Od 2027 roku numer KSeF obowiązkowy w tytule przelewu

Od 2027 roku tytuł każdego przelewu bankowego za fakturę będzie musiał zawierać numer KSeF tej faktury albo identyfikator zbiorczy. Identyfikator zbiorczy wchodzi w grę wtedy, gdy jeden przelew pokrywa kilka faktur naraz. Zmiana dotyczy wszystkich firm, które wystawiają lub opłacają faktury przez KSeF - a to oznacza, że w praktyce obejmie ona zdecydowaną większość przedsiębiorstw w Polsce.

Co to oznacza dla firm pracujących na KSeF

Pierwsza rzecz do sprawdzenia: czy Wasz system ERP, finansowo-księgowy albo bankowość elektroniczna potrafią automatycznie dołączyć numer KSeF do zlecenia płatności. Dziś wiele firm wpisuje w tytuł przelewu swój wewnętrzny numer faktury - to za mało. Numer KSeF jest nadawany przez system i różni się od Waszego własnego oznaczenia dokumentu.

Jeśli regularnie płacicie zbiorczo za kilka faktur jednym przelewem, potrzebny jest identyfikator zbiorczy. Kto go generuje, skąd pochodzi i jak trafia do zlecenia - to pytania, które trzeba zadać przed 2027 rokiem, a nie po.

• Co sprawdzić: czy system do obsługi płatności obsługuje pole z numerem KSeF przy tworzeniu przelewu.
• Co można zyskać: automatyczne dopasowanie płatności do faktur po stronie odbiorcy, bez ręcznego uzgadniania wyciągów bankowych.
• Na co uważać: przelew bez wymaganego numeru może być traktowany jako nieprawidłowy. Lepiej zweryfikować to z wyprzedzeniem niż naprawiać pod presją czasu.

Co to zmienia w integracji z AI

Asystent AI podłączony do KSeF odczytuje numer faktury w momencie jej wystawienia lub odbioru w systemie. Może więc automatycznie przepisać ten numer do zlecenia płatności - bez udziału człowieka i bez ryzyka literówki. Zamiast kopiować ciąg znaków z PDF-a albo z maila, system robi to sam i od razu we właściwym polu.

Jeśli Wasza integracja z KSeF już działa, warto teraz sprawdzić, czy obejmuje eksport numerów KSeF do systemu płatności. Część integracji zatrzymuje się na pobieraniu i archiwizowaniu faktur - i to nie wystarczy po zmianie przepisów. Dostosowanie zakresu przed 2027 rokiem to znacznie mniej pracy niż przebudowa procesów w ostatniej chwili.

Jeśli zastanawiacie się, jak wygląda integracja AI z KSeF, opisaliśmy to dokładnie na naszej stronie. A jeśli chcecie porozmawiać o tym, co trzeba dostosować w Waszej firmie, zapraszamy na piętnaście minut rozmowy o Waszym wdrożeniu.