Integracje / WhatsApp Business
Obsługa klienta i marketing
Integracja AI: WhatsApp Business
Podłączamy WhatsApp Business API i czytamy z niego wiadomości przychodzące, statusy dostarczenia oraz dane nadawcy. Asystent klasyfikuje zapytania, sprawdza statusy zamówień w ERP, przyjmuje zgłoszenia reklamacyjne i wysyła przypomnienia o płatnościach przez zatwierdzone szablony UTILITY.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie WhatsApp Business włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyNumer i status dokumentu ZK/WZ (Subiekt GT), ZS/FA (Comarch ERP) lub order status i tracking number (WooCommerce, Shoper)
AsystentPobiera aktualny status zamówienia i przewidywaną datę dostawy, po czym odpowiada klientowi bez angażowania konsultanta
CzytamyPliki graficzne i dokumenty dołączone przez klienta do wiadomości WhatsApp, przekazywane jako pole type oraz plik binarny
AsystentZapisuje załączniki do archiwum zgłoszenia i dołącza je do ticketu przekazywanego konsultantowi lub działowi reklamacji
CzytamyNumer telefonu nieznany w CRM, treść pierwszej wiadomości zawierająca imię, nazwę firmy i opis potrzeby klienta
AsystentTworzy nowy rekord w CRM z polem source = WhatsApp, zapisuje transkrypt i przypisuje lead do handlowca według reguły regionu lub branży
CzytamyPole termin płatności i status rozliczenia z dokumentu FA w ERP wraz z liczbą dni przeterminowania
AsystentUruchamia wysyłkę przypomnienia przez zatwierdzony szablon UTILITY i przy braku wpłaty po kolejnych dniach wysyła drugie przypomnienie z linkiem do działu należności
CzytamyFAQ firmy, opisy i parametry produktów z katalogu, procedury reklamacyjne i regulamin wgrane do agenta przed uruchomieniem
AsystentOdpowiada na pytania o dostępność, skład i parametry produktów oraz na pytania o procedurę zwrotu i wymiany bez angażowania konsultanta
CzytamySłowa kluczowe i tematy zdefiniowane przed wdrożeniem: roszczenie odszkodowania, negocjacje cenowe, spór prawny, prośba o człowieka
AsystentWykrywa temat wymagający eskalacji, przypisuje rozmowę do konkretnego pracownika i wysyła klientowi komunikat z numerem zgłoszenia oraz szacowanym czasem odpowiedzi
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Kiedy dotrze moja paczka, podałem numer zamówienia wcześniej?”
- „Czy faktura za październik została już wystawiona i jaki ma termin?”
- „Mam uszkodzony towar, co muszę przesłać, żeby otworzyć reklamację?”
- „O której zamykacie magazyn w Gdańsku, mogę dziś odebrać osobiście?”
Co się zmienia
Zespół przestaje ręcznie odpowiadać na powtarzalne wiadomości i zaczyna dzień od gotowych zgłoszeń z pełnym kontekstem zamiast od sortowania chatu.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
WhatsApp Business to platforma Meta do firmowej komunikacji przez WhatsApp. Istnieją dwa odrębne warianty: aplikacja mobilna do ręcznej obsługi przez jedną osobę oraz WhatsApp Business API, przez które firma wpina zewnętrzne systemy i agentów AI. Te dwa warianty nie wymieniają się danymi automatycznie i działają niezależnie od siebie.
Z API korzystają głównie firmy handlowe i usługowe w B2B lub B2C, które codziennie dostają od klientów kilkadziesiąt wiadomości przez WhatsApp. Każda przychodząca wiadomość trafia do systemu przez webhook w czasie rzeczywistym. Dane przechowywane są na serwerach Meta, a ich kopia ląduje w systemach firmy: CRM, ERP lub dedykowanej bazie zgłoszeń.
Gdzie to działa najlepiej
Specjalista obsługi klienta
O 21:30 klient z branży budowlanej wysyła zdjęcie uszkodzonego towaru i prosi o informację co dalej. Biuro jest już zamknięte, skrzynka ogólna pusta.
Z asystentem: Asystent przyjmuje zgłoszenie, zapisuje zdjęcie i wysyła potwierdzenie z numerem ticketu. Rano specjalista otwiera gotowe zgłoszenie z pełną historią i załącznikiem, bez konieczności zbierania informacji od zera.
Handlowiec regionalny
Nieznany numer telefonu pisze: chcę zamówić 50 sztuk regałów do magazynu w Gdańsku. Handlowiec jest na spotkaniu i nie widzi wiadomości przez dwie godziny.
Z asystentem: Asystent rejestruje kontakt w CRM z polem source = WhatsApp, zapisuje lokalizację i produkt z pierwszej wiadomości i wysyła handlowcowi powiadomienie na Teams. Handlowiec oddzwania z gotowym kontekstem.
Pracownik działu należności
Kilkanaście faktur przekroczyło termin płatności. Wcześniej pracownik ręcznie dzwonił lub wysyłał e-maile, bez pewności, czy klient je czyta.
Z asystentem: Asystent sprawdza statusy w ERP, wypełnia zmienne w szablonie UTILITY i wysyła przypomnienia do klientów z aktywną zgodą_whatsapp. Jeśli klient odpisuje, rozmowa trafia bezpośrednio do pracownika działu należności.
Jak się łączymy
Łączymy się z WhatsApp Business API bezpośrednio przez Meta albo przez Business Solution Provider: WATI, 360dialog lub Bird. BSP skraca czas wdrożenia, bezpośrednie API Meta daje więcej kontroli nad danymi i niższy koszt jednostkowy przy dużych wolumenach wiadomości. Asystent pracuje w trybie odczytu dla wiadomości przychodzących i w trybie zapisu wyłącznie przez zatwierdzone szablony Meta.
Asystent stoi na serwerze klienta lub w chmurze uzgodnionej przy wdrożeniu. Numer telefonu i treść wiadomości przechodzą przez serwery Meta zanim trafią do systemu firmy, dlatego przed uruchomieniem zawieramy Data Processing Agreement (DPA) z Meta jako podmiotem przetwarzającym dane. Historia rozmów przechowywana po naszej stronie jest szyfrowana i dostępna wyłącznie dla uprawnionych użytkowników.
Czego potrzebujemy od Was
- Zweryfikowane konto WhatsApp Business API: numer telefonu zatwierdzony przez Meta
- Dostęp do API systemu ERP lub sprzedażowego z możliwością odpytywania statusów zamówień i faktur
- Baza kontaktów z polem zgoda_whatsapp wypełnionym przed uruchomieniem wysyłek wychodzących
- Osoba po stronie klienta odpowiedzialna za zatwierdzanie szablonów wiadomości w Meta Business Manager
- Historia wiadomości z ostatnich 2-3 miesięcy do zmapowania najczęstszych zapytań przed budową bazy wiedzy
Czego asystent nie robi
- Asystent nie prowadzi negocjacji cenowych ani nie zmienia warunków umowy bez akceptacji handlowca
- Nie wysyła żadnych wiadomości wychodzących do kontaktów bez zapisanej zgody_whatsapp w CRM
- Nie odpowiada na zapytania o sprawy prawne ani roszczenia odszkodowawcze: te tematy zawsze trafiają do człowieka bez żadnych prób automatu
- Nie modyfikuje danych w ERP ani CRM bez potwierdzenia przez uprawnionego użytkownika
Częste pytania
Czy możemy podłączyć AI do numeru, którego już używamy na telefonie?
Nie jest to możliwe bezpośrednio. WhatsApp Business API wymaga osobnego numeru telefonu zarejestrowanego wyłącznie w API. Numer przypisany do aplikacji mobilnej nie może działać jednocześnie w API. Przy wdrożeniu pomagamy zarejestrować i zweryfikować właściwy numer w Meta Business Manager.
Co się dzieje, gdy klient pisze do nas pierwszy po dłuższej przerwie?
WhatsApp ogranicza wysyłkę wychodzącą do 24 godzin od ostatniej wiadomości klienta. Po tym czasie można pisać wyłącznie przez zatwierdzony szablon. Jeśli klient odpisuje, okno 24-godzinne otwiera się na nowo i asystent prowadzi rozmowę bez ograniczeń szablonowych.
Jak wygląda wdrożenie, gdy dopiero planujemy zmianę systemu ERP?
Integracja z ERP jest budowana pod konkretny system i jego strukturę dokumentów. Zmiana ERP w trakcie lub tuż po wdrożeniu wymaga ponownego zmapowania połączenia. Najlepiej przeprowadzić audyt systemów źródłowych przed startem, żeby uniknąć kosztownych poprawek po uruchomieniu.
Czy asystent obsługuje wiadomości głosowe wysyłane przez klientów?
WhatsApp Business API przekazuje wiadomości głosowe jako pliki audio z polem type = audio. Asystent może je odbierać i zapisywać w archiwum zgłoszenia, natomiast automatyczna transkrypcja głosu na tekst wymaga dodatkowego modułu, który ustalamy indywidualnie przy planowaniu integracji.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: obsługa klienta i marketing
WhatsApp Business jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.