnioski nieobecności i delegacje: typ nieobecności (urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, delegacja krajowa, zagraniczna), daty, status obiegu, bieżący etap, operator przypisany do etapu i data ostatniej zmiany stanu. To wystarczy, żeby powiedzieć pracownikowi, gdzie utknął jego wniosek i u kogo.
• Salda urlopów: saldo urlopu bieżącego, zaległego i na żądanie z modułu kadrowego. Pracownik pyta "ile mi zostało urlopu na ten rok" i dostaje odpowiedź bez logowania do Pulpitu.
• Faktury zakupu (FZ): numer, kontrahent, kwota netto i brutto, termin płatności, bieżący etap obiegu, komentarze operatorów, pole "Opis" i przypisanie do centrum kosztów. AI używa tych danych zarówno do odpowiedzi na pytania, jak i do przygotowywania opisu faktury przed wejściem w obieg.
• Zadania i etapy zadań: lista zadań przypisanych do operatorów, priorytety, terminy, statusy. Stąd AI wie, co jest przeterminowane i kto konkretnie jest za to odpowiedzialny.
• Zgłoszenia z Pulpitu Klienta: jeśli firma korzysta z Pulpitu Klienta do przyjmowania zleceń lub zapytań od kontrahentów, te rekordy też trafiają do bazy i AI może odpowiadać klientom na pytania o statusy ich zgłoszeń, zamiast czekać na pracownika obsługi.
• Historia decyzji w obiegu: log zmian etapu, kto i kiedy zaakceptował albo odrzucił, z komentarzami operatorów. AI może wyjaśnić, dlaczego wniosek wrócił do nadawcy, cytując komentarz z historii. Zamiast "wniosek odrzucony" pracownik dostaje odpowiedź: "Wniosek wrócił do Ciebie 7 listopada z komentarzem od Marka Kowalskiego: brak zastępstwa w tym terminie".

To nie są dane ukryte w specjalnych miejscach. Są w bazie i wystarczy wiedzieć, do których widoków zajrzeć i z jakim kontem.

Jak fizycznie wygląda podłączenie: Soneta API, OData i SQL Server

enova365 daje trzy drogi dostępu do danych i każda ma inne zastosowanie.

Soneta API (REST): enova365 wystawia REST API przez warstwę Soneta. Zapytania HTTP z odpowiednim nagłówkiem autoryzacyjnym zwracają dane w formacie JSON: dokumenty, etapy obiegu, operatorów, salda, zadania. Żeby skorzystać, firma potrzebuje włączonego modułu API w licencji enova365, sprawdźcie to u waszego opiekuna Sonety, oraz konta dostępowego z uprawnieniami ograniczonymi do odczytu wybranych obiektów. Uwierzytelnianie przez token sesji lub Windows Authentication, zależnie od konfiguracji serwera. To preferowany sposób integracji, bo producent dokumentuje i aktualizuje API razem z systemem.

OData: enova365 udostępnia też kanał OData, pozwalający odpytywać dane przez URL z wbudowanym filtrowaniem, sortowaniem i wyborem pól. Przydaje się do prototypowania integracji i do prostych zapytań, gdzie nie potrzeba pełnej logiki REST.

Bezpośredni dostęp do SQL Server: baza enova365 to SQL Server z rozbudowaną warstwą widoków. Firma może dać AI oddzielne konto bazodanowe z prawami SELECT na wybranych widokach, takich jak widoki dokumentów, pracowników, etapów obiegu czy zadań. Szybsze w konfiguracji niż REST API, ale wymaga ostrożności: Soneta nie dokumentuje oficjalnie struktury bazy jako interfejsu integracyjnego i przy większych aktualizacjach systemu struktura widoków może się zmienić.

Jednej rzeczy enova365 nie daje gotowej: webhooków wysyłających zdarzenie na zewnątrz w momencie zmiany etapu. Powiadomienia w czasie rzeczywistym trzeba albo zbudować przez trigger po stronie SQL Server, albo obsługiwać przez polling, czyli regularne odpytywanie co kilka minut. W większości wdrożeń polling wystarcza, bo pytanie "czy mój wniosek zatwierdzony" rzadko wymaga odpowiedzi w ciągu sekund.

Uwaga praktyczna: instalacje enova365 w polskich firmach to głównie środowiska on-premise. Serwer musi być dostępny z sieci, z której AI wysyła zapytania. Konfiguruje to IT firmy lub opiekun enova365, nie jest to coś, co AI robi sama.

Co AI robi z tymi danymi: pięć konkretnych scenariuszy

Pracownik pyta o swój wniosek. Piszą w firmowym chacie albo przez dodatkowe okienko w Pulpicie: "Złożyłem wniosek urlopowy na przyszły tydzień, co się z nim dzieje?". AI sprawdza wniosek tego pracownika w bazie, widzi etap "Akceptacja kierownika", przypisanie do konkretnej osoby i datę złożenia, odpowiada: "Twój wniosek na 11-13 listopada jest od trzech dni na etapie Akceptacja kierownika, przypisany do Marka Kowalskiego". Bez telefonu do kadrowej.

Przypomnienie akceptującemu o zaległościach. AI codziennie rano przegląda dokumenty czekające na decyzję dłużej niż ustalony próg, powiedzmy dwa dni robocze, i wysyła do przypisanego operatora zestawienie z tytułami, kwotami i datami oczekiwania. Różnica wobec powiadomień z Workflow: AI formułuje kontekst. Zamiast trzech osobnych maili systemowych operator dostaje jedną wiadomość: "Czekasz na trzy faktury od tego samego dostawcy, razem kilkadziesiąt tysięcy złotych netto, termin płatności upływa pojutrze". Workflow wyśle trzy osobne maile bez żadnego kontekstu finansowego.

Opis faktury zakupu z treści PDF. Plik PDF faktury wpada do folderu lub skrzynki. Zanim trafi do obiegu FZ w enova365, ktoś musi uzupełnić pole "Opis", przypisać centrum kosztów i wpisać projekt. AI czyta PDF, wyciąga numer, datę, NIP sprzedawcy, kwotę netto i brutto, opis usługi z treści. Następnie sprawdza kontrahenta w bazie enova365 i proponuje opis gotowy do wklejenia w pole "Opis" dokumentu, wraz z sugestią centrum kosztów na podstawie historii wcześniejszych faktur od tego dostawcy. Operator przegląda sugestię, koryguje jeśli trzeba i zatwierdza. Sam musiałby pisać wszystko od zera.

Zestawienie dla kierownika: co utknęło w obiegu. Kierownik pyta: "Pokaż mi, co czeka na decyzję moich ludzi". AI odpowiada jedną listą ze wszystkich modułów jednocześnie: wnioski urlopowe z datami i akceptującymi, przeterminowane zadania z przypisaniem do konkretnych pracowników, faktury zakupu na etapie sprawdzenia merytorycznego. Zamiast wchodzić w cztery widoki w enova365, kierownik dostaje kontekst i może od razu zdecydować, co odblokować w pierwszej kolejności.

Odpowiedź dla klienta z Pulpitu Klienta. Firma obsługuje zgłoszenia kontrahentów przez Pulpit Klienta w enova365. Klient dzwoni z pytaniem o status swojego zlecenia. AI, podpięte do kanału komunikacji z klientami, sprawdza zgłoszenie po numerze lub nazwie firmy i odpowiada: na jakim etapie jest sprawa, kto ją prowadzi i jaki jest przewidywany termin. Bez konieczności przerywania pracy pracownika obsługi w połowie innego zadania.

Czym to się różni od konfiguracji kolejnego etapu Workflow?

To ważne pytanie, bo enova365 Workflow jest naprawdę mocnym narzędziem. Można w nim ustawić automatyczne przejścia między etapami, warunki, powiadomienia e-mail, akcje na dokumentach po zatwierdzeniu. Wielu wdrożeniowców powie, że Workflow wystarczy do obsługi standardowych obiegów. I mają rację.

Dla rutynowego routingu dokumentów AI nie jest potrzebne. Jeśli chcecie, żeby faktura zakupu po zatwierdzeniu przez kierownika automatycznie trafiała do księgowej, a po zaksięgowaniu szła do płatności, to konfiguracja Workflow jest właściwym narzędziem i nie ma po co tu angażować AI.

AI wchodzi tam, gdzie Workflow ma granicę. Workflow działa na warunkach zdefiniowanych z góry: "jeśli kwota powyżej X, skieruj do dyrektora finansowego". Nie odpowiada na pytanie zadane w języku naturalnym przez pracownika na korytarzu albo przez czat. Nie łączy danych z trzech modułów w jedną odpowiedź kontekstową. Nie czyta treści PDF-a i nie zaproponuje opisu. Nie powie pracownikowi, dlaczego wniosek wrócił do nadawcy, cytując komentarz operatora z historii decyzji.

Obieg dokumentów nadal prowadzi enova365 z całą logiką Workflow. AI dokłada warstwę komunikacji i analizy. Konkretny przykład granicy między nimi: faktura zakupu wraca z obiegu z komentarzem "brak centrum kosztów". Workflow wysyła automatyczne powiadomienie. Pracownik dostaje maila, ale nie wie, jak uzupełnić pole ani gdzie je w ogóle znaleźć. AI, zapytana przez pracownika, wyjaśnia, o które pole chodzi, podaje dostępne centra kosztów z bazy i mówi, które centrum kosztów używał ten dostawca w poprzednich fakturach. Workflow obsłużył routing. AI obsłużyła pytanie człowieka.

Od czego zacząć wdrożenie?

Zanim zaangażujemy AI, sprawdźcie kilka rzeczy po stronie systemu:

• Czy macie moduły Workflow i Pulpity w licencji enova365? Bez nich nie ma danych do pobierania.
• Czy REST API Soneta jest aktywne na waszym serwerze? W wielu instalacjach on-premise jest domyślnie wyłączone, nawet gdy firma ma je w licencji.
• Kto jest administratorem enova365 po stronie firmy lub u waszego wdrożeniowca? To ta osoba skonfiguruje konto dostępowe z prawami read-only na wybranych obiektach.
• Który proces generuje dziś najwięcej powtarzalnych pytań do kadr lub księgowości? Ten wybieramy jako punkt startowy, nie próbujemy od razu objąć wszystkiego.

Sam start to zwykle trzy kroki: uruchomienie konta dostępowego do API lub bazy z prawami tylko do odczytu na wybranych obiektach, zdefiniowanie pytań, na które AI ma odpowiadać, i połączenie z kanałem komunikacji, który już używacie, czyli czat wewnętrzny, Microsoft Teams albo dodatkowe okienko w Pulpicie Pracownika. Pierwsze odpowiedzi od AI widać po kilku dniach od uruchomienia, nie po miesiącach konfiguracji.

Wnioski urlopowe są dobrym pierwszym krokiem. Pytania są powtarzalne, dane czyste, a efekt w postaci odciążenia kadrowej widoczny niemal natychmiast. Potem można dołożyć faktury zakupu albo zestawienia dla kierownika, krok po kroku.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak to działa na waszych danych z enova365, zapraszamy na 15 minut rozmowy. Możecie też przejrzeć realne wdrożenia z podobnych firm, żeby zobaczyć, jak to wygląda w praktyce.