Proof of Concept AI: co firma dostaje na piśmie i ile trwa pilot wdrożenia?

Proof of Concept AI to etap testowy przed zakupem wdrożenia: instalujemy AI na Waszych prawdziwych danych, w Waszym środowisku, i przez dwa do czterech tygodni sprawdzamy, czy w ogóle działa tak, jak powinno dla Waszej firmy. Po zakończeniu dostajecie raport w PDF lub DOCX, w którym opisujemy, co przetestowaliśmy, jak AI poradziło sobie z Waszymi danymi, gdzie się myliło i co rekomendujemy jako kolejny krok. Decyzja o abonamencie lub pełnym wdrożeniu zapada dopiero po tym dokumencie.

Czym demo różni się od Proof of Concept, a PoC od pełnego wdrożenia

Wielu właścicieli myli te trzy etapy. Potem jest rozczarowanie.

Demo to pokaz na danych przygotowanych przez dostawcę. Wygląda sprawnie, bo dane są czyste, przykłady dobrane z myślą o prezentacji. Nie mówi jednak nic o tym, jak AI poradzi sobie z Waszym ERP-em, Waszymi fakturami sprzed pięciu lat albo Waszym formatem zamówień z kilkoma niestandardowymi polami. Konsultant przyjeżdża z gotowym środowiskiem, klika i wychodzi. Wy wciąż nie wiecie, czy to zadziała u Was.

Proof of Concept to już praca na Waszych prawdziwych danych, w Waszym środowisku. Instalujemy model, podłączamy wybrane źródło danych, puszczamy przez to rzeczywiste zapytania i mierzymy wyniki. Zakres celowo ograniczamy: jedno lub dwa źródła danych, jeden lub dwa procesy. Chodzi o to, żeby w kilka tygodni dostać konkretną odpowiedź: czy AI działa na Waszych danych, jak sobie radzi i czego wymaga, żeby działało lepiej.

Pełne wdrożenie zaczyna się po PoC, kiedy obie strony wiedzą, że warto iść dalej. Wtedy rozszerzamy integracje, szkolimy zespół, konfigurujemy uprawnienia, ustalamy docelowy model działania. To jest etap, za który płaci się abonament lub realizuje projekt. Nie wcześniej.

Co konkretnie wchodzi w zakres Proof of Concept AI

Zakres PoC ustalamy na piśmie jeszcze przed startem. Dokument, który zazwyczaj nazywamy Kartą Projektu PoC lub Zakresem Prac, opisuje:

• jakie źródła danych podłączamy: na przykład tabela zamówień z bazy SQL plus folder z umowami lub archiwum faktur w PDF
• jakie procesy testujemy: odpowiadanie handlowca na pytania o stany, klasyfikacja dokumentów przychodzących, wyszukiwanie w archiwum kontraktów
• jak wygląda instalacja: model językowy na Waszym serwerze lub na serwerze wydzielonym wyłącznie dla Waszej firmy
• jak mierzymy wyniki: ile zapytań AI obsługuje poprawnie, w jakich sytuacjach się myli, kiedy odsyła do człowieka
• kto z Waszej strony uczestniczy w ocenie wyników i kto finalnie odbiera raport

Celowo nie bierzemy na raz pięciu systemów i kilkunastu procesów. PoC ma odpowiedzieć na jedno pytanie: czy AI w ogóle działa u Was, w tych konkretnych warunkach, z tymi danymi?

Co dostajecie na piśmie po zakończeniu PoC

Po zakończeniu testów przekazujemy Raport z Proof of Concept. Kilka stron, nie kilkudziesięciostronicowy elaborat. Raport zawiera:

• Opis zakresu testów: jakie dane, jakie pytania, ile sesji, kto oceniał wyniki z Waszej strony
• Wyniki jakościowe: jak często AI odpowiadało poprawnie, jakie błędy pojawiały się najczęściej, w jakich przypadkach model sobie nie radził
• Wnioski techniczne: czy dane wymagają porządkowania przed wdrożeniem, czy aktualna struktura bazy ogranicza skuteczność przeszukiwania, co wpłynęło na wyniki
• Rekomendację: czy idziemy dalej i w jakim kształcie, albo co trzeba poprawić zanim wdrożenie będzie miało sens
• Orientacyjny zakres pełnego wdrożenia: lista etapów i proponowane kolejne kroki, jeśli rekomendujemy kontynuację

Raport dostajecie w PDF lub DOCX. Możecie go pokazać zarządowi, działowi IT, dyrektorowi finansowemu, zewnętrznemu doradcy. To Wasz dokument, nie nasz materiał sprzedażowy. Jeśli PoC pokazał słabe wyniki, raport to mówi wprost. Złe wyniki pilota to sygnał, że trzeba coś zmienić przed wdrożeniem, nie po.

Czy Wasze dane wychodzą za serwer podczas PoC

Nie. Model językowy działa lokalnie: na Waszym serwerze albo na serwerze wydzielonym wyłącznie dla Waszej firmy. ChatGPT, żadne zewnętrzne API, żaden chmurowy dostawca nie widzi Waszych danych produkcyjnych. Dane o klientach, cennikach, umowach i technologii nie opuszczają Waszej sieci, nawet podczas testów.

Typowa sytuacja: firma z branży produkcyjnej, obszerna dokumentacja techniczna, wrażliwe dane klientów. Warunek już na etapie rozmowy wstępnej był jeden: żaden plik nie wychodzi poza sieć wewnętrzną. PoC przeszedł przez komisję IT i dział prawny bez problemów, bo architektura systemu od strony technicznej sama w sobie uniemożliwiała wyciek. Nie musieliśmy nic obiecywać.

Ma to też praktyczną konsekwencję dla RODO. W modelu chmurowym szukacie odpowiedniego zapisu w umowie z dostawcą modelu i pilnujecie, żeby warunki się nie zmieniły. Tutaj nie ma czego szukać: dane w ogóle nie trafiają do zewnętrznego serwisu, więc problem nie istnieje.

Jak wygląda pilot wdrożenia AI tydzień po tygodniu

Standardowy PoC przebiega w czterech etapach:

• Tydzień 1: spotkanie techniczne z IT i osobą decyzyjną, inwentaryzacja źródeł danych, podpisanie zakresu prac, instalacja środowiska testowego na Waszym serwerze
• Tydzień 2 i 3: konfiguracja połączeń z danymi, pierwsze testy wewnętrzne, kalibracja modelu do Waszego słownictwa, specyficznych nazw produktów lub skrótów używanych w firmie, kolejne korekty
• Tydzień 3 lub 4: testy z osobą wytypowaną z Waszego zespołu: zazwyczaj kierownik działu albo doświadczony pracownik, który wie, jak powinna wyglądać poprawna odpowiedź; zbieramy feedback, ostatnie poprawki
• Zakończenie: przekazanie raportu w PDF lub DOCX, spotkanie podsumowujące, omówienie rekomendacji i ewentualnych kolejnych kroków

Cztery tygodnie to górna granica dla standardowego zakresu. Przy jednym źródle danych i jednym prostym procesie kończymy szybciej. Jeśli chcecie testować dwa procesy w dwóch różnych działach jednocześnie, omawiamy harmonogram i zakres przed podpisaniem dokumentu startowego.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy do PoC

Kilka rzeczy, które powinny skłonić do ostrożności:

• brak pisemnego zakresu prac przed startem: jeśli zakres nie jest zapisany, po zakończeniu testów każda strona może mieć inne wyobrażenie o tym, co zostało zrobione i co powinno być dostarczone
• PoC, który od razu zakłada chmurę lub zewnętrzne API: model powinien działać lokalnie, nie wysyłać Waszych danych do zewnętrznego serwisu
• brak pytania o to, kto po Waszej stronie będzie oceniał wyniki: jeśli dostawca o to nie pyta, prawdopodobnie nie zamierza nic realnie mierzyć
• raport, który wygląda jak prezentacja sprzedażowa: raport po PoC powinien zawierać wyniki, wnioski techniczne i rekomendację, nie pitch na kolejny etap

Prosta weryfikacja przed podpisaniem: zapytajcie dostawcę, jak wyglądał raport po ostatnim PoC u klienta z podobnej branży. Nie musicie go czytać w całości. Wystarczy wiedzieć, że taki dokument w ogóle powstał i co w nim było.

Od czego zaczynamy i czego potrzebujemy od Was

Do uruchomienia PoC potrzebujemy od Was trzech rzeczy:

• dostępu do jednego konkretnego źródła danych: nie musi to być cała baza produkcyjna, wystarczy eksport z ostatnich kilku miesięcy lub wybrany folder z dokumentami
• osoby, która zna dany proces od środka i będzie oceniać wyniki: kierownik działu, doświadczony handlowiec, magazynier, ktokolwiek, kto wie, jak wygląda poprawna odpowiedź w tym procesie
• zgody administratora serwera lub działu IT na instalację środowiska testowego

Od pierwszej rozmowy do startu PoC mija zazwyczaj kilka dni roboczych. Żadnych tygodni przygotowań, żadnych briefów na sto stron.

Jeśli chcecie sprawdzić, czy AI ma sens dla Waszej firmy i od jakiego procesu zacząć, zapraszamy na bezpłatny audyt. Przeglądamy to, co macie, i mówimy wprost, gdzie AI przyniesie realny efekt, a gdzie na razie nie. Możecie też zobaczyć, jak to wyszło u innych firm w praktyce: realne wdrożenia opisują konkretne przypadki z konkretnymi procesami i wynikami.