Integracja AI z Trans.eu: filtrowanie ładunków, wyceny i statusy zleceń

Spedytor zaczyna dzień od otwarcia Trans.eu i widzi kilkaset nowych ładunków. Musi szybko wyłowić te, które pasują pod wolne auta, sprawdzić stawki, napisać do kilku przewoźników i przy okazji pilnować, czy wczorajsze zlecenia pojechały na czas. To nie jest praca na jeden ekran. To jest praca na trzy ekrany i dwie kawy przed dziesiątą.

Podłączenie AI do Trans.eu nie polega na tym, że asystent robi wszystko za spedytora. Polega na tym, że spedytor dostaje przefiltrowaną listę zamiast surowego feedu, gotowy szkic odpowiedzi zamiast pisania od zera i alert zamiast ręcznego sprawdzania statusów. Poniżej opisujemy, jak to wygląda w praktyce.

Co wyciągamy z Trans.eu przez API

Trans.eu udostępnia API, które pozwala pobierać dane w czasie rzeczywistym. To nie jest scraping ani obejście regulaminu. Platforma ma oficjalne endpointy dla partnerów i firm, które chcą podłączyć własne systemy.

Z modułu ładunków wyciągamy: miejsce załadunku i rozładunku (loading_place, unloading_place), daty, wagę i objętość przesyłki, typ wymaganego pojazdu, rodzaj towaru i stawkę frachtową (jeśli zleceniodawca ją podał). Niektóre oferty mają stawkę otwartą, inne widełkową, inne czekają na wycenę. To rozróżnienie jest ważne, bo AI inaczej obsługuje każdy z tych przypadków.

Z modułu zleceń pobieramy statusy aktywnych transportów: new, in_progress, completed, cancelled. Do tego dane przewoźnika przypisanego do zlecenia, numer rejestracyjny pojazdu (jeśli uzupełniony), szacowany czas dostawy i historię zmian statusu.

Z komunikacji na platformie pobieramy wiadomości od przewoźników. Odpowiedzi na publikowane ładunki, pytania o trasę, negocjacje stawki. To jest materiał, z którego AI przygotowuje projekty odpowiedzi.

Trans.eu udostępnia też dane z systemu Trans Risk, czyli scoring przewoźnika oparty na historii płatności i ocenach po zleceniach. To pole wyciągamy przy każdym przewoźniku, żeby AI mogła flagować tych z niskim wynikiem bez potrzeby ręcznego sprawdzania.

Jak AI filtruje ładunki pod flotę

Surowy feed z Trans.eu to nie jest materiał do pracy dla człowieka. Kilkaset ofert, różne trasy, różne wymagania, część nieaktualna lub nieodpowiednia. AI filtruje ten feed według profilu firmy, który ustalamy raz na początku wdrożenia.

Profil zawiera: aktualne pozycje floty (skąd wyjeżdżają auta po rozładunku), preferowane trasy i relacje, typy pojazdów, minimalne stawki, których firma nie schodzi poniżej, i rodzaje towarów, które firma wozi lub których nie wozi. Na tej podstawie AI ocenia każdy nowy ładunek i zwraca spedytorowi tylko te, które mają sens.

Typowo wygląda to tak, że spedytor rano otwiera skróconą listę: zamiast trzystu ofert dostaje dwadzieścia z komentarzem przy każdej. Przy jednej: "auto po rozładunku w Poznaniu, ładunek z Poznania do Hamburga, waga w normie dla tego pojazdu, stawka powyżej progu". Przy innej: "trasa możliwa, ale stawka 15% poniżej Twojego minimum, sprawdź zanim odpiszesz".

Jeden z klientów, firma spedycyjna z kilkunastoma autami, miał problem z tym, że spedytorzy odpowiadali na ładunki, które były już nieaktualne lub miały błędną wagę w ogłoszeniu. AI sprawdza datę publikacji i porównuje wagę z nośnością pojazdu zanim w ogóle pokaże ofertę. Oszczędza to sporo straconego czasu na korespondencję z ogłoszeniodawcami, którzy nie odpowiadają.

Wyceny i odpowiedzi na zapytania

Kiedy ładunek ma otwartą stawkę i czeka na ofertę, AI przygotowuje szkic wyceny. Podstawa to historia podobnych tras z systemu TMS (jeśli jest podłączony) albo ostatnie zlecenia pobrane z Trans.eu. Do tego uwzględnia aktualną cenę diesla (jeśli podłączymy feed paliwowy) i sezonowe wahania stawek na danej relacji.

Ważne zastrzeżenie: AI nie wysyła tej wyceny automatycznie. Szkic ląduje u spedytora z prośbą o zatwierdzenie. Spedytor widzi: proponowaną stawkę, skrótowe uzasadnienie i ewentualne ryzyka (np. "ładunek wymaga pojazdu z windą, sprawdź dostępność"). Decyzja jest po stronie człowieka. Musimy to powiedzieć wprost, bo nieraz słyszymy pytanie, czy AI sama negocjuje. Nie sama.

Analogicznie działają odpowiedzi na wiadomości od przewoźników. Jeśli przewoźnik pyta o szczegóły trasy albo proponuje inną stawkę, AI czyta wiadomość, wyciąga kluczowe dane i przygotowuje projekt odpowiedzi. Spedytor edytuje, zatwierdza, wysyła.

Pilnowanie statusów i alerty

To jest funkcja, która najbardziej odciąża spedytora przy dużej liczbie aktywnych zleceń. AI odpytuje Trans.eu co kilka minut i porównuje statusy z oczekiwanymi.

Kiedy zlecenie jest opóźnione, przychodzi alert z informacją: które zlecenie, gdzie jest teraz pojazd (jeśli dane GPS są dostępne), ile minut lub godzin opóźnienia i czy załadunek u kolejnego klienta jest zagrożony. Spedytor nie musi co godzinę klikać po platformie i sprawdzać ręcznie.

Kiedy zlecenie zmienia status na cancelled po stronie zleceniodawcy, AI natychmiast flaguje to jako sytuację wymagającą działania i jednocześnie szuka w feedzie zastępczego ładunku na tę samą relację. Nie zawsze znajdzie coś pasującego, ale często dostaje się propozycję w ciągu kilku minut od anulowania.

Pilnujemy też płatności: po zmianie statusu na completed AI zaznacza zlecenie jako gotowe do wystawienia faktury i przekazuje sygnał do systemu fakturowania, jeśli jest podłączony.

Codzienne podsumowanie dla spedytora

Każdego ranka (lub na koniec dnia, zależy jak klient woli) AI generuje krótkie podsumowanie. Nie jest to raport z tabelkami na dwadzieścia stron. To kilka akapitów napisanych po ludzku.

Typowe podsumowanie zawiera: ile zleceń jest aktualnie w trakcie realizacji, które wymagają uwagi (opóźnienia, brakujące dokumenty, brak potwierdzenia przez przewoźnika), ile nowych ładunków z dzisiejszego feedu trafiło na listę do rozpatrzenia i czy są jakieś przewoźniki z niskim Trans Risk score przypisani do aktywnych zleceń.

Na koniec dnia dochodzi jeszcze: które zlecenia zostały dziś zakończone, co czeka na fakturowanie i czy są nieodebrane wiadomości od przewoźników wymagające odpowiedzi.

Jeden ze spedytorów u naszego klienta powiedział, że to jak mieć kogoś, kto przed porannym standup przejrzał za niego całą platformę i wyciągnął tylko to, co wymaga decyzji. Reszta to szum, który przedtem zajmował pierwsze dwie godziny dnia.

Gdzie zaczynamy integrację

Pierwszym krokiem jest zawsze analiza, co firma faktycznie robi na Trans.eu. Nie każda firma korzysta z wszystkich modułów. Jedni głównie publikują ładunki i czekają na oferty od przewoźników. Inni sami szukają ładunków pod własną flotę. To dwie różne konfiguracje AI.

Podłączamy API Trans.eu i łączymy je z asystentem AI. Ustalamy profil floty i progi stawkowe. Definiujemy, które alerty są priorytetowe i w jaki sposób mają trafiać do spedytora. Najczęściej to wiadomość na Teams lub Slack albo mail z podsumowaniem.

Jeśli firma ma też TMS (własny lub zewnętrzny), podłączamy oba źródła, żeby AI widziała pełny obraz: co jest na giełdzie i co już zostało zlecone w systemie wewnętrznym. To pozwala uniknąć dublowania i daje spójny widok na całą operację.

Wdrożenie takiej integracji nie wymaga tygodni. Przy jasno określonym zakresie działamy w ciągu kilku do kilkunastu dni roboczych. Kluczowy jest etap ustalania reguł filtrowania i progów, bo to od nich zależy, czy lista ładunków będzie naprawdę przydatna, czy tylko trochę krótsza od oryginalnej.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy integracja z Trans.eu ma sens dla Twojej firmy i od czego konkretnie zacząć, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też zobaczyć, jak wyglądają podobne wdrożenia w praktyce, na stronie realne wdrożenia.