Jak AI czyta dane z rachunku firmowego przez open banking i co robi z fakturami, zaległościami i przelewami?

Tak, to możliwe i wdrażamy to u klientów od pewnego czasu. Przez PSD2 i open banking AI może czytać salda oraz historię transakcji z rachunku firmowego w mBanku, ING, PKO BP czy Santanderze, parować przychodzące wpłaty z fakturami sprzedażowymi i sygnalizować, kto jeszcze nie zapłacił. Może też przygotować gotowe projekty przelewów wychodzących z faktur zakupowych do Twojego zatwierdzenia. Jedna żelazna zasada: AI nie wysyła żadnej płatności samodzielnie. Każdy przelew zatwierdza człowiek.

Co dostajemy przez API bankowe i które pola naprawdę mają znaczenie?

Banki działające pod PSD2 udostępniają dwa typy dostępu: do informacji o rachunku (AISP, Account Information Service Provider) i do inicjowania płatności (PISP, Payment Initiation Service Provider). Przy integracji z AI zaczynamy od AISP, czyli czytania. Dla każdej transakcji API zwraca konkretny zestaw pól:

• bookingDate i valueDate: data zaksięgowania i data waluty. To nie zawsze ten sam dzień, co bywa ważne przy rozliczaniu terminów płatności.
• transactionAmount: kwota i waluta, w tym operacje walutowe.
• debtorName i creditorName: nazwa nadawcy przy wpłacie albo odbiorcy przy wypłacie.
• debtorAccount i creditorAccount: numer rachunku IBAN nadawcy lub odbiorcy.
• remittanceInformationUnstructured: tytuł przelewu. To pole robi największą robotę przy parowaniu z fakturami.
• transactionId: unikalny identyfikator operacji w systemie bankowym, przydatny do wykrywania duplikatów.

Oprócz transakcji dostajemy saldo dostępne i saldo księgowe rachunku. To już wystarczający fundament, żeby AI miał co robić każdego dnia.

Ważne odróżnienie od bramek płatniczych: Przelewy24 albo PayU obsługują płatności online od klientów detalicznych. Open banking czyta bezpośrednio wyciąg rachunku firmowego i widzi wszystkie przelewy B2B realizowane przez bankowość elektroniczną, czyli standardowe przelewy IBAN między firmami, od dostawców, podwykonawców, najemców. Tam żadna bramka płatnicza nie wchodzi w grę.

Jak AI paruje wpłaty z fakturami sprzedażowymi i co robi, gdy tytuł przelewu nic nie mówi?

Tutaj główną robotę robi pole remittanceInformationUnstructured, czyli tytuł przelewu. Jeśli klient wpisał "FV/2025/09/047", AI dopasuje tę wpłatę do faktury FV/2025/09/047 w Twoim systemie FK bez żadnego problemu. Schody zaczynają się, gdy klient wpisuje "zapłata za usługę", "dziękuję" albo nic.

Wtedy AI sięga po kolejne dane: kwotę brutto, datę waluty, numer IBAN nadawcy z pola debtorAccount i nazwę firmy z pola debtorName. Zestawia to z listą otwartych faktur sprzedażowych i szuka kontrahenta z fakturą o podobnej kwocie i terminie płatności w ostatnich, przykładowo, 90 dniach.

Typowy scenariusz z biura wygląda tak: AI paruje wpłatę z fakturą automatycznie i oznacza jako "potwierdzone". Przy wątpliwościach, na przykład gdy kwota pasuje do dwóch różnych faktur tego samego kontrahenta, trafia na listę "do weryfikacji" zamiast być losowo przypisywana. Weryfikacja zajmuje osobie z działu finansów kilka minut raz dziennie. Zamiast ręcznego przeglądania całego wyciągu.

Oddzielna sprawa to płatności częściowe. Jeśli klient zapłacił część należności, AI oznacza fakturę jako częściowo opłaconą i wykazuje pozostałe saldo do spłaty. To trafia potem do raportu zaległości.

Kto nie zapłacił: jak wygląda codzienne monitorowanie zaległości?

AI co dobę porównuje dwie listy: otwarte faktury sprzedażowe z terminem płatności, który już minął, oraz wpłaty z rachunku z ostatnich dni. Dla każdej przeterminowanej faktury sprawdza, czy wpłynęła pasująca transakcja. Jeśli nie, faktura trafia do raportu zaległości.

Raport zawiera: numer faktury, nazwę kontrahenta, kwotę należności, termin płatności, liczbę dni zwłoki i dane kontaktowe z bazy kontrahentów w Twoim systemie. Możesz ustawić, że raport trafia codziennie rano na Teams, Slack albo mailem. Możesz też określić próg: po konkretnej liczbie dni zwłoki AI przygotowuje projekt wiadomości przypominającej do zatwierdzenia przez Ciebie albo przez handlowca prowadzącego konto tego klienta.

To nie jest kolejna tabela do ręcznego uzupełniania. Dane wchodzą z banku i systemu FK automatycznie, każdej nocy.

Przelewy z faktur zakupowych: co AI przygotowuje, a co zawsze zatwierdza człowiek?

Firma dostaje faktury zakupowe od dostawców, podwykonawców, firm leasingowych, za media, za oprogramowanie. Zanim ktoś zleci przelew, musi przepisać dane do formularza: IBAN, kwotę, tytuł, walutę. AI może ten etap skrócić do zatwierdzenia.

Z faktury zakupowej w PDF albo z danych zaimportowanych do systemu FK AI wyciąga:

• numer IBAN sprzedawcy z pola "numer rachunku bankowego",
• kwotę brutto do zapłaty,
• termin płatności,
• sugerowany tytuł przelewu, zazwyczaj numer faktury,
• nazwę i NIP odbiorcy.

Na tej podstawie AI tworzy projekt przelewu w kolejce do zatwierdzenia. Zatwierdzasz Ty albo wyznaczona osoba w firmie, klikając akceptację w panelu. Dopiero po potwierdzeniu przelew trafia do banku przez PISP. Bez zatwierdzenia nic nie wychodzi.

Tego modelu nie zmieniamy nawet na wyraźną prośbę klienta. Ryzyko błędu przy automatycznym wysyłaniu przelewów, a szczególnie ryzyko wyłudzenia po podmianie numeru rachunku kontrahenta przez przestępców, jest zbyt duże, żeby wyjmować człowieka z tej pętli.

Co AI wyłapuje jako podejrzaną operację na rachunku firmowym?

Open banking daje dostęp do historii rachunku niemal w czasie rzeczywistym. AI może monitorować strumień transakcji i alertować przy konkretnych wzorcach:

• Przelew do rachunku IBAN, który nie figuruje na liście znanych kontrahentów ani dostawców.
• Kwota znacznie wyższa niż dotychczasowe płatności do danego dostawcy.
• Dwa przelewy do tego samego odbiorcy tej samej kwoty w odstępie kilku minut lub godzin, co może wskazywać na duplikację.
• Zmiana numeru IBAN przypisanego do kontrahenta, z którym współpracujesz od lat. To jeden z sygnałów charakterystycznych dla prób wyłudzenia płatności.
• Operacje wychodzące poza typowymi godzinami pracy przy rachunkach, na których wcześniej nie pojawiały się przelewy o tej porze.

AI nie blokuje żadnej operacji. Wysyła alert: do Ciebie, do osoby odpowiedzialnej za finanse albo do wyznaczonego adresu e-mail. Co zrobić z alertem, zawsze decyduje człowiek.

Które banki obsługują API dla firm w Polsce i od czego zaczynamy wdrożenie?

PSD2 nakłada na banki obowiązek udostępnienia API dla licencjonowanych podmiotów, tzw. TPP (Third Party Provider). W Polsce dla rachunków firmowych API mają między innymi mBank (mBank API dla firm), ING (ING Business Connect), PKO BP (iPKO biznes) i Santander. Zakres danych i dostępność konkretnych endpointów, na przykład możliwość inicjowania przelewów, różnią się między bankami i wymagają sprawdzenia dla każdego przypadku osobno.

Od strony bezpieczeństwa: integracja wymaga pisemnej zgody właściciela rachunku, a dostęp działa na tokenie z określonym terminem ważności. Firma zawsze wie, jakie zakresy danych AI może czytać. Dostęp można odwołać bezpośrednio w ustawieniach konta bankowego. AI nie zna danych logowania do systemu bankowości elektronicznej.

Jeśli bank firmy nie oferuje dojrzałego API dla rachunków firmowych, alternatywą jest regularny import pliku MT940 albo CSV z historią konta. Mniej wygodne i niedziałające w czasie zbliżonym do rzeczywistego, ale pozwala uruchomić parowanie faktur i raporty zaległości nawet bez pełnej integracji API.

Pierwsze dwa tygodnie wdrożenia to zwykle wyłącznie odczyt: podpinamy API albo import wyciągów i sprawdzamy, ile faktur AI potrafi sparować automatycznie. To od razu pokazuje, jak zdyscyplinowani są Twoi klienci w tytułach przelewów i czy numeracja faktur jest wystarczająco unikalna. Potem definiujemy reguły dla alertów i ustawiamy codzienne raporty zaległości. Moduł projektów przelewów z faktur zakupowych włączamy na końcu, gdy firma chce iść dalej.

Zakres ma znaczenie. U firmy z kilkudziesięcioma fakturami miesięcznie wdrożenie jest znacznie prostsze niż u hurtowni z kilkuset kontrahentami i kilkoma rachunkami w różnych bankach. Jeśli chcesz sprawdzić, co konkretnie ma sens w Twojej sytuacji, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też zobaczyć, jak to wygląda u innych firm, na stronie z realnymi wdrożeniami.