Jak AI sprawdza zgłoszenia SENT w PUESC i pilnuje lokalizatora kierowcy przed wyjazdem?

AI może sprawdzić, czy konkretne zlecenie wymaga zgłoszenia SENT, przygotować komunikat do PUESC i upewnić się, że kierowca ma numer referencyjny oraz aktywny lokalizator zanim wyjedzie z placu. Ten ciąg czynności: od weryfikacji kodu towaru przez złożenie zgłoszenia po jego zamknięcie po dostawie, da się zautomatyzować, podłączając AI do TMS firmy i konta PUESC. Firmy, które to wdrażają, przestają łatać dziury w ostatniej chwili przed wyjazdem i mają pełną historię przewozów SENT bez ręcznego zestawiania w Excelu.

Dlaczego SENT sprawia kłopoty nawet firmom, które znają przepisy?

System monitorowania przewozu i obrotu towarami wrażliwymi nie jest skomplikowany w teorii. Nadawca lub nabywca składa zgłoszenie przez PUESC przed wyjazdem pojazdu. Przewoźnik uzupełnia zgłoszenie o dane pojazdu i kierowcy. Kierowca jedzie z aktywnym lokalizatorem, który przekazuje pozycję do PUESC. Odbiorca zamyka zgłoszenie po przyjęciu towaru. Tyle teorii.

W praktyce, przy kilkudziesięciu zleceniach tygodniowo i różnych towarach, wpadki zdarzają się regularnie. Typowo wygląda to tak: spedytor przyjmuje zlecenie na transport oleju opałowego, wpisuje je do TMS, ale nikt nie sprawdza, czy ilość przekracza próg zobowiązujący do zgłoszenia SENT. Albo próg jest przekroczony, zgłoszenie złożone, ale kierowca wyjeżdża nie mając numeru referencyjnego, bo dyspozytor zapomniał go przekazać. Kontrola KAS na trasie pyta o numer. Panika w biurze, kierowca stoi na poboczu.

Osobna kategoria problemów to lokalizator. Aplikacja SENT-GEO musi działać przez cały czas przewozu i wysyłać sygnał do PUESC. Jeśli kierowca wyłączył tę aplikację, przełączył telefon w tryb oszczędzania energii albo przejechał przez obszar bez zasięgu i aplikacja nie wznowiła transmisji, system odnotowuje lukę w danych geolokalizacyjnych. Przy kontroli lub w razie wszczęcia postępowania ta luka jest widoczna w historii zgłoszenia.

Co AI weryfikuje przed każdym wyjazdem z placu

Pierwsza rzecz, którą AI sprawdza przy każdym zleceniu wchodzącym do TMS, to obowiązek SENT. Pobiera kod towaru CN, jego ilość, jednostkę miary i rodzaj trasy. Porównuje te dane z listą towarów i progami z aktualnych przepisów. Podkreślamy "aktualnych", bo lista się zmienia. AI nie trzyma kodów CN z dnia instalacji, tylko odpytuje bazę przepisów aktualizowaną przy każdej zmianie rozporządzenia.

Jeśli towar podlega SENT, AI sprawdza stan gotowości przed wyjazdem. Cztery rzeczy naraz:

• Czy zgłoszenie SENT istnieje w PUESC i ma status, który pozwala na wyjazd pojazdu,
• czy numer referencyjny jest przypisany do tego zlecenia w TMS i przekazany kierowcy,
• czy przewoźnik uzupełnił swoje dane w zgłoszeniu: numer rejestracyjny pojazdu i naczepy, dane kierowcy,
• czy lokalizator wysłał sygnał w ciągu ostatnich kilku minut i czy jest powiązany z właściwym zgłoszeniem.

Przy każdym braku dyspozytor dostaje alert. Nie maila do przejrzenia wieczorem. Wiadomość w tej chwili, żeby zdążyć przed wyjazdem. Jeśli wszystkie cztery warunki są spełnione, zlecenie jest odnotowane jako "gotowe SENT" i nikt nic nie weryfikuje ręcznie.

Jak wygląda techniczne podłączenie do PUESC

PUESC udostępnia interfejsy do programowej obsługi zgłoszeń. Dla systemu SENT dostępne są usługi sieciowe w standardzie REST i w starszych modułach SOAP. Schematy XML komunikatów SENT są opublikowane przez KAS i dostępne publicznie: każdy integrator może je pobrać i na ich podstawie zbudować klienta do wysyłki. Nie ma tu żadnej szarej strefy ani potrzeby nieoficjalnego dostępu.

Co jest potrzebne po stronie firmy, żeby integracja zadziałała:

• Konto w PUESC z przypisaną rolą do obsługi zgłoszeń SENT. Rola zależy od pozycji firmy w łańcuchu dostawy: nadawca, nabywca lub przewoźnik. Jeśli firma do tej pory składała zgłoszenia ręcznie przez panel webowy PUESC, konto już istnieje.
• Certyfikat elektroniczny do autoryzacji maszynowej. Automatyczne wywołania API PUESC wymagają podpisania komunikatu certyfikatem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Bez tego PUESC nie przyjmie żadnego komunikatu wysłanego przez zewnętrzny program.
• Dostęp do środowiska testowego PUESC. KAS udostępnia środowisko, na którym można sprawdzić wysyłkę komunikatów bez konsekwencji dla rzeczywistych zgłoszeń. Używamy go do przetestowania każdej integracji przed uruchomieniem na produkcji.
• Dane z TMS w ustrukturyzowanej formie. Kody CN towarów, ilości, dane pojazdów i kierowców muszą być w TMS jako oddzielne pola, nie tylko jako tekst w polu "opis". Bez kodu CN AI nie może zweryfikować obowiązku SENT.

Czego PUESC nie daje: nie ma możliwości podejścia bezpośrednio do bazy danych ani pobrania zgłoszeń innych firm. Wszystko odbywa się przez oficjalne API. Firma widzi wyłącznie własne zgłoszenia złożone na swoim koncie.

Jedno praktyczne ograniczenie, o którym warto wiedzieć przed uruchomieniem: PUESC ma limity na liczbę zapytań w krótkim czasie. Przy kilkudziesięciu zgłoszeniach dziennie to nie jest problem. Przy setkach wywołań na godzinę trzeba zaplanować kolejkowanie w integracji, żeby nie przekroczyć dopuszczalnego ruchu.

Jak AI buduje projekt zgłoszenia SENT i co dzieje się po zatwierdzeniu

Zgłoszenie SENT nadawcy zawiera kilkanaście pól obowiązkowych. Część pochodzi z TMS bezpośrednio: kod CN towaru, opis, ilość, jednostka miary, kraj wysyłki i przeznaczenia, NIP lub numer EORI nadawcy i nabywcy, adres załadunku i dostawy. Część uzupełnia przewoźnik po przypisaniu do zlecenia: numer rejestracyjny pojazdu i naczepy, dane kierowcy, planowana trasa.

AI pobiera te dane z TMS, mapuje je na strukturę komunikatu XML zgodnego ze schematem SENT opublikowanym przez KAS i pokazuje operatorowi gotowy projekt: tabela z polami, wartościami i ostrzeżeniami o ewentualnych brakach. Dopiero po zatwierdzeniu przez dyspozytora komunikat trafia do PUESC przez API.

Po poprawnym przyjęciu PUESC zwraca numer referencyjny zgłoszenia. AI zapisuje go z powrotem do zlecenia w TMS i wysyła kierowcy: SMS-em, wiadomością w aplikacji flotowej albo drukiem przed wyjazdem, zależnie od tego, co firma ma do dyspozycji. Kierowca nie dzwoni do biura z pytaniem, jakie numery zabrać na trasę.

Gdy firma jest w pozycji przewoźnika, a nie nadawcy, przepływ jest odwrócony. AI pobiera z PUESC listę zgłoszeń czekających na uzupełnienie przez przewoźnika, dopasowuje je do zleceń w TMS na podstawie danych kontrahenta i towaru, i przygotowuje dane do wpisania: rejestracja pojazdu, PESEL lub numer prawa jazdy kierowcy. Dyspozytor zatwierdza, AI wysyła uzupełnienie, zgłoszenie zmienia status.

Lokalizator: SENT-GEO, ZSL i co AI monitoruje w czasie przewozu

Przepisy SENT dopuszczają trzy sposoby przekazywania danych geolokalizacyjnych do PUESC:

• Aplikacja mobilna SENT-GEO wydana przez KAS, bezpłatna na Android i iOS. Kierowca instaluje ją na telefonie, loguje się przez PUESC i uruchamia przed wyjazdem. Aplikacja wysyła pozycję GPS do systemu automatycznie w trakcie całej trasy.
• Zewnętrzny System Lokalizacji (ZSL): urządzenie montowane na stałe w pojeździe, certyfikowane do współpracy z SENT. Działa niezależnie od kierowcy po uruchomieniu pojazdu, co eliminuje ten punkt ludzkiego błędu.
• Własny system lokalizacyjny przewoźnika, jeśli spełnia wymagania techniczne KAS i jest poprawnie podłączony do PUESC. To dla firm, które mają rozbudowane systemy GPS floty i chcą uniknąć równoległego śledzenia w dwóch miejscach. Wymaga odrębnej certyfikacji.

AI monitoruje sygnał lokalizatora dla każdego aktywnego zgłoszenia SENT. Co kilka minut odpytuje PUESC: czy pojazd powiązany z tym zgłoszeniem przesłał sygnał w ostatnim czasie? Jeśli przerwa jest dłuższa niż ustalony próg, dyspozytor dostaje alert z numerem referencyjnym, danymi pojazdu i ostatnią odnotowaną pozycją.

U jednego z klientów, w firmie zajmującej się dystrybucją paliw płynnych, wdrożyliśmy taki monitoring jako pierwszą warstwę integracji. Przez pierwsze dwa tygodnie system wychwycił cztery sytuacje, gdzie SENT-GEO przestała nadawać na ponad dwadzieścia minut. W każdym przypadku przyczyna była inna: raz tryb oszczędzania baterii na telefonie kierowcy, raz przypadkowe zamknięcie aplikacji po odbiorze połączenia, raz zawieszenie aplikacji po wjeździe do tunelu bez automatycznego wznowienia transmisji. Każda z tych sytuacji bez alertu wymagałaby wyjaśnień przy kontroli KAS.

Zamknięcie zgłoszenia i miesięczny raport przewozów SENT

Zgłoszenie SENT nie zamyka się samo po dostawie. Obowiązek złożenia komunikatu zamknięcia spoczywa na odbiorcy: musi on potwierdzić przyjęcie towaru przez PUESC po rozładunku. Dopiero wtedy zgłoszenie zmienia status na zamknięte. Terminy na zamknięcie wynikają z aktualnych przepisów i zależą od rodzaju towaru i trasy. Konkretnych terminów nie podajemy z pamięci, bo przepisy się zmieniają.

AI porównuje listę aktywnych zgłoszeń w PUESC z danymi o zakończonych dostawach w TMS. Gdy dostawa jest odnotowana jako wykonana, a zgłoszenie nadal jest otwarte, system wysyła przypomnienie do osoby odpowiedzialnej po stronie odbiorcy. Można ustawić gradację: pierwsze przypomnienie po kilku godzinach, drugie po dobie, eskalacja do kierownika przy braku reakcji.

Miesięczne zestawienie przewozów SENT to zestawienie, które przy ręcznym podejściu wymaga eksportu z PUESC i kilku godzin z Excelem. AI buduje je samodzielnie: liczba zgłoszeń w miesiącu, podział według towarów i tras, liczba zamkniętych i otwartych, zgłoszenia z luką w sygnale lokalizatora, zlecenia z opóźnionym zamknięciem. Raport trafia do działu compliance, do zarządu albo służy do rozliczeń z przewoźnikami, bo od razu widać, przy których zleceniach były problemy z dokumentacją.

Od czego zaczynamy integrację SENT z AI

Krok pierwszy to weryfikacja konta PUESC. Jeśli firma do tej pory składała zgłoszenia ręcznie przez panel webowy, konto już jest. Trzeba sprawdzić, czy ma przypisane uprawnienia do wysyłki przez API, i zdobyć certyfikat do autoryzacji maszynowych wywołań. Bez certyfikatu żadna automatyczna wysyłka przez API nie przejdzie.

Krok drugi to podłączenie do TMS. Zakres pracy zależy od tego, co konkretny system oferuje. Jeśli ma REST API lub OData, dane zleceń pobieramy na bieżąco. Jeśli nie ma otwartego API, można pracować na plikach eksportu w ustalonym cyklu. Ważne, żeby kod CN towaru był w TMS jako ustrukturyzowane pole, nie tylko w opisie tekstowym. Bez kodu CN AI nie może sprawdzić obowiązku SENT.

Krok trzeci to konfiguracja zasad: lista kodów CN objętych SENT, progi ilościowe dla każdej grupy towarów, reguły alertowania, kto zatwierdza projekt zgłoszenia przed wysłaniem, kto dostaje powiadomienia o brakach w lokalizatorze. Zasady ustawiamy raz i aktualizujemy przy zmianach przepisów.

Krok czwarty to uruchomienie testowe w środowisku PUESC: kilka zleceń, weryfikacja, że numery referencyjne wracają poprawnie, że sygnał lokalizatora jest odbierany i przypisywany do właściwego zgłoszenia. Potem uruchomienie na produkcji.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa u firm z branży paliwowej, chemicznej lub dystrybucji alkoholu, zajrzyj do realnych wdrożeń. Albo umów się na 15 minut rozmowy i pokażemy, co da się podłączyć w Twoim TMS bez przepisywania systemu od nowa i bez angażowania działu IT na tygodnie.