Jak AI korzysta z danych Comarch WMS, żeby magazyn i sprzedaż przestały działać osobno?

Jeśli masz Comarch WMS wpięty w Comarch ERP Optima albo XL, AI może czytać dane z obu systemów jednocześnie i łączyć to, co dzieje się w magazynie, z tym, co widać w zamówieniach od klientów i zakupach od dostawców. Z WMS wyciągamy stany wolne i zarezerwowane, adresy lokalizacji towarów, dokumenty ZPM i ZWM, historię ruchów. Z Optimy lub XL dochodzą zamówienia klientów ZS, zamówienia do dostawców ZD, faktury FA i kartoteki kontrahentów. Asystent łączy to wszystko w jednym miejscu, więc zamiast dzwonić do magazyniera albo otwierać trzy osobne okna, pytasz po polsku i dostajesz odpowiedź opartą na żywych danych.

Co dokładnie trzyma Comarch WMS i co z tego bierzemy

Comarch WMS operuje na kilku warstwach danych, które dla AI są odrębnymi źródłami wiedzy do skrzyżowania.

Podstawa to kartoteka towarów: kod, EAN, nazwa, jednostka miary, klasa składowania. Do każdego towaru przypisana jest co najmniej jedna lokalizacja w magazynie, opisana adresem: strefa, aleja lub rząd, kolumna, poziom. W magazynie z kilkuset lokalizacjami odszukanie towaru ręcznie zajmuje czas. AI robi to w sekundy, bo czyta tabelę lokalizacji wprost z bazy danych.

Stany w Comarch WMS dzielą się na kilka kategorii:

• stan aktualny: wszystko, co fizycznie jest w magazynie
• stan wolny: ilość dostępna do realizacji nowych zamówień
• stan zarezerwowany: przypisany do otwartych ZWM, które jeszcze nie wyszły
• stan w toku przyjęcia: towar, który fizycznie dotarł, ale ZPM nie został jeszcze zamknięty

To rozróżnienie robi dużą różnicę. Firma widzi 200 sztuk artykułu w kartotece i myśli, że towar jest. Jeśli jednak 185 z nich jest zarezerwowane pod otwarte ZWM, realny stan wolny to 15 sztuk. Bez wglądu w WMS handlowiec tego nie wie i może potwierdzić zamówienie klientowi, którego fizycznie nie ma jak zrealizować na czas.

Dokumenty to kolejna warstwa. ZPM (Zlecenie Przyjęcia Magazynowego) otwiera się, gdy nadjeżdża dostawa od dostawcy. ZWM (Zlecenie Wydania Magazynowego) uruchamia się przy wysyłce do klienta. Każdy dokument ma nagłówek z datą, kontrahentem i statusem oraz linie z pozycjami, ilościami i lokalizacjami pobrania lub odłożenia. AI może przejść przez całą historię ZWM dla konkretnego artykułu i pokazać, jak szybko schodzi, w jakich partiach i do jakich klientów trafia.

Gdzie Comarch WMS łączy się z Optimą albo XL i dlaczego to ma znaczenie dla AI

W ekosystemie Comarch synchronizacja między WMS a ERP jest wbudowana, nie doklejona osobno. Zamówienie klienta ZS w Optimie lub XL generuje w WMS odpowiedni ZWM. Zamknięty ZPM w WMS wraca do ERP jako dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne). WZ zamknięte przez operatora magazynowego przekształca się w Optimie w dokument WZ i trafia do fakturowania jako FA.

Dla AI to oznacza, że nie musi się domyślać związku między zamówieniem klienta a ruchem w magazynie. Ten związek jest zapisany w bazie: ZWM nr X powstał z ZS nr Y. Asystent może przejść przez całą ścieżkę od złożenia zamówienia przez klienta, przez pobranie towaru z lokalizacji, aż do zamknięcia dokumentu i wystawienia faktury.

Typowa sytuacja, którą asystent rozwiązuje natychmiast: handlowiec pyta, czy zamówienie ZS 1054/08 na 30 sztuk artykułu X wyjdzie na czas. AI sprawdza w WMS, czy powiązany ZWM jest już otwarty i w jakim statusie, czy towar jest na wskazanej lokalizacji i czy stan wolny wystarczy. Jeśli ZPM od dostawcy jest w toku i towar ma dotrzeć za kilka dni, asystent mówi o tym wprost i podaje datę przyjęcia z nagłówka ZPM.

U jednego klienta, u którego WMS spinał się z XL, handlowcy potwierdzali terminy dostaw bez patrzenia na WMS. Problem wychodził dopiero, gdy ZWM trafiał do operatora w magazynie: okazywało się, że towaru nie ma albo brakuje połowy. Po podłączeniu asystenta do obu systemów flagowanie takich sytuacji zaczęło działać automatycznie, jeszcze zanim potwierdzenie poleciało do klienta.

Pytania, które firma zadaje codziennie przez telefon, a mogłaby przez asystenta

Zanim wdrożenie AI trafi do magazynu, warto wypisać pytania, które teraz wymagają telefonu do magazyniera albo otwierania WMS Zarządcy na oddzielnym stanowisku. Najczęściej są to:

• Ile mamy towaru X na stanie wolnym?
• Gdzie fizycznie leży artykuł Y: jaka strefa, jaka lokalizacja?
• Które zamówienia klientów czekają na brakujący towar?
• Kiedy ostatnio przyjęliśmy dostawę od firmy Z i na ile sztuk był ZPM?
• Ile pozycji zostało do skompletowania w ZWM nr 2034?
• Czy jest otwarte ZPM na artykuł, którego stan wolny właśnie spada?

Każde z tych pytań ma odpowiedź w WMS lub w połączeniu WMS plus Optima/XL. Asystent podłączony do obu systemów odpowiada bez angażowania magazyniera, a odpowiedź zawiera numer dokumentu, datę, ilość i lokalizację.

Dla działu handlowego albo obsługi klienta to zmiana jakości pracy. Zamiast czekać na odpowiedź z magazynu, a czas oczekiwania bywa różny w zależności od tego, co akurat robi magazynier, handlowiec pyta asystenta i w kilkanaście sekund ma dane do rozmowy z klientem.

Inwentaryzacja w Comarch WMS i jak AI skraca analizę wyników

Dokument INW w Comarch WMS zawiera arkusz różnic: system porównuje ewidencję z wynikami spisu przeprowadzonego przez operatorów z terminalami mobilnymi i generuje listę pozycji, gdzie ewidencja rozjeżdża się z rzeczywistością. Niedobory i nadwyżki osobno, z numerem lokalizacji i artykułu.

Problem nie w samym spisie, tylko w tym, co potem. Arkusz różnic po inwentaryzacji magazynu z kilkuset indeksami to plik z setkami linii. Które rozbieżności to błędy ewidencyjne, a które wskazują na realny problem: uszkodzenie, kradzież, błąd kompletacji? Ręczne przejrzenie zajmuje godziny, a i tak trudno wychwycić wzorce w surowym zestawieniu.

AI dostaje dane z INW i może pokazać:

• w których strefach albo alejach skupiają się rozbieżności, co może wskazywać na błąd procesu w konkretnym obszarze magazynu
• które artykuły pojawiają się z ujemnymi rozbieżnościami w kolejnych inwentaryzacjach, czyli problem systemowy, nie jednorazowy
• które pozycje mają rozbieżność przekraczającą próg istotny dla wartości towaru i wymagają weryfikacji w pierwszej kolejności

To nie jest interpretacja. AI po prostu grupuje dane według wzorców, których człowiek nie przejrzy ręcznie na dużym zbiorze w rozsądnym czasie. Decyzja, co z tym zrobić, zostaje po stronie kierownika magazynu.

Towary, które zalegają, i te, których ciągle brakuje: AI łączy oba problemy naraz

Comarch WMS rejestruje każdy ruch towarowy z datą i ilością. ZWM zamknięte dla artykułu X zostawia ślad: kiedy, ile, z której lokalizacji, do kogo. Na tej podstawie AI oblicza rotację: jak często dany artykuł wychodzi z magazynu, w jakiej ilości na zlecenie, jak długo średnio siedzi między ruchami.

Zestawienie rotacji z aktualnymi stanami wolnymi daje dwie listy do działania:

• artykuły z niską rotacją i wysokim stanem wolnym: zajmują powierzchnię magazynową i blokują kapitał. Warto sprawdzić, czy jest sens trzymać takie ilości albo czy można je wyprzedać
• artykuły z wysoką rotacją i stanem wolnym spadającym poniżej bezpiecznego poziomu: czas złożyć zamówienie zakupu ZD w Optimie lub XL, zanim zabraknie towaru na realizację kolejnych ZWM

Tę drugą listę AI może zestawić z otwartymi dokumentami ZD: czy dla zagrożonych artykułów jest już złożone zamówienie, na jaką ilość i kiedy ma dotrzeć. Jeśli artykuł schodzi szybko, a ZD nie ma, asystent sygnalizuje to kierownikowi zakupów.

U dystrybutora z kilkuset indeksami taka analiza ręcznie to praca na pół dnia i możliwa realnie najwyżej raz w tygodniu. Asystent robi to na żądanie, każdego dnia, bez czekania na cykl raportowania i bez konieczności otwierania ani jednego raportu w WMS Zarządcy.

Od czego zaczynamy integrację Comarch WMS z AI

Punkt wyjścia to dostęp do danych. Comarch WMS korzysta z bazy MS SQL. Nowsze wersje WMS Zarządcy udostępniają też API. W większości wdrożeń korzystamy z bezpośredniego połączenia z bazą SQL, które daje dostęp do pełnej historii dokumentów, stanów i lokalizacji bez potrzeby pisania eksportów.

Zanim skonfigurujemy asystenta, sprawdzamy kilka rzeczy:

• czy baza WMS jest na bieżąco synchronizowana z bazą Optimy lub XL i nie ma opóźnień
• kto ma uprawnienia do odczytu i czy dostęp można ograniczyć do konkretnych tabel bez naruszenia działania systemu
• czy w danych są wrażliwe informacje kontrahentów wymagające zabezpieczeń zgodnych z RODO
• które pytania i procesy firma chce obsługiwać przez asystenta w pierwszej kolejności

Na tym etapie nie budujemy jeszcze asystenta. Robimy audyt: co jest w systemie, co działa stabilnie, co da wyniki szybko. Firma, która wie, co chce osiągnąć przez pierwsze trzy miesiące, dochodzi do działającego wdrożenia szybciej niż ta, która zaczyna od "chcemy AI do wszystkiego".

Więcej o tym, jak wyglądają takie projekty w praktyce, znajdziesz w realnych wdrożeniach. Jeśli chcesz sprawdzić, które procesy w twoim magazynie asystent mógłby przejąć i od czego ma sens zacząć, umów się na bezpłatny audyt. Sprawdzimy, co masz w systemie, co można połączyć i jakie pytania asystent może zacząć obsługiwać w ciągu pierwszych tygodni.