Jak AI śledzi zmiany w prawie i uprzedza firmę, zanim ustawa wejdzie w życie?

AI połączone z publicznym API Sejmu i systemem ISAP może śledzić projekty ustaw z obszaru, który dotyczy Twojej firmy, informować o etapie prac i dacie wejścia w życie, a gotową notatkę przesyłać mailem jeszcze przed poranną kawą. To nie jest system, który zastąpi radcę prawnego. Jego zadanie jest inne: sprawić, żeby zmiana w przepisach nie zaskoczyła firmy w ostatniej chwili, gdy termin jest za dwa tygodnie i nie ma już czasu na spokojną reakcję.

Skąd bierzemy dane: dwa źródła, dwie role

Oba systemy są bezpłatne, otwarte i zwracają dane w formacie JSON. Nie trzeba się rejestrować, podpisywać umów ani płacić za dostęp.

API Sejmu (api.sejm.gov.pl) śledzi proces legislacyjny w czasie rzeczywistym. Każdy projekt ustawy ma tu swój druk sejmowy z polem number (numer druku, np. 1234), title (tytuł projektu), deliveryDate (data wpłynięcia do Sejmu) i listą stages, czyli kolejnych etapów prac. Każdy etap w tej liście zawiera datę, opis i decyzję: pierwsze czytanie, skierowanie do komisji, drugie czytanie, głosowanie, Senat, podpis Prezydenta. Stąd wiemy, na którym etapie stoi konkretny projekt i kiedy ostatnio coś się wydarzyło.

ISAP (isap.sejm.gov.pl/api), czyli Internetowy System Aktów Prawnych, to już gotowe prawo. Akty opublikowane w Dzienniku Ustaw i Monitorze Polskim, z tekstami jednolitymi. Kluczowe pola: ELI (europejski identyfikator aktu, np. WDU/2024/1234), entryIntoForce (data wejścia w życie), changeDate (data ostatniej zmiany), status (obowiązujący, uchylony, archiwalny) i linki do tekstu w HTML albo PDF, w tym tekstu jednolitego po nowelizacjach.

Razem dają kompletny obraz: od projektu złożonego w Sejmie, przez kolejne głosowania, aż po gotowy akt ze wszystkimi zmianami i datą, od której obowiązuje.

Co automat robi krok po kroku

Monitoring działa na dwóch poziomach i warto je rozróżnić, bo każdy wymaga nieco innej konfiguracji.

Pierwszy to śledzenie nowych projektów. Piszemy listę słów kluczowych pasujących do branży firmy: "czas pracy kierowców", "podatek od nieruchomości", "obowiązki pracodawcy", "substancje chemiczne", cokolwiek jest istotne. Skrypt codziennie odpytuje endpoint /sejm/term{kadencja}/prints po nowe druki i sprawdza, czy pole title albo opis projektu zawierają jedno z tych słów. Trafione druki trafiają do kolejki.

Drugi poziom to monitorowanie aktów już obowiązujących. Firma dostarcza listę ustaw i rozporządzeń, które jej dotyczą, wraz z numerami ELI. Skrypt co kilka godzin odpytuje ISAP i sprawdza pole changeDate. Gdy wartość się zmieniła od ostatniego sprawdzenia, pobiera nowy tekst jednolity z linku textHTML i oddaje AI do porównania z poprzednią wersją zapisaną lokalnie.

AI dostaje pobrany tekst lub jego fragment i dwa zadania: wypisać, co konkretnie się zmieniło (które artykuły, jaka treść), i ocenić, czy zmiana dotyczy działalności tej firmy. Na tej podstawie generuje notatkę i nadaje priorytet: pilne, wymaga działania do konkretnej daty, tylko do wglądu.

Przykład z biura: firma transportowa i wtorkowy mail o 8:47

U klienta z branży transportowej mamy na liście obserwowanych kilkanaście aktów: ustawa o transporcie drogowym, ustawa o czasie pracy kierowców, kilka rozporządzeń do nich. Ich numery ELI są wpisane w konfiguracji skryptu, który odpytuje ISAP dwa razy na dobę.

W pewien wtorek rano automat wykrył zmienioną wartość changeDate przy jednym z rozporządzeń. Pobrał nowy tekst jednolity, porównał z wersją z poprzedniego tygodnia i przekazał zmienione fragmenty do AI. AI przygotowało notatkę: numer rozporządzenia, data wejścia w życie z pola entryIntoForce, dwa akapity po polsku wyjaśniające, że zmieniła się definicja okresu rozliczeniowego przy rozliczaniu czasu pracy, oraz sugestia: przed datą wejścia w życie sprawdzić z radcą, czy obecny format prowadzenia akt czasu pracy jest zgodny z nowym brzmieniem.

Właściciel dostał tę notatkę mailem o 8:47. Przekazał prawnikowi. Bez automatu dowiedziałby się o zmianie z branżowego newslettera trzy tygodnie później, gdy termin byłby za kilka dni.

Co zawiera notatka dla zarządu i dlaczego taki format

Wypracowaliśmy stały układ, który sprawdza się u różnych klientów. Notatka ma być czytelna dla osoby, która nie jest prawnikiem i ma mało czasu.

• Co i kiedy: tytuł aktu albo numer druku sejmowego, etap legislacyjny (np. "po drugim czytaniu, oczekuje na podpis Prezydenta") lub data publikacji w Dzienniku Ustaw,
• Data wejścia w życie: pobrana z pola entryIntoForce albo, przy projektach, szacowana na podstawie trybu prac (pilny, zwykły, europejski),
• Co się zmienia: konkretne artykuły opisane po polsku, bez jednostek redakcyjnych typu "ust. 2 pkt 4 lit. b", których i tak nikt nie pamięta,
• Kogo dotyczy w firmie: dział kadr, spedycja, księgowość, zarząd, wszyscy pracownicy, zależnie od treści zmiany,
• Sugerowany krok: konsultacja z radcą, aktualizacja wewnętrznej procedury, przegląd wzorów umów, zmiana ustawień w systemie.

Notatka nie wydaje opinii prawnej. Opisuje zmianę i wskazuje, kto i do kiedy powinien coś sprawdzić. To wystarczy, żeby zarząd wiedział, czy reagować natychmiast, czy zaplanować przegląd w przyszłym miesiącu.

Czego ten system nie zrobi: granica jest wyraźna

AI czyta tekst przepisu, ale nie zna Twoich umów, Twoich procedur wewnętrznych ani konkretnych relacji z kontrahentami. Może napisać, że artykuł 8 ustawy zmienił definicję "magazynu wysokiego składowania", ale nie oceni, czy ta zmiana wpływa na pozwolenie, które firma dostała dwa lata temu. To praca radcy lub specjalisty BHP. Automat ma mu dać czas na tę pracę, nie go zastąpić.

System pilnuje tylko tego, co mu podamy. Lista obserwowanych aktów i słów kluczowych musi być zbudowana z głową. Jeśli firma działa na styku kilku branż albo podlega przepisom branżowym regulowanym rozporządzeniami ministrów, a nie tylko ustawami, te akty trzeba ręcznie dopisać. Dobrą praktyką jest przejrzenie listy z radcą raz na kwartał.

Bywa też, że projekt jest procedowany ekspresowo. Od złożenia druku do publikacji w Dzienniku Ustaw może minąć kilka tygodni. Wtedy alarm przyjdzie, ale czasu na reakcję będzie mało. Nie jest to wina systemu: po prostu niektóre zmiany mają bardzo krótki okres vacatio legis i żaden monitoring tego nie zmieni. Ważne, żeby firma dowiedziała się jak najwcześniej, a nie z newslettera.

Dla jakich firm taki monitoring ma sens

Nie każda firma potrzebuje automatu. Warto go rozważyć, gdy:

• firma działa w branży regulowanej: transport i spedycja, budownictwo, ochrona środowiska, żywność i HACCP, finanse, ochrona danych,
• właściciel lub jeden dział śledzą przepisy ręcznie, co jakiś czas przeszukując Dziennik Ustaw albo serwisy prawne,
• firma ma umowy z klientami lub dostawcami zawierające klauzule aktualizacji przy zmianie prawa i musi reagować w określonym terminie,
• kancelaria obsługuje firmę doraźnie i nie prowadzi aktywnego monitoringu na stałe.

Jeśli firma ma własny dział prawny albo abonament na dedykowany serwis monitoringu legislacyjnego z redakcją prawniczą, sens wdrożenia jest mniejszy. Ale typowa polska firma z sektora MŚP tej infrastruktury nie ma. Właściciel dowiaduje się o zmianach z branżowego stowarzyszenia, z rozmowy z księgową albo po fakcie, gdy inspekcja już zapukała do drzwi.

Od czego zaczynamy

Pierwsza rozmowa jest krótka i dotyczy trzech pytań: jakie przepisy firma obserwuje teraz, nawet jeśli robi to ręcznie? Kto dostaje informację o zmianach i w jakiej formie? Co powinna zawierać notatka, żeby była użyteczna dla tej konkretnej osoby?

Na podstawie odpowiedzi budujemy listę aktów (z numerami ELI z ISAP), słów kluczowych do przeszukiwania druków sejmowych oraz szablon notatki. Potem testujemy na kilku zmianach z ostatnich miesięcy: czy notatka, którą AI przygotowałoby na temat nowelizacji sprzed kwartału, byłaby użyteczna? Czy priorytet jest ustawiony właściwie?

Technicznie wdrożenie jest proste: publiczne API, skrypt, wywołanie AI, mail albo powiadomienie w systemie. Cały wysiłek idzie w dobrą definicję listy obserwowanych aktów i formatu notatki, bo to decyduje o tym, czy firma będzie korzystać z systemu, czy go zignoruje.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy taki monitoring pasuje do Twojej firmy, zacznij od 15 minut rozmowy. Możemy też pokazać, jak wyglądają realne wdrożenia u klientów z regulowanych branż.