Integracje / Google Workspace
Integracja AI z Google Workspace
Podłączamy Gmail, Arkusze, Dysk i Kalendarz Google przez autoryzowane połączenie OAuth2. Asystent czyta wątki e-mail, dane z zakresów komórek, pliki z wybranego folderu na Dysku i zdarzenia z Kalendarza, żeby odpowiadać na pytania bez otwierania żadnego z tych narzędzi.
Rozmowa trwa 15 minut. Dzwonimy my, nic nie trzeba instalować.
Po rozmowie dwa tygodnie za darmo. Jeśli uznamy, że u Was to ma sens, uruchamiamy Wam własną platformę podłączoną pod Google Workspace. Bez umowy i bez karty.
Czym jest Google Workspace
Google Workspace to pakiet usług Google używany przez małe firmy, biura handlowe i działy sprzedaży jako codzienny system pracy. Pracownicy prowadzą w nim korespondencję w Gmailu, zapisują dane w Arkuszach, trzymają dokumenty na Dysku i planują spotkania w Kalendarzu. Każda z tych usług ma własne API i działa niezależnie od pozostałych.
Dane nie mają jednego wspólnego miejsca: maile zostają w Gmailu, pliki na Dysku, tabele w Arkuszach, a zdarzenia w Kalendarzu. Firmy często prowadzą w Arkuszach realne ewidencje: cenniki, listy klientów, harmonogramy i budżety projektów. Na Dysku lądują umowy, oferty, procedury i szablony, które pracownicy szukają po omacku, bo żaden nie pamięta, gdzie co leży.
Co podłączamy w Google Workspace
- Gmail: wątki e-mail, pola From, Subject, Body, etykiety i załączniki PDF
- Arkusze Google: wartości z zakresów komórek, nagłówki kolumn, wiele arkuszy
- Dysk Google: treść plików Docs i PDF, metadane, struktura folderów
- Kalendarz Google: summary, start, end, lista uczestników, opis zdarzenia
- Projekty odpowiedzi (Drafts) tworzone na podstawie treści maila i danych z Arkuszy
Zakres ustalamy pod Was. Zaczynamy od odczytu danych, a zapis i akcje włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
O co pytają w praktyce
Pytania zadaje się po polsku, jak koledze z pracy.
„Co ustaliliśmy z klientem X w mailach z ostatnich trzech miesięcy?"
„Który klient z Mazowsza nie był kontaktowany od ponad 30 dni?"
„Co umowa z firmą X mówi o karach umownych?"
„Co mam do omówienia na spotkaniu za godzinę i z kim się spotykam?"
Co dokładnie podłączamy w Google Workspace
Obszar po obszarze: jakie dane czytamy i co asystent z nich robi. To lista z realnego wdrożenia, nie katalog możliwości.
CzytamyNadawca (From), odbiorca (To), temat (Subject), data, treść wiadomości i pełna historia wymiany w wątku od pierwszego maila.
AsystentPrzeszukuje historię korespondencji z kontrahentem i wyciąga otwarte tematy przed spotkaniem.
CzytamyPliki PDF dołączone do wiadomości, przetworzone na tekst.
AsystentOdczytuje faktury, zamówienia i formularze zwrotów, przypisuje dane do pól lub tworzy podsumowanie treści załącznika.
CzytamyEtykiety (labels) przypisane do wiadomości, kategorie ustalone z firmą: zapytania, reklamacje, faktury, zamówienia.
AsystentSegreguje przychodzące wiadomości i automatycznie przypisuje etykiety w Gmailu według ustalonych kategorii.
CzytamyWartości komórek z określonych zakresów (np. A2:F200), nagłówki kolumn i dane z wielu plików jednocześnie.
AsystentOdpowiada na pytania o stan tabeli, porównuje daty i filtruje wiersze bez otwierania pliku przez kogokolwiek.
CzytamyTekst z plików Google Docs i PDF, w tym akapity z umów, procedur, ofert i szablonów firmowych.
AsystentWyszukuje fragment dokumentu po treści lub odpowiada na pytanie dotyczące konkretnego akapitu, np. kar umownych w umowie.
CzytamyNazwa pliku, typ, data ostatniej edycji, właściciel dokumentu i struktura folderów na Dysku.
AsystentInformuje, kto ostatnio edytował dany dokument i kiedy, albo wskazuje plik według daty modyfikacji.
CzytamyTytuł (summary), zakres czasowy (start, end), opis zdarzenia, lista uczestników z e-mailami i link do Google Meet.
AsystentPrzygotowuje briefing przed spotkaniem: identyfikuje uczestników i szuka ich historii w wątkach Gmail oraz plikach na Dysku.
Co się zmienia
Szukanie maili, plików i danych w arkuszach spada z kilkunastu minut do jednego pytania, a handlowcy wchodzą na spotkania z gotowym briefingiem z Kalendarza i Gmaila.
Asystent stoi na Waszym serwerze i łączy się z Google Workspace na Waszych uprawnieniach. Dane nie wychodzą do zewnętrznych usług, a każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Zakres uprawnień ustalacie Wy, więc asystent widzi dokładnie tyle, ile ma widzieć.
Nie wymieniamy Wam programu i nie zmuszamy nikogo do zmiany nawyków. Google Workspace zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i przyzwyczajeniami zespołu.
Jak łączymy się z Google Workspace
Łączymy się z Google Workspace przez API Google za pomocą protokołu OAuth2. Firma autoryzuje dostęp do wybranych usług bez przekazywania hasła do konta. Zakres uprawnień można ograniczyć do konkretnych folderów na Dysku, wybranych etykiet w Gmailu albo wskazanych plików Arkuszy. Autoryzację można odwołać w każdej chwili z poziomu ustawień konta Google.
Asystent pracuje w trybie odczytu: dane nie są kopiowane ani przenoszone poza konto Google. Zapis, na przykład tworzenie projektów odpowiedzi (Drafts) w Gmailu, wymaga wyraźnego zaprojektowania tej funkcji i odbywa się za wiedzą właściciela. Treść dokumentów trafia do modelu językowego podczas przetwarzania zapytań, dlatego przed wdrożeniem ustalamy razem, które zasoby dopuszczamy do integracji.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywne konto Google Workspace z dostępem do Gmaila, Dysku, Arkuszy i Kalendarza.
- Osoba po stronie firmy z uprawnieniami administratora do autoryzacji połączenia OAuth2.
- Ustalona lista folderów na Dysku, etykiet w Gmailu lub zakresów w Arkuszach, które mają być dostępne dla asystenta.
- Pliki Google Docs lub PDF jako źródło wiedzy, gotowe do czytania (nie tylko zdjęcia lub skany bez OCR).
- Decyzja o tym, którzy pracownicy będą korzystać z asystenta i do jakich danych mają mieć dostęp przez niego.
Gdzie to działa najlepiej
handlowiec przed spotkaniem
Za godzinę spotkanie z kontrahentem, którego handlowiec nie widział od trzech miesięcy. Zamiast rano przeglądać Gmaila i Dysk, pyta asystenta o ostatnią korespondencję i otwarte tematy z tą firmą.
Z asystentem: Asystent pobiera dane z Kalendarza, przeszukuje wątki Gmail i pliki na Dysku, po czym wyświetla streszczenie: ostatnie ustalenia, otwarte sprawy, daty kontaktów. Handlowiec wchodzi na spotkanie przygotowany.
pracownik biura obsługi
Przychodzi zapytanie ofertowe mailem. Klient pyta o dostępność towaru z konkretnej kategorii. Pracownik musiałby otworzyć Arkusz z magazynem i ręcznie sprawdzić stan, co pochłania sporo czasu.
Z asystentem: Asystent czyta treść maila, sprawdza Arkusz z magazynem i tworzy projekt odpowiedzi (Draft) w Gmailu gotowy do zatwierdzenia. Pracownik klika wyślij, zamiast pisać od zera.
manager lub właściciel
Trwa przegląd warunków współpracy z dwoma dostawcami. Umowy leżą na Dysku jako pliki PDF, nikt nie pamięta, które klauzule się różnią ani kto podpisał je jako ostatni.
Z asystentem: Asystent przeszukuje oba pliki PDF na Dysku, zestawia zapisy z wybranych paragrafów i podaje, kto ostatnio edytował każdy dokument. Bez ręcznego otwierania plików.
Jak to uruchamiamy
- Rozmowa 15 minut. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy, czy da się to spiąć.
- Podłączenie i pierwsze pytania. Zaczynamy od odczytu, na Waszym serwerze, w zakresie który zatwierdzacie.
- Rozszerzanie. Dokładamy kolejne moduły i akcje, gdy zespół już ufa temu, co dostaje.
Koszt: od 3 000 zł miesięcznie. W tym wdrożenie, integracja, szkolenie zespołu i opieka. Widełki na Wasz przypadek podajemy na tej pierwszej rozmowie, bez ofert na dwadzieścia stron.
Chcecie najpierw poczytać konkrety: jakie moduły ruszamy, jakie dane bierzemy i czego potrzebujemy po Waszej stronie?
Cały opis integracji z Google Workspace →Czego asystent nie robi
Żebyście wiedzieli, gdzie kończy się jego rola, zanim zaczniecie.
- Nie wysyła maili samodzielnie: gotowe odpowiedzi trafiają do Drafts i czekają na zatwierdzenie człowieka.
- Nie czyta plików graficznych, zdjęć ani wideo bez osobnego narzędzia do analizy obrazów.
- Nie zmienia danych w Arkuszach ani nie modyfikuje plików na Dysku bez wyraźnego zaprojektowania tej funkcji.
- Nie sięga po zasoby spoza uprawnień nadanych przy autoryzacji OAuth2: dostęp odzwierciedla strukturę uprawnień firmowych.
Pytania o integrację z Google Workspace
Co się dzieje z dostępem asystenta, gdy pracownik odchodzi z firmy?
Dostęp asystenta jest przypisany do konta Google firmy, nie do konkretnego pracownika. Gdy ktoś odchodzi, uprawnienia asystenta nie zmieniają się automatycznie, ale możecie w każdej chwili zawęzić, które dane są dostępne przez chatbota dla poszczególnych użytkowników.
Czy różni pracownicy mogą mieć różny zakres dostępu przez asystenta?
Tak. Asystent odzwierciedla strukturę uprawnień, którą sami ustalasz. Jeśli handlowiec nie ma ręcznego dostępu do danego folderu na Dysku, asystent też mu tych danych nie pokaże. Uprawnienia konfigurujemy razem przed wdrożeniem, dokładnie tak jak ręczne dostępy do folderów firmowych.
Czy asystent poradzi sobie z Arkuszami z tysiącami wierszy i formułami?
Przy mniejszych plikach, do kilkuset wierszy, czytamy Arkusz bezpośrednio. Przy dużych plikach z tysiącami wierszy i formułami odwołującymi się do zewnętrznych źródeł sensowniejsze bywa eksportowanie danych do bazy i czytanie stamtąd. Omawiamy to na etapie planowania integracji.
Jak wygląda start integracji i od czego zaczniemy?
Zaczynamy od jednego konkretnego problemu, np. szukanie dokumentów albo tworzenie projektów odpowiedzi. Autoryzujemy dostęp do wybranej usługi, przez kilka dni testujemy na realnych danych, a dopiero potem dokładamy kolejne moduły. Podpinanie wszystkiego naraz kończy się problemami z jakością odpowiedzi asystenta.
Piętnaście minut o Google Workspace
Wybierzcie termin z kalendarza. Na rozmowie powiemy wprost, co da się u Was podłączyć, ile to trwa i ile kosztuje. Jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy. A jeśli ma, dostajecie 14 dni działającej platformy podłączonej pod Google Workspace, żeby sprawdzić to na własnych danych zamiast wierzyć nam na słowo.
Komunikacja, projekty i biuro
Google Workspace jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.