Integracja AI z Interlan Speed: statusy przesyłek, marże i reklamacje bez ręcznego grzebania

Dyspozytorka odbiera telefon. Klient pyta, gdzie jest jego ładunek z piątku. Ona otwiera Interlan Speed, szuka zlecenia po numerze, patrzy na status. Dosłownie 3 minuty na jedno pytanie. Razy dwadzieścia takich telefonów dziennie daje godzinę z hakiem, którą ktoś spędza na odczytywaniu ekranu. To nie jest problem skali, to problem tego, że system ma wszystkie dane, ale nie potrafi sam ich podać.

Integracja AI z Interlan Speed zmienia dokładnie tę sytuację. Nie zastępuje systemu, nie przenosi danych do innego miejsca. Czyta to, co już tam jest, i daje to ludziom w formie, która nie wymaga klikania.

Co Interlan Speed trzyma w środku i co z tego bierzemy

Interlan Speed to system zbudowany pod spedycję drobnicową i całopojazdową. Dane w środku są naprawdę szczegółowe. Z naszego doświadczenia wyciągamy przede wszystkim kilka klas obiektów.

• Zlecenia spedycyjne: numer zlecenia, data wystawienia, kontrahent (nadawca i odbiorca), trasa (miejsce załadunku, miejsce rozładunku), osoba odpowiedzialna, przewoźnik, status realizacji.
• Karty ładunku: opis towaru, waga, objętość, liczba jednostek, deklarowana wartość.
• Statusy przesyłek: załadowanie, wyjazd z magazynu, przekazanie do podwykonawcy, dostarczenie, potwierdzenie odbioru (POD).
• Rozliczenia: cena zakupu frachtu, cena sprzedaży, marża na zleceniu, faktury kosztowe i przychodowe.
• Reklamacje: powiązanie z zleceniem, opis zdarzenia, status rozpatrzenia.

To jest baza. Z niej AI może już zrobić naprawdę dużo, bez żadnych dodatkowych danych z zewnątrz.

Śledzenie statusów i odpowiedzi dla klientów

To najczęstszy przypadek użycia. Klient pisze maila albo na czacie firmowym pyta: "Kiedy dojedzie mój ładunek numer 2025/04/1874?" AI łączy się z Interlan Speed, wyciąga zlecenie po numerze lub po nazwie kontrahenta, odczytuje aktualny status i odpowiada. Całość trwa kilkanaście sekund.

Asystent nie musi wiedzieć wszystkiego o spedycji. Musi wiedzieć, jak zapytać system i jak ludzko sformułować odpowiedź. Typowo wygląda to tak, że AI odpisuje: "Ładunek odebrany w piątek w Poznaniu, przekazany do podwykonawcy w sobotę, planowane dostarczenie do Krakowa w poniedziałek przed południem." Bez żargonu, bez kopiowania pola statusu żywcem z systemu.

Jeden z naszych klientów, firma spedycyjna obsługująca kilkudziesięciu stałych odbiorców, uruchomił taki asystent na kanale e-mailowym. Zapytania o statusy przestały trafiać do dyspozytorów. Dyspozytor widzi tylko te maile, które wymagają faktycznej decyzji albo mają problem do rozwiązania.

Przesyłki bez potwierdzenia dostawy

POD, czyli Proof of Delivery, to potwierdzenie odbioru przesyłki. W Interlan Speed każde zlecenie ma pole statusu dostarczenia i powiązany dokument odbioru. Problem polega na tym, że przewoźnicy nie zawsze odsyłają potwierdzenie od razu, a ręczne pilnowanie kto i kiedy potwierdził odbiór to praca, której nikt nie chce robić regularnie.

AI dostaje listę zleceń z miniony tydzień (albo dowolny okres), przechodzi po każdym i sprawdza: czy status jest "dostarczone", czy jest wpięty dokument POD, czy data faktycznego dostarczenia się zgadza. Zlecenia, gdzie dostawa minęła, a POD nie wpłynął, trafiają do osobnego zestawienia. Asystent może od razu przygotować projekt wiadomości do przewoźnika z prośbą o uzupełnienie dokumentu.

Brzmi jak banał, ale w firmie z kilkuset zleceniami miesięcznie nikt nad tym w pełni nie panuje. A brakujące POD-y to problem przy reklamacjach i przy rozliczaniu klientów, którzy mają klauzulę warunkowej zapłaty po potwierdzeniu dostawy.

Zestawienia marżowe bez eksportu do Excela

Interlan Speed przechowuje cenę zakupu frachtu i cenę sprzedaży na każdym zleceniu. Marża jest liczona. Ale żeby zobaczyć, które trasy są opłacalne, którzy klienci generują lepsze wyniki, albo jak radzi sobie konkretny dyspozytor, trzeba albo wyciągnąć raport z systemu, albo eksportować dane i analizować je ręcznie.

Asystent AI robi to na żądanie. Pytasz: "Jakie były marże na zleceniach do Niemiec w tym miesiącu?" i dostajesz odpowiedź bez otwierania żadnego raportu. Możesz też zapytać o konkretnego klienta, o konkretnego przewoźnika, o konkretny zakres dat.

• Marże według tras (np. Polska-Niemcy, Polska-Czechy)
• Marże według klientów (który kontrahent jest najbardziej dochodowy)
• Zestawienie zleceń poniżej progu marżowego
• Porównanie marż między dyspozytorami

To ostatnie jest wrażliwe, ale właściciele firm spedycyjnych pytają o to wprost. Asystent nie ocenia, tylko podaje liczby z systemu.

Projekty odpowiedzi na reklamacje

Reklamacja w spedycji to zwykle jeden z trzech scenariuszy: uszkodzony towar, opóźnienie, brakująca przesyłka. W każdym przypadku trzeba odpowiedzieć pisemnie, zebrać dokumenty i zająć stanowisko.

AI może przygotować projekt odpowiedzi, opierając się na danych z Interlan Speed: numer zlecenia, data załadunku i rozładunku, użyty przewoźnik, status dostawy, dane z karty ładunku. Do tego dochodzi treść reklamacji od klienta. Na tej podstawie asystent pisze projekt pisma, który pracownik poprawia i wysyła.

U jednego z klientów wygląda to konkretnie tak: reklamacja wpływa mailem, asystent rozpoznaje numer zlecenia w treści, wyciąga dane z systemu i w ciągu minuty przygotowuje szkic odpowiedzi z propozycją stanowiska firmy. Dyspozytor albo menedżer czyta, doprecyzowuje i zatwierdza. Zamiast pisać od zera, weryfikuje gotowy tekst. To inna praca, szybsza i mniej obciążająca.

Automatyczne powiadomienia dla klientów o zmianie statusu

Interlan Speed rejestruje każdą zmianę statusu zlecenia. AI może monitorować te zmiany i wysyłać powiadomienia do klientów bez angażowania dyspozytora.

Typowy scenariusz: załadunek potwierdzony, AI wysyła klientowi SMS lub maila z informacją i szacowaną godziną dostawy. Dostawa potwierdzona, AI wysyła kolejne powiadomienie. Jeśli status "w tranzycie" nie zmienił się od zbyt długiego czasu, AI flaguje zlecenie do sprawdzenia przez dyspozytora.

Klienci dostają informacje bez telefonowania. Dyspozytorzy reagują tylko tam, gdzie coś faktycznie wymaga interwencji. Proaktywna komunikacja, która wynika z danych już obecnych w systemie.

Od czego zaczynamy integrację

Interlan Speed udostępnia dane przez API lub przez eksport do plików. W zależności od wersji systemu i konfiguracji serwera podchodzimy do tego inaczej, ale zasada jest ta sama: asystent AI dostaje odczyt danych ze zleceń, statusów i rozliczeń w czasie rzeczywistym lub z określoną częstotliwością odświeżania.

Na początku warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• Jakie typy zleceń obsługujesz: drobnica, całopojazdowe, a może oba?
• Kto ma pytać asystenta: tylko pracownicy, czy też klienci zewnętrzni?
• Które dane są wrażliwe i wymagają kontroli dostępu (np. marże tylko dla zarządu)?
• Czy system działa na własnym serwerze, czy jest hostowany?

Dane o marżach i rozliczeniach wymagają osobnych uprawnień. Asystent piszący odpowiedzi dla klientów nie powinien mieć dostępu do tych samych danych co właściciel firmy robiący przegląd wyników. To kwestia konfiguracji ról, którą ustalamy przed wdrożeniem.

Pierwsze uruchomienie obejmuje zwykle dwa, trzy najbardziej bolesne punkty: statusy dla klientów i kontrolę POD-ów. Potem dochodzą kolejne moduły, jak marże i reklamacje, w miarę jak zespół oswaja się z asystentem.

Jeśli chcesz sprawdzić, co konkretnie można podłączyć w Twojej firmie i jak dużo danych ma już Interlan Speed do dalszej pracy, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też najpierw zajrzeć na realne wdrożenia, żeby zobaczyć, jak podobne integracje działają u innych firm transportowych i spedycyjnych.