Jak AI obsługuje stałych klientów B2B w hurtowni na Comarch B2B i IdoSell B2B?

Tak, AI może odpowiadać stałym klientom hurtowni na pytania o dostępność, cenę i termin realizacji, i robić to z uwzględnieniem ich indywidualnego cennika, limitu kupieckiego i bieżących zaległości, zanim ktokolwiek z biura podniesie słuchawkę. W Comarch B2B i IdoSell B2B dane potrzebne do takiej obsługi już są w systemie. Trzeba je wyciągnąć przez API i podać AI w odpowiednim momencie.

Biuro hurtowni z 400 klientami: gdzie naprawdę gubi się czas obsługi

U jednego z naszych klientów, hurtowni artykułów metalowych, platforma Comarch B2B była podpięta pod Optimę od kilku lat. Klienci mieli swoje konta, przypisane cenniki, a duża część zamawiała regularnie co kilka dni. Platforma działała. Klienci logowali się i wrzucali koszyk. A mimo to w biurze przez całe przedpołudnie dzwonił telefon i przychodziły maile.

Pytania były zawsze podobne: "czy indeks 8821-MW jest na stanie i ile sztuk", "na kiedy wyjdzie zamówienie numer 12045", "jaka jest moja cena na pozycję 336 przy zakupie 100 metrów", "mamy fakturę przeterminowaną, czy możecie puścić nowe zamówienie". Każde z tych pytań miało odpowiedź, która siedziała w systemie. Nie w głowie pracownika, tylko w bazie: stan magazynowy, cennik przypisany do kontrahenta, data realizacji ZO, saldo rozrachunków.

Dwie osoby w biurze spędzały kilka godzin dziennie na wyciąganiu tych odpowiedzi z Optimy i oddzwanianiu albo odpisywaniu. Czas obsługi handlowej kurczył się do minimum. Żeby obsłużyć 400 kontrahentów na tym poziomie kontaktu, trzeba by trzeciej osoby. Albo innego podejścia.

Co konkretnie leży w Comarch B2B i IdoSell B2B i czego AI naprawdę potrzebuje

W Comarch B2B spiętym z Optimą albo XL każdy klient ma przypisany kontrahent z własną kartoteką. Na tej kartotece siedzi pole Rabat, przypisany cennik (lista cen z nagłówkiem i pozycjami, powiązana identyfikatorem z tabelą cennika), limit kupiecki z wartością maksymalną i bieżącym saldem, oraz historia dokumentów rozrachunkowych: faktury FV, korekty KF, wpłaty KP, potwierdzenia sald. Zamówienie klienta wchodzi jako dokument ZO (zamówienie odbiorcy), a jego status przechodzi przez etapy: nowe, w realizacji, zrealizowane, anulowane. W Comarch XL dochodzi do tego termin realizacji wpisany na zamówieniu i przypisany opiekun handlowy, co przydaje się przy raportowaniu dla handlowców.

W IdoSell B2B logika jest bliźniacza. Każdy kontrahent B2B ma group_id (grupę cenową), przypisane discount_profile albo ręczne ceny per klient wpisane przez panel IAI. Zamówienie to obiekt z order_id, statusem i listą pozycji. Stan magazynowy siedzi przy produkcie i zmienia się przy każdej operacji. Gdy IdoSell jest podpięty do ERP, przez synchronizację trafiają też dane o zaległościach i limitach kredytowych kontrahentów.

AI do podstawowej obsługi klientów B2B potrzebuje czterech kategorii danych: stan magazynowy na artykuł, cena dla konkretnego kontrahenta z właściwego cennika wraz z rabatami ilościowymi, status i szczegóły zamówień tego klienta oraz informacja o limicie kupieckim i zaległościach. Bez tych czterech nie ma możliwości odpowiedzi na pytania, które codziennie trafiają do biura hurtowni.

Jak fizycznie podłącza się AI do Comarch B2B i IdoSell B2B

Comarch ERP XL udostępnia REST API opisane w dokumentacji Comarch dla partnerów, dostępnej przez dział wsparcia Comarchu. Do podłączenia wymagane jest: założenie konta aplikacji zewnętrznej w konfiguracji XL (zakładka Integracje, Aplikacje zewnętrzne), nadanie temu kontu uprawnień do odczytu kontrahentów, zamówień odbiorców, towarów i cenników, oraz wygenerowanie danych dostępowych: client_id i client_secret. Autoryzacja przez OAuth 2.0. Dostępne zasoby obejmują zamówienia odbiorców z pozycjami i statusami, kartoteki kontrahentów z przypisanymi cennikami i limitami, stany magazynowe per oddział i artykuł, tabele cennikowe. API XL pokrywa większość potrzeb integracyjnych bez konieczności sięgania do bazy.

Comarch ERP Optima ma węższy zakres. Od wersji 2023 dostępne jest Comarch ERP Optima API (REST), ale niektóre dane, np. szczegółowe cenniki per klient z rabatami ilościowymi, są trudniej dostępne przez API niż w XL. Część instalacji korzysta z plików wymiany XML generowanych przez Optimę do katalogu wymiany: wolniejsza droga, ale sprawdzona przy starszych wersjach. Istnieje też możliwość odczytu bezpośrednio z bazy MS SQL: kontrahenci w tabeli Knt_Kontrahenci, cenniki w tabelach CDN_Cennik i powiązanych, zamówienia w CDN_DokHan. Comarch tego oficjalnie nie wspiera, więc przy aktualizacjach Optimy trzeba pilnować struktury tabel. Przy wyborze drogi integracji ta różnica ma znaczenie.

Comarch B2B jako platforma e-commerce ma osobne API, dostępne po zalogowaniu jako administrator w panelu platformy. Udostępnia przede wszystkim aktywność klientów na portalu: logi logowań, porzucone koszyki, zachowania na produktach. Nie zastępuje dostępu do ERP: dane magazynowe i finansowe wyciągacie z Optimy albo XL. W praktyce spina się oba źródła.

IdoSell B2B ma bardzo dobrze udokumentowane Gate API (REST JSON, dawniej IAI Gate, dokumentacja w panelu IAI w zakładce API). Do połączenia potrzebny jest klucz API generowany w panelu oraz opcjonalnie whitelist IP. Gate API pokrywa większość potrzeb: metoda getOrdersList i getOrderDetails do zamówień, getProductsQuantity do stanów magazynowych, metody klientów do danych kontrahentów i grup cenowych. Duży plus IdoSell: obsługa webhooków, które przy zmianie statusu zamówienia od razu powiadamiają zewnętrzny system, bez konieczności cyklicznego odpytywania.

Czego producenci nie udostępniają przez API: Comarch nie daje w standardzie dostępu do analityk zachowań klientów na platformie B2B w czasie rzeczywistym. Szczegółowe logi aktywności trzeba wyciągać z bazy platformy lub eksportu CSV. IdoSell nie udostępnia przez Gate API historycznych danych raportowych w granularności zdarzeniowej: dane raportowe są tylko przez panel lub eksport. Przy projektowaniu integracji lepiej to wiedzieć z góry niż odkryć w połowie prac.

Co AI robi z tymi danymi: zamówienia, ceny, limity kupieckie i reklamacje

Kiedy klient B2B pisze na czacie platformy albo mailem "czy indeks 5421-XL jest dostępny i jaka jest moja cena przy zamówieniu 50 sztuk", AI wykonuje konkretny ciąg kroków:

• Odpytuje stan magazynowy dla artykułu 5421-XL z Optimy albo IdoSell.
• Pobiera numer cennika przypisanego do tego kontrahenta z kartoteki, następnie wyciąga cenę z właściwej tabeli cennikowej z uwzględnieniem rabatów ilościowych przy 50 sztukach.
• Sprawdza saldo rozrachunków: bieżące należności plus wartość potencjalnego zamówienia względem przyznanego limitu kupieckiego.
• Odpowiada klientowi: dostępność, cena netto przy 50 sztukach, ewentualna informacja o stanie limitu.

Wszystko bez udziału pracownika. Klient dostaje odpowiedź w kilka sekund, a biuro dowiaduje się o pytaniu tylko wtedy, gdy AI musi sprawę eskalować do człowieka.

Pilnowanie limitów kupieckich to jeden z praktyczniejszych przypadków. W Comarch Optima pole Limit kupiecki na karcie kontrahenta jest, ale platforma B2B nie zawsze blokuje zamówienie, które ten limit przekracza. Saldo sprawdza handlowiec ręcznie albo nie sprawdza, bo ma za dużo zamówień naraz. AI może przed zatwierdzeniem ZO sprawdzić saldo dokumentów rozrachunkowych i porównać je z limitem. Zamówienie przekraczające limit trafia do kolejki ręcznej akceptacji, a klient od razu dostaje informację: zamówienie wymaga potwierdzenia ze strony biura z powodu stanu rozrachunków i żeby uregulował fakturę numer FV/2024/04189.

AI obsługuje też zapytania ofertowe przychodzące z pliku. Klient wysyła mailem PDF z listą artykułów i ilościami. AI odczytuje pozycje, odpytuje stany i cenniki dla tego kontrahenta, generuje zestawienie z cenami netto i informacją o dostępności. Handlowiec dostaje gotowy projekt oferty, sprawdza go i wysyła. Zamiast półgodzinnego ręcznego przepisywania: kilka minut na weryfikację.

Reklamacje spływają do biura mailem. AI przyjmuje zgłoszenie, identyfikuje numer zamówienia albo faktury, do której się odnosi, rejestruje reklamację z numerem i datą w systemie, i odpowiada klientowi, że sprawa numer RK/2025/1148 została zarejestrowana i handlowiec wróci do niego w ciągu jednego dnia roboczego. Klient ma potwierdzenie, że zgłoszenie dotarło. Biuro ma listę aktywnych spraw zamiast skrzynki mailowej, w której trudno cokolwiek znaleźć.

Stały klient, który zamilkł, i codzienny raport dla handlowca

Hurtownie mają klientów, którzy zamawiają regularnie co dwa, trzy tygodnie, a potem nagle milkną. Powodów może być kilka: znaleźli innego dostawcę, mieli złe doświadczenie z ostatnią dostawą, zmienił się u nich zakupowiec. Nikt w biurze nie ma czasu co tydzień przeglądać historii zamówień 400 kontrahentów i szukać tych, którzy nic nie złożyli od miesiąca.

AI to robi codziennie. Przebiega listę aktywnych kontrahentów, dla każdego sprawdza datę ostatniego ZO w Comarch albo ostatniego zamówienia w IdoSell, i porównuje z historyczną częstotliwością tego klienta. Ci, którzy przekroczyli ustalony próg ciszy (np. 30 albo 45 dni u klienta, który wcześniej zamawiał co 18 dni), trafiają na listę do handlowca z krótkim kontekstem: ostatnie zamówienie, jego wartość i data, średnia częstotliwość z poprzedniego kwartału. Handlowiec otwiera wiadomość rano i widzi konkretną listę: do kogo zadzwonić i dlaczego.

W Comarch XL datę ostatniego ZO dla kontrahenta wyciągamy z tabeli dokumentów filtrując po kodzie kontrahenta i typie dokumentu ZO. W IdoSell przez metodę getOrdersList z filtrem na klienta i zakresem dat. Żadnej specjalnej analityki, tylko regularne odpytanie bazy lub API.

Raporty dla handlowców działają na tej samej zasadzie. W Comarch XL pole Opiekun na karcie kontrahenta pozwala przypisać klientów do konkretnych handlowców. AI generuje raz w tygodniu dla każdego handlowca zestawienie jego portfela: kto zamawiał i za ile, kto ma zaległości przekraczające termin płatności, kto milczy od ponad miesiąca, kto zapytał o dostępność, ale nie złożył zamówienia. Handlowiec przy 80 klientach nie zbierze tej informacji sam w rozsądnym czasie. Dostaje ją gotową i zaczyna dzień od priorytetów.

Od czego zaczynacie wdrożenie w hurtowni B2B

Pierwsze kroki bywają mniej widowiskowe niż demo, ale od nich zależy, czy system będzie działał stabilnie po trzech miesiącach, a nie tylko na prezentacji.

• Audyt danych w ERP: czy cenniki per klient są rzeczywiście uzupełnione dla każdego kontrahenta, czy część klientów ma tylko standardowy cennik z ręcznym rabatem wpisywanym przez handlowca przy każdym ZO. AI nie uzupełni braków w danych i nie będzie zgadywać ceny, gdy jej nie ma.
• Dostęp do API: w Comarch XL założenie konta aplikacji zewnętrznej i nadanie odpowiednich uprawnień do odczytu; w Comarch Optima weryfikacja wersji i dostępności API; w IdoSell wygenerowanie klucza API w panelu IAI i sprawdzenie, czy webhooks są dostępne w aktywnym planie.
• Kanał kontaktu: gdzie Wasi klienci B2B zadają pytania dziś. Czat na platformie, email, formularz kontaktowy. AI wchodzi tam, gdzie pytania już są.
• Zakres odpowiedzi na start: stany magazynowe i ceny per klient. Obsługa limitów kupieckich i reklamacje w drugim kroku, po sprawdzeniu, że podstawa działa bez zarzutu.
• Reguła eskalacji: co AI przekazuje do człowieka, przez jaki kanał i w jakim czasie. Klient B2B nie może dostać odpowiedzi "nie wiem" bez żadnej dalszej ścieżki kontaktu.

Z doświadczenia: największy opór przy takim wdrożeniu nie jest techniczny. API da się podłączyć w kilka dni. Trudniejszy jest etap ustalenia, kto w Waszej firmie "odpowiada" za odpowiedzi AI, gdy klient zakwestionuje podaną cenę albo termin. Zanim AI wejdzie na produkcję, ustalcie tę ścieżkę: kto dostaje powiadomienie, kto zatwierdza eskalację i w jakim czasie klient ma dostać odpowiedź od człowieka.

Jeśli chcecie sprawdzić, jak to wygląda przy Waszej konfiguracji Comarch albo IdoSell, zapraszamy na 15 minut rozmowy. A jeśli wolicie najpierw zobaczyć, jak to działa u innych firm z podobnej branży, zajrzyjcie do naszych realnych wdrożeń.