Ile kosztuje wdrożenie AI w firmie w 2026 roku

Krótka odpowiedź: w polskiej firmie liczącej około 100 osób wdrożenie AI kosztuje od 130 do 320 tysięcy złotych netto uruchomienia i od 23 do 48 tysięcy złotych miesięcznie utrzymania. Mediana z naszych wdrożeń to 199 tysięcy setup i 33 tysiące miesięcznie przy mniej więcej 35 aktywnych użytkownikach. Zwrot wychodzi po 9 do 13 miesiącach. Poniżej rozkładamy, skąd bierze się ten rozstrzał i co decyduje o tym, czy wylądujecie przy dolnym, czy przy górnym końcu przedziału.

Skąd bierze się rozstrzał

Cena nie wynika z „mocy modelu". Wynika z trzech rzeczy: ile procesów obejmujecie, jak głęboko wchodzicie w integracje i w jakim stanie są Wasze dane. Pojedynczy asystent odpowiadający na pytania z Waszych dokumentów to inny rząd wielkości niż agent spinający ERP, CRM, pocztę i księgowość.

Największą pojedynczą pozycją w budżecie nie jest model ani licencja, tylko konektory do źródeł i pierwsze uporządkowanie dokumentów. W naszych wdrożeniach te dwie pozycje razem to zwykle od 36 do 106 tysięcy złotych, czyli około jednej trzeciej całego uruchomienia.

Trzy poziomy zakresu

Widełki, które podaliśmy na wstępie, dotyczą trzeciego wariantu wdrażanego etapami w pierwszych dwunastu miesiącach. Punktowe odciążenie jednego procesu mieści się w ułamku tej kwoty, ale też daje ułamek efektu.

Czego nie ma w ofertach, które dostajecie

Trzy pozycje, których nie zobaczycie w żadnym zestawieniu od dostawcy, a które i tak zapłacicie:

• Czas zarządu i kierowników. Wdrożenie w firmie tej wielkości zjada od 25 do 40 godzin zarządu w pierwszych dwunastu tygodniach i od 60 do 100 godzin kierowników liniowych. Nikt tego nie księguje, a to realny koszt.
• Licencje opłacone, ale nieużywane. Po dwunastu tygodniach pilotażu korzysta średnio 62% planowanej grupy. Po pół roku 78%. Pierwsze miesiące płacicie więc za ludzi, którzy jeszcze nie weszli.
• Naprawa procesów źródłowych. W dwóch na pięć wdrożeń okazuje się w okolicach ósmego tygodnia, że proces jest pourywany: w ERP jedna logika, w CRM druga, w głowach handlowców trzecia. AI tego nie rozplącze, tylko ujawni. Uporządkowanie to od 30 do 90 tysięcy złotych ponad budżet.

Jak policzyć zwrot, zanim ktokolwiek Wam go obieca

Rachunek, który możecie zrobić sami w godzinę, bez dostawcy:

• Policzcie, ile godzin miesięcznie zjadają trzy procesy, które chcecie odciążyć.
• Przemnóżcie przez pełny koszt pracy z narzutami, nie przez samo wynagrodzenie.
• Załóżcie 30% odciążenia w pierwszym roku i 50% w drugim. Wyżej to już myślenie życzeniowe.
• Porównajcie z uruchomieniem plus dwadzieścia cztery miesiące utrzymania.

W naszych wdrożeniach zwrot wychodzi po 9 do 13 miesiącach, a po dwóch latach od 2,1 do 3,4 razy zainwestowanej kwoty. Jeśli ktoś pokazuje Wam zwrot w trzy miesiące, prawdopodobnie nie policzył utrzymania i czasu Waszych ludzi.

Kiedy to się po prostu nie spłaca

Są trzy sytuacje, w których odradzamy wdrożenie, mimo że moglibyśmy je sprzedać:

• Firma poniżej 40 osób. Prywatna instancja z RAG i pełnym audytem jest tu nadmiarowa. Gotowe narzędzia zespołowe wystarczą na start i kosztują rząd wielkości mniej.
• Brak właściciela procesu. Jeśli za AI ma odpowiadać dział IT, wdrożenie utknie w pilotażu. To zmiana procesu, nie zakup oprogramowania.
• Procesy niespisane. Jeśli każdy handlowiec pracuje po swojemu, a do ERP się nie zagląda, najpierw porządek, potem AI. Odwrotna kolejność kosztuje dwa do trzech razy więcej i daje ułamek wyniku.

Czego te liczby nie obejmują

Podane widełki pochodzą z wdrożeń w firmach usługowych i produkcyjno-usługowych o obrocie od 40 do 120 milionów złotych, z jednym systemem ERP i jednym CRM. Jeśli macie kilka spółek, kilka systemów albo dane objęte szczególnym reżimem, górny koniec przedziału będzie punktem wyjścia, a nie granicą. Pełne rozbicie pozycja po pozycji, razem z tabelą kosztów miesięcznych, opisaliśmy w osobnym wpisie: ile realnie kosztuje wdrożenie AI w 100-osobowej firmie.

Co zrobić jutro

Zróbcie estymację godzin dla trzech procesów, policzcie potencjał według wzoru wyżej i dopiero z tą liczbą rozmawiajcie z dostawcami. Jeśli rachunek się domyka, umówcie audyt potrzeb, a pokażemy dwa lub trzy scenariusze z szacunkiem oszczędności policzonym na Waszych procesach. Warto też zobaczyć nasze case studies, gdzie te same liczby widać na konkretnych firmach.