Wdrożenie AI do Symfonii: ile kosztuje Was to, że klienci płacą później

Jak wykorzystać AI do Symfonii, czyli do programu finansowo-księgowego z modułem handlowym: asystent czyta bazy, w których już pracujecie, i liczy koszt, którego nie ma na żadnym koncie. Bez przepisywania danych i bez prawa zapisu do Waszych dokumentów.

Drukowia to drukarnia offsetowo-cyfrowa. Faktury i kalkulacje leżą po stronie handlowej, wpłaty po stronie księgowej. Obie bazy są poprawne i kompletne. Tylko że pytanie „ile kosztował nas ten klient przez to, że zapłacił dziewięć dni po terminie" ma odpowiedź dokładnie pomiędzy nimi i dlatego nie ma raportu, który by ją pokazał.

Punkt wyjścia. 140 kartotek odbiorców, 130 zamawiało w ostatnim roku, 3 853 faktury, 3 919 zapłat, dwa lata historii. Obrót netto 16 483 119 zł, marża brutto 2 146 884 zł, czyli 13,0%.

Pieniądze. 1 144 877 zł leży u klientów stale. To nie saldo na dziś, tylko średnia z całego roku. Termin, na który firma się umawia: 31,7 dnia ważone obrotem. Realnie pieniądze wracają po 41 dniach. Samo czekanie kosztuje 95 602 zł rocznie, czyli 8,8% całej marży brutto.

Dwie kwoty, nie jedna. 72 446 zł to termin, na który firma sama się umówiła: cena płacona świadomie, bo termin sprzedaje się razem z drukiem. 23 156 zł to dni ponad termin, których nikt nikomu nie sprzedał. Cała lista do rozmowy dotyczy wyłącznie tej drugiej kwoty.

Założenie stoi na wierzchu. Koszt pieniądza jest inny w każdej firmie, więc nie chowamy go w ustawieniach. Wpisujemy 5,5% zamiast 8,4% i moduł przelicza się od razu, z 95 602 zł na 62 596 zł.

Kto płaci jak. Podział wychodzi z samych dat na wyciągach, liczony medianą, nie średnią. 26 odbiorców płaci przed terminem, 45 w termin, 30 z poślizgiem, 17 bez wzoru. I 22, o których jest cała ta zakładka: stały rytm po terminie. Jeden ma 30 dni terminu i płaci 29 dni po nim, za każdym razem, z rozrzutem półtora dnia przez dwa lata. To nie jest firma z problemem płynności. To firma, która ma u siebie ustawiony dzień przelewów i Wasz termin się w niego nie mieści. Z taką się nie windykuje, tylko rozmawia.

Ile to kosztuje. Odbiorca z 7,2% marży na papierze: 519 tysięcy obrotu, 60 dni terminu i jeszcze 18 dni ponad. Po koszcie pieniądza zostaje 4,9%. Prawie jedna trzecia marży idzie na sfinansowanie tego, że pieniądze wracają po 78 dniach. Rabat, termin i opóźnienie schodzą się zwykle u tych samych klientów.

Z kim usiąść. 24 pozycje, 15 929 zł rocznie, już po uwzględnieniu tego, że nie każda rozmowa się uda. Pierwsza: doliczyć koszt terminu do ceny przy następnej wycenie, 3 100 zł, szansa 80%. Druga: skrócić termin o tyle, ile ten klient i tak bierze, 1 770 zł i sto procent szansy, bo nie zmienia się nic poza datą na fakturze. Notatkę składa się jednym kliknięciem i na tym panel się zatrzymuje: nie idzie ani do programu, ani do klienta.

Granica. Konto do bazy widzi osiem widoków raportowych i zero tabel. Nazwa firmy, NIP, adres, mail i telefon nie wychodzą z żadnego widoku, dlatego odbiorcy są symbolem z kartoteki, branżą i miastem. Hasło leży w jednym pliku na serwerze firmy, nie ma go w konfiguracji aplikacji i nie widać go w kadrze ani razu. Na koniec tym samym kontem próbujemy czterech rzeczy, dwie z nich to zapis. Cztery próby, cztery odmowy, każdą wystawił serwer bazy, nie nasz panel. I nie jest to scenka: te próby stoją na stałe w stopce każdej zakładki.

JAK ZROBIĆ TO SAMO U SIEBIE
Podłączamy asystenta do programów, w których już pracujecie, i do plików, które już macie. Dane zostają u Was, a asystent pyta o zgodę, zanim cokolwiek zapisze albo wyśle.