Jak AI śledzi przetargi w TED i na zagranicznych portalach UE i wyłapuje te, na które polska firma ma szansę?

Tak, AI może monitorować przetargi z całej Unii Europejskiej: od TED przez TenderNed w Holandii, BASE.gov.pt w Portugalii, vvz.nipez.cz w Czechach po BOAMP i PLACE we Francji. System codziennie wyciąga nowe ogłoszenia pasujące do profilu firmy, tłumaczy streszczenia dokumentacji i sygnalizuje, które postępowania mają wymogi nieosiągalne bez partnera w kraju zamawiającego. Polski właściciel firmy dostaje rano krótką listę pozycji wartych uwagi, zamiast kilkuset nieposortowanych ogłoszeń po europejsku.

TED i portale krajowe: skąd bierzemy ogłoszenia?

TED, czyli Tenders Electronic Daily (ted.europa.eu), to serwis Urzędu Publikacji UE. Każde postępowanie powyżej progów unijnych musi się tam pojawić. TED ma REST API: można odpytywać je po kodzie CPV, kraju, przedziale wartości, typie ogłoszenia i dacie publikacji. Wyniki wracają w formacie JSON lub XML, więc automat pobiera je kilka razy dziennie bez ręcznej pracy.

Ale TED to nie wszystko. Część zamówień, szczególnie poniżej progu lub od samorządowych zamawiających, trafia wyłącznie na portale krajowe. Tu są konkretne adresy:

• Holandia: TenderNed (tenderned.nl) jest obowiązkowy dla wszystkich holenderskich zamawiających publicznych i ma własne API. Ogłoszenia zawierają pole "Perceelomschrijving" (opis części), termin składania ofert i link do dokumentu "Beschrijvend document" albo "Aanbestedingsleidraad".
• Portugalia: BASE.gov.pt agreguje zamówienia publiczne; dla zamówień centralnych działa eSPap. Kluczowe dokumenty to "Caderno de Encargos" (specyfikacja techniczna) i "Programa de Concurso" (warunki formalne).
• Czechy: VVZ, czyli Věstník veřejných zakázek pod adresem vvz.nipez.cz i NEN (Národní elektronický nástroj). Dokumenty przetargowe noszą nazwę "Zadávací dokumentace". Formularz F02 na TED jest po angielsku, ale dokumentacja w załącznikach często wyłącznie po czesku.
• Francja: BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics) i platforma PLACE (marches-publics.info). Wymagania dzielą się na dwa dokumenty: CCAP (warunki administracyjne i kary umowne) i CCTP (specyfikacja techniczna), które trafiają do firmy osobno.

Automat łączy się z TED API co kilka godzin i sprawdza portale krajowe przez ich własne API lub scraping. Wszystkie wyniki lądują w jednej kolejce w bazie portalu i czekają na ocenę AI.

Które pola z ogłoszenia czyta AI i po co?

AI nie przetwarza całego ogłoszenia naraz. Dostaje wyciąg: kilkanaście pól ze struktury formularza F02 albo odpowiednika na portalu krajowym. To konkretnie:

• Numer referencyjny ogłoszenia, np. "2026/S 203-512344" na TED
• Nazwa zamawiającego i kraj
• Kody CPV: główny i uzupełniające, np. 72000000-5 z doprecyzowaniem 72212000-4
• Szacunkowa wartość zamówienia: pole II.1.7 w formularzu TED lub jego brak, bo zamawiający nie muszą jej podawać
• Termin składania ofert z pola IV.2.2, z godziną i strefą czasową
• Język postępowania: pole I.3 albo uwagi szczegółowe
• Wymogi wobec wykonawców z pól III.1.1, III.1.2, III.1.3: referencje, polisa OC, forma prawna, certyfikaty
• Kryteria oceny z pola II.2.5: cena, jakość, termin realizacji, ich wagi

Na tej podstawie AI wystawia każdemu ogłoszeniu ocenę: "pasuje do profilu", "wymaga weryfikacji" lub "blokada formalna". W praktyce poranny raport zawiera zwykle kilka do kilkunastu ogłoszeń z całej UE. Większość odpada od razu ze względu na wymóg lokalnej rejestracji albo specjalizację techniczną poza zakresem firmy.

Jak AI filtruje ogłoszenia pod profil firmy i co oznacza "blokada lokalna"?

Profil firmy to nie lista słów kluczowych. To kilka kategorii, które ustawiamy raz i uzupełniamy w razie potrzeby:

• Kody CPV, na które firma ma referencje lub chce rozwijać działalność
• Kraje, do których firma może fizycznie dotrzeć albo ma tam kontakty
• Minimalny i maksymalny przedział wartości zamówienia: żeby nie tracić czasu na kontrakt za kilkaset euro ani na megaprojekt wymagający konsorcjum dziesięciu firm
• Wymogi, których firma nie spełni: polisa OC powyżej określonej sumy, certyfikat ISO 27001 jeśli firma go nie posiada, wymóg siedziby w kraju zamawiającego
• Języki, w których firma może złożyć ofertę lub ma kogoś do weryfikacji tłumaczenia

Gdy AI trafi na ogłoszenie z polem III.1.1 mówiącym, że zamawiający wymaga rejestracji działalności na terytorium Francji (KBIS), od razu flaguje to jako "blokada lokalna". Firma dostaje informację: ten przetarg jest osiągalny tylko przez partnera z KBIS albo przez założenie oddziału. Decyzja należy do firmy. AI sygnalizuje problem na wczesnym etapie, zanim ktoś zainwestuje dwa dni w czytanie specyfikacji.

U jednego z naszych klientów, firmy budowlanej z Poznania zainteresowanej kontraktami w Czechach, pierwsza wersja profilu była zbyt szeroka. Codziennie przychodziły setki ogłoszeń. Po zawężeniu do CPV z zakresu 45200000-9, krajów CZ i SK oraz odfiltrowania zamówień wymagających czeskiego wpisu do rejestru RŽP, liczba zeszła do kilku tygodniowo. Każde z nich mogło realnie trafić do handlowca.

Dokumentacja po niderlandzku, czesku i francusku: co z nią robi AI?

To punkt, który w praktyce przesądza o tym, czy firma w ogóle doczyta specyfikację do końca. Czeski dokument "Zadávací dokumentace" ma zwykle kilkadziesiąt stron. Holenderski "Aanbestedingsleidraad" bywa jeszcze dłuższy. Francuzi dzielą wymagania na dwa osobne dokumenty: warunki formalne trafiają do CCAP, a szczegóły techniczne do CCTP. Czasem te dwa pliki łącznie mają ponad sto stron i tylko jeden z nich zawiera informacje decyzyjne dla handlowca.

AI nie tłumaczy całości na raz. Robi to w kilku krokach:

• Identyfikuje sekcje dokumentu według typowej struktury dla danego kraju: w czeskiej "Zadávací dokumentaci" szuka rozdziału "Technické podmínky" i "Požadavky na kvalifikaci"
• Wyciąga konkretne wymagania: co ma dostarczyć wykonawca, w jakim terminie, z jakim certyfikatem, jakie referencje są wymagane
• Tłumaczy wyciąg na polski
• Flaguje fragmenty zawierające wymogi formalne lub prawne, np. "místní zastoupení" (lokalna reprezentacja) albo "agrément" (certyfikat wymagany we Francji w budownictwie)

Firma dostaje streszczenie po polsku z zaznaczonymi czerwonymi punktami. Może zajrzeć do oryginału przez link, ale nie musi czytać kilkudziesięciu stron po holendersku, żeby dowiedzieć się, że termin składania ofert jest za 12 dni i że wymagana polisa OC przekracza aktualnie posiadaną. To skraca czas kwalifikacji ogłoszenia z kilku godzin do kilkunastu minut.

Terminy, strefy czasowe i pilnowanie kalendarza przetargowego

Termin z pola IV.2.2 na TED jest podany w czasie lokalnym zamawiającego. Godzina 14:00 w Lizbonie to 15:00 w Warszawie. Holandia jest w tej samej strefie co Polska. Portugalia jest godzinę do tyłu. Francja i Czechy: ta sama strefa. Ale w okresie przejścia między czasem letnim a zimowym różnica godzinowa na chwilę zanika albo się pojawia i łatwo stracić rachubę przy kilku przetargach jednocześnie.

Automat przelicza każdy termin na czas polski i wstawia go do kalendarza w portalu. Tydzień przed terminem przychodzi pierwsze przypomnienie. Trzy dni przed: kolejne. Dzień przed: alert z oznaczeniem "pilne". Jeśli firma pracuje nad kilkoma ofertami równolegle, widzi w kalendarzu dokładnie, ile czasu zostało do każdej, we własnej strefie czasowej.

Kilka razy spotkaliśmy się z sytuacją, gdy klient przepadał z ofertą, bo "przecież wysłaliśmy o 13:50, a termin był o 14:00". Tylko że zamawiający był w Lizbonie. Godzina 14:00 w Lizbonie to 15:00 w Warszawie, więc oferta wpłynęła godzinę za późno. Z automatycznym przeliczaniem takie pomyłki po prostu się nie zdarzają.

Rozstrzygnięcia: kto wygrał, za ile i co z tego wynika dla następnej oferty?

TED publikuje nie tylko ogłoszenia o zamówieniu (formularz F02), ale też wyniki: formularz F03, czyli Contract Award Notice. Zawiera on pole V.2.1 (data zawarcia umowy), V.2.2 (informacje o ofertach: ile wpłynęło, ile od MŚP), V.2.3 (nazwa i adres wybranego wykonawcy) oraz V.2.4 (wartość zamówienia). Portale krajowe, TenderNed i VVZ, mają odpowiedniki tych danych w swoich sekcjach wyników.

Automat pobiera F03 dla postępowań śledzonych przez firmę i dla kodów CPV z profilu. AI przetwarza te dane na kilka sposobów:

• Zestawia wygranych wykonawców w danej niszy CPV i kraju: kto wygrywa regularnie, skąd pochodzi, czy startuje solo czy w konsorcjum
• Porównuje wartość szacunkową z ogłoszenia F02 z wartością umowy z F03: jeśli umowa wyszła znacznie poniżej szacunku, cena była mocno konkurencyjna
• Śledzi, czy ten sam wykonawca wygrywa kolejne kontrakty u tego samego zamawiającego: sygnał o relacji i trudniejszej konkurencji dla nowych graczy
• Identyfikuje postępowania, w których wygrała polska firma: konkretny dowód, że dana kategoria jest osiągalna bez lokalnego partnera

Takie zestawienie nie jest prognozą. Daje natomiast rzetelny materiał do decyzji przed pierwszą ofertą: czy w tym sektorze i kraju startujesz z szansą na wygraną, czy budujesz przez rok bazę referencji, żeby w ogóle dojść do poziomu wymagań.

Od czego zaczynamy w praktyce?

Pierwsze podejście nie musi obejmować wszystkich czterech krajów i TED jednocześnie. Realistyczny start wygląda tak:

• Wybieramy jeden kraj i jeden zakres CPV, gdzie firma ma już referencje lub zna rynek choćby z targów
• Łączymy automat z TED API i portalem krajowym tego kraju
• Definiujemy profil: CPV, wartości, blokady formalne, języki
• Uruchamiamy przez dwa tygodnie w trybie obserwacji: AI zbiera ogłoszenia, ale nie generuje alertów, tylko zbiorczy raport
• Razem z handlowcem przeglądamy raport i korygujemy filtry: co było szumem, czego brakowało, jakie blokady są realne dla tej firmy
• Po kalibracji włączamy alerty na żywo i dodajemy kolejny kraj lub kategorię

Tłumaczenia dokumentacji uruchamiamy od razu, już w fazie obserwacji. Dzięki temu od pierwszego dnia handlowiec może realnie ocenić, co kryje się za ogłoszeniem, bez czekania na zewnętrzne biuro tłumaczeń i bez tracenia dwóch dni na czechy i holenderski.

Sprawdź realne wdrożenia, które już zrobiliśmy, albo umów się na 15 minut rozmowy: przejdziemy przez profil Twojej firmy i rynki, na których chcesz startować, i pokażemy, jak taki system wygląda w pierwszym miesiącu działania.