Integracje / MS Project
Komunikacja, projekty i biuro
Integracja AI: MS Project
Podłączamy harmonogram z MS Project przez eksport XML lub OData API (Project Online) i czytamy pola zadań: plan bazowy, Łączny luz i Procent ukończenia. Asystent co tydzień wykrywa opóźnienia na ścieżce krytycznej i pisze gotowy raport z pytaniami na naradę projektową.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
W skrócie
Jak asystent AI łączy się z systemem MS Project?
Z Project Online i Project Server łączymy się przez OData REST API pod endpointem /ProjectData/, z tokenem OAuth z Azure Active Directory. Skrypt odpytuje go cyklicznie bez udziału użytkownika.
- Na start potrzebujemy
- Konto z uprawnieniem do odczytu projektu i token OAuth z Azure AD (Project Online lub Project Server).
- Czego asystent nie robi
- Nie ocenia wiarygodności wpisanego procentu ukończenia: jeśli harmonogram ma 80%, asystent z tym pracuje.
- Gdzie są dane
- Na Waszym serwerze. Zaczynamy od odczytu, zapis włączacie sami.
Dane z MS Project w czacie i we własnym module
Pracujecie na dwa sposoby. W czacie pytacie o cokolwiek z programu i dostajecie odpowiedź na Waszych danych. Do rzeczy, które wracają co dzień, budujemy w portalu osobne narzędzie: Ścieżka krytyczna MS Project. Moduł pobiera zadania ścieżki krytycznej z Waszych eksportów XML MS Project i pokazuje je w jednej tabeli bez otwierania pliku .mpp. Widzicie aktualne wartości pól Łączny luz, Remaining Duration i Procent ukończenia dla każdego podłączonego projektu. Asystent co tydzień wykrywa opóźnienia i przygotowuje gotowy raport z pytaniami na naradę projektową.
- Czyta zadania ścieżki krytycznej z eksportów XML i OData API MS Project
- Pokazuje kaskadę opóźnień i łączny wpływ przesunięcia na datę końcową projektu
- Porównuje eksporty tygodniowe i wskazuje, czy projekt przyspiesza czy pogłębia opóźnienie
- Wykrywa konflikty zasobów w kilku harmonogramach naraz na podstawie kolumny Peak
- Generuje raport narady projektowej z gotowymi pytaniami do PM-a przed każdym spotkaniem
Pytanie w czacie
Asystent zestawia kolumny Peak z Waszych plików .mpp i wychwytuje przeciążenia, których żaden PM nie widzi z poziomu własnego harmonogramu.
Sprawdź w MS Project, które zasoby z naszych trzech projektów są przeciążone w tym samym tygodniu i jak bardzo.
Karta w narzędziu
Karta zadania zbiera pola MS Project, historię zmian i prognozę wpływu opóźnienia na kolejne zadania ścieżki krytycznej w Waszym projekcie.
Moduł zbiera dane ze wszystkich harmonogramów, które podłączyliście przez eksport XML, i pokazuje stan ścieżki krytycznej w jednym miejscu, bez otwierania plików .mpp.
Ekrany na danych przykładowych. Narzędzie dla Waszej firmy układamy pod Wasz sposób pracy: inne kolumny, inne progi, inne powiadomienia.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie MS Project włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
Czytamyłańcuch zależności między zadaniami i kolejność zadań na ścieżce krytycznej
AsystentWykrywa kaskadę opóźnień: gdy jedno zadanie przesuwa się, pokazuje wszystkie zależne i łączny wpływ na datę końcową projektu.
Czytamypozostały czas trwania zadań krytycznych zestawiony z dostępnym oknem do planowanego końca projektu
AsystentOblicza, o ile dni projekt przekroczy termin, jeśli bieżące tempo się nie zmieni, i wskazuje konkretne zadania wymagające interwencji.
Czytamyseria plików XML z kolejnych poniedziałków budowana automatycznie przez skrypt
AsystentPorównuje eksporty tydzień do tygodnia i wskazuje, czy projekt przyspiesza, stoi w miejscu czy pogłębia opóźnienie.
Czytamyinformacja o tym, które zadania krytyczne nie były aktualizowane w ciągu ostatnich siedmiu dni
AsystentWysyła alert do osoby odpowiedzialnej przed naradą, gdy zadanie krytyczne nie dostało nowego procentu ukończenia od tygodnia.
Czytamykolumna Peak z kilku harmonogramów, gdy te same osoby lub sprzęt figurują w więcej niż jednym pliku .mpp
AsystentZestawia plany równoległych projektów i wykrywa konflikty zasobów niewidoczne z poziomu żadnego pliku z osobna.
Czytamyaktualny stan harmonogramu pobierany przez endpoint /ProjectData/ z Project Online z tokenem OAuth z Azure AD
AsystentOdpytuje API cyklicznie, bez udziału użytkownika, i przekazuje dane do analizy automatycznie przed każdą naradą.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Które zadania na ścieżce krytycznej są już za planem bazowym?”
- „Kto jest przeciążony w tym tygodniu i na których zadaniach krytycznych?”
- „O ile dni przesunie się termin końcowy, jeśli odbiór nie ruszy w tym tygodniu?”
- „Co mam powiedzieć zarządowi o statusie projektu przed dzisiejszą naradą?”
Co się zmienia
Project managerowie zaczynają naradę z gotowym raportem i konkretną listą pytań z danych, zamiast przeglądać harmonogram wiersz po wierszu.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
MS Project to program Microsoftu do planowania i śledzenia projektów. Korzystają z niego firmy budowlane, inżynieryjne i produkcyjne wszędzie tam, gdzie kilkadziesiąt lub kilkaset zadań trzeba ułożyć w jeden harmonogram z przypisanymi zasobami, terminami i zależnościami między czynnościami. Na co dzień project manager otwiera widok Gantta, aktualizuje procenty ukończenia i sprawdza postęp względem zapisanego planu bazowego.
Program przechowuje dla każdego zadania pola: nazwa, czas trwania, start i koniec, poprzednicy, procent ukończenia i zasoby. Po zapisaniu planu bazowego dochodzą Baseline Start, Baseline Finish i Baseline Duration: punkt odniesienia, z którym AI porównuje każdą aktualizację. Dane siedzą w pliku .mpp przy pracy lokalnej albo w chmurze Microsoft 365 lub na serwerze on-premise, gdy firma używa Project Online lub Project Server.
Gdzie to działa najlepiej
Project manager budowy
Co poniedziałek rano, godzinę przed naradą, otwiera harmonogram budowy ze 180 zadaniami. Wie, że coś się opóźnia, ale nie ma czasu przejrzeć każdego wiersza Gantta przed spotkaniem.
Z asystentem: Asystent dostarcza raport z listą zadań zagrażających terminowi i gotowymi pytaniami z danych. Project manager siada do narady przygotowany, bez porannego przeglądania harmonogramu wiersz po wierszu.
Kierownik portfela projektów
Firma prowadzi równolegle cztery projekty infrastrukturalne. Kierownik elektryczny figuruje w trzech harmonogramach naraz, każdy prowadzony przez innego PM-a. Nikt wcześniej nie zestawił tych planów razem.
Z asystentem: Asystent porównuje kolumny Peak z kilku plików .mpp i w jednym zdaniu sygnalizuje, w którym tygodniu ten sam zasób jest przeciążony na trzech kontraktach jednocześnie.
Dyrektor ds. realizacji
Zarząd pyta o status projektu na jutrzejszej prezentacji. Dyrektor ma aktualny harmonogram w .mpp, ale potrzebuje tekstu zrozumiałego dla zarządu bez wiedzy o widoku Gantta i polach bazowych.
Z asystentem: Asystent pisze podsumowanie w zwykłym języku: ile zadań ukończonych, co konkretnie zagraża terminowi i jaka jest prognoza daty oddania, bez technicznego żargonu.
Jak się łączymy
Z Project Online i Project Server łączymy się przez OData REST API pod endpointem /ProjectData/, z tokenem OAuth z Azure Active Directory. Skrypt odpytuje go cyklicznie bez udziału użytkownika. Tryb pracy: odczyt. Danych w harmonogramie nie zmieniamy bez potwierdzenia przez project managera.
W wersji desktopowej (.mpp) pracujemy na eksporcie XML lub Excel, który project manager zapisuje przed naradą w ustalonym folderze lub na SharePoincie. Skrypt odbiera plik i przekazuje dane do asystenta. Portal z danymi stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do analizy, bez trenowania cudzych modeli na danych klienta.
Czego potrzebujemy od Was
- Konto z uprawnieniem do odczytu projektu i token OAuth z Azure AD (Project Online lub Project Server).
- Eksport XML lub Excel przed każdą naradą, jeśli firma używa wersji desktopowej MS Project.
- Dostęp do folderu udostępnionego lub SharePointa, gdzie lądują pliki eksportu.
- Zapisany plan bazowy (Baseline) w projekcie: bez niego nie ma punktu odniesienia dla odchyleń.
- Osoba po stronie firmy odpowiedzialna za aktualizację harmonogramu przed każdym eksportem.
Czego asystent nie robi
- Nie ocenia wiarygodności wpisanego procentu ukończenia: jeśli harmonogram ma 80%, asystent z tym pracuje.
- Nie przesuwa dat ani nie przypisuje zasobów w harmonogramie: propozycje opisuje, edycję zostawia project managerowi.
- Nie negocjuje z podwykonawcami i nie decyduje, jak podzielić zasoby między konkurującymi zadaniami.
- Jakość raportu zależy wprost od jakości aktualizacji harmonogramu: stare lub pominięte dane dają niepełny obraz postępu.
Częste pytania
Czy raport zastąpi cotygodniowe spotkanie statusowe?
Nie zastąpi, ale zmienia jego charakter. Zamiast poświęcać pierwszą połowę narady na przeglądanie harmonogramu, zaczynacie od gotowej listy problemów i pytań z danych. Zostaje więcej czasu na decyzje, a mniej na szukanie, gdzie coś poszło nie tak.
Jak szybko można zobaczyć pierwszy raport po uruchomieniu?
Przy Project Online skrypt można uruchomić od razu po skonfigurowaniu tokenów OAuth. Przy wersji desktopowej wystarczy jeden plik XML z aktualnym planem bazowym i raport jest gotowy tego samego dnia. Większość czasu zajmuje ustalenie dostępów po stronie firmy, a nie konfiguracja asystenta.
Czy asystent poradzi sobie z harmonogramem liczącym kilkaset zadań i kilkudziesięciu wykonawców?
Tak. Asystent przetwarza cały plik XML lub odpytuje całe API, nie próbkę. Im więcej danych i zależności, tym trafniejsze wnioski, bo asystent widzi całość harmonogramu naraz i zestawia ze sobą rzeczy, które z jednego pliku albo jednego widoku nie są widoczne jednocześnie.
Czy możemy zmienić format i kanał dostarczenia raportu?
Tak. Możecie wybrać: mail na skrzynkę, PDF, plik w folderze projektu na SharePoincie lub wpis do systemu zarządzania projektami. Treść raportu i styl pytań na naradę też da się doprecyzować pod potrzeby Waszego zespołu i wymagania odbiorców.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: komunikacja, projekty i biuro
MS Project jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.