Microsoft Copilot a dane pracowników: co trafia do chmury Microsoftu i co wynika z RODO?

Microsoft 365 Copilot przetwarza treść maili, dokumentów SharePoint, wiadomości Teams, kalendarzy i plików OneDrive każdego użytkownika z aktywną licencją. Te dane trafiają do serwerów Microsoft w chmurze Azure, a Microsoft działa jako podmiot przetwarzający w rozumieniu RODO. Firma zachowuje status administratora danych, ale fizyczna kontrola nad nimi przechodzi do infrastruktury Microsoftu. To nie jest automatyczny problem prawny ani zakaz, ale przed wdrożeniem Copilota dla całej organizacji trzeba wiedzieć dokładnie, co się uruchamia i co trzeba przygotować po stronie dokumentacji.

Które dane Copilot faktycznie odczytuje i przetwarza?

Copilot nie czeka, aż pracownik go o coś zapyta. Zanim wyśle pierwszą odpowiedź, buduje tzw. Semantic Index: indeks znaczeniowy oparty na całej zawartości Microsoft 365 danego użytkownika i organizacji. W praktyce oznacza to przetwarzanie:

• Maili z Outlooka: treść wiadomości, tematy, adresy nadawców i odbiorców, załączniki w obsługiwanych formatach
• Dokumentów z SharePoint i OneDrive: pliki Word, Excel, PowerPoint, PDF, treść notatek OneNote
• Wiadomości i nagrań z Teams: czaty, wątki kanałów, transkrypcje z nagranych spotkań
• Kalendarza: tytuły spotkań, opisy, lista uczestników, dołączone pliki
• Danych z Viva i innych aktywnych usług M365: Viva Insights, Viva Learning, jeśli są włączone w organizacji

Zakres indeksowania zależy bezpośrednio od uprawnień pracownika w Entra ID i SharePoint. Copilot może odczytać dokument tylko wtedy, gdy dany użytkownik ma do niego dostęp. Nie łamie uprawnień, ale w pełni z nich korzysta. Jeśli ktoś w dziale handlowym ma dostęp do folderu „Oferty klientów" od trzech lat, bo nikt nie cofnął uprawnień po zmianie roli, Copilot ten folder widzi i indeksuje.

U jednego klienta z sektora usług finansowych, przy pilotażu dla grupy kilku menedżerów, okazało się, że asystent „znał" treść umów NDA leżących na SharePoint działowym. Menedżerowie mieli tam dostęp od dawna, nikt tego nie kwestionował. Dane nigdzie nie wyciekły, ale moment był dobry do weryfikacji, czy struktura uprawnień w M365 naprawdę odzwierciedla to, kto powinien co widzieć.

Gdzie fizycznie leżą te dane i kto może do nich dotrzeć?

Microsoft podzielił infrastrukturę na obszary geograficzne, zwane data residency regions. Firma z siedzibą w Polsce, której tenant M365 jest zarejestrowany w regionie europejskim, ma dane podstawowe przechowywane w centrach danych w UE: głównie w Irlandii i Holandii, z rozszerzeniem na Francję i Niemcy. Microsoft uruchomił też centrum w Polsce, ale nie wszystkie usługi M365 są tam jeszcze dostępne.

Program EU Data Boundary to zobowiązanie Microsoftu do przetwarzania i przechowywania danych klientów europejskich wewnątrz UE i EOG. Copilot podlega temu programowi, ale z wyjątkami. Część funkcji diagnostycznych, logi telemetryczne i wybrane operacje wsparcia technicznego mogą wymagać transferu danych poza EOG. Microsoft dokumentuje te wyjątki w swoim centrum zaufania (Trust Center), ale wymaga to samodzielnego sprawdzenia przez firmę.

Dostęp do danych mają:

• Sami pracownicy i osoby z odpowiednimi uprawnieniami w M365
• Administratorzy IT firmy, zgodnie z rolami skonfigurowanymi w Entra ID
• Microsoft, w zakresie opisanym w Umowie o Przetwarzaniu Danych (DPA), niezbędnym do świadczenia usługi
• Podwykonawcy Microsoftu wymienieni w DPA, jeśli są zaangażowani w obsługę infrastruktury lub wsparcie

Microsoft oficjalnie deklaruje, że nie używa danych klientów komercyjnych do trenowania modelu podstawowego Copilota. To ważna różnica względem usług konsumenckich. Niemniej treść promptów i odpowiedzi może być przez pewien czas przechowywana do celów bezpieczeństwa i kontroli jakości, a polityki retencji różnią się między poszczególnymi usługami M365.

Co konkretnie wynika z RODO po włączeniu Copilota?

Z perspektywy RODO układ jest następujący: Twoja firma jest administratorem danych pracowników i klientów. Microsoft jest podmiotem przetwarzającym. To wymaga podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych. Microsoft dostarcza ją w formie standardowej DPA, dostępnej przez portal Microsoft 365 Admin Center. Samo uruchomienie Copilota bez podpisanej DPA oznacza przetwarzanie danych bez podstawy formalnej.

Co trzeba zrobić po stronie dokumentacji RODO:

• Aktualizacja Rejestru Czynności Przetwarzania (RCP): przetwarzanie danych przez Copilota to nowa czynność lub zmiana zakresu istniejącej. RCP powinien to odzwierciedlać przed uruchomieniem, nie po fakcie.
• Aktualizacja klauzul informacyjnych dla pracowników: klauzula informacyjna powinna opisywać, że systemy AI mogą przetwarzać treść maili i dokumentów. Jeśli obecna klauzula tego nie obejmuje, trzeba ją uzupełnić i poinformować pracowników.
• Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA): gdy Copilot ma dostęp do danych na dużą skalę albo do danych szczególnych kategorii (zdrowie, przynależność związkowa, dane dotyczące religii), DPIA jest wymagana. Warto ją wykonać przed włączeniem, nie po pierwszych incydentach.
• Transfer danych poza EOG: wyjątki z EU Data Boundary wymagają odnotowania w dokumentacji. Standardowe klauzule umowne (SCC) są zawarte w DPA Microsoftu, ale sam fakt ich istnienia trzeba zarejestrować.

Dział prawny jednej firmy produkcyjnej, z którą pracowaliśmy, zatrzymał wdrożenie przy wątku kalendarzy zarządu. Spotkania z radcami prawnymi, negocjacje kontraktowe, plany ekspansji: wszystko to siedzi w Outlooku i Teamsach. Gdy Copilot indeksuje te zasoby, dane strategiczne stają się częścią indeksu AI. Nie wyciekają, ale trzeba podjąć świadomą decyzję, czy taki model jest akceptowalny dla firmy i jej klientów.

EU AI Act i Microsoft Copilot: co to zmienia w praktyce dla wdrażającego?

EU AI Act wszedł w życie w 2024 roku, kolejne przepisy wchodzą etapami. Microsoft 365 Copilot jest klasyfikowany jako system AI ogólnego przeznaczenia (GPAI). Microsoft jako dostawca ma określone obowiązki informacyjne, m.in. publikację podsumowania danych treningowych.

Z punktu widzenia firmy wdrażającej: EU AI Act nie zakazuje Copilota, ale nakłada obowiązki na wdrażającego (deployer). Jeśli Copilot wspomaga zadania wchodzące w kategorie wysokiego ryzyka, np. ocena wyników pracownika, rekomendacje dotyczące zatrudnienia lub zwolnienia, ocena zdolności finansowej klienta, firma musi spełnić dodatkowe wymogi. Chodzi o prowadzenie rejestrów użycia AI, zapewnienie nadzoru człowieka nad wynikiem i umożliwienie odwołania się od decyzji podjętej z pomocą systemu.

Dla większości zastosowań w polskiej firmie B2B: pisanie maili, streszczanie dokumentów, odpowiadanie na pytania o procedury wewnętrzne, Copilot nie wchodzi w kategorie wysokiego ryzyka. Ale gdy pojawia się pomysł użycia go do analizy, który handlowiec osiąga wyniki, albo do rekomendacji przy ocenach pracowniczych, ten wątek wymaga osobnej weryfikacji pod kątem EU AI Act.

AI bez chmury Microsoft: kiedy model lokalny jest realną opcją?

Alternatywą dla Copilota działającego w chmurze Microsoftu jest wdrożenie modelu językowego na serwerze w firmie albo na serwerze dedykowanym w Polsce. Dane pracownicze nie opuszczają wtedy infrastruktury firmy w ogóle.

Jak to działa w praktyce. Zamiast wysyłać pytanie i kontekst dokumentów do Microsoftu, firma uruchamia model: np. Llama, Mistral, Phi albo Bielik (model zoptymalizowany pod język polski) na własnym serwerze GPU. Pracownik zadaje pytanie przez interfejs webowy albo przez integrację z Outlooka lub Teams, a odpowiedź oblicza lokalny serwer. Microsoft nie widzi ani pytania, ani treści dokumentów, ani odpowiedzi.

Sytuacje, w których model lokalny naprawdę ma sens:

• Dane objęte tajemnicą zawodową: kancelarie prawne, doradcy podatkowi, podmioty medyczne, gdzie treść dokumentów to dane klientów chronione przepisami branżowymi
• Wymogi regulacyjne sektora finansowego: banki i instytucje finansowe w Polsce mają dodatkowe wymagania KNF dotyczące outsourcingu chmurowego, które mogą blokować lub komplikować Copilota
• Dane kadrowe i strategiczne, które firma celowo chce trzymać wewnątrz: wynagrodzenia, plany restrukturyzacji, oceny pracownicze, umowy z kluczowymi klientami
• Niezależność od polityk zewnętrznego dostawcy: warunki korzystania z Copilota mogą się zmieniać, a firma woli nie być uzależniona od tych decyzji

Realne ograniczenia modelu lokalnego też warto nazwać wprost. Serwer GPU z mocą wystarczającą do obsługi kilkudziesięciu pracowników jednocześnie to konkretny koszt zakupu i utrzymania, który trzeba zestawić z kosztem licencji Copilota na tę samą liczbę użytkowników. Modele lokalne mają zazwyczaj słabszą gotową integrację z ekosystemem M365, choć to się szybko zmienia i na rynku są już produkty, które dają interfejs zbliżony do Copilota, a dane nie opuszczają Polski.

Firma produkcyjna z Poznania, z którą współpracujemy, wybrała właśnie ten model: AI uruchomione na ich serwerze, połączone z SharePoint przez lokalny konektor. Ich IODO ma pełną kontrolę nad tym, co indeksuje AI, jakie dokumenty są włączone do bazy wiedzy i jak długo przechowywana jest historia rozmów. Nie jest to bardziej skomplikowane niż Copilot, tylko inaczej postawione priorytety: kontrola nad danymi przed wygodą gotowej integracji.

Od czego zacząć: Copilot z kontrolą albo model lokalny?

Kilka kroków, które mają sens przed podjęciem decyzji:

• Mapowanie danych w M365: które foldery SharePoint, skrzynki pocztowe i kanały Teams zawierają dane szczególnie wrażliwe. To odpowiedź na pytanie, co konkretnie trafi do indeksu AI.
• Weryfikacja RCP: czy Rejestr Czynności Przetwarzania obejmuje przetwarzanie przez AI. Jeśli nie, uzupełnić wpisy przed uruchomieniem, nie po.
• Rozmowa z IODO przed wdrożeniem: Inspektor Ochrony Danych Osobowych powinien ocenić, czy konieczna jest DPIA. To nie jest formalność, to ochrona firmy przed późniejszymi pytaniami ze strony UODO.
• Decyzja o zakresie indeksowania: Copilot można uruchomić dla wybranej grupy użytkowników i wyłączyć z indeksu konkretne zasoby przez Microsoft Purview. Nie musi indeksować wszystkiego od razu.
• Sprawdzenie DPA: umowa powierzenia jest standardowa, ale powinna być formalnie podpisana i odnotowana w dokumentacji RODO razem z wykazem SCC dotyczących potencjalnych transferów poza EOG.

Jeśli zamiast Copilota firma rozważa model lokalny, punkt wyjścia jest inny: jakie procesy AI ma wspierać, ile użytkowników jednocześnie, jaka jest objętość dokumentów do przeszukiwania. Od tych liczb zależy, czy wystarczy mniejszy serwer, czy potrzebny jest mocniejszy sprzęt GPU.

Pytanie, które warto zadać sobie przed którąkolwiek z tych decyzji: czy firma jest w stanie odpowiedzieć na pytanie, gdzie fizycznie leżą dane pracowników i kto może do nich dotrzeć? Jeśli nie, zarówno Copilot, jak i model lokalny wymagają najpierw porządku w mapie danych i uprawnieniach, a nie odwrotnie. To dobra wiadomość: ten porządek w M365 i tak się przyda, niezależnie od tego, jakie AI firma ostatecznie wybierze.

Jeśli chcesz przejść przez to razem z nami: od oceny obecnej struktury M365 po wybór modelu i dokumentację RODO, zacznij od 15 minut rozmowy. Możemy też pokazać, jak wyglądają realne wdrożenia w firmach, które podobną decyzję już podjęły.